Wie reagieren Sie auf die Fragen eines Mitarbeiters zu seiner Gehaltsabrechnung? Das ist nicht einfach, oder? Dieser Leitfaden bietet Tipps, wie Sie schnell reagieren und Probleme vermeiden können, die durch Gehaltsstreitigkeiten entstehen.
Wenn Sie einen Personalmanager nach seiner schrecklichsten Aufgabe fragen, wird er wahrscheinlich die Lohnbuchhaltung nennen. Der Grund dafür ist einfach. Das Gehalt ist wohl das Wichtigste für einen Mitarbeiter, und er wird nicht zögern, direkt in Ihr Büro zu gehen, um sich zu beschweren, wenn er auf seiner Gehaltsabrechnung auf etwas stößt, das er nicht versteht.
Im schlimmsten Fall könnten sie eine Klage einreichen, wenn sie der Meinung sind, dass Sie sie vorsätzlich betrügen wollten, was Ihnen ernsthafte Probleme bereiten kann. Daher ist es als Arbeitgeber wichtig, immer bereit zu sein, alle Fragen Ihrer Mitarbeiter zu Gehaltsabrechnungen so zu beantworten, dass sie zufrieden sind.
In diesem Leitfaden finden Sie Tipps dazu, wie Sie dies schnell erreichen und Probleme vermeiden können, die durch Gehaltsstreitigkeiten entstehen.
1. Geben Sie eine klare, einfache Erklärung in englischer Sprache ab, was die verschiedenen Elemente der Gehaltsabrechnung bedeuten
Die meisten Mitarbeiter interessieren sich vielleicht nicht besonders für den Inhalt der Gehaltsabrechnung, aber manche werden jedes Detail genau durchgehen und dabei Fragen stellen. Der beste Ausgangspunkt ist also, sicherzustellen, dass Ihre Mitarbeiter eine Gehaltsabrechnung im Detail verstehen, einschließlich dessen, was jeder Teil beinhaltet.
Einige Teile können unkompliziert sein, wie etwa:
- Stundensatz: Der Stundenlohn ist der Lohn, den ein Arbeitnehmer für jede Arbeitsstunde erhält. Er wird normalerweise in Dollar und Cent pro Stunde angegeben und kann je nach Schicht und Bundesstaat des Arbeitnehmers variieren.
- Geleistete Arbeitsstunden und Überstunden: In diesem Abschnitt werden die während der Lohnperiode geleisteten Arbeitsstunden (einschließlich Überstunden) angegeben.
- Bruttolohn/Nettolohn: Der Bruttolohn ist das gesamte Einkommen des Arbeitnehmers vor Abzügen, während der Nettolohn das ist, was er nach Abzügen und Zusatzleistungen nach Hause bringt.
Die Gehaltsabrechnung ist im Allgemeinen kein großes Dokument, und daher neigen viele Arbeitgeber dazu, Abkürzungen zu verwenden, um Platz zu sparen. Leider können Abkürzungen für Ihren Mitarbeiter verwirrend sein, und Sie müssen möglicherweise erklären, was sie bedeuten.
Außerdem können die auf einer Gehaltsabrechnung verwendeten Abkürzungen je nach Arbeitgeber, Staat und Lohnabrechnungssystem variieren. Es gibt jedoch einige Standardabkürzungen, die Sie auf fast jeder Gehaltsabrechnung finden können, wie zum Beispiel:
Jahresverlauf
Alle Gehaltsabrechnungen enthalten eine YTD-Abkürzung. Die meisten Mitarbeiter fragen sich vielleicht was YTD auf einer Gehaltsabrechnung bedeutetund versuche daher, Antworten von Ihnen zu erhalten.
YTD ist die Abkürzung für Year-to-Date. Es stellt das Einkommen dar, das ein Mitarbeiter bis zum Datum seiner letzten Bezahlung verdient hat. Wenn ein Mitarbeiter beispielsweise von Januar bis Juni gearbeitet hat, zeigt sein YTD seinen Bruttolohn für alle Monate bis Juni an.
Es gibt verschiedene Arten von YTD-Werten, die Sie möglicherweise verstehen möchten.
Dieser YTD-Wert gibt den Bruttolohn der letzten Monate an SteuerabzügeDas bedeutet, dass der Bruttolohn seit Jahresbeginn höher sein kann als das, was der Mitarbeiter verdient. Das müssen Sie ihm klarmachen.
Dieser YTD-Wert gibt an, was der Arbeitnehmer nach gesetzlichen Abzügen auf die Bank bekommt.
