Beste Dokumentenmanagement-Software: Home & Work 2024

Wichtige Erkenntnisse: Die besten Softwaredienste für Dokumentenmanagement

Wir leben in einer digitalen Welt, in der das Teilen und Hosten von Dokumenten online zur Norm geworden ist. Die Verwaltung und Organisation dieser Dokumente ist jedoch sehr aufwändig, insbesondere wenn es sich um Tausende von Dateien handelt. Mit der besten Dokumentenverwaltungssoftware (DMS) können Sie die Dokumentensortierung optimieren. Auf diese Weise können Sie mehr Zeit für Ihr Kerngeschäft aufwenden.

Dokumentenmanagementsoftware lässt sich in verschiedene Kategorien einteilen, beispielsweise Dokumentenmanagementsysteme, Dokumentenbildgebungssysteme, Qualitätsmanagementsoftware und Workflow-Managementsysteme. Lesen Sie weiter, um mehr über die beste Dokumentenmanagementsoftware zur Optimierung von Geschäftsprozessen zu erfahren.

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Wahl der Redaktion von Cloudwards: Egnyte

So wählen Sie die beste Software zur Dokumentenverwaltung aus

Es gibt viele Dokumentenmanagementsysteme. Je nach Bedarf können Sie sich für einfache oder unternehmensweite Lösungen entscheiden. Dies sind einige Dinge, die Sie bei der Auswahl der besten Dokumentenmanagementsoftware berücksichtigen sollten.

Preise

Die Abonnementgebühr für Dokumentenmanagement-Software variiert von Anbieter zu Anbieter. Diese Produkte sind in der Regel für Unternehmen konzipiert und können kostenlos sein oder eine einmalige, monatliche oder jährliche Gebühr kosten. Je nach Anbieter und Funktionen können Sie mit monatlichen Kosten zwischen 5 und mehreren hundert Dollar für Dokumentenmanagement-Software rechnen.

Mobile Unterstützung

Einige der besten Dokumentenmanagement-Softwares verfügen über herunterladbare Android- und iOS-Apps, auf die Sie auch unterwegs zugreifen können. Wenn mobile Apps fehlen, sollte das DMS für mobile Geräte optimiert sein. Eine solche Funktion kann für Personen nützlich sein, die ihren Arbeitscomputer nicht mit sich herumtragen, sondern ihre mobilen Geräte zum Zugriff auf, zur Verwaltung und Bearbeitung von Dokumenten verwenden möchten.

Funktionen für die Zusammenarbeit

Das Wesentliche einer Dokumentenmanagement-Software ist, dass Sie Dateien einfach speichern, abrufen und darauf zugreifen können. Ein Dokumentenmanagement-System sollte seinen Benutzern die gleichzeitige Bearbeitung von Dokumenten ermöglichen. Alle Änderungen sollten außerdem sofort für alle Mitarbeiter sichtbar sein.

Darüber hinaus sollte die ideale Dokumentenverwaltungssoftware über eine Dateiversionierung verfügen, um alle im Laufe der Zeit am Dokument vorgenommenen Änderungen nachverfolgen zu können. Eine granulare Zugriffskontrolle ist ebenfalls wichtig, um sicherzustellen, dass die richtigen Personen die Berechtigung zum Zugriff auf vertrauliche Dokumente haben.

Integrationen

Eine typische Organisation kann bis zu drei (oder mehr) Tools für verschiedene Zwecke haben. Das ideale DMS sollte sich nahtlos in die Tools von Drittanbietern integrieren lassen, die Sie in Ihrer Organisation verwenden. Berücksichtigen Sie die Tools, die Ihre Organisation verwendet, bevor Sie ein Dokumentenmanagementsystem auswählen. Wenn Sie beispielsweise Microsoft 365 verwenden, ist ein Produkt wie Microsoft SharePoint eine gute Wahl.

Gerätekompatibilität

Das ideale Dokumentenmanagementsystem sollte mit Ihren vorhandenen Systemen kompatibel sein. Führen Sie zunächst eine Prüfung der Dateisysteme und Geräte Ihres Unternehmens durch, um festzustellen, was das DMS unterstützt.

