Microsoft SharePoint ist ein hervorragendes Tool zur Verbesserung Ihrer Online-Dokumentenverwaltung. Für die meisten ist es außergewöhnlich einfach zu verwenden. Unerfahrene Benutzer wissen jedoch möglicherweise nicht, wie sie das Beste aus der Plattform herausholen. Zum Glück wissen wir das und geben in diesem Artikel einige unserer beliebtesten SharePoint-Tipps weiter.
Wichtige Erkenntnisse:
- Unsere bewährten Methoden für SharePoint sowie einige nützliche Tipps und Tricks ermöglichen es Ihnen, das Beste aus der Software herauszuholen.
- Wir haben unsere Best Practices in Kategorien unterteilt, sodass Sie leicht auswählen können, welche (wenn nicht alle) Sie implementieren möchten.
- Um optimale Ergebnisse zu erzielen, empfehlen wir Ihnen, diese bewährten Methoden zu verwenden, sobald Sie mit SharePoint arbeiten. Auf lange Sicht werden sie Ihnen das Leben erheblich erleichtern.
Im Kern ist SharePoint ein digitales Tool zum Erstellen einer Online-Dokumentenbibliothek (oder eines Dokumentenmanagementsystems), es bietet jedoch noch viel mehr.
Die Plattform ist eine fantastische Möglichkeit, Updates an eine kleine Gruppe oder alle in Ihrem Unternehmen zu kommunizieren. Sobald Sie sich mit SharePoint Online auskennen, läuft Ihre Dokumentenverwaltung und Kommunikation im Alltag reibungslos.
In diesem Handbuch werden die Best Practices für die Verwendung des Tools beschrieben. Wenn Sie jedoch mehr über SharePoint und die Qualität des Produkts erfahren möchten, empfehlen wir Ihnen, sich die Zeit zu nehmen und unseren SharePoint-Testbericht zu lesen.
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18 Tipps und bewährte Methoden für Microsoft SharePoint
Da SharePoint ein Tool mit vielfältigen Funktionen ist, unterteilen wir unsere Tipps in verschiedene Kategorien. Jede Kategorie deckt den Kern der SharePoint-Funktionen ab und wir geben Ihnen gegen Ende einige verschiedene Tipps, die Sie möglicherweise nützlich finden.
Erstellen einer SharePoint-Site
Nachdem Sie Ihr SharePoint Online-Konto eingerichtet haben, müssen Sie zunächst entweder eine Kommunikations- oder Teamsite (oder beides) erstellen. Das Erstellen einer Site erfordert zwar nur minimalen Aufwand, aber es gibt einige Schritte, die Sie unternehmen können, um sicherzustellen, dass Sie den bestmöglichen Sitetyp für Ihre Anforderungen erstellen.
1. Verstehen Sie die verschiedenen Arten von Websites
SharePoint bietet zwei verschiedene Sitetypen: Kommunikationsseiten Und Teamwebsites. Es gibt einige Überschneidungen zwischen den beiden, aber bevor Sie Zeit damit verbringen, eine Site zu erstellen (entweder von Grund auf neu oder mit einer Site-Vorlage), sollten Sie den Zweck der beiden kennen und herausfinden, wie sie Ihren Anforderungen entsprechen.
Es ist wichtig, den Unterschied zwischen Team- und Kommunikationswebsites zu kennen, bevor Sie beginnen.
SharePoint-Teamwebsites eignen sich beispielsweise am besten für die Zusammenarbeit, da sie ein Ort sind, an dem zwei oder mehr Teammitglieder gleichzeitig Dokumente erstellen und entwickeln können.
Die Kommunikationswebsites werden in der Regel von weniger Benutzern verwaltet und zum Versenden von Updates an andere Teammitglieder verwendet. Im Gegensatz zu den Teamwebsites verfügen die meisten Mitglieder nur über Websiteberechtigungen, die es ihnen ermöglichen, eine SharePoint-Seite anzuzeigen, nicht aber zu bearbeiten.
2. Einen weiteren Site-Eigentümer hinzufügen
Der Sitebesitzer ist für die Verwaltung aller Inhalte auf den SharePoint-Seiten und -Sites verantwortlich. Das bedeutet, dass er für die Zuweisung von Rollen und Berechtigungen an andere Teammitglieder verantwortlich ist.
Sie können Ihre SharePoint-Verwaltungsaufgaben teilen, indem Sie einen weiteren Sitebesitzer hinzufügen.
Stellen Sie sich den Sitebesitzer als Administrator von SharePoint-Seiten vor, der alle täglichen Aktivitäten auf der Site überwacht. Je nach Größe Ihres Teams kann es eine Herausforderung sein, den Überblick zu behalten.
