10 wichtige Tools für die Leitung eines erfolgreichen Teams aus Remote-Freelancern

Unterstützen Sie Ihr Remote-Freelancer-Team mit wichtigen Tools für klare Kommunikation, Aufgabenverfolgung, effiziente Zahlungen und produktive Zusammenarbeit.

Um in dieser Ära der Fernarbeit erfolgreich zu sein, benötigen Sie die richtigen Tools. Es geht darum, eine klare Kommunikation aufrechtzuerhalten, den Überblick über Aufgaben zu behalten, Zahlungen effizient zu verwalten und eine produktive Zusammenarbeit zwischen Ihren Teammitgliedern sicherzustellen.

Glücklicherweise gibt es eine Reihe von Softwareoptionen, die Ihnen dabei helfen. In diesem umfassenden Leitfaden werden wir einige grundlegende Arten von Tools untersuchen, mit denen Sie ein erfolgreiches Remote-Freelancer-Team effektiv leiten können. Jedes dieser Tools bietet einzigartige Funktionen, die darauf ausgelegt sind, verschiedene Aspekte der Managementrollen in solchen Setups zu vereinfachen.

Quelle:

1. Projektmanagement-Lösungen

Die Leitung eines Teams aus der Ferne kann eine Herausforderung sein, aber die richtigen Projektmanagement-Tools machen einen großen Unterschied. Diese Softwarelösungen helfen dabei, Aufgaben effizient zu organisieren, den Zeitplan von Projekten im Auge zu behalten und die effektive Zusammenarbeit zwischen Ihren freiberuflichen Mitarbeitern zu fördern.

Hier einige beispielhafte Projektmanagement-Tools:

• Asana: Dieses Tool eignet sich hervorragend für die Aufgabendelegation und Fortschrittsverfolgung. Es verfügt über eine intuitive Benutzeroberfläche, die eine einfache Navigation ermöglicht.
• Trello: Mit seinem kartenbasierten System vereinfacht Trello das Projektmanagement auf flexible Weise. Die Drag-and-Drop-Funktionalität erhöht den Komfort bei der Aufgabenverteilung.
• Basecamp: Eine Komplettlösung, die einfache Aufgabenzuweisungen und Diskussionen in Arbeitsthreads ermöglicht. Basecamp bietet außerdem außergewöhnliche Möglichkeiten zum Teilen von Dateien.
• Monday.com: Für komplexere Aufgaben oder größere Teams ermöglicht Monday.com eine vielschichtige Projektplanung mit Farbcodierungssystemen zur besseren Visualisierung.

Die Wahl des richtigen Tools hängt stark von der Größe Ihres Teams, der Art der anstehenden Aufgaben sowie von persönlichen Vorlieben in Bezug auf Benutzeroberflächen und bestimmte Funktionen ab. Daher ist es ratsam, einige Überlegungen anzustellen, bevor Sie sich für ein Tool entscheiden, das am besten zu Ihren Abläufen passt.

Nutzen Sie die verfügbaren kostenlosen Testversionen und fragen Sie auch Ihre Freelancer, ob sie bereits mit einer bestimmten Lösung vertraut sind, da dies Ihre Entscheidung beeinflussen kann.

2. Kommunikationsplattformen

Effiziente Kommunikation ist der Schlüssel zur Koordination und guten Zusammenarbeit mit Remote-Freiberuflern. Vor diesem Hintergrund kann die Suche nach einer effektiven Kommunikationsplattform den entscheidenden Unterschied machen.

Hier sind einige erstklassige Kommunikationstools, die Sie in Betracht ziehen könnten:

• Locker: Slack ist für viele Unternehmen die erste Wahl. Es bietet optimierte Chat-Kanäle und ermöglicht nahtloses Teilen von Dateien. Es lässt sich auch gut in andere Softwaretools integrieren.
• Microsoft Teams: Wenn Ihr Team häufig mit Office-Dateien arbeitet, ist Microsoft Teams aufgrund seiner Integrationsfunktionen perfekt geeignet. Neben den regulären Messaging-Funktionen bietet es auch Optionen für Videoanrufe.
• Zwietracht: Obwohl Discord traditionell von Gamern verwendet wird, bieten die hochentwickelten Voice-Chatrooms, ergänzt durch robuste Textunterstützung, ein erstklassiges Live-Gesprächserlebnis.
• Zoom: Die Bereitstellung von Videokonferenzen in HD-Qualität ist die Hauptfunktion von Zoom. Daher ist dieses Tool ideal für persönliche Chats oder Präsentationen im Team.

