In diesem Beitrag haben wir 7 der häufigsten Probleme zusammengestellt, die Ihrem Geschäftsreisesektor ernsthaften Schaden zufügen können.
Im Idealfall erfordern Geschäftsreisen taktische Planung, Präzision, Komfort und Kommunikation über mehrere Treffen hinweg, um einen fairen Deal abzuschließen.
So einfach es klingt: Tatsächlich wird dieser Idealstandard im Geschäftsreisemanagement nur selten erreicht.
In Wirklichkeit ist der Prozess oft mit einer Reihe von Herausforderungen verbunden. Das Erkennen dieser Herausforderungen kann jedoch der erste Schritt zur Lösung des Problems sein, bevor Ihre Geschäftsreisepläne zu einem potenziellen Albtraum werden.
7 Probleme, die Ihr Geschäftsreisemanagement ruinieren können
Mikromanagement war lange Zeit ein wesentlicher Bestandteil des Geschäftsreisemanagements.
Der Hauptgrund dafür ist, dass Geschäftsreisen für Unternehmen schon immer einen hohen Kostenfaktor darstellten. Gleichzeitig bieten sie einen hohen Return on Investment (ROI), der ihre Notwendigkeit rechtfertigt.
Laut einem Bericht über Firmentourismus von Oxford WirtschaftswissenschaftenJeder Dollar, den Unternehmen für Geschäftsreisen ausgeben, garantiert einen Umsatzerlös von 12,50 USD.
Die Pandemie löste jedoch in der Branche einen enormen Wandel hin zu mehr Transparenz und verstärkten Compliance-Maßnahmen aus. Die Zahl der Geschäftsreisen wurde deutlich reduziert, was für viele Unternehmen gravierende Auswirkungen auf das Geschäft hatte.
Dies hat dazu geführt, dass die wichtigsten Probleme, die das Geschäftsreisemanagement Ihres Unternehmens beeinträchtigen können, neu bewertet werden müssen. Hier haben wir 7 der häufigsten Probleme zusammengestellt, die Ihrem Geschäftsreisesektor ernsthaften Schaden zufügen können.
Nun legen wir direkt los!
1. Überwachung übermäßiger Reisemanagementanfragen
Sofern Sie nicht über einen eigenen Geschäftsreisemanager verfügen, kann die Überwachung einer langen Reihe von Reiseanfragen eine schwierige Aufgabe sein, die Sie in Ihren normalen Zeitplan nicht integrieren können.
Da diese Aufgabe die Grundlage für die Abwicklung Ihrer Geschäftsreisen ist, können Sie sie nicht endlos aufschieben. Ein kontinuierlicher Strom von Anfragen kann jedoch leicht viel Zeit und Ressourcen in Anspruch nehmen, die anderen Bereichen Ihres Unternehmens fehlen.
Darüber hinaus können Verfahrensfehler bei der Beantragung von Reiseanträgen für die Person, die für die Überwachung dieser Anträge verantwortlich ist, Kopfschmerzen verursachen. Das Einreichen der Anträge und deren Weiterleitung gemäß Protokoll werden zu zusätzlichen Aufgaben des Reisemanagers.
Für Startups wird jede Herausforderung noch größer, denn im Grunde lernen Sie noch immer im Job. Ohne entsprechende Erfahrung kann die Überwachung übermäßiger Reiseanträge zu einer schrecklichen Aufgabe werden. Glücklicherweise können Sie sich auf Branchenexperten verlassen, die Sie aus solchen Situationen retten.
Das Geschäftsreisemanagement von Travelperk Leitfäden sind eine hervorragende Ressource, um die Kernprozesse bei der Planung von Geschäftsreisen zu verstehen.
Wenn Sie Ressourcen zur Behebung dieses Problems auswählen, verlassen Sie sich nur auf Experten mit Erfahrung auf diesem Gebiet. Je ausführlicher die Anleitung ist, desto wertvoller ist sie außerdem bei der Erklärung und Behandlung des Problems in der Praxis.
2. Multi-Channel-Kommunikation managen
Als ob die Überwachung einer Überfülle an Anfragen nicht schon Herausforderung genug wäre, müssen Sie sich auch mit einem Omnichannel-Kommunikationsstrom auseinandersetzen. Heutzutage nutzt jedes Unternehmen mehrere Kommunikationskanäle, um für seine Teams und Kunden jederzeit erreichbar zu sein.