Beim Einrichten einer neuen SharePoint-Site haben Sie die Möglichkeit, einen weiteren Sitebesitzer hinzuzufügen. Wenn Sie über die Ressourcen verfügen, ist es eine gute Idee, die Arbeitslast zu teilen. Sie müssen nicht stolz darauf sein und denken, dass Sie alles alleine schaffen können. Zwei Sitebesitzer führen oft zu einer flüssigeren und konsistenteren Arbeitsweise.
3. Lesen Sie die Benutzerhandbücher der Kommunikationssite
Nachdem Sie eine Kommunikationssite eingerichtet haben, werden Ihnen mehrere Blöcke angezeigt, die zahlreiche Informationen dazu enthalten, wie Sie die Kommunikationssites von Microsoft optimal nutzen können.
Auf Ihren Kommunikationsseiten finden Sie eine Fülle nützlicher Informationen, deren Lektüre Sie sich am besten durchlesen sollten.
Auch wenn es verlockend sein mag, sie zu ignorieren und einfach drauflos zu machen, sollten Sie das nicht tun. Es gibt viele wertvolle Informationen, unter anderem zur Verwendung von Site-Vorlagen und zur Erstellung einzigartiger und beeindruckender Designs für Kommunikationssites.
4. SharePoint-Hub-Sites erstellen
Abhängig von der Größe Ihres Unternehmens und Ihrem Bedarf an SharePoint müssen Sie möglicherweise mehrere Kommunikations- und Teamwebsites erstellen. Einige dieser Websites überschneiden sich möglicherweise und Teammitglieder senden möglicherweise mehrere Zugriffsanfragen an Ihre Websites. Glücklicherweise gibt es eine Möglichkeit, sie alle zusammenzuführen und eine zentralisierte Websitestruktur zu erstellen.
Sie können Ihre Sites unter einem Dach zusammenführen, indem Sie Hubsites erstellen.
SharePoint-Hubsites bieten Platz, um Ihre verschiedenen Sites zusammenzufassen und im Wesentlichen ein Firmenintranet für Ihr Unternehmen zu erstellen. Hubsites erfordern zwar eine Menge Planung im Voraus und ihre Entwicklung wird einige Zeit in Anspruch nehmen, aber sie sind es wert. Glücklicherweise bietet Microsoft eine Ausführlicher Hub-Site-Leitfaden um Ihnen den Einstieg zu erleichtern.
Dokumentbibliothek
Mit einer Dokumentbibliothek können Sie Kategorien zu verschiedenen Themen erstellen. Sie können innerhalb jeder Ihrer Kategorien ein Ablagesystem erstellen und diese auch bestimmten Teams und Teammitgliedern zuordnen.
5. Brainstormen Sie Dokumentbibliotheken außerhalb von Sharepoint
Um sicherzustellen, dass Sie mit Ihren SharePoint-Sites sofort durchstarten können, empfiehlt es sich, ein Brainstorming zu den Dokumentbibliothekstypen durchzuführen, die Sie beim Wechsel auf die Plattform benötigen.
Machen Sie sich klar, welche Art von Bibliotheken Sie für Ihre Dokumente erstellen möchten.
Nachdem Sie sich über die Kernkategorien für Ihre Dokumente im Klaren sind, müssen Sie diese nur noch in SharePoint erstellen. So können Sie die Organisation schnellstmöglich in den Griff bekommen.
6. Machen Sie das Beste aus Beschreibungen
Jedes Mal, wenn Sie eine Dokumentbibliothek erstellen, haben Sie die Möglichkeit, eine Beschreibung zu verfassen, um den Inhaltstyp zu beschreiben, den die Bibliothek enthalten wird. Es mag verlockend sein, diesen Teil zu überspringen, aber das ist keine gute Idee.
Es ist eine gute Idee, klare Beschreibungen für Ihre Dokumentbibliotheken zu schreiben, damit andere Benutzer wissen, was sie erwartet.
Schreiben Sie stattdessen eine klare Beschreibung, damit andere Benutzer schnell erkennen können, welche Art von Dokumenten sich in einer bestimmten Dokumentbibliothek befindet. Dies ist insbesondere dann nützlich, wenn Sie Ihrer SharePoint-Teamsite neue Benutzer hinzufügen.
