Aufgabenmanagement vs. Projektmanagement [3 Main Differences]

Wichtige Erkenntnisse: Aufgabenmanagement vs. Projektmanagement

Bei der Suche nach der richtigen Projektmanagement-Software für Sie und Ihr Unternehmen kann es leicht passieren, dass Sie Aufgabenmanagement und Projektmanagement verwechseln und so am Ende das falsche Programm für Ihre Anforderungen wählen.

Der Unterschied kann jedoch dennoch geringfügig sein. Daher haben unsere Projektmanagementexperten diesen Vergleich zwischen den beiden Konzepten zusammengestellt, um Ihnen bei der Priorisierung Ihrer Anforderungen zu helfen.

Der Unterschied zwischen beiden beim Aufgabenmanagement ist nicht weltbewegend, und viele der besten Projektmanagement-Tools können das Aufgabenmanagement problemlos bewältigen. Der umgekehrte Weg kann jedoch ein Problem darstellen, also schauen wir uns einmal an, wo die Unterschiede liegen.

Bitte beachten Sie, dass wir uns bei diesem Thema auf den Softwareaspekt konzentrieren. Im täglichen Gebrauch können die Begriffe abweichen. Wir haben auch einen vollständigen Projektmanagement-Leitfaden, den Sie lesen können.

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Was ist Aufgabenmanagement?

Aufgabenmanagement bedeutet, Dinge, die erledigt werden müssen, in Listen, auf Tafeln und dergleichen zu priorisieren. Eine Einkaufsliste ist ein gutes Beispiel: Jeder Eintrag auf der Liste – Eier, Milch, Brot – ist eine Aufgabe und Sie streichen sie nach und nach von Ihrer Liste.

Es gibt kein übergreifendes Thema, keine Frist und keinen Zweck: Sie gehen in den Laden und arbeiten sich durch ihn, bis Ihre Liste fertig ist. Das Beste, was Sie zur Optimierung tun können, ist, Ihre Einträge in der Reihenfolge anzuordnen, in der Sie durch den Laden gehen (sind wir die Einzigen, die das tun?).

Viele Freiberufler oder kleine Unternehmen verwenden diesen Ansatz und er funktioniert prima. Jeden Tag erstellen Sie eine Liste der Dinge, die erledigt werden müssen und gehen sie durch, bis es Zeit ist, Feierabend zu machen.

Es gibt viele Programme, die diesen Bedarf decken, wie Todoist und Any.do, oder Sie können auch einfach eine kostenlose App wie Google Tasks verwenden, die Teil jedes Gmail-Abonnements ist. Sie können unseren Leitfaden zur Verwendung der Projektmanagement-Tools von Google zur Planung Ihrer Aufgaben lesen.

Eine Einkaufsliste ist Aufgabenverwaltung in ihrer einfachsten Form.

Was ist Projektmanagement?

Projektmanagement ist eine Stufe über dem Aufgabenmanagement. Anstatt nur die Aufgaben für eine Woche, einen Tag oder sogar einen Teil eines Tages zu betrachten, betrachten Sie das übergeordnete Ziel dessen, was getan werden muss. Von dort aus koordinieren Sie Aufgaben und die ihnen zugewiesenen Teammitglieder, damit Sie Ihr Ziel auf die effizienteste Weise erreichen können.

Anders als beim Lebensmitteleinkauf – insbesondere wenn mehrere Personen an einem Projekt arbeiten – muss eine Aufgabe oft abgeschlossen sein, bevor die nächste begonnen werden kann. Um die Sache noch komplizierter zu machen, wird die nächste Phase einer Aufgabe manchmal von einer anderen Person ausgeführt als die erste. Wenn Sie versuchen würden, diese zusätzlichen Ebenen in einer listenbasierten App unterzubringen, würde das Ganze schnell den Bach runtergehen.

Projektmanagement-Software kann zwar auf Listen basieren (Favoriten wie monday.com und Asana beispielsweise), bietet aber durch die Verwendung bestimmter Tools viel mehr Übersicht. Diese können so einfach sein, dass Sie in einer Liste viel mehr Elemente zulassen, aber normalerweise können Sie Listenelemente in Tafeln und Diagramme exportieren, sodass Sie sehen, wie sie im Verhältnis zu anderen Aufgaben stehen.

