Ich bin gern der Erste im Büro.
In der Stunde, bevor die Leute eintreffen, arbeite ich am besten. Der Tag ist frisch, meine Gedanken sind klar und noch besser: Es gibt keine Unterbrechungen.
Ich öffne meinen Posteingang nicht, das Telefon klingelt noch nicht und meine Kollegen stellen mir keine Fragen. Ich kann mindestens eine Aufgabe erledigen, die wirklich Nachdenken erfordert, und ich gebe meine beste Arbeit ab.
Leider kann und sollte das nicht den ganzen Tag so sein. Die Osmose, die durch die Arbeit in Großraumbüros entsteht, ermöglicht Lernen und den Austausch von Leads und Informationen. Die Vorteile sind sehr wertvoll, können aber ihren Preis haben, wenn wir nicht lernen, Grenzen um unsere wichtige Arbeit herum zu setzen.
1. Fokus
Eine Studie des Kings College in Großbritannien aus dem Jahr 2005 zeigte, welche Auswirkungen Unterbrechungen und Ablenkungen auf unsere Konzentration haben. Sie führten IQ-Tests mit drei Personengruppen durch. Die erste wurde in einen Raum ohne Unterbrechungen gebracht, die zweite in eine simulierte Umgebung, die Großraumbüros widerspiegelte, und die dritte hatte gerade Cannabis geraucht. Es ist keine Überraschung, dass die Gruppe ohne Unterbrechungen am besten abschnitt. Was Sie jedoch überraschen könnte, ist, dass die Gruppe, die vor den Tests Marihuana geraucht hatte, besser abschnitt als die Gruppe in einer simulierten Großraumumgebung.
Was zu tun
Identifizieren Sie die Aufgaben, die Ihre Konzentration erfordern, und legen Sie für diese Zeit Grenzen fest, damit Sie nicht abgelenkt oder unterbrochen werden. Das kann bedeuten, dass Sie einen Tag pro Woche von zu Hause aus arbeiten, einen Konzentrationsraum finden oder Ihr Telefon einfach eine Stunde lang direkt auf Voicemail stellen und Ihre Kopfhörer aufsetzen.
2. Umschalten
Ist Ihnen schon einmal aufgefallen, dass Sie nach einer Unterbrechung ewig brauchen, um sich wieder zu konzentrieren? Untersuchungen zufolge dauert es zwischen 1 und 24 Minuten um sich nach einer Unterbrechung wieder zu konzentrieren. Leider werden wir im modernen Büro alle 3 bis 13 Minuten unterbrochen. Daher ist es leicht verständlich, warum es oft schwierig ist, optimale Produktivität zu erreichen.
Wenn wir beschäftigt sind, beginnen wir oft mit Multitasking. Wir lesen vielleicht E-Mails, während wir mit einem Kollegen telefonieren, oder wir schreiben einen Bericht, während wir an einer Telefonkonferenz teilnehmen. Wir denken, wir sparen Zeit, wenn wir zwei Dinge gleichzeitig tun, aber in Wirklichkeit wechseln wir zwischen zwei Aufgaben hin und her. Ohne optimale Konzentration auf eine der beiden Aufgaben machen wir eher Fehler und brauchen bis zu dreimal so lange, um sie zu erledigen, als wenn wir eine Sache nach der anderen erledigen würden.
Was zu tun
Untersuchungen haben ergeben, dass unser IQ um bis zu 10 Punkte sinkt, wenn wir versuchen, mehrere Dinge gleichzeitig zu erledigen. Wenn Sie an Aufgaben arbeiten, die Konzentration erfordern, können Sie sich besser darauf konzentrieren, indem Sie Ablenkungen wie E-Mails, Telefon und Fragen von Kollegen minimieren. Teilen Sie Ihre Zeit ein und planen Sie Zeiten ein, in denen Sie sich auf E-Mails und andere Ablenkungen konzentrieren können. Geben Sie Ihren Kollegen zu anderen Zeiten ein Signal, das ihnen sagt: „Jetzt gerade nicht.“
3. Leben im Chaos
PAC-Führungskraft Umfrage zur Arbeitsplatzproduktivität 2015 fanden heraus, dass Mitarbeiter, deren Arbeitsplatz, E-Mails und Computerdateien unordentlich sind, bis zu 2 Stunden pro Tag damit verbringen, nach Informationen zu suchen, die sie bereits haben. Sie werden auch eher durch Unordnung abgelenkt, sei es durch die vielen E-Mails, die sie in ihrem Posteingang horten, oder durch den Papierkram, der überall auf ihrem Schreibtisch und in ihren Schubladen herumliegt.
Wir schätzen, dass Sie 85 % der Dinge, die Sie behalten, nicht verwenden und dass Sie etwa 6 Wochen pro Jahr mit der Suche nach den 15 % der Dinge verbringen, die Sie benötigen.
Was zu tun
Halten Sie Ihren Schreibtisch sauber, räumen Sie Ihre E-Mails jedes Mal auf und legen Sie sie ab, wenn Sie sie abrufen. Sie werden erstaunt sein, wie viel konzentrierter Sie sich fühlen. Wenn Sie Ihren Kram bei der Arbeit aufgeräumt haben, möchten Sie das vielleicht auch zu Hause tun. Wahrscheinlich haben Sie mindestens 10 Säcke mit Kleidung in Ihrem Kleiderschrank, die Sie nicht mehr tragen, ganz zu schweigen von all den Tupperware-Behältern ohne Deckel, die Sie aufbewahren.
Selbst wenn Sie sich nur ein oder zwei Stunden am Tag Zeit nehmen, in denen Sie sich optimal konzentrieren können, werden Sie feststellen, dass sich Ihre Produktivität und die Qualität Ihrer Arbeit sprunghaft verbessern.
