Für diejenigen, denen es an Organisation und guten Fähigkeiten im Zeitmanagement mangelt, kann die berufliche Laufbahn zu einem Minenfeld werden.
Wenn Sie in einem hektischen Umfeld mit hohem Druck mehrere Kunden betreuen, müssen Sie aufmerksam bleiben und Ihre Zeit effizient einteilen, um Stress und künftige Nervenzusammenbrüche zu vermeiden.
Noch gravierender sind die Konsequenzen eines guten oder schlechten Zeitmanagements: Es wirkt sich nicht nur auf Ihren Ruf oder den Ihres Unternehmens aus, sondern kann auch erhebliche Auswirkungen auf den Geschäftserfolg Ihres Kunden haben.
Hier sind meine vier wichtigsten Tipps für gutes Zeitmanagement:
1. E-Mails so schnell wie möglich lesen und beantworten
Es passiert schnell, dass man eine E-Mail liest und sich sagt, dass man später antworten oder die notwendigen Schritte unternehmen wird – nur um die E-Mail dann nach nur wenigen Minuten völlig zu vergessen.
E-Mail-Postfächer füllen sich schnell. Nehmen Sie sich also ein paar Minuten Zeit, um sich um eine E-Mail zu kümmern, auch wenn Sie gerade mit etwas anderem beschäftigt sind, wenn Sie eine E-Mail erhalten, damit Sie sie später nicht vergessen. Kunden wissen es wirklich zu schätzen, wenn Sie umgehend antworten und auf ihre Anliegen eingehen.
Wenn einer E-Mail Dateien angehängt sind, fügen Sie sie der Kundendatei hinzu, auch wenn Sie keine Zeit haben, sie zu lesen. Sie werden es sich danken, wenn Sie die Datei das nächste Mal öffnen!
2. Notieren Sie die Aktivitäten, die Sie täglich erledigen müssen
Ihr Kopf wird sich nicht an alles erinnern, was Sie sich vornehmen, also ist es zwingend notwendig, dass Sie täglich eine schriftliche Aufzeichnung führen, damit Sie über anstehende Termine informiert sind.
Wenn Sie am Ende des Tages nicht alle Aktivitäten abgeschlossen haben, planen Sie diese für den nächsten Tag oder ein paar Tage später neu ein. Dadurch stellen Sie die Effizienz Ihrer Dateien sicher.
3. Aktualisieren Sie Ihre Dateien regelmäßig
Vor jedem wichtigen Kundentermin sollten Sie unbedingt die Akten prüfen. Stellen Sie sicher, dass Sie wissen, welche Arbeiten noch ausstehen und was erledigt werden muss, damit Sie keine Termine verpassen.
Aufgabenlisten oben in Aktenordnern sind eine gute Möglichkeit, sich daran zu erinnern, was zu tun ist, wenn Sie die Akte wieder öffnen. Das Letzte, was Sie wollen, ist, etwas Wichtiges zu übersehen, was zu Verzögerungen führen und einen unzufriedenen oder unzufriedenen Kunden zur Folge haben kann.
4. Fristen
Es ist sehr wichtig, alle Fristen im Auge zu behalten, aber das ist oft leichter gesagt als getan. Wenn Sie sie jedoch sofort aufzeichnen und sich regelmäßig an bevorstehende Fristen erinnern, geraten Sie nicht in die katastrophale Lage, eine zu verpassen.
Beachten Sie stets den Zeitrahmen, der Ihnen zur Verfügung steht, und stellen Sie sicher, dass Sie für die Einhaltung der Frist verfügbar sind, unabhängig davon, wie beschäftigt Sie sind.
Abschließend…
Natürlich kann es einige Zeit dauern, ein Organisationssystem zu finden, das für Sie funktioniert. Alle Fachleute sollten ständig prüfen, wie sie ihre Arbeitsmethoden verbessern können, um so effizient wie möglich zu sein. Einige Ideen dazu, welche Fähigkeiten die produktivsten Menschen beherrschen, finden Sie in diesem Beitrag auf Zeitmanagement.
Letztendlich lohnt es sich, gute Zeitmanagementstrategien beizubehalten – sie führen zu besserer Arbeitseffizienz, geringerem Stressniveau und höherer Kundenzufriedenheit.
