Hinweis: Der folgende Artikel hilft Ihnen weiter: Beste HIPAA-konforme Planungssoftware im Jahr 2023
Untersuchungen zufolge gehen in der Gesundheitsbranche jedes Jahr etwa 150 Milliarden US-Dollar Umsatz verloren, weil Termine nicht erscheinen. Um dem entgegenzuwirken, stellen viele Arztpraxen auf Online-Terminplanungssoftware um, um ihren Terminprozess zu optimieren.
Allerdings verlangen die Aufsichtsbehörden, dass alle medizinische Software HIPAA-konform sein muss, um die Patientendaten zu schützen. Glücklicherweise gibt es eine Reihe HIPAA-kompatibler Terminplanungssoftware. In diesem Blogbeitrag untersuchen wir, welche Funktionen eine gute Software haben sollte und stellen einige der besten Terminplanungs-Apps auf dem Markt vor.
Was ist HIPAA-Konformität?
HIPAA-Konformität bezieht sich auf die Regeln und Anforderungen des US Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA). Diese Anforderung gilt für Unternehmen, die mit geschützten Gesundheitsinformationen (PHI) umgehen, und verlangt von den Unternehmen, dass sie über Sicherheitsmaßnahmen verfügen, um die Privatsphäre ihrer Patienten zu schützen.
Diese unterliegen Unternehmen und Institutionen, die Behandlungs-, Zahlungs- und sonstige Leistungen im Gesundheitswesen erbringen, darunter Kliniken und Versicherungen HIPAA-Konformitätsanforderungen.
Andere Parteien können ebenfalls den HIPAA-Compliance-Regeln unterliegen, darunter Geschäftspartner, die Zugriff auf Patienten- und andere Gesundheitsinformationen haben, sowie Subunternehmer. Wenn Sie nach besseren Lösungen mit HIPAA-kompatiblen Planungsfunktionen für Ihr Büro oder Ihre Praxis suchen, finden Sie unten Richtlinien und Softwaretools, die Sie berücksichtigen sollten.
Wichtige HIPAA-konforme Richtlinien für Planungssoftware
Datenverschlüsselung
Die HIPAA-Richtlinien verlangen, dass Planungssoftwaretools Datenverschlüsselungsprotokolle gemäß akzeptablen Maßnahmen des National Institute of Standards and Technology (NIST) bereitstellen müssen, insbesondere wenn PHI über die internen Firewall-Server der Organisation hinausgeht. Der Grund dafür ist, dass im Falle einer Sicherheitsverletzung die personenbezogenen Daten des Patienten nicht verwendet oder verstanden werden können.
Zugangskontrollen
Online-Terminplanungssoftware muss über Benutzerzugriffskontrollen verfügen, um sicherzustellen, dass nur diejenigen, die zum Zugriff auf Patientendaten berechtigt sind, dies tun können, sei es persönlich, aus der Ferne oder über die Cloud. Diese Anforderungen erstrecken sich auch auf den Zugriff Dritter.
Buchungsprotokolle
HIPAA-konforme Planungssoftware ist außerdem erforderlich, um einen Prüfpfad bereitzustellen, der alle an den Gesundheitsdaten des Patienten vorgenommenen Änderungen genau aufzeichnet. Patientenplanungssoftware muss außerdem die Ergebnisse ihrer Audits analysieren und alle bei der Prüfung aufgedeckten Mängel aufzeichnen.
Sicheres Messaging
Die HIPAA-Konformität bedeutet, dass Patientenplanungssoftware auch sichere Nachrichten bieten muss, um die Kommunikation zwischen Patienten und relevanten Institutionen zu ermöglichen. Um dies einzuhalten, verwenden Sie eine Terminplanungssoftware, die bestimmte Sicherheitsfunktionen wie verschlüsselte Kommunikation bietet. Oder investieren Sie in Software, die Benachrichtigungen per E-Mail oder SMS sendet, wobei PHI nicht berücksichtigt wird.
Datensicherung und -wiederherstellung
Die HIPAA-Regeln verlangen, dass Online-Terminplanungs-Apps über Datensicherungen und Wiederherstellungsfunktionen verfügen müssen, um sicherzustellen, dass Patientendaten im Falle eines Systemausfalls nicht dauerhaft verloren gehen. Als allgemeine Regel verlangt HIPAA, dass Unternehmen und Organisationen für Notfälle über Notfallpläne verfügen. Geschieht dies nicht, drohen hohe Geldstrafen.