Die Einbindung dieser Plattformen ermöglicht klare Gespräche zwischen Ihren Remote-Mitarbeitern, unabhängig von ihrem physischen Standort. Wenn Sie hervorheben, welche Art von Gesprächen Ihr Betrieb am meisten benötigt, seien es textbasierte Diskussionen oder häufige persönliche Interaktion, können Sie die richtige Plattform auswählen, die perfekt zu Ihren Anforderungen passt.

Quelle:

Ein Eckpfeiler der Verwaltung von Remote-Teams ist die pünktliche und korrekte Bezahlung aller Freelancer. Profitieren Sie von hochfunktionalen Tools zur Lohn- und Gehaltsabrechnung, die diesen Prozess vereinfachen.

Hier ist eine Zusammenfassung mehrerer erweiterter Optionen:

• OnPay: Bekannt für seine breite Palette an Funktionen, OnPay bietet Zahlungsoptionen, darunter direkte Einzahlung, Prepaid-Debitkarten oder Schecks. Es erfüllt auch zahlreiche Anforderungen für Steuerformulare.
• Gusto: Gusto bietet neben der Verwaltung von Mitarbeiterleistungen auch eine umfassende Gehaltsabrechnung an, sodass Sie auf mehrere Dienste aus einer Hand zugreifen können.
• Wave Payroll: Dieses Tool eignet sich gut für kleinere Unternehmen und bietet zusätzliche App-Lösungen, die speziell auf die Kostenverfolgung und Rechnungsstellung zugeschnitten sind.
• QuickBooks Payroll: QuickBooks Payroll ist aufgrund seiner umfassenden Integrationsmöglichkeiten mit den verschiedenen Finanzsoftwarelösungen von QuickBooks bei vielen Unternehmern beliebt.

Bei der Auswahl des geeigneten Tools für die Lohn- und Gehaltsabrechnung müssen Sie erneut die Größe, die Bedürfnisse und die Wachstumspläne Ihres Teams sowie etwaige Präferenzen in Bezug auf die Benutzerfreundlichkeit berücksichtigen. Dies ist auch deshalb wichtig, weil die Sicherstellung einer pünktlichen und genauen Abwicklung der Zahlungen an Freiberufler nicht nur Vertrauen schafft, sondern auch ein produktivitätsförderndes Umfeld fördert.

4. Software zur Aufgabenzuweisung

Wenn Sie ein besserer Manager werden möchten, müssen Sie in der Lage sein, Aufgaben problemlos an Ihre Remote-Freiberufler zu delegieren. Erwägen Sie in diesem Zusammenhang die Einbindung einer Software zur Aufgabenzuweisung. Diese Plattformen ermöglichen es Ihnen, Verantwortlichkeiten zu verteilen, den Fortschritt zu überwachen und Probleme proaktiv zu behandeln.

Beachten Sie diese seriösen Optionen:

• Plan umschalten: Toggl Plan bietet mit seiner benutzerfreundlichen Drag-and-Drop-Zeitleistenfunktion eine visuelle Übersicht darüber, wer woran arbeitet.
• Jira: Besonders geeignet für Entwickler oder Teams, die agile Methoden verwenden. Jira ermöglicht eine komplexe Aufgabenverwaltung, einschließlich der Verfolgung von Fehlern und Sprints.
• Klicken Sie auf „Nach oben“: Durch farbcodierte Kategorisierungen erleichtert ClickUp das Erkennen des Status verschiedener Aufgaben auf einen Blick.
• Wrike: Wrike zeichnet sich durch ein hervorragendes Arbeitslastmanagement aus, da es über robuste Planungsfunktionen verfügt, die eine Überlastung einzelner Freiberufler mit zu vielen Aufträgen verhindern.

