Technologische Neuigkeiten, Bewertungen und Tipps!

5 Phasen des Projektmanagements erklärt

Hinweis: Der folgende Artikel hilft Ihnen weiter: 5 Phasen des Projektmanagements erklärt

Projektmanager sind häufig mit Problemen wie Projektverzögerungen, fehlender Kommunikation, falschen Analysen des Projektumfangs usw. konfrontiert. Sie können keine vollständige Erfolgsquote erzielen, aber aus jedem Misserfolg lernen Sie und mindern die Risiken.

Wenn Sie außerdem genau wissen, wie ein Projekt abläuft und wie die einzelnen Phasen eines Projekts ablaufen, können Sie Ihre Erfolgsquote steigern.

Es gibt 5 Phasen des Projektmanagements, und als Projektmanager besteht Ihre Aufgabe darin, sie alle von Grund auf bis zur endgültigen Ausführung zu meistern.

In diesem Artikel werden wir diese Projektmanagementphasen für Sie aufschlüsseln.

Was sind die 5 Phasen des Projektmanagements?

Jedes Projekt hat einen Lebenszyklus. Dieses besteht aus vier oder fünf Schritten, die man üblicherweise als Phasen des Projektmanagements bezeichnen kann. Phasen des Projektmanagements folgen Sie einem ähnlichen Muster, unabhängig von der Größe oder Art eines Projekts. Hier sind sie –

  1. Projektinitiierung
  2. Projektplanung
  3. Projektabwicklung
  4. Projektüberwachung und -controlling
  5. Projektabschluss

1. Projektinitiierung oder -konzeption

Das Erste an einem Projekt ist seine Konzeptualisierung und Initiierung. Als Projektmanager müssen Sie sich für ein bestimmtes Projekt ein erstes Bild davon machen, wie Sie beginnen und nacheinander mit den nächsten Schritten fortfahren.

In der Initiierungsphase müssen Sie Ihre Ideen sammeln und in einen Geschäftsplan umwandeln, Ziele festlegen, Umfang und Projektcharta definieren sowie Personen definieren, die für den Erfolg oder Misserfolg eines Projekts verantwortlich sind, also Stakeholder.

In der Projektinitiierungsphase müssen die folgenden Aufgaben erfüllt werden:

Definieren der Projektziele

Die erste Frage, die Sie sich selbst und den Stakeholdern stellen sollten, lautet: „Was möchten Sie mit diesem Projekt erreichen?“

Sie arbeiten beispielsweise für ein WordPress-Plugin-Entwicklerunternehmen. Als Projektmanager möchten Sie ein Projekt für eine neue Preisseite initiieren. In diesem Fall müssen Sie herausfinden, warum Ihre aktuelle Preisseite nicht funktioniert und welche Rendite Sie von einer neu gestalteten Preisseite erwarten.

Legen Sie Ihren Umfang fest

Wenn Sie die Grenzen Ihres Projekts erkennen, lange bevor Sie mit der Arbeit beginnen, müssen Sie Ihren Umfang festlegen. In dieser Phase erstellen Sie die Initialen Ihrer Projektziele, Ergebnisse, Fristen usw., um zu verstehen, wie weit Sie gehen wollen und können.

Außerdem umfasst diese Phase Finanzierungs- und Budgetaspekte sowie die Gesamtzeit der Projekte.

Festlegung der Stakeholder und Definition ihrer Rollen

Stakeholder sind die Personen, die eng miteinander verbunden sind und für den Fortschritt und die Ergebnisse des Projekts verantwortlich sind. Zu den häufigsten Projektbeteiligten gehören: Sponsoren, Projektmanager, Projektteammitglieder, Kunden, Endbenutzer, interne Stakeholder usw.

Als Projektmanager definieren Sie die Rollen und Verantwortlichkeiten jedes Beteiligten.