Regelmäßige Risikobewertungen
Eine HIPAA-konforme Planungssoftware sollte es Ihrem Unternehmen ermöglichen, regelmäßige Risikobewertungen Ihrer Planungssoftware durchzuführen. Dies dient dazu, potenzielle Bedrohungen für Ihre Sicherheit zu erkennen und ihnen entgegenzuwirken. Durch die Durchführung regelmäßiger Risikobewertungen werden Sie auf wahrscheinliche oder potenzielle Bedrohungen aufmerksam gemacht. Darüber hinaus kann es Sie über die Folgen eines solchen Verstoßes informieren.
Angestellten Training
Alle Mitarbeiter mit Zugriff auf HIPAA-konforme Planungssoftware und damit auf Patientendaten sind gesetzlich verpflichtet, regelmäßig in HIPAA-Richtlinien und dem ordnungsgemäßen Einsatz von Technologie und Sicherheitsmaßnahmen geschult zu werden. Dies beschränkt sich nicht nur auf Ärzte und Krankenschwestern. Es erstreckt sich auch auf Administratoren und anderes Personal.
Beste HIPAA-konforme Planungssoftware
Nachdem wir oben die wichtigsten Richtlinien für HIPAA-konforme Terminplanungssoftware behandelt haben, ist es an der Zeit, die neun besten Terminplanungssoftwares auf dem Markt zu untersuchen. Stellen Sie sicher, dass Ihre Einrichtung oder Praxis im Jahr 2023 die HIPAA-Anforderungen erfüllt, wenn Sie eine dieser Softwarelösungen implementieren.
Vogelauge
Wix Appointments bietet Gesundheitsunternehmen eine einfache Möglichkeit, Online-Terminplanung, Erinnerungen, Rückrufe und Aufnahmeformulare über eine benutzerfreundliche Plattform zu verwalten. Dank der HIPAA-konformen Funktionen können medizinische Anbieter außerdem sicher sein, dass die Patientendaten sicher sind. Mit Wix können Sie Ihre Praxis erweitern, Nichterscheinen reduzieren und Abläufe optimieren.
Kareo
Karero ist eine All-in-One-Plattform für die Praxisverwaltung und Patienteneinbindung elektronischer Gesundheitsakten (EHR), die HIPAA-konforme Planungsfunktionen umfasst. Zu den Online-Terminplanungsfunktionen von Kareo gehören Terminverwaltung, medizinische Abrechnung, Analysen, sichere Nachrichtenübermittlung, Terminerinnerungen und Kontrollen zum Schutz von Patientendaten. Es enthält auch Tools zur Verfolgung Ihrer Compliance. Da Kareo über eine Abrechnungspraxis pro Schadensfall verfügt, ist es in der Regel für kleinere Praxen geeignet, die weniger Daten verwalten.
SimplePractice
SimplePractice ist eine Praxisverwaltungsplattform, die HIPAA-konforme Planungssoftwarefunktionen umfasst. Dabei handelt es sich um ein Online-Terminplanungstool, das hauptsächlich von Therapeuten, darunter auch Verhaltenstherapeuten, verwendet wird, die in der Regel eine Privatpraxis betreiben.
Dieses Terminplanungstool umfasst sichere Nachrichten, Online-Abrechnung, anpassbare Aufnahmeformulare und Vorlagen und kann in Kalender von Drittanbietern integriert werden. Es ist darauf ausgelegt, eine maximale Patienteneinbindung zu gewährleisten.
TheraNest
Ähnlich wie Kareo ist TheraNest eine weitere EHR- und Praxisverwaltungsplattform mit HIPAA-konformen Planungssoftwarefunktionen. TheraNest umfasst Kundenerinnerungen über die App oder per E-Mail, Gruppentermine, Rechnungsverwaltung und Schadensmeldungen. Diese Terminplanungssoftware eignet sich sowohl für Einzelpraxen als auch für Gruppenpraxen, insbesondere in den Bereichen psychische Gesundheit und soziale Dienste.
Luminello
Luminello ist ein HIPAA-konformes Planungssoftwaresystem, das Planungsfunktionen umfasst und sichere Videokonferenzen für Telegesundheitssitzungen bietet und so die Einbindung der Patienten in die App gewährleistet. Über Luminello können Kunden auch direkt mit Apothekern interagieren und mit geringem Aufwand sicher Termine buchen.