Achten Sie bei der Auswahl des richtigen Tools für die Anforderungen Ihres Teams darauf, dass Sie die Funktionen der einzelnen Plattformen verstehen und diese in Ihren Arbeitsablauf integrieren, indem Sie Demoversionen oder Testangebote nutzen. Eine gut implementierte Software zur Aufgabenzuweisung steigert effektiv die Teameffizienz und stellt sicher, dass jedes Mitglied genau weiß, was seine aktuellen Prioritäten sind. Auf diese Weise wird Verwirrung vermieden und die Produktivität maximiert.

5. Zeiterfassungssysteme

Es ist äußerst wichtig, genau zu dokumentieren, wie Ihre Freelancer ihre Arbeitszeiten nutzen. Das hilft beim Projektmanagement und trägt dazu bei, dass jeder für die Zeit, die er für die Aufgaben aufgewendet hat, fair bezahlt wird.

Hier sind einige robuste Softwarelösungen zur Zeiterfassung, die Sie verwenden können:

• Harvest: Mit Harvest erhalten Sie mit Zeitstempeln versehene Protokolle für mehrere Geräte und eignen sich daher hervorragend für die Zeiterfassung bei verschiedenen freiberuflichen Projekten.
• Rettungszeit: Dieses Tool läuft diskret im Hintergrund und bietet einen aufschlussreichen Einblick in Produktivitätstrends und Verbesserungsbereiche.
• Toggl Track: Togll bietet ein einfaches Ein-Klick-Timersystem sowie detaillierte Berichte und ist damit aufgrund seiner Einfachheit eine vorbildliche Option.
• Clockify: Clockify ist eine kostenlose Lösung mit unbegrenztem Benutzersupport und bietet Flexibilität beim Umgang mit größeren Teams.
• Hubstaff: Verbessern Sie Ihre freiberufliche Tätigkeit mit der benutzerfreundlichen Zeiterfassungssoftware von Hubstaff, die detaillierte Online-Zeitnachweise, anpassbare Produktivitätsfunktionen und automatisierte Zahlungen bietet.

Die Auswahl eines umfassenden und dennoch unkomplizierten Tools aus dieser Nische hilft dabei, Verwirrungen oder Missbrauch der Arbeitszeit des Unternehmens zu vermeiden. Darüber hinaus kann Transparenz gegenüber Ihrem Remote-Team Vertrauen schaffen, indem Sie ihm zeigen, dass seine Bemühungen anerkannt werden. Diese Anerkennung wiederum motiviert es, all seine Bemühungen auf die Erledigung von Aufgaben für Ihr Unternehmen zu konzentrieren.

6. Apps zum Teilen von Dokumenten

Ein weiterer zentraler Grundsatz für optimierte Remote-Abläufe ist die effektive Dokumentenfreigabe, egal ob es um die Freigabe von Entwürfen oder das Einholen von Feedback zu Präsentationen geht. Sie können Apps zur Dokumentenfreigabe einsetzen, um eine nahtlose Interaktion zwischen Ihren Freiberuflern zu ermöglichen.

Hier sind einige geeignete Optionen:

• Google Drive: Google Drive bietet großzügigen Speicherplatz und einfachen Zugriff von jedem Gerät aus und unterstützt die Zusammenarbeit in Echtzeit an Dokumenten, Tabellen und Folien.
• Dropbox: Dropbox ist für seine geräteübergreifende Synchronisierungsfunktion bekannt. Es bietet reichlich Speicherplatz und eignet sich gut zum Teilen großer Dateien.
• OneDrive: Wenn Ihr Team hauptsächlich Microsoft Office-Tools verwendet, ist OneDrive aufgrund seiner perfekten Integrationsfähigkeit eine gute Wahl.
• Box: Für größere Teams, die beim Umgang mit vertraulichen Inhalten erweiterte Sicherheitsmaßnahmen oder Verwaltungskontrollen benötigen, kann Box praktisch sein.

Bei der Entscheidung, welche Plattform am besten zu Ihren Arbeitsablaufanforderungen passt, müssen Sie berücksichtigen, dass die langfristige Effizienz direkt mit der Benutzerfreundlichkeit der Software und den von ihr angebotenen benutzerdefinierten Steuerungsfunktionen korreliert. Nach erfolgreicher Implementierung steigern diese leistungsstarken Tools die Produktivität aller an der Projektausführung Beteiligten erheblich, indem sie sicherstellen, dass jedes wichtige Detail nur wenige Klicks entfernt ist.