Dieser YTD-Wert gibt das Gesamteinkommen des Mitarbeiters an und kann Überstunden und zusätzliches Einkommen über dem Grundgehalt hinaus beinhalten. Er kann auch Informationen zu Sozialversicherungs-, Medicare- und Einkommenssteuerzahlungen enthalten.
- Renditen seit Jahresbeginn (YTD)
Dieser YTD-Wert erscheint möglicherweise nicht auf der Gehaltsabrechnung, da er sich eher auf die Gewinne oder Verluste bezieht, die der Mitarbeiter durch seine Investitionen erzielt hat.
FICA
FICA (Federal Insurance Contributions Act) ist das Bundesgesetz, das dem Arbeitgeber das Recht gibt, bestimmte Steuern im Auftrag der Bundesregierung. Auf der Gehaltsabrechnung eines Mitarbeiters werden zwei FICA-Abzüge vorgenommen: einer für die Sozialversicherung und der andere für Medicare.
Die Sozialversicherungssteuer beträgt 6,2 % des Bruttogehalts eines Arbeitnehmers und ist auf einen Höchstbetrag begrenzt, der sich jährlich ändert. Für Medicare beträgt der Steuersatz 1,45 % des Bruttogehalts.
FICA-Steuern fließen in die Finanzierung von Sozialversicherungsprogrammen, die Leistungen für Rentner, Behinderte und andere soziale Dienste bereitstellen.
FUTA
Der Federal Unemployment Tax Act (FUTA) ist ein Bundesgesetz, das Arbeitgeber verpflichtet, Arbeitslosensteuer einzubehalten, die zur Finanzierung der Arbeitslosenunterstützungsprogramme verwendet wird. Der FUTA wird mit einem Satz von 6 Prozent auf die ersten 7.000 US-Dollar erhoben, die ein Arbeitnehmer in einem Kalenderjahr verdient.
Allerdings kann ein Arbeitnehmer von einer Steuergutschrift von bis zu 5,4 Prozent profitieren, wenn er die Steueranforderungen seines Bundesstaates für die Arbeitslosenunterstützung erfüllt, wodurch die Steuer auf 0,6 Prozent gesenkt wird.
Für bestimmte Arbeitnehmertypen gelten Ausnahmen, die für manche Arbeitnehmer verwirrend sein können. Sie sollten daher sicherstellen, dass Sie jedem Arbeitnehmer alles entsprechend seiner Klasse erklären. Der Hauptunterschied zwischen FICA und FUTA besteht darin, dass FICA in erster Linie Arbeitslosenunterstützung abdeckt, während FICA sich um Sozialleistungen und Medicare kümmert.
Zapfwelle
PTO ist bezahlter Urlaub und bezieht sich auf die Zeit, die der Arbeitnehmer von der Arbeit freinimmt, während er weiterhin seinen regulären Lohn erhält. PTO kann Krankheitstage, Urlaubstage und jede andere vom Arbeitgeber gewährte Freizeit umfassen.
In den meisten Fällen erscheint der bezahlte Urlaub auf der Gehaltsabrechnung als separater Posten, zusammen mit der Anzahl der genommenen Tage und Stunden und dem während der freien Zeit verdienten Lohn.
401(k)
Wenn Sie anbieten 401(k)-Pläne Einige Ihrer Mitarbeiter möchten möglicherweise in ihre 401(k)-Pläne einzahlen. In diesem Fall müssen Sie ihren Beitrag vor Steuern einbehalten und dies auf der Gehaltsabrechnung angeben.
Es ist wichtig, die Mitarbeiter darauf aufmerksam zu machen, dass die Abzüge auf ihrer Gehaltsabrechnung erscheinen, wenn sie sich für eine Einzahlung in ihren 401(k)-Plan entscheiden.
2. Erstellen Sie ein Gehaltsabrechnungsportal für Mitarbeiter
Wenn Sie ein Kleinunternehmen sind, können Sie Fragen zu Gehaltsabrechnungen beantworten, sobald sie eingehen. Für ein Unternehmen mit vielen Mitarbeitern kann die Beantwortung dieser Fragen jedoch eine Herausforderung darstellen.
Unter solchen Umständen ist es am besten, ein Mitarbeiterportal zu erstellen, in dem Ihre Mitarbeiter auf alle erforderlichen Informationen zu ihrer Bezahlung zugreifen können, ohne direkt zu Ihnen kommen zu müssen.
Sie können auch eine Wissensdatenbank einrichten, in der Mitarbeiter Antworten auf die häufigsten Fragen zu Gehaltsabrechnungen finden. Über ein Mitarbeiterportal können Mitarbeiter Gehaltsabrechnungen herunterladen, wenn sie das Original verlieren. Außerdem erhalten sie eine Aufschlüsselung aller Zahlungsinformationen, die bei der Korrektur von Unstimmigkeiten hilfreich sein kann.