Überprüfen Sie Browserkompatibilität, Betriebssysteme und API-Unterstützung im Hinblick auf die Funktionen des DMS. Sie sollten beispielsweise bestätigen, ob Sie mit den Mobilgeräten und Betriebssystemen Ihres Unternehmens auf das DMS zugreifen können. Überprüfen Sie auch Ihren Browser, da einige möglicherweise veraltet oder mit der Ziel-Dokumentenverwaltungssoftware inkompatibel sind.

Die 10 besten Dokumentenmanagement-Software

Die Auswahl der besten Dokumentenmanagement-Software kann schwierig sein, da sie mit unterschiedlichen Funktionen, Technologien und Preismodellen ausgestattet sind. Dies sind einige unserer Top-Empfehlungen basierend auf Funktionen, Benutzerfreundlichkeit und Preis.

1. Egnyte – Beste Dokumentenmanagement-Software insgesamt

Egnyte bietet nahtloses Dokumentenmanagement und Zusammenarbeit.

Egnyte ist eine gute Wahl, wenn Sie nach einer Plattform suchen, die mehr bietet als Ihr normales Dokumentenmanagementsystem. Diese Plattform verfügt über eine nahtlose Benutzeroberfläche, mit der auch technisch nicht versierte Personen Dokumente verwalten können. Wir haben eine ausführliche Egnyte-Bewertung, wenn Sie mehr erfahren möchten.

Egnyte ist auf verschiedene Bedürfnisse zugeschnitten. Sie können Multi-Cloud-, Cloud-Only- oder Hybrid-Pläne abonnieren und es bietet Desktop-Co-Editing für Word-, PowerPoint- und Excel-Dateien. Über das Dashboard von Egnyte können Sie auch neue Dokumente erstellen, Bearbeitungsberechtigungen festlegen und diese freigeben.

Egnyte unterstützt viele Integrationen von Drittanbietern. Sie können es beispielsweise über das App Center mit Microsoft Office Online und Google Workspace verbinden. Mit diesen Integrationen können Sie Microsoft- und Google-Dateien bearbeiten und alle Änderungen in Ihrem Egnyte-Konto speichern. Sie können auch Kommunikationstools wie Slack und Projektmanagementtools wie Trello integrieren.

Spezifikationen:

2. Microsoft SharePoint – Beste Dokumentenverwaltungssoftware für Microsoft-Benutzer

Mit SharePoint können Sie eine nahtlose Integration mit Microsoft-Produkten und anderen Apps durchführen.

Microsoft SharePoint ist eine Dokumentenverwaltungssoftware zum Teilen und Verwalten von Inhalten, Anwendungen und Wissen. Mit dieser voll funktionsfähigen Lösung können Benutzer Dokumentbibliotheken erstellen, verwalten und innerhalb einer Organisation zusammenarbeiten.

Sie können eine Microsoft SharePoint-Teamsite erstellen, um mit verschiedenen Benutzern und Teams zusammenzuarbeiten. Die Plattform ermöglicht es Ihnen, Microsoft-Tools wie Excel und Word auf Ihrer Site zu verwenden und andere zum Bearbeiten, Anzeigen und Kommentieren dieser Dateien einzuladen. Es gibt auch eine „Notizbuch“-Funktion, mit der Sie während der Zusammenarbeit wichtige Aufgaben notieren können.

SharePoint ist eine Cloud-basierte Plattform und alle Ihre Dokumente sind auf OneDrive verfügbar. Sie können mehreren Benutzern mit unterschiedlichen Berechtigungen Zugriff auf Dateien gewähren. Weitere Informationen finden Sie in unserem ausführlichen SharePoint-Test und unserem OneDrive-Test.

