Wenn sie richtig durchgeführt werden, können Besprechungen die Arbeit aller Beteiligten erleichtern – schon ein 5-minütiges Gespräch kann Zeit und Geld sparen. Aber meistens füllen sie Ihren Terminkalender und erscheinen wie Zeitverschwendung.
Zeitverschwendung, Geldverschwendung
62 Der durchschnittliche Mitarbeiter nimmt jeden Monat an Besprechungen teil. ½ dieser Treffen werden als Zeitverschwendung angesehen. 31 Jeden Monat werden Stunden in unproduktiven Meetings verbracht. Allein in den USA 37 Milliarden Dollar geht jedes Jahr aufgrund unproduktiver Meetings verloren.
Hier sind 9 einfache Maßnahmen, um die Kontrolle über Ihren Kalender zurückzugewinnen, indem Sie Ihre Meetings effektiver gestalten.
1. Legen Sie im Voraus eine klare Tagesordnung fest
Es ist immer hilfreich, wenn die Leute gut vorbereitet zu einem Meeting erscheinen. Durch die rechtzeitige Verteilung einer klaren Tagesordnung können sich die Teilnehmer darauf vorbereiten, was zu konzentrierten und produktiven Meetings führt.
2. Bestimmen Sie einen Meetingleiter
Wählen Sie einen Meetingleiter, der sich bei der Vorbereitung des Meetings wohl fühlt und dafür sorgt, dass das Meeting auf Kurs bleibt. Wählen Sie jemanden, dem das Team vertraut und den es respektiert.
3. Versuchen Sie, ohne Geräte auszukommen
Zwischen E-Mails, Telefonanrufen und Benachrichtigungen gibt es während des Arbeitstages viele Dinge, die Ihre Aufmerksamkeit fordern. Versuchen Sie, wenn möglich, während Besprechungen auf Geräte zu verzichten, um Ablenkungen zu vermeiden.
4. Beschränken Sie die Teilnehmerzahl auf 4-7 Personen
Zu viele Köche verderben den Brei, und zu viele Leute sorgen für ineffektive Meetings. Es mag etwas Fingerspitzengefühl erfordern, aber laden Sie nur diejenigen ein, die einen wichtigen Beitrag leisten können, unabhängig von der bisherigen Teilnahme oder den Erwartungen.
5. Probieren Sie den Ansatz der Schweizer Züge
Wenn Ihr Team Probleme hat, pünktlich zu erscheinen, versuchen Sie, ganz konkrete Zeiten und Dauern für Meetings festzulegen, als ob es sich um abfahrende Züge handeln würde, z. B. 9:23 Uhr bis 9:44 Uhr. So genau zu sein, macht Ihre Teilnehmer neugierig und achtet sehr auf Anfangs- und Endzeiten – und verhindert so jegliches Hin und Her.
6. Speichern Sie Updates für E-Mails
Abgesehen davon, dass Sie Zeit verschwenden, erschöpft das Ansetzen eines Meetings nach dem anderen letztlich die „Führungsressourcen“ Ihres Teams – im Wesentlichen den Treibstoff im Tank für scharfes Denken und gutes Urteilsvermögen. Wenn Updates per E-Mail erfolgen können, vermeiden Sie Meetings.
7. Gehen Sie nach draußen
Ein formelles Treffen ist schön und gut, aber wenn kein Papierkram anfällt, warum dann nicht ein Gespräch im Freien führen? Alternativ können Sie auch Einzelgespräche in einem Café in Ihrer Nähe führen, wo Sie sich in entspannter, angenehmer Atmosphäre unterhalten können.
8. Halten Sie Meetings so kurz wie möglich
Bei kürzeren Meetings konzentrieren sich die Leute mehr – sie arbeiten schneller und halten den Smalltalk aufgrund der Zeitbeschränkungen auf ein Minimum. Studien zeigen, dass die Leute aufhören, Fragen zu stellen und sich darauf konzentrieren, Dinge zu erledigen. Daher sollten Meetings im Idealfall nicht länger als eine Stunde dauern.
9. Nutzen Sie die letzten 10 Minuten des Meetings zur Zusammenfassung
Um voranzukommen, stellen Sie sicher, dass alle an Bord sind und ihre eigenen Aktionspunkte verstehen und wissen, wann und wie sie reagieren sollen.
Zusammenarbeit ist das Rückgrat eines erfolgreichen Unternehmens. Befolgen Sie diese Schritte, um sicherzustellen, dass bei Ihren Meetings die Zeit aller Teilnehmer – auch Ihre eigene – effektiv genutzt wird.