7. Dateisicherung und -speicherung

Datenschutz und Wiederherstellungsplanung haben für jedes Unternehmen höchste Priorität, auch für Unternehmen, die remote arbeiten. Mit Dateisicherungs- und Speicherdiensten kann Ihr Team wichtige Dateien sicher speichern, darauf zugreifen und sie bei Bedarf wiederherstellen.

Hier ist eine Liste zuverlässiger Tools:

• Carbonite: Dies ist eine automatische Cloud-basierte Lösung, die mehrere Dateiversionen bietet, falls Sie von verschiedenen Speicherpunkten wiederherstellen müssen.
• Backblaze: Backblaze gilt als besonders benutzerfreundlich und ermöglicht außerdem unbegrenzten Speicherplatz, was es ideal für die Verarbeitung großer Datenmengen macht.
• iDrive: iDrive bietet eine vielseitige Lösung, die auf allen Betriebssystemen gut funktioniert und kontinuierliche Backups für die Aktualisierung von Dateien in Echtzeit bietet.
• Zoolz: Zoolz ist für seine Fähigkeit bekannt, große Datenmengen effizient zu verarbeiten, und könnte die optimale Wahl sein, wenn Redundanzfunktionen und Archivierungslösungen oberste Priorität haben.
• AWS S3: Der Simple Storage Service (S3) von Amazon Web Services ist vor allem aufgrund seiner zuverlässigen Skalierbarkeit und der kostengünstigen Speicheroptionen attraktiv. Diese Aspekte sind besonders vorteilhaft, wenn der Datenbedarf über längere Zeiträume hinweg steigt.

Bei der Auswahl dieser Anwendungen müssen ihre Benutzerfreundlichkeit und Hightech-Integrationen stimmen, um sicherzustellen, dass Sie Zugriff auf Sicherheitsmaßnahmen haben, die den höchsten Branchenstandards entsprechen. Eine kluge Wahl gibt Ihnen Sicherheit, denn Sie wissen, dass wichtige Informationen unabhängig von unvorhersehbaren oder zufälligen Vorfällen bei den Remote-Mitarbeitern sicher bleiben.

8. Videokonferenzsoftware

Bei der Remote-Arbeit kann es schwierig sein, zwischenmenschliche Kontakte aufrechtzuerhalten. Mit Videokonferenzsoftware ist es jedoch möglich, Teambesprechungen abzuhalten, als ob Sie sich persönlich im selben physischen Raum gegenüberstünden.

Schauen Sie sich diese Top-Optionen an:

• Skype: Als früher Akteur auf dem Markt ist Skype weiterhin zuverlässig und bietet selbst bei Anrufen mit großen Gruppen eine starke Leistung.
• Google Meet: Wenn Ihr Team bereits Google Workspace (ehemals G Suite) verwendet, bietet Google Meet eine native Integration, die das Planen oder Beitreten zu Konferenzen mühelos macht.
• Webex: Dieser Cisco-Dienst bietet hochwertige Videokonferenzen und erweiterte Tools für die Zusammenarbeit und ist daher insbesondere bei größeren Unternehmen eine beliebte Wahl.
• GoToMeeting: GoToMeeting ist für seine hervorragende Anrufqualität und die Möglichkeit zur Aufzeichnung von Meetings bekannt und erweist sich insbesondere bei wichtigen Diskussionen oder Präsentationen als nützlich, bei denen eine Rückgriffnahme erforderlich sein könnte.
• BlueJeans: BlueJeans bietet Dolby-Audio für klaren Klang und bietet darüber hinaus Breakout-Sitzungen an, die praktisch sein können, wenn bei größeren virtuellen Versammlungen Interaktionen in kleinen Gruppen erforderlich sind.
• Slack-Videoanruf: Wenn Ihr Team hauptsächlich über Slack kommuniziert, kann die native Videoanruffunktion den Bedarf an der Verwaltung zusätzlicher Software reduzieren und sich gleichzeitig perfekt an vorhandene Systemkonfigurationen anpassen.

Beachten Sie bei der Auswahl von Videoanrufplattformen, dass Benutzerfreundlichkeit gepaart mit Stabilität weitaus wichtiger ist als anspruchsvolle, aber selten genutzte Funktionen. Wenn Sie nicht alle Schnickschnack-Funktionen benötigen, zahlen Sie nicht unnötig zu viel dafür!