Spezifikationen:

Planen:PreisLagerungMerkmale

SharePoint (Plan 1)	5 $ pro Benutzer und Monat, jährliche Abrechnung	1 TB pro Benutzer	1. Preis pro Benutzer 2. Sicheres Teilen 3. Gemeinsame Dateierstellung 4. Dateiversionierung 5. Zugangskontrolle
Microsoft 365 Business Standard	12,50 $ pro Benutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung	1 TB pro Benutzer	1. Mobile, Web- und Desktop-Apps* 2. E-Mail der Business-Klasse 3. Veranstalten Sie Webinare

*Outlook, Word, PowerPoint und Excel, enthält auch alles in SharePoint (Plan 1)

3. Clio – Beste Dokumentenmanagement-Software für Anwälte

Verwalten Sie Ihre Rechtsdokumente schnell mit Clio.

Clio ist eine Software zur Verwaltung juristischer Dokumente. Dieses DMS bietet verschiedene Lösungen für Zivilprozesse, Verwaltungsrecht, Seniorenrecht, Strafrecht, Nachlassplanungsrecht und vieles mehr. Die Plattform verfügt über eine Software zur Kundenaufnahme, mit der neue Kunden problemlos aufgenommen werden können.

Darüber hinaus bietet Clio verschiedene Lösungen zur Zeiterfassung und Abrechnung. Sie können beispielsweise die Zeit erfassen, die Sie mit Ihrem Kunden verbringen, und die Kosten, die Ihnen entstehen. Sie können sogar die Zeit erfassen, die Sie zum Senden und Beantworten von E-Mails benötigen. Darüber hinaus verfügt es über integrierte Online- und persönliche Zahlungslösungen, die Ihnen dabei helfen, bezahlt zu werden.

Allerdings bietet Clio möglicherweise nicht die beste Zusammenarbeit für juristische Dokumente. Dieser Dienst kann für große Kanzleien, die erweiterte Funktionen benötigen, auch teuer sein – lesen Sie unseren Leitfaden zum Cloud-Speicher für Anwälte, um mögliche Alternativen mit Dokumentenverwaltungsfunktionen zu finden. Obwohl es keinen kostenlosen Plan gibt, können Sie Clio mit der siebentägigen kostenlosen Testversion ausprobieren.

Spezifikationen:

Planen:PreisLagerungMerkmale

EasyStart	39 $ pro Benutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung	Unbegrenzt	1. Preis pro Benutzer 2. Online-Zahlungen 3. Zeiterfassung 4. Elektronische Signaturen
Grundausstattung	69 $ pro Benutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung	Unbegrenzt	1. Dokumentvorlagen 2. Textnachrichten 3. Gerichtskalenderregeln 4. Virtuelles Desktop-Laufwerk
Fortschrittlich	99 $ pro Benutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung	Unbegrenzt	1. Unbegrenzte Anzahl elektronischer Signaturen 2. Live-Onboarding-Schulung 3. Vorrangiger Live-Chat 4. E-Mail- und Telefon-Support
Vollständig	129 $ pro Benutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung	Unbegrenzt	1. Website-Builder 2. Lead- und Umsatz-Reporting 3. Automatisierte Kunden-E-Mails 4. Aufnahme-Workflows

Alle Pläne beinhalten die Funktionen des vorherigen Plans.

4. ONLYOFFICE DocSpace – Beste Software zur Verwaltung von Budgetdokumenten

Mit ONLYOFFICE DocSpace können Sie Ihre Dateien sicher bearbeiten und gemeinsam daran arbeiten.

ONLYOFFICE DocSpace ist eine sichere Software zum Bearbeiten von Dokumenten und zur Zusammenarbeit. Diese Plattform bietet lokale und Cloud-basierte Lösungen – Sie können sie auf Ihren Servern installieren oder in der Cloud verwenden. Es gibt einen kostenlosen Plan mit eingeschränkten Funktionen, oder Sie können aus kostenpflichtigen Optionen wie dem Business-Plan (in der Cloud gehostet) oder dem Enterprise-Plan (lokal gehostet) wählen.

DocSpace kann recht teuer werden, wenn Sie sich nicht für die Self-Hosting-Option entscheiden, aber dennoch einen höherwertigen Plan wünschen. Dieser Dienst ist möglicherweise nicht die beste Lösung, wenn Sie viele Anwendungen von Drittanbietern integrieren möchten. Es ist jedoch eine gute Wahl, wenn Sie Self-Hosting nutzen können und nach grundlegenden DMS-Funktionen suchen.