Kanban-Boards

Eines der besten Beispiele ist ein Kanban-Board, das in Japan entwickelt wurde und mit dem Sie Aufgaben – dargestellt durch Karten – durch Spalten verschieben können, die Phasen im Projektprozess darstellen können. Es ist eine elegante und effiziente Möglichkeit, den Überblick zu behalten, und wir hier bei Cloudwards sind große Fans von Boards.

Ein Kanban-Board ist eine sehr klare und übersichtliche Möglichkeit, Aufgaben zu verfolgen.

Gantt-Diagramme

Wenn Sie jedoch eine große Anzahl zusammengehöriger Aufgaben im Auge behalten müssen, sind Boards nicht besonders hilfreich. Ein gutes Beispiel hierfür ist die Logistik oder Fertigung, wo Aufgabe B erst beginnen kann, wenn Aufgabe A abgeschlossen ist.

Solche Arbeitsabläufe lassen sich gut mithilfe eines Gantt-Diagramms visualisieren. Mit diesem können Sie sogenannte Abhängigkeiten zwischen Aufgaben festlegen und so den erforderlichen Zeitaufwand erkennen, bevor Sie mit einer wichtigen Aufgabe beginnen können.

Die obige Kaskade zeigt Ihnen sehr deutlich, was zu tun ist
bevor Sie mit der nächsten Phase einer Aufgabe fortfahren.

Weitere Tools, die Projektmanagement-Software bietet, die Aufgabenmanagement-Software jedoch nicht bietet, sind erweiterte Berichterstellung, Arbeitslastmanagement, Zeitpläne und eine Vielzahl anderer Funktionen, mit denen Projektmanager planen können, was zu tun ist, sogar Monate im Voraus. Das ist ein himmelweiter Unterschied.

3 Hauptunterschiede zwischen Projektmanagement und Aufgabenmanagement

Der Hauptunterschied zwischen Projektmanagement und Aufgabenmanagement besteht darin, dass sich das Aufgabenmanagement auf die Organisation einzelner Aufgaben konzentriert, während sich das Projektmanagement auf die Überwachung des gesamten Projektlebenszyklus bezieht.

Wir können uns Aufgabenmanagement auch wie das Führen einer To-Do-Liste vorstellen, während Projektmanagement die Koordination von Teamaktivitäten und die Überwachung aller Aspekte eines Projekts umfasst, um sicherzustellen, dass alles reibungslos läuft. Schauen wir uns die drei wichtigsten Unterschiede an.

Diese Unterschiede zwischen Projektmanagement und Aufgabenmanagement zeigen sich auch in der Praxis. Generell ist Aufgabenmanagement-Software viel leichter und einfacher zu verwenden. Daher sind auch die Abonnements günstiger.

Projektmanagement-Tools sind im Allgemeinen komplizierter, mit mehr Schnickschnack ausgestattet und auch etwas teurer. Ein Freiberufler, der ein Projektmanagement-Tool verwendet, erhält möglicherweise viel mehr Funktionen als er benötigt und das zu einem überhöhten Preis, während ein Manager in einem großen Unternehmen, der einen Task-Manager verwendet, möglicherweise ein billiges Programm erhält, das ihm das Leben nur schwerer macht.

Um die Dinge für unsere hypothetischen Beispiele und für alle anderen, die mit der Unterscheidung zwischen Aufgabe und Projekt bzw. Projekt und Aufgabe Schwierigkeiten haben, etwas einfacher zu machen, haben wir einige unserer Lieblingsbeispiele für beide Arten von Software aufgelistet.

Beste Aufgabenverwaltungssoftware

Eine solide Aufgabenverwaltungs-App bietet eine benutzerfreundliche Liste und verschiedene Möglichkeiten, diese zu sortieren. Zusätzliche Funktionen wie Kalender und vielleicht sogar Boards werden nur für diejenigen hinzugefügt, die sie benötigen. Unsere Lieblingsbeispiele sind TickTick und Todoist, aber sehen Sie sich diese Liste mit Wunderlist-Alternativen für weitere Vorschläge an.