Als Beispiel nehmen wir an, Sie erstellen eine SharePoint-Dokumentenbibliothek für Ihre Finanzdokumente. Schreiben Sie in die Beschreibung nicht „Finanzdokumente“, sondern „Diese Bibliothek enthält alle Finanzunterlagen des Unternehmens, einschließlich Budgets, Lohn- und Gehaltsabrechnungen, externe Kosten, Steuererklärungen und -berichte.“
7. Benennen Sie Ihre Dokumente richtig (und einheitlich)
SharePoint bietet eine außergewöhnlich gute Suchfunktion, mit der Sie die benötigten Dokumente ganz einfach finden. Ein gutes Suchtool benötigt jedoch gute Daten, und das liegt in Ihrer Verantwortung. Um sicherzustellen, dass Sie ein Dokument immer finden können, entwickeln Sie eine konsistente und leicht verständliche Benennungsstruktur für die Dokumente in Ihren Bibliotheken.
Eine genaue und konsistente Benennungsstruktur erleichtert die Verwaltung von Dokumenten.
Seien Sie nicht faul (das machen wir alle). Jedes neue Dokument, das Sie in SharePoint erstellen, erhält automatisch den Namen „Dokument“. Bevor Sie den Hauptteil des Dokuments erstellen, geben Sie ihm einen Namen und stellen Sie sicher, dass der Titel klar macht, worum es in dem Dokument geht.
8. Fügen Sie Ihren Dokumenten Bild-Tags hinzu
Um Ihre Suche zu vereinfachen, empfiehlt es sich, den Bildern in Ihren Dokumenten Tags hinzuzufügen. Das ist ganz einfach und dauert nur wenige Augenblicke. Wenn Ihnen der Name eines bestimmten Dokuments entfällt, können Sie auf diese Weise nach einem Tag suchen, der diesem Dokument höchstwahrscheinlich zugewiesen wird.
Durch das Hinzufügen von Tags lassen sich Dokumente leichter finden.
Verwenden Sie mehrere Tags, die wirklich zu den Bildern im Dokument gehören. Je spezifischer die Tags, desto einfacher ist es, die Dokumente zu finden. Schreiben Sie beispielsweise nicht „Personalunterlagen“, sondern „Mitarbeiterabwesenheiten“.
9. Wichtige Dateien und Ordner anheften
Jede Ihrer Dokumentbibliotheken enthält wahrscheinlich Dokumente, die wichtiger sind oder häufiger als andere verwendet werden. Um sicherzustellen, dass Sie und Ihr Team schnell auf diese Dokumente zugreifen können, können Sie sie oben in Ihrer Dokumentbibliothek anheften.
Für den schnellen Zugriff bietet SharePoint Ihnen die Möglichkeit, Dateien und Ordner oben in Ihrer Bibliothek anzuheften.
Dies bedeutet, dass sie – unabhängig vom Dateinamen – oben in der Liste stehen und die ersten Dateien sind, die Sie sehen, wenn Sie in die Bibliothek gehen.
Dazu müssen Sie lediglich Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Datei oder den OrdnerSie möchten anheften und Wählen Sie „Oben anheften“ aus dem Dropdown-Menü.
10. Synchronisieren Sie Bibliotheken mit OneDrive
SharePoint und OneDrive haben eine symbiotische Beziehung. Aus diesem Grund ist es möglich, von Ihrem Desktop aus über OneDrive auf Ihre Dokumentbibliotheken zuzugreifen. Sie müssen zunächst OneDrive auf Ihrem Desktop installieren und dann zu Ihrem SharePoint-Onlinekonto zurückkehren.
Sie können Ihre SharePoint-Dateien und -Ordner über OneDrive mit Ihrem Desktop synchronisieren.
In jeder Dokumentbibliothek sehen Sie „Synchronisieren“ im oberen Menü. Wählen Sie es aus und Erlauben Sie die Verbindung zu Ihrem OneDrive-Konto (Lesen Sie unseren OneDrive-Testbericht). Solange Sie dasselbe Konto verwenden, können Sie dann in OneDrive auf Ihre SharePoint-Dateien zugreifen. Wenn Sie ein Windows-Benutzer sind, können Sie Dateien auch über den Datei-Explorer suchen und anzeigen.
11. Verstehen Sie den Dateiversionsverlauf
Wir alle machen Fehler und es kommt nicht selten vor, dass wir versehentlich das falsche Dokument bearbeiten oder eine Textpassage versehentlich löschen. Die gute Nachricht ist, dass SharePoint einen Versionsverlauf bietet, der Ihnen Zugriff auf frühere Versionen eines Dokuments ermöglicht.
Sie können alte Versionen von Dokumenten mit dem Versionsverlauf von SharePoint wiederherstellen.