Acuity-Planung
Acuity Scheduling ist eine Online-Terminplanungssoftware, die auf Gesundheitsunternehmen mit mehreren Standorten spezialisiert ist. Außerdem können Sie Kundeninformationen HIPAA-konform in den Systemen speichern. Zu den wichtigsten Funktionen gehören sicheres Messaging, Terminerinnerungen und die Möglichkeit zur Synchronisierung mit Kalendern von Drittanbietern und über 500 Anwendungen.
Zoom für das Gesundheitswesen
Zoom ist eine gängige, beliebte Videokonferenzplattform, die auch die HIPAA-Konformität gewährleistet. Sein Gesundheitsplan umfasst Planungsfunktionen, Bildschirmfreigabe und Aufzeichnungsfunktionen, die für Telemedizin-Termine genutzt werden können. Zoom for Healthcare ist die einzige große Plattform, die mehreren Teilnehmern an einem Anruf Zugriff bietet. Dies macht es auch zu einer äußerst attraktiven Option für Gesundheitsteams, die im Rahmen ihres Pflegeplans mit den Familienangehörigen der Patienten zusammenarbeiten oder sich mit ihnen treffen müssen.
Doxy.me
Doxy.me ist eine telemedizinische Patientenplanungssoftware mit vollständigen HIPAA-Compliance-Funktionen. Es umfasst Planungsfunktionen, digitale Wartezimmer, Patientenwarteschlangen, Videokonferenzen und Live-Chat. Doxy.me ist sowohl für Gesundheitsdienstleister als auch für Patienten benutzerfreundlich. Darüber hinaus eignet es sich auch für größere Organisationen als Lösung.
CareCloud
CareCloud ist eine HIPAA-konforme cloudbasierte EHR-Plattform, die Terminerinnerungen für Patienten, Wartelisten und eine mobile App für die Terminplanung unterwegs bietet. Es ist auch eine großartige Lösung für den Zugriff auf Patientendaten. Zur Abwehr potenzieller Sicherheitsverletzungen werden branchenübliche Verschlüsselungsprodukte sowie eine kommerzielle Firewall eingesetzt. Es verfügt über eine Reihe integrierter Sicherheitsfunktionen, wie automatische Sitzungssperren, Überprüfung und Anforderungen an die Passwortkomplexität.
FAQs zu HIPAA-kompatibler Planungssoftware
Muss Planungssoftware HIPAA-konform sein?
Ja, jeder, der Behandlungen durchführt, Zahlungen erhält und im Gesundheitssektor tätig ist, muss HIPAA einhalten. Dazu gehört eine Planungssoftware, die Zugriff auf die Gesundheitsinformationen des Patienten hat.
Kann Calendly HIPAA-konform sein?
Nein, Calendly ist derzeit nicht HIPAA-konform. Obwohl Calendly Maßnahmen ergreift, um sicherzustellen, dass die Sicherheit gewahrt bleibt und die Daten verschlüsselt werden, ist es technisch gesehen nicht für die Erfassung von Patientendaten geeignet.
Ist Google Kalender HIPAA-konform?
Ja, laut Google sind die Dienste von Google HIPAA-konform, sofern Nutzer ein Business Associate Agreement (BAA) mit Google unterzeichnen. Nutzer, die nicht über eine solche verfügen, sollten die Dienste von Google nicht im Zusammenhang mit geschützten Gesundheitsinformationen nutzen.
Verbessern Sie die Patientenversorgung mit einer HIPAA-konformen Planungssoftware
Für medizinische Organisationen, die mit vertraulichen PHI umgehen, sind Datenschutz und Sicherheit von größter Bedeutung und eine gesetzliche Verpflichtung. Die Nichteinhaltung der HIPAA-Anforderungen könnte zu einer schweren finanziellen Strafe oder Schlimmerem führen. Und die Wahl einer Planungssoftware ohne HIPAA-konforme Zusicherungen gefährdet Patientendaten und Ihre Praxis.
Bleiben Sie konform, indem Sie eine HIPAA-konforme Planungssoftware wählen, die Ihre Dienste ergänzt. Wählen Sie eine Lösung, die sowohl bei Ihren Patienten als auch beim Personal Vertrauen und Sicherheit schafft und gleichzeitig die Compliance Ihrer Gesundheitsorganisation gewährleistet.