Dies kann jedoch den Stress Ihrer Reisemanagementstrategie erhöhen. Stellen Sie sich vor, ein Mitarbeiter stellt einen Reiseantrag per E-Mail, während ein anderer Mitarbeiter die Messaging-App Slack verwendet und ein dritter den WhatsApp Messenger nutzt, um Ihnen die Anträge zu senden.
Während jeder von ihnen lediglich die Initiative ergreifen muss, um mit Ihnen Kontakt aufzunehmen, müssen Sie sich als Kontaktperson damit befassen, alle Plattformen zu überprüfen, um die Liste der Anfragen zu katalogisieren.
Es passiert jedoch leicht, dass man im Arbeitsalltag versäumt, einige Plattformen zu prüfen. Das bedeutet, dass man wichtige Reiseanfragen nicht katalogisiert, was möglicherweise zu Verlusten führen kann.
Wenn das Geschäftsreisemanagement lediglich Teil Ihres Tagesablaufs ist, wird der ständige Stress durch die Aufrechterhaltung der Online- und persönlichen Kommunikation für Reiseanträge störend sein. Es wird Ihre Produktivität beeinträchtigen und Ihren normalen Arbeitsablauf erheblich stören.
3. Verfolgung von Anforderungsberechtigungen
Obwohl die Flut an Anfragen eine Herausforderung darstellt, wird die Bewältigung dieses Aspekts des Prozesses allein Ihrer Strategie für das Geschäftsreisemanagement keinen Abbruch tun. Sie müssen jede einzelne Anfrage zur Genehmigung durch autorisierte Stellen im Unternehmen prüfen.
Die Reisepläne können erst dann verwirklicht werden, wenn die Mittel für den Prozess bereitgestellt werden. Allerdings kann nur die Geschäftsleitung die Mittel bewilligen. Die Behörde teilt die Last der Entscheidungsfindung mit dem Reisemanager, dieser hat jedoch nicht genügend Zeit, die Anträge zu sichten und nach Priorität aufzulisten.
Wenn man bedenkt, dass jede Anfrage zu unterschiedlichen Zeiten eingehen kann, kann der Vergleich der Anfragen miteinander zur Bestimmung des Prioritätsfaktors für jede Anfrage zeitaufwändig und oft verwirrend sein.
Wenn Sie jedoch dafür verantwortlich sind, dass die Anfragen vom CEO des Unternehmens unterzeichnet werden, können Sie sich nicht den Luxus leisten, über die Herausforderung der Sortierung der Anfragen zu meckern. Identifizieren Sie einfach das Problem und richten Sie ein System ein, mit dem Sie die Nachverfolgung direkt an der Quelle effektiver verwalten können.
4. Überwachung von Reiseinvestitionen
Zweifellos ist das Geschäftsreisemanagement ein Teil der wichtigsten Leistungsindikatoren (KPIs) Ihres Unternehmens. Wenn Sie Ihre Reisekosten nachverfolgen möchten, müssen Sie sie mit dem durch die Reisepläne erzielten ROI vergleichen. Bestimmte Reisepläne müssen für einen maximalen ROI häufig wiederholt werden.
Einige Reisepläne sind jedoch im Grunde eine Alternative zum Sammeln von Informationen und zur Vorstellung der Marke bei Ihren Kunden. In diesen Fällen müssen Sie die KPIs überwachen, um den Vorteil einer Wiederholung dieses bestimmten Plans für bessere Erträge zu bewerten.
Visuelle Übersicht von Geckoboard Die Auswertung der KPIs Ihres Unternehmens kann die Auswertungszeit verkürzen, wenn Sie zwischen mehreren Reiseanträgen entscheiden müssen. Sie können die Leistung des Plans einfach überwachen und entscheiden, ob es sich für Sie lohnt, einen Teil Ihres Reisebudgets in die Umsetzung zu investieren.
5. Reisekosten senken
Wenn Sie Ihre Geschäftsreisekosten senken, erhöhen Sie möglicherweise den Umsatz für alle Reisepläne. Das ist ein Kinderspiel. Allerdings ist es leichter gesagt als getan.