TickTick

TickTick kombiniert eine einfache Benutzeroberfläche mit einigen tollen Funktionen.

Weitere Details zu TickTick:

Von allen Aufgabenverwaltungs-Apps, die wir getestet haben (sehen Sie sich beispielsweise unseren Test von Any.do an), gefällt uns TickTick am besten, da es vielseitig einsetzbar ist und ein paar mehr Funktionen bietet als die meisten seiner Konkurrenten. Unsere Favoriten sind die Kanban-Ansicht und der interaktive Kalender, aber es gibt noch viel mehr, wie Sie in unserem vollständigen TickTick-Test nachlesen können.

Während die meisten Gelegenheitsnutzer sie wahrscheinlich nicht benötigen, machen Funktionen wie diese TickTick zu einer großartigen Wahl für Freiberufler und alle anderen, die eine solide Aufgabenverwaltungs-App benötigen, um den Überblick über ihre Aufgaben zu behalten (für erweiterte Optionen sehen Sie sich jedoch die beste Projektmanagement-Software für Freiberufler an).

Auch der Preis ist wirklich gut: die Kostenloser Plan von TickTick sollte für die meisten Gelegenheitsnutzer mehr als ausreichend sein, und das Upgrade kostet nur 27,99 $ pro Jahr. Wir empfehlen das Upgrade für die meisten Profis, da es den Kalender und ein paar andere praktische Extras hinzufügt, die Sie möglicherweise benötigen.

Todoist

Die Benutzeroberfläche von Todoist ist etwas karg, aber es ist eine solide App.

Weitere Details zu Todoist:

Unser zweiter Favorit ist Todoist, das, wie Sie in unserem vollständigen Todoist-Testbericht lesen können, versucht, mehr als nur eine Liste zu sein. Dies gelingt ihm bewundernswert, fast so gut wie TickTick, aber sein integrierter Kalender ist etwas unzureichend, weshalb wir TickTick bevorzugen. Dennoch gibt es an Todoist viel zu mögen, und sein Kanban-Board ist etwas besser.

Auch die grundlegenden Funktionen werden gut erfüllt (lesen Sie unseren Microsoft To Do-Testbericht für einen Anbieter, der dies nicht tut). Das Zusammenstellen einer Liste ist wirklich einfach und Sie können dank mehrerer Filter, die es Ihnen ermöglichen, nach Tagen, Wochen oder längerfristig vorzugehen, ziemlich gut in die Zukunft planen. Es gibt jedoch keinen eigentlichen Kalender, es sei denn, Sie integrieren ihn in Google Kalender.

Auch preislich ist Todoist eine gute Wahl: die Kostenloser Todoist-Plan ist ideal für Leute, die eine einfache App benötigen, um ein paar Listen im Auge zu behalten, während das Upgrade – das 36 $ pro Jahr kostet – Ihnen die erweiterten Funktionen bietet. Es gibt auch eine Option für Teams, die Todoist verwenden möchten, die bei 60 $ pro Jahr und Teammitglied beginnt.

Beste Projektmanagement-Apps

Wenn Sie mehr als nur eine Liste benötigen, sind die oben genannten Apps für Sie einfach nicht gut genug. Wir sind zwar sicher, dass es möglich ist, ein Team mit mehreren Personen und mehreren Projekten nur mit einer Liste zu leiten, aber wir haben das Gefühl, dass dies viel stressiger als nötig sein wird. In diesen Fällen sind Sie wahrscheinlich mit einer richtigen Projektmanagement-Software am besten bedient, wobei monday.com unser Favorit ist.

www.monday.com

Bei monday.com steht der Überblick im Vordergrund.

Weitere Details zu monday.com:

Unsere Lieblingssoftware für Projektmanagement ist monday.com. Sie hat mehrere unserer Auszeichnungen gewonnen, darunter „Bestes Projektmanagement für kleine Unternehmen“ und „Beste Software für Bauprojektmanagement“, hauptsächlich weil sie sehr benutzerfreundlich ist und gleichzeitig jede Menge Funktionen bietet, die perfekt für KMUs sind. Für Freiberufler ist sie nicht die beste, aber jedes Unternehmen mit mehr als zwei oder drei Mitarbeitern sollte sie sich einmal ansehen.