Um auf eine frühere Version eines Dokuments zuzugreifen, Klicken Sie einfach mit der rechten Maustaste auf das Dokument Und Wählen Sie „Versionsverlauf“. Sie sehen dann eine Liste aller vorherigen Versionen des Dokuments und können die Version auswählen, zu der Sie zurückkehren möchten.
Dateifreigabe
Einer der Hauptzwecke von SharePoint besteht darin, dass Sie damit Dateien und ganze Ordner mit anderen Benutzern in Ihrer Organisation teilen können. Wenn Sie mit der Online-Dateifreigabe vertraut sind, ist das meiste davon selbstverständlich, aber im Folgenden finden Sie einige Tipps und Tricks, die Sie kennen sollten.
12. Zugriff auf eine Datei oder einen Ordner widerrufen
Mit SharePoint können Sie Zugriffsanforderungen verwalten und anderen Benutzern den Zugriff entziehen.
Unabhängig davon, ob Sie Dokumente mit jemandem innerhalb oder außerhalb Ihrer Organisation teilen, kann es vorkommen, dass der Zugriff darauf nicht mehr erforderlich ist. Mit SharePoint ist es möglich, den Zugriff zu widerrufen und die Benutzerberechtigungen zu entfernen, die einem einzelnen Benutzer oder mehreren Gruppenmitgliedern erteilt wurden.
Wählen Sie die Datei aus für die Sie den Zugriff widerrufen möchten, und suchen Sie rechts neben der ausgewählten Datei „Zugriff verwalten.“Das Entfernen anderer ist einfach. Sie müssen nur tippe auf „X“ und sie können das Dokument nicht mehr anzeigen, bearbeiten oder kommentieren.
SharePoint-Site-Warnmeldungen
Wir setzen unsere Tipps und Tricks zu SharePoint fort und werfen nun einen Blick auf SharePoint-Site-Benachrichtigungen. Abhängig von der Rolle des Benutzers innerhalb der Site ist es möglich, eine Reihe von Benachrichtigungen zu senden und zu empfangen. In diesem Abschnitt zeigen wir Ihnen, wie Sie diese am besten verwalten.
13. Passen Sie Ihre Benachrichtigungen an
Wenn Sie nicht ständig mit Benachrichtigungen bombardiert werden möchten, sollten Sie Ihre SharePoint-Benachrichtigungen so anpassen, wie es Ihnen passt. Auf diese Weise können Sie Echtzeit-Updates oder Berichte ganz nach Ihren Wünschen erhalten.
Sie passen Ihre Benachrichtigungen ganz nach Ihren Wünschen an.
Aus Ihrem Dokumentordner oder einer Dokumentbibliothek heraus Wählen Sie die drei Ellipsen im oberen Menü und wählen Sie dann „Meine Benachrichtigungen verwalten.“
Hier können Sie festlegen, wie Sie Ihre Benachrichtigungen erhalten möchten (E-Mail- oder Textbenachrichtigungen) und wann Sie sie erhalten möchten – beispielsweise wenn jemand ein Dokument ändert oder eine neue Datei erstellt. Sie können auch sofortige Benachrichtigungen und eine tägliche oder wöchentliche Zusammenfassung auswählen.
14. Programmieren Sie, wer Warnmeldungen erhält
Niemand arbeitet 24 Stunden am Tag, sieben Tage die Woche. Daher ist es unmöglich, alle eingehenden Warnmeldungen zu sehen. Dies kann dazu führen, dass Benachrichtigungen für wichtige Dokumente fehlen, was den Arbeitsablauf stören kann.
Sie können andere Benutzer hinzufügen, um bestimmte Warnungen von SharePoint zu erhalten.
In Ihren Alarmeinstellungen können Sie andere Teammitglieder so autorisieren, dass sie dieselben Alarme erhalten wie Sie. So kann, wenn Sie nicht im Büro sind, jemand anderes neue Updates abrufen und entsprechend darauf reagieren.
Microsoft Power Automate
Eine der Best Practices für die Implementierung mit SharePoint ist die Verwendung der integrierten Automatisierungen. In der SharePoint-Terminologie wird dieser Vorgang als „Flows erstellen“ bezeichnet.
15. Erstellen Sie Flow-Automatisierungen
Um einen Flow zu erstellen, müssen Sie Gehen Sie zu einer Ihrer SharePoint-Bibliotheken, Wählen Sie die drei Ellipsenwählen integrieren und wählen Sie schließlich „Power-Automatisierung“.
Sie können mit SharePoint über Power Automate erweiterte Automatisierungen erstellen.