Spezifikationen:

Planen:PreisLagerungMerkmale

Startup Cloud	Frei	2 GB	1. Drei Administratoren 2. Dokumentenspeicherung 3. Dokumentenfreigabe
Business Cloud	15 $ pro Administrator und Monat	100 GB pro Administrator	1. Benutzerdefinierter Domänenname 2. Unbegrenzte Anzahl an Administratoren 3. Viele Integrationen
Unternehmen	6.550 USD pro Server und Lebensdauer	Unbegrenzt	1. Lokaler Speicher 2. Unbegrenzte Anzahl an Administratoren 3. Unbegrenzte Anzahl an Zimmern 4. Viele Integrationen

5. Alfresco – Beste Dokumentenmanagement-Software für große Unternehmen

Mit dem Alfresco DMS können Sie Ihre Unternehmensdokumente und -dateien verwalten.

Alfresco ist eine Cloud-native Computeroption, die Dokumentenmanagement- und Zusammenarbeitsdienste bietet. Die Plattform verfügt über eine intelligente Analysefunktion, die die erforderlichen Metadaten für die Berichterstellung extrahiert. Alfresco basiert auf offenen Standards und APIs und lässt sich problemlos in Google Docs und Microsoft 365 integrieren.

Mit den Alfresco Governance Services können Sie den Informationslebenszyklus in Ihrem Unternehmen automatisieren. Alfresco erstellt individuelle Pläne nach den Bedürfnissen des Einzelnen. Informationen zu den Preisen erhalten Sie beim Support.

Spezifikationen:

6. LedgerDocs – Beste Dokumentenmanagement-Software für Buchhalter

Mit LedgerDocs können Sie alle Ihre Buchhaltungsdateien problemlos verwalten.

LedgerDocs ist eine Datenverwaltungslösung für Buchhalter und Buchführer. Diese Cloud-basierte Software bietet Dokumentenspeicherung, Zusammenarbeit, Sicherheit und Automatisierung auf einer Plattform. Mit LedgerDocs können Sie private Dokumente erstellen und mit Teammitgliedern teilen, wobei Sie verschiedene Berechtigungsstufen zuweisen, Tags und Benachrichtigungen hinzufügen und Dokumente in Echtzeit bearbeiten können.

Dieses DMS lässt sich problemlos in Finanzanwendungen wie QuickBooks Online, Xero und ScanSnap integrieren. Mit der Funktion „Kontoauszug abrufen“ können Sie Kreditkarten und Kontoauszüge automatisch erfassen. Die Funktion „TaxDocs“ sammelt und organisiert Kundendokumente für die Ablage.

Spezifikationen:

7. Folderit – Beste Dokumentenmanagement-Software für den persönlichen Gebrauch

Folderit konzentriert sich auf Einfachheit und Organisation Ihrer persönlichen Dokumente.

Folderit ist ein Dokumentenmanagementsystem für den persönlichen und privaten Gebrauch. Diese Software lässt sich in Microsoft 365-Apps integrieren. Sie können beispielsweise eine Excel-Tabelle verwenden, um Ausgaben und Aufgaben auf Haushalts- oder persönlicher Ebene zu verfolgen. Die Plattform ermöglicht Ihnen auch die Automatisierung der Dokumentnummerierung basierend auf von Ihnen festgelegten Schemata.

Der mehrsprachige mobile OCR-Scanner von Folderit vereinfacht das Scannen und Digitalisieren von Dokumenten. Der Scanner kategorisiert das gescannte Dokument außerdem, um eine einfache Referenzierung und Filterung zu ermöglichen. Sie können sogar benutzerdefinierte Metadaten erstellen, um Beziehungen zwischen verschiedenen Dateien und Dokumenten zu definieren.