Wie du in unserem monday.com-Testbericht nachlesen kannst, ist die Liste das Herzstück des Programms. Im Gegensatz zu den Listen aus unseren Aufgabenmanagement-Apps kannst du darin allerdings viel mehr tun, als nur Aufgaben zu ranken. Du kannst zum Beispiel alle möglichen Sortierkriterien hinzufügen, verschiedene Teammitglieder einbeziehen oder sogar Prioritäten zuweisen.

Wenn Sie das alles erledigt haben, können Sie Ihre Aufgaben in allen möglichen verschiedenen Einstellungen anzeigen, z. B. in einer Kanban-Tafel, einem Kalender oder einer Zeitleistenansicht (es ist die beste Zeitleisten-Projektmanagementsoftware). Es ist eine großartige Möglichkeit, den Überblick über große und kleine Projekte zu behalten, und wir empfehlen Ihnen, es auszuprobieren. Weitere Informationen zu den Plänen finden Sie in unserem Artikel zu den Preisen von monday.com. Alle Pläne beinhalten eine 14-tägige Testversion.

Asana

Eine der Attraktionen von Asana ist seine farbenfrohe Benutzeroberfläche.

Weitere Details zu Asana:

Unser zweitliebstes Projektmanagement-Tool ist Asana. Es ist eine solide Wahl und wäre eine großartige Möglichkeit, von einer einfacheren App wie Todoist zu einem vollwertigen Projektmanagement-Tool zu wechseln (lesen Sie den Vergleich zwischen Asana und Todoist). Es ist für die ersten 15 Benutzer kostenlos, was sehr großzügig ist, und das ist einer der Gründe, warum wir es zur besten kostenlosen Projektmanagement-Lösung gekürt haben.

Wie Sie in unserem Asana-Testbericht lesen können, bietet es eine tolle, farbenfrohe Benutzeroberfläche, bei der, ähnlich wie bei monday.com, die Liste die Hauptansicht ist. Ähnlich wie dieser Konkurrent bietet es auch eine große Anzahl verschiedener Ansichten und übertrifft diese sogar in der höchsten kostenpflichtigen Stufe. Im Gegensatz zu den meisten anderen Programmen, die wir in diesem Artikel besprochen haben, kann Asana bis hin zu großen Unternehmen skaliert werden.

Allerdings hat dies auch seinen Preis: Selbst das günstigste Upgrade, das für die meisten kleinen Unternehmen mehr als ausreichend sein sollte, kostet 10,99 USD pro Benutzer und Monat. Höhere Tarife mit noch erweiterten Funktionen beginnen bei 24,99 USD pro Monat, also ist dies definitiv keine Entscheidung, die Sie leichtfertig treffen sollten. Glücklicherweise haben alle kostenpflichtigen Pläne neben der hervorragenden kostenlosen Version eine 30-tägige Testversion.

Abschließende Gedanken

Der Unterschied zwischen Projektmanagement und Aufgabenmanagement (und auch zwischen Aufgabe und Projekt) ist gering, aber die Wahl der richtigen Software kann Ihnen das Leben erheblich erleichtern. Generell gilt: Solange Ihr Unternehmen klein ist und nur wenige Teammitglieder hat, reicht eine Aufgabenmanagement-App oder eine To-Do-Liste aus.

Wenn die Dinge jedoch komplizierter werden, sollten Sie nach umfassenderen Optionen wie monday.com oder Asana suchen. Diese helfen Ihnen, die Dinge zu organisieren, ohne sich mit den Kopfschmerzen einer App mit eingeschränkter Funktionalität herumschlagen zu müssen.

Was denken Sie über Aufgaben- und Projektmanagement? Haben Sie App-Empfehlungen? Lassen Sie es uns in den Kommentaren unten wissen und wie immer vielen Dank fürs Lesen.

Häufig gestellte Fragen