Zeit ist entscheidend. Sie bestimmt unseren Arbeitstag, unsere Reisen, unsere Freizeit und vieles mehr. Und die Art und Weise, wie wir unsere Zeit einteilen, hilft uns wirklich dabei, unsere Arbeits- und Privatpläne einzuhalten – besonders für vielbeschäftigte Frauen wie uns.
Es ist aber auch wichtig zu wissen, dass es, obwohl wir alle versuchen, unsere Zeit besser einzuteilen, viele Mythen darüber gibt, wie man das am besten macht. Diese Mythen sagen Ihnen, Sie sollen damit aufhören, das nicht tun und immer etwas anderes tun.
Einige der größten Mythen können sich jedoch auch nachteilig auf das Zeitmanagement auswirken und Ihre Bemühungen, den Überblick zu behalten, eher untergraben als unterstützen.
1. Zu den größten Zeitfressern zählen Telefonanrufe, Besucher, Meetings und E-Mails
Telefonanrufe, Besucher und Besprechungen sind keine Zeitverschwendung. Tatsächlich können sie Ihnen dabei helfen, den Überblick über Ihre Arbeit zu behalten. Indem Sie sich während Ihres Arbeitstages um diese Dinge kümmern, bleiben Sie auf dem Laufenden, was passiert – gönnen Sie sich und Ihrem Gehirn eine dringend benötigte Pause von den Hauptprojekten.
Darüber hinaus kann dies auch Ihr Zeitmanagement verbessern, da Sie dadurch lernen, auf unerwartete Ereignisse vorbereitet zu sein und trotzdem die Nase vorn zu behalten.
2. Es ist effizienter, an einer Aufgabe festzuhalten, bis sie abgeschlossen ist
Dies kann je nach dem, woran Sie gerade arbeiten, unterschiedlich sein – denn auf manche Aufgaben/Projekte kann man sich leichter konzentrieren und sie leichter abschließen als auf andere –, aber die Vorstellung, dass man immer nur an einer Sache arbeiten muss, bis sie abgeschlossen ist, ist lächerlich.
Im Laufe des Tages können dringendere Angelegenheiten auftauchen und Sie müssen in der Lage sein, die Prioritäten schnell zu ändern. Wenn Sie sich außerdem zu lange auf eine Sache konzentrieren, verlieren Sie möglicherweise die Konzentration und Ihre Arbeit kann darunter leiden.
3. Sich an den Zeitplan zu halten ist alles
Nicht unbedingt. Nur weil Sie gut organisiert sind und einen Zeitplan haben, was Sie bis wann erledigen müssen, heißt das nicht, dass Sie das auch tun werden. Wie oben beschrieben, können im Laufe des Tages unerwartete Dinge auftauchen, die Ihren Zeitplan durcheinanderbringen. Gute Zeitmanagementfähigkeiten ermöglichen es Ihnen vielmehr, zu sehen, was Sie tun müssen, einen Plan zu erstellen, was Sie wann tun werden – und ihn dann nach Bedarf zu ändern und schließlich alles zu erledigen.
4. Jeder steht vor den gleichen Herausforderungen beim Zeitmanagement
Nein, das tun sie nicht. Ja, es gibt viele Menschen mit hervorragenden Zeitmanagementfähigkeiten, die sicherlich in kürzerer Zeit viel mehr erledigen können als andere Menschen, aber das bedeutet nicht, dass alle vor den gleichen Herausforderungen stehen.
Manchen Menschen fällt es schwerer, einen Zeitplan einzuhalten, als anderen, und sie brauchen mehr Zeit, um Aufgaben während ihres Arbeitstags zu erledigen – denn keine zwei Menschen sind genau gleich oder arbeiten genau gleich. Wir alle haben unterschiedliche Arbeitsweisen und stehen daher vor unterschiedlichen Herausforderungen beim Zeitmanagement. Hier ist eine Selbstprüfung erforderlich … siehe nächster Tipp.
5. Ich kann gut einschätzen, wie gut ich meine Zeit derzeit nutze
Nein, Sie können selbst am besten beurteilen, wie gut Sie Ihre Zeit nutzen. Ihr Chef/Manager und Ihre Kollegen können am besten beurteilen, wie gut Sie Ihre Zeit nutzen.
Und ja, es kann Überschneidungen zwischen Ihrer Meinung und der Meinung anderer über Ihre Zeitmanagementfähigkeiten geben, aber die Menschen um Sie herum sind in dieser Hinsicht und in ihrer Meinung weitgehend unvoreingenommener. Bitten Sie sie um konstruktives Feedback, denken Sie gründlich über das nach, was sie sagen, und analysieren Sie Ihre Fähigkeiten selbst.
6. Ich schaffe schon viel, also muss ich mein Zeitmanagement nicht