Mögliche Hindernisse

In der Projektinitiierungsphase ist es möglich, alle Hindernisse/Risiken, mit denen Sie in den kommenden Tagen konfrontiert sein könnten, anzunehmen und aufzulisten und Backups und Plan B zu erstellen.

Risikomanagement ist eine große Aufgabe, die Risikoannahmen, Brainstorming, das Sammeln von Ressourcen zur Bewältigung der Risiken, Bewertung, Priorisierung usw. umfasst.

Lesen Sie auch: So managen Sie Risiken im Projektmanagement: Effektive Tipps für den Projekterfolg

2. Projektplanung

Die Projektplanung ist der unmittelbare Schritt nach der Projektinitiierungsphase. Es umfasst die umfassenderen Definitionen der Projektziele, von der „Steuerung und Überwachung des Projekts“ bis zum Projektabschluss.

Unter Projektmanagern gibt es zwei beliebteste Projektplanungsansätze:

A. Die SMART-Methode. Das bedeutet, dass Ihre Planung spezifisch, messbar, erreichbar, realistisch und zeitnah sein sollte.

B. Die CLEAR-Methode. Es deutet auf einen gemeinschaftlichen, begrenzten, emotionalen, wertschätzenden und verfeinerbaren Arbeitsprozess hin.

Während Sie daran arbeiten, sollten Sie die beiden Ansätze kombinieren, um bessere Ergebnisse zu erzielen.

In der Planungsphase können Sie die vollständige Roadmap Ihres Projekts aufschreiben und definieren. So geht es –

  • Erstellen eines Projektmanagementplans
  • Entwicklung eines Projektstrukturplans (PSP)
  • Schätzung von Ressourcen und Projektdauer
  • Erstellen einer Risikomanagementstrategie

Die Hauptleistung dieser Phase besteht darin, alle Schritte der Initiationsphase festzulegen und auszuarbeiten. Ihre Aufgabe wäre es also, einen detaillierten Plan für die Projektdurchführung, -überwachung und -kontrolle zu entwickeln.

In dieser Phase müssen Sie alle Ihre Teammitglieder zusammenbringen und ihnen bestimmte Aufgaben zuweisen. Beispielsweise können Sie für jede Ihrer Aufgaben ein oder mehrere Teammitglieder auswählen und eine Frist für die Erledigung der Aufgabe festlegen.

Außerdem können Sie einen geeigneten Kommunikationskanal zwischen den Teammitgliedern und Stakeholdern einrichten. In solchen Fällen wären Messaging-Tools wie Slack eine kluge Option.

3. Projektdurchführung

Jetzt haben Sie Ihren Plan fertig. Es ist Zeit, zur Arbeit zu gehen. In dieser Phase geht es also darum, Ihr Projekt zu starten und die Aufgaben Stück für Stück auszuführen, um Projektergebnisse zu produzieren, bis der endgültige Abschluss erreicht ist. Mit anderen Worten: In dieser Phase geht es darum, Ihren Plan in die Tat umzusetzen.

Daher werden Sie als Projektmanager einen robusten Arbeitsablauf etablieren, der Ihren Teammitgliedern hilft, fehlerfrei zu arbeiten, präzise zu kommunizieren und ihre Anstrengungen zu unternehmen, um das Projektziel zu erreichen. Dazu gehört Folgendes:

  • Schauen Sie sich den Team-Workflow genau an
  • Verwalten Sie Ihr Budget richtig
  • Kommunikation mit Ihren Stakeholdern

Während Ihre Teammitglieder arbeiten, ist es eine Ihrer Hauptaufgaben als Projektmanager, mit Ihren Projektbeteiligten Kontakt aufzunehmen, damit diese über den Fortschritt und den Stand der Dinge informiert sind.

Beispielsweise wäre die Verwendung eines Projektkollaborationstools wie Project Manager Pro sehr vorteilhaft. Dieses WordPress-Tool kann Ihnen durch integrierte Nachrichten, Kommentare und Chats dabei helfen, besser mit Ihren Stakeholdern und Teammitgliedern zu kommunizieren.

Außerdem können Sie die Fortschritte und Umbrüche des Teams überwachen und so schnell wie möglich mögliche Lösungen vorschlagen.

4. Projektüberwachung und -steuerung

Erwarten Sie das Beste, planen Sie das Schlimmste und lassen Sie sich überraschen.

Denis Waitley

In Phase 3 sollte Ihr Projekt bereits laufen. Die Aufgabe von Phase 4 ist also einfach. Sie müssen sehen, wie es Ihren Aufgaben und Teammitgliedern geht.

Es geht darum, den Arbeitsablauf zu überwachen, die wichtigsten Stärken herauszufinden und sie zu verbessern. Wenn Sie Probleme sehen, lösen Sie diese mit den richtigen Maßnahmen.

Daher besteht Ihre Hauptaufgabe darin, die laufenden Probleme des Projekts zu klären, die richtige Entscheidung zu treffen und Lösungen zu finden. Man kann es auch Projektleistungsüberwachung nennen.

Schauen Sie sich Folgendes an, worauf Sie bei der Überwachung der Projektleistung achten müssen:

Key Performance Indicators (KPIs)

Stellen Sie sicher, dass Sie die KPIs richtig einrichten und überwachen Sie, ob Ihre Aufgaben und Unteraufgaben rechtzeitig erledigt werden und die KPIs erfüllen.

Datensammlung

Die Datenerfassung ist im Projektmanagement unverzichtbar. Während des gesamten Projekts müssen Sie relevante Daten sammeln und eine Datenbank erstellen, die Projektzeitpläne, den Status der Aufgabenerfüllung, Finanzberichte, Qualitätssicherung, Feedback der Beteiligten usw. enthält. Der beste Weg, eine leistungsstarke Datenbank zu erstellen, ist die Verwendung eines Projektmanagement-Tools .

Datenanalyse

Die gesammelten Daten wären für eine ordnungsgemäße Datenanalyse sehr hilfreich. Sie können den Fortschritt des Projekts mit den Ausgaben, Gesamtbudgets und Ergebnissen mit der Budget-Roadmap vergleichen, die Sie in der Planungsphase erstellt haben.

Leistungsberichte

In den verschiedenen Phasen eines Projekts können Sie Leistungsberichte auf der Grundlage Ihrer Datenanalyse erstellen und diese für eine bessere Transparenz mit den Stakeholdern teilen. Außerdem helfen Ihnen die Berichte zu verstehen, wohin Ihre Bemühungen führen. Ein grundlegender Leistungsbericht besteht aus einer Zusammenfassung des Fortschritts, wichtigen Kennzahlen und Einzelheiten zu etwaigen Problemen oder Herausforderungen usw.

Kontinuierliche Verbesserung

Die Überwachung ist entscheidend, um sicherzustellen, dass es Ihnen gut geht. Außerdem können Sie sich damit ein kontinuierliches Bild über den Fortschritt Ihres Projekts machen.

Wenn Sie über einen gut erstellten Leistungsbericht und eine gute Datenanalyse verfügen, ist es einfacher, den aktuellen Stand eines Projekts zu verstehen und die notwendigen Schritte zu unternehmen, die die Erfolgschancen erhöhen können.

5. Projektabschluss

Dies ist die letzte Phase eines Projektmanagementzyklus. In diesem Schritt schließen Sie das Projekt endgültig ab und schließen es offiziell ab.