Hier können Sie SharePoint so programmieren, dass bei jeder Änderung einer Datei benutzerdefinierte E-Mails gesendet werden, E-Mail-Anhänge automatisch in Ihre SharePoint-Bibliotheken heruntergeladen werden und die Genehmigung durch das Management für wichtige Dokumente angefordert wird. Sie können auch digitale Signaturanforderungen über Adobe Acrobat Sign automatisieren und Dokumentgenehmigungen über Microsoft Teams senden.
16. Grundregeln erstellen
Abgesehen von den erweiterten Automatisierungen können Benutzer auch grundlegende Regeln in SharePoint einrichten.
Sie können grundlegende Regeln und Automatisierungen in SharePoint erstellen.
Dies geschieht durch die Registerkarte „Automatisieren“und hier können Sie SharePoint anweisen, eine E-Mail zu senden, wenn eine neue Datei hinzugefügt oder gelöscht wird oder wenn eine Spalte geändert wird oder ihr Wert geändert wird.
Sonstige Tipps
Nachfolgend finden Sie einige zusätzliche Tipps und Ideen, die Sie ausprobieren können, um SharePoint optimal zu nutzen. Die meisten davon beziehen sich auf die weniger genutzten Funktionen, die zwar möglicherweise nicht im Vordergrund Ihres Workflows stehen, aber dennoch sehr wertvoll sind.
17. Notebook verwenden
Sie müssen nicht immer ausführliche Dokumente voller Text erstellen, insbesondere wenn Sie nur einige professionelle Ideen zusammentragen. Notebook (im linken Menü) ist Teil von SharePoint und ermöglicht Ihnen das Aufzeichnen kurzer Notizen, entweder als Erinnerung oder als Referenzpunkt.
Zum Speichern von Ideen können Sie mit Notebook in SharePoint digitale Haftnotizen erstellen.
Stellen Sie es sich als einen Ort vor, an dem Sie digitale Haftnotizen erstellen können, die Sie für Ihre eigene Arbeit verwenden oder mit anderen teilen können.
18. SharePoint-Listen
SharePoint-Listen sind keine herkömmlichen Listenerstellungs-Apps, wie Sie sie in den besten Projektmanagement-Tools finden. Stattdessen dienen sie eher als Datenbank, in der Sie Aufzeichnungen führen und bestimmte Ereignisse in Ihrem Unternehmen verfolgen können.
Mit Listen können Sie zentralisierte Datenbanken für verschiedene Abteilungen erstellen.
Das Tolle an der Listenfunktion ist, dass sie mit einer Vielzahl von Vorlagen ausgestattet ist, sodass Sie mit minimalem Aufwand eine neue SharePoint-Liste erstellen können. So wie Sie Ihren Dokumentverlauf wiederherstellen können, können Sie dies auch mit Listen tun, sodass Ihre Aufzeichnungen auch nach Änderungen korrekt bleiben.
Abschließende Gedanken
Mit diesen Tipps und Tricks zu SharePoint können Sie die Plattform nun optimal nutzen. Für ein optimales Benutzererlebnis ist es eine gute Idee, die meisten dieser bewährten Methoden sofort umzusetzen, damit Sie sowohl auf Ihren Team- als auch auf Ihren Kommunikationswebsites eine positive und produktive Kultur schaffen können.
Um optimale Ergebnisse zu erzielen, empfehlen wir Ihnen, diesen Artikel mit Best Practices für SharePoint an Ihr Team weiterzugeben, damit auch dieses die Verwendung der Plattform versteht.
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Häufig gestellte Fragen
- Wie lerne ich SharePoint?
SharePoint bietet eine Fülle direkt in der Plattform integrierter Informationen. Suchen Sie einfach das „?“ und wählen Sie es aus. Dort finden Sie eine Reihe von Themen zur Verwendung von SharePoint.
- Wo kann ich eine SharePoint-Schulung erhalten?
Microsoft bietet sowohl textbasierte als auch Video-Tutorials für SharePoint an. Sie werden das meiste, was Sie brauchen, finden. Wenn Sie jedoch nicht weiterkommen, steht Ihnen rund um die Uhr Support zur Verfügung, der Ihnen weiterhilft.
- Ist SharePoint leicht zu erlernen?
Ja. Obwohl Sie wahrscheinlich einige Zeit damit verbringen müssen, die Tutorials durchzuarbeiten, ist SharePoint größtenteils auch für unerfahrene Benutzer sofort verständlich.
- Wie viel kostet eine SharePoint-Schulung?
Für SharePoint-Schulungen müssen Sie nichts bezahlen. Die Plattform selbst enthält eine große Auswahl an Tutorials, die Ihnen dabei helfen, die Verwendung des Produkts zu erlernen.
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