Die meisten Unternehmen übersehen bei der Vorbereitung von Reiseplänen den Nutzen der Suche nach günstigen Angeboten. Die Buchung von Business-Class-Transporten und Hotelzimmern in letzter Minute kann leicht zu überhöhten Reisekosten führen. Dies wird direkt die Gewinnspanne schmälern, die Sie von Ihrer Reisestrategie erwarten.
Verzichten Sie nicht auf gute Reiseangebote, nur weil Sie für Ihr Unternehmen buchen, weil es bequem ist. Startups sollten ihre Geschäftsreisepläne mit der gleichen Sorgfalt angehen, die Sie bei der Suche nach günstigen Angeboten für Ihren Privaturlaub an den Tag legen.
6. Reisebuchungen für Mitarbeiter verwalten
Wenn Sie kein spezielles Geschäftsreisemanagement haben, kann die bloße Arbeit, mehrere Reiserouten zu buchen, anspruchsvoll und unrealistisch werden. Um diesen Aufwand zu reduzieren, wechseln kleine Unternehmen häufig zur Selbstbuchung durch die Mitarbeiter.
Im Idealfall sollte dies die Belastung des Managements verringern; es kann aber auch die Reisekosten erhöhen. Sie müssen ein System einrichten, um die Einhaltung der Unternehmensregeln durch die Mitarbeiter zu überwachen, wenn diese ihre eigene Geschäftsreise buchen.
Ein spezielles Genehmigungssystem hilft Ihnen, Reiseplan und Ausgaben auf mehreren Ebenen zu überprüfen. So können Sie Kosten und Compliance realistischer verwalten.
7. Flexibilität bewahren
Auch wenn die Einhaltung von Regeln notwendig ist, sollten Sie darauf achten, dass die Strenge nicht so streng ist, dass Ihre Mitarbeiter sich erdrückend fühlen.
Startups, die bei Geschäftsreisen sparen, hinterlassen bei ihren derzeitigen Mitarbeitern einen negativen Eindruck. Wenn sich das auf dem Markt herumspricht, kann sich dies auch negativ auf ihr Einstellungspotenzial bei zukünftigen Mitarbeitern auswirken.
Geschäftsreisen wirken sich sowohl auf die Mitarbeiter als auch auf die Kunden positiv aus.
Mitarbeiter freuen sich über Reisemöglichkeiten und Unternehmen bieten diese oft gern an, solange sich dies positiv auf das Geschäft auswirkt.
Sie müssen jedoch ein breites Angebot an Reiseressourcen vorhalten, um Ihren Mitarbeitern bei der Buchung einer Reiseroute mehr Auswahlmöglichkeiten zu bieten. Stellen Sie sicher, dass Sie eine große Auswahl an Reiserouten, Anbietern und Lieferanten haben, damit Ihre Mitarbeiter eine Auswahl haben.
Dies ist insbesondere dann praktisch, wenn Sie überraschend eine Firmenreise buchen müssen und in Ihren regulären Transportmitteln oder Hotels keine Tickets mehr bekommen.
Darüber hinaus haben Sie durch die große Auswahl an Ressourcen den Vorteil, dass Sie Preise vergleichen und Mengenrabatte auf wettbewerbsfähige Angebote nutzen können.
Abschluss
Das Geschäftsreisemanagement ist ein wesentlicher Bestandteil eines Unternehmens. Sie müssen den Bedarf an dedizierten Ressourcen ermitteln, um die administrative Seite der Reisebuchung abzuwickeln.
Wenn der Reiseprozess kompliziert ist, finden Mitarbeiter Workarounds, um die Reisebuchung auf möglichst unkomplizierte Weise abzuwickeln. Dies ist möglicherweise nicht die einfachste Lösung für Ihr Budget oder die beste Lösung zur Einhaltung von Vorschriften.
Sie benötigen eigenständige Reisemanagementprozesse mit integrierten Protokollen, sodass die Mitarbeiter nicht die Regeln interpretieren müssen. Entwickeln Sie einfach ein System, das die oben genannten Probleme von Anfang an berücksichtigt und bewältigt.