9. Virtuelle Arbeitsraumplattformen

Eine virtuelle Arbeitsplattform kann eine physische Büroumgebung erfolgreich nachahmen und so eine bessere Zusammenarbeit und Koordination zwischen freiberuflichen Mitarbeitern an entfernten Standorten ermöglichen. Hier sind einige herausragende Optionen:

• Sococo: Sococo versucht, einen realen Büroraum nachzubilden, in dem jedes Teammitglied einen eigenen virtuellen „Raum“ erhält. Die Benutzeroberfläche zeigt an, wer anwesend und verfügbar ist.
• Miro: Miro ist ein Online-Whiteboard-Tool für die Zusammenarbeit, das sich ideal für Brainstorming-Sitzungen, Strategieplanung oder das Erstellen von Flussdiagrammen eignet. Seine benutzerfreundliche Oberfläche macht es zu einem Favoriten unter Kreativteams.
• Zoho Workplace: Eine All-in-One-Plattform, die eine Reihe von Apps bietet, darunter E-Mail-Dienste und Tools zur Dokumenterstellung. Dadurch werden unterschiedliche Anforderungen unter einem Dach erfüllt, während das Team über seine spezifischen Arbeitsbereiche zusammenarbeitet und interagiert.

Bei der Bewertung dieser Lösungen sollte die Untersuchung ihrer Anpassungsfähigkeit im Vordergrund stehen. Sie möchten in der Lage sein, ein Setup zusammenzustellen, das die Arbeitsabläufe vor Ort genau nachahmt, ohne dass Freiberufler persönlich im Büro erscheinen müssen. Dies ist bei jedem Unternehmen anders, also entscheiden Sie sich nicht voreilig für die erste virtuelle Arbeitsplatzplattform, die Sie finden.

10. Grafikdesign-Software

Effektive visuelle Kommunikation ist ein Muss. Das bedeutet, dass Ihr Team durch den Zugriff auf benutzerfreundliche und leistungsstarke Grafikdesign-Software hervorstechen kann. Dies ist auch bei der Zusammenarbeit mit externen Designfirmen nützlich.

Beachten Sie diese Optionen mit zahlreichen Funktionen:

• Adobe Creative Cloud: Die Tools von Adobe bieten alles von Photoshop zur Bildbearbeitung bis zu Illustrator für vektorbasiertes Arbeiten und sind branchenführende Lösungen.
• Canva: Mit seiner einfachen Drag-and-Drop-Oberfläche voller Vorlagen ermöglicht Canva auch Nicht-Designern oder Anfängern die schnelle Erstellung von Grafiken in professioneller Qualität.
• Sketch: Dieses Tool wird besonders von UI/UX-Designern bevorzugt, da es wiederverwendbare Komponenten sowie ein Rastersystem bietet und so Konsistenz gewährleistet, insbesondere beim Interface-Design von Mobil- und Webanwendungen.
• GIMP: Hierbei handelt es sich um ein robustes, kostenloses Alternativtool mit ähnlichen Funktionen wie Photoshop. Daher ist es eine gute Wahl für Unternehmen mit knappen Budgetbeschränkungen.

Achten Sie bei der Suche nach der perfekten Lösung darauf, dass das Tool zum Kenntnisstand der Freiberufler passt, und prüfen Sie auch die Hardwarekompatibilität.

Sie möchten Teams nicht zu einer bestimmten Vorgehensweise drängen, nur um dann festzustellen, dass sie mit der empfohlenen Grafiksoftware nicht vertraut sind oder zu Hause über eine Workstation verfügen, die diese einfach nicht in vollem Umfang unterstützt.

Abschluss

Wenn Sie die richtige Mischung dieser Tools einsetzen, wird die Verwaltung eines Remote-Teams von Freiberuflern nicht nur machbar, sondern auch sehr effizient. Denken Sie dabei daran, dass es sinnvoll ist, die Softwareauswahl auf das gesamte Team abzustimmen, um eine Fragmentierung zu vermeiden.

Es ist besser, alle auf die gleiche Plattform zu bringen und Freelancern nach Bedarf Zugriff zu gewähren, als am Ende unternehmenskritische Informationen und Projektdaten in Silos zu speichern.