Spezifikationen:

Planen:PreisLagerungMerkmale

Mini	27 $ pro Monat zzgl. Steuern	150 GB	1. Preis pro Benutzer 2. Bis zu 5 Benutzer 3. Mehrere Dateiversionen 4. Mitarbeiter und Gruppen teilen
Medium	82 $ pro Monat zzgl. Steuern	500 GB	1. API 2. Bis zu 10 Benutzer 3. Dokumentnummerierung 4. Automatisierung der Kundenbindung
Schneider	Individuell ab 82 $ pro Monat zzgl. Steuern	Benutzerdefiniert ab 500 GB	1. Granulares Zugriffsmanagement 2. MS Entra-ID 3. Vorrangiger Support

Alle Pläne beinhalten die Funktionen des vorherigen Plans

8. FileCenter – Beste HR-Dokumentenmanagementsoftware

Bearbeiten und verwalten Sie alle Ihre PDF-Dateien auf FileCenter DMS.

FileCenter ist eine Dateiverwaltungssoftware, die einen zentralen Knotenpunkt für Bürodokumente bietet. Diese Plattform bietet keine monatlichen Abonnements, da eine einmalige Gebühr ab 97 USD pro Benutzer erhoben wird. Die Software ermöglicht es Ihnen, normale Windows-Verzeichnisse mithilfe von elektronischen Aktenschränken zu „überlagern“ und vorhandene Dateien anzuzeigen, ohne sie zu importieren.

Darüber hinaus bietet FileCenter optionale Integrationen mit Cloud-Diensten wie Dropbox und Google Drive. Sie können diese Plattform auch mit Word, Excel und PowerPoint verknüpfen und verschiedene Dateien verwalten. Mit diesem DMS können Sie verschiedene Dateiformate in PDF-Formate konvertieren.

Spezifikationen:

Planen:PreisLagerungMerkmale

FileCenter DMS Std	97 USD einmalige Gebühr	Unbegrenzt	1. Dateisystem 2. Scannen mit einem Klick 3. PDF-Editor
FileCenter DMS Pro	197 USD einmalige Gebühr	Unbegrenzt	1. PDF-Bearbeitung 2. Netzwerkadministration 3. Dokument Trennung 4. Dokumentenweiterleitung
FileCenter DMS Pro Plus	297 USD einmalige Gebühr	Unbegrenzt	1. Barcode-Unterstützung 2. Automatische Dokumentbenennung 3. Automatische Bildscan-Bereinigung

Alle Pläne beinhalten die Funktionen des vorherigen Plans

9. Fluix – Beste Dokumentenmanagement-Software für kleine Unternehmen

Sie können die Dateien Ihres Kleinunternehmens mit dem Dokumentenverwaltungsdienst von Fluix verwalten.

Fluix ist eine Dokumentenmanagementlösung, die Benutzern hilft, Papierdokumente zu digitalisieren. Diese Dateimanagementsoftware verfügt über erweiterte Berichtsfunktionen, mit denen Sie Daten aus Ihren Dateien erfassen und analysieren können, um bessere Entscheidungen zu treffen.

Mit Fluix können Sie Berechtigungsstufen für Personen innerhalb und außerhalb Ihrer Organisation einrichten, damit diese Dokumente sicher teilen können. Sie können auch Benachrichtigungen einrichten, um relevante Mitglieder über Kommunikationstools zu benachrichtigen, wenn ein Dokument bearbeitet oder geändert wird.

Spezifikationen:

Planen:PreisLagerungMerkmale*

Fluix Kern	30 $ pro Benutzer und Monat	Unbegrenzt	1. Preis pro Benutzer 2. Online- und Offline-Support 3. Mindestens 10 Benutzer

*Weitere Funktionen sind gegen Aufpreis als Add-Ons zum Fluix Core-Plan verfügbar.

10. DocuWare Cloud – Beste Dokumentenmanagement-Software zur Workflow-Automatisierung

Automatisieren Sie Ihre Geschäftsprozesse mit dem DocuWare Cloud-Dienst.

DocuWare Cloud ist ein cloudbasiertes System zur Workflow-Automatisierung und Dokumentenverwaltung. Es gehört zu den besten Dokumentenverwaltungslösungen für die Personalabteilung, da Sie damit neue Mitarbeiter einarbeiten, Verträge verwalten und Dateien teilen können. Die Plattform verfügt über viele anpassbare Vorlagen, die Sie für unterschiedliche Geschäftsanforderungen verwenden können.

DocuWare Cloud verfügt über Rechenzentren in den USA, der EU, Japan und Australien, um maximale Effizienz und geringe Latenzzeiten zu gewährleisten. Die gesamte Kommunikation zwischen Benutzern und Cloud-Servern erfolgt über HTTPS und diese Plattform verwendet den Advanced Encryption Standard (AES).

DocuWare kann für Erstbenutzer verwirrend sein, da es viele Funktionen bietet. Außerdem werden die Preisinformationen der Plattform nicht öffentlich gemacht. DocuWare bietet jedoch einige der besten Funktionen, die Unternehmen bei einem Dokumentenverwaltungsdienst suchen sollten.

Spezifikationen:

Was ist die beste kostenlose Dokumentenverwaltungssoftware?

Einige der oben genannten Dienste bieten kostenlose Optionen, einige Funktionen sind jedoch möglicherweise kostenpflichtig. Ein weiterer Dienst ist erwähnenswert: OpenDocMan, ein Open-Source-Dokumentenverwaltungssystem.

Sie können die kostenlose Dokumentenverwaltung auf dem OpenDocMan DMS genießen.

Diese Software hat eine minimalistische Benutzeroberfläche, ermöglicht es Benutzern jedoch, ihre vorhandenen Regeln bei der Verwaltung von Dokumenten zu berücksichtigen. Mit OpenDocMan können Sie Dokumente mithilfe benutzerdefinierter metadatenähnlicher Tags kategorisieren, um die Suche und Filterung zu vereinfachen.

OpenDocMan verfügt über eine nützliche Automatisierungsfunktion und Benutzer können E-Mail-Benachrichtigungen erhalten, wenn ein Dokument erstellt, angezeigt oder bearbeitet wird. Sie können auch Ablaufdaten für Dateien festlegen.

Eine weitere wichtige Funktion ist die Dateiversionierung, mit der Benutzer auf alle an einer bestimmten Datei vorgenommenen Revisionen zugreifen können. Weitere Alternativen finden Sie in unserem Artikel über die beste kostenlose Dokumentenverwaltungssoftware.

Abschließende Gedanken

Wir hoffen, dass Sie nun die besten Dokumentenmanagementsysteme basierend auf Ihren Anforderungen auswählen können. Als DMS-Software stehen Ihnen Cloud-Speicherlösungen, lokale Installationen oder Hybridlösungen zur Verfügung. Egnyte ist insgesamt unsere beste Empfehlung, während Alfresco eine gute Wahl ist, wenn Sie nach einer Unternehmenslösung suchen.

Welches Dokumentenmanagementsystem passt zu Ihren Anforderungen? In welcher Branche sind Sie tätig? Welches DMS hätten wir Ihrer Meinung nach in unseren Test aufnehmen sollen? Lassen Sie es uns im Kommentarbereich wissen. Danke fürs Lesen.

FAQ: Dokumentenkontrollsoftware

• Welches Dokumentenmanagementsystem ist das Beste?

  Die beste Software zur Dokumentenverwaltung hängt von Ihren Anforderungen ab. In unserem Test haben wir jedoch festgestellt, dass Egnyte die beste ist.

• Verfügt Microsoft über ein Dokumentenmanagementsystem?

  Ja. Es heißt Microsoft SharePoint.

• Welche ist die beste Dokumentenverwaltungssoftware für den Heimgebrauch?

  Folderit verfügt über nützliche Funktionen wie Dateifreigabe, Zusammenarbeit, Prüfpfad, Dokumentenscanner und Integrationen von Drittanbietern, die es ideal für den Heimgebrauch machen.

• Was ist die beste Dokumentenverwaltungssoftware für Anwaltskanzleien?

  Es gibt viele verschiedene Dokumentenmanagement-Software für Anwaltskanzleien. Wir haben Clio jedoch als die beste in unsere Zusammenfassung aufgenommen.