3. Integrieren Sie die Schulung zu Gehaltsabrechnungen in den Onboarding-Prozess
Manche Mitarbeiter haben bei ihrem Eintritt in Ihr Unternehmen möglicherweise ein grundlegendes Verständnis ihrer Gehaltsabrechnungen, andere hingegen nicht. Indem Sie die Aufklärung über Gehaltsabrechnungen in den Einarbeitungsprozess einbeziehen, können Sie alle Mitarbeiter von Anfang an auf den gleichen Stand bringen, ihr Verständnis verbessern und letztlich die Anzahl der Fragen reduzieren, die später auftreten können.
4. Passen Sie Ihre Gehaltsabrechnungen an
Gehaltsabrechnungen können an jeden Bedarf angepasst werden. Wenn Sie beispielsweise feststellen, dass sich die meisten Fragen auf einen bestimmten Abschnitt der Gehaltsabrechnung beziehen, können Sie diesen Abschnitt ändern, um ihn für Ihre Mitarbeiter verständlicher zu machen.
Am meisten Lohnabrechnungsgeneratoren auf dem Markt ermöglichen eine individuelle Anpassung, sodass Sie die Änderung nur einmal vornehmen müssen und sie sich auf alle Gehaltsabrechnungen auswirkt, die Sie nach den Änderungen erstellen.
5. Bieten Sie Ihren Mitarbeitern Schulungen zur Gehaltsabrechnung an
Die Einbeziehung von Schulungen zum Thema Gehaltsabrechnung in den Onboarding-Prozess ist eine großartige Möglichkeit, jeden Mitarbeiter auf den neuesten Stand zu bringen und ihm alles Wissenswerte über seine Gehaltsabrechnung zu vermitteln. Wenn Sie Ihren bestehenden Mitarbeitern nicht die gleiche Art von Schulung angeboten haben, könnten Sie in Erwägung ziehen, ihnen eine Schulung am Arbeitsplatz anzubieten.
Sie müssen die Schulung zur Lohn- und Gehaltsabrechnung nicht als eigenständigen Kurs anbieten. Sie können sie als Zusatz zu anderen Schulungskursen anbieten. Alternativ können Sie ein Mitglied Ihres HR-Teams bitten, die Schulung in Teilen während Ihrer Bürobesprechungen anzubieten.
Bei der Gestaltung Ihrer Schulungskurse sollten Sie verschiedene Dinge berücksichtigen. Sie sollten beispielsweise die am häufigsten gestellten Fragen Ihrer Mitarbeiter, ihren Kenntnisstand und die Wirksamkeit der Schulung in anderen Organisationen berücksichtigen.
6. Lassen Sie die Tür für Fragen offen
Mitarbeiter reagieren unterschiedlich auf Schulungen. Unabhängig davon, ob Sie während des Einarbeitungsprozesses Schulungen zur Gehaltsabrechnung anbieten, wird es immer einen Mitarbeiter geben, der nicht alles versteht und Fragen stellen möchte.
In anderen Fällen bemerkt der Mitarbeiter, der alles verstanden hat, möglicherweise Unstimmigkeiten auf seinen Gehaltsabrechnungen. In jedem Fall müssen die Mitarbeiter wissen, dass ihre Bedenken Gehör finden.
Der beste Ansatz, um solche Bedenken auszuräumen, besteht darin, Ihre Mitarbeiter wissen zu lassen, dass Ihr Lohnbüro immer für Fragen und Erläuterungen zu allen Themen offen ist. Sie können auch erwägen, Ihre Mitarbeiter im Finanzbüro im Umgang mit Lohnabrechnungsanfragen zu schulen, um das Konfliktrisiko zu minimieren.
Schlussworte
Als Arbeitgeber sollten Sie immer bereit sein, alle Fragen Ihrer Mitarbeiter zu Gehaltsabrechnungen zu beantworten. Das Beste daran ist, dass es den Mitarbeitern hilft, ihre Gehaltsstruktur und -leistungen zu verstehen, was zu einer offenen Kommunikation mit ihrem Arbeitgeber und einer verbesserten Produktivität führt.
Wenn Sie hingegen Fragen zu Gehaltsabrechnungen ignorieren, hat das den gegenteiligen Effekt. Das Beantworten von Fragen ist möglicherweise nicht einfach, aber die in diesem Beitrag hervorgehobenen Tipps können Ihnen dabei helfen, es einfacher zu machen.