Als Projektmanager werden Sie in der Projektabschlussphase Folgendes tun:

  • Übergabe der Projektergebnisse an die Projektsponsoren
  • Holen Sie die Zustimmung der Projektsponsoren ein
  • Schließen Sie das Projekt offiziell ab und lösen Sie Ihr Team auf
  • Vereinbaren Sie ein Post-Projekt-Meeting, um die Erfolge und Misserfolge auszuwerten

Das Post-Projekt- oder Post-Mortem-Meeting ist ein Ort, an dem Sie allen Teammitgliedern mitteilen, welche Leistungen sie erbracht haben, wo es ihnen an Potenzial mangelt und wo ihre Stärken liegen. Es wird ihnen dabei helfen, es in Zukunft besser zu machen.

Während des Treffens wird der Abschlussbericht den Projektsponsoren und Stakeholdern vorgelegt, damit eine fruchtbare Diskussion über das Projekt geführt werden kann.

Ihre letzte Aufgabe in der Projektabschlussphase besteht darin, eine abschließende Prüfung der Projektberichte durchzuführen, die verfügbaren Daten zu analysieren und sie an einem sicheren Ort zu speichern, auf den Sie jederzeit zugreifen können. Es dient als Wissensdatenbank für Ihr nächstes Projekt.

FAQ zu 5 Phasen des Projektmanagements

Wofür wird WBS verwendet?

Ein Projektstrukturplan (WBS) ist ein Werkzeug für das Projektmanagement. Es handelt sich um ein lieferorientiertes System, das ein Projekt in kleinere Komponenten zerlegt, damit Sie diese besser verstehen können. Es wird einem Projektmanager helfen, die Aktionen seines Teams in einem stärker datenbasierten Prozess zu organisieren.

Was ist die 100 %-Regel im Projektmanagement?

Die 100 %-Regel bedeutet, dass der WBS (Projektstrukturplan) 100 % der Projektaufgaben umfasst. Es sollte durch den Projektumfang definiert werden, alle Projektergebnisse erfassen und sicherstellen, dass die Aufgaben pünktlich abgeschlossen werden.

Wie ist der Projektlebenszyklus?

Der Projektlebenszyklus ist die Projektsequenz, die den Fortschritt eines Projekts bestimmt. Der Projektlebenszyklus umfasst die fünf Phasen des Projektmanagements, zu denen Initiierung, Planung, Ausführung, Überwachung und Abschluss gehören.

Was ist WBS vs. Gantt-Diagramm?

Als Projektmanager können Sie WBS (Word Breakdown Structures) verwenden, um den Projektumfang zu definieren, Projektaufgaben und -ergebnisse zu identifizieren und Ihre Ressourcen zuzuweisen. Andererseits sind Gant-Diagramme hilfreich, um den Projektzeitplan zu visualisieren, den Fortschritt zu verfolgen, potenzielle Verzögerungen und Probleme zu sortieren usw.

Was ist PERT im Projektmanagement?

PERT (Programm-, Bewertungs- und Überprüfungstechnik) ist eine Methode oder Formel zur Analyse des Projektarbeitsplans, indem man sich auf jede Aufgabe konzentriert und die für die Fertigstellung des Projekts erforderliche Mindestzeit berechnet. Die Gleichung lautet E= (O + 4M + P)/6. Nachdem Sie jede Zeitschätzung einer Projektaufgabe identifiziert haben, können Sie die Schätzung in die PERT-Formel einfügen, um die Projektdauer zu berechnen.

Abschließende Gedanken zum Projektmanagement-Lebenszyklus

Ein Projektmanagement-Lebenszyklus besteht aus fünf Phasen. Einige Fachleute würden diese fünf Phasen gerne in sechs, sieben oder acht Phasen aufteilen. Alle diese Phasen sind jedoch einfach in den oben genannten fünf Phasen des Projektmanagements enthalten.

Als intelligenter Projektmanager können Sie heutzutage die Hilfe von Projektmanagement-Software und KI in Anspruch nehmen, um Ihren Umfang und Ihre Möglichkeiten zu erweitern. Sie müssen lediglich verstehen, welche Arten von Tools für Ihr Budget und Ihre Kompatibilität hilfreich sind.

Table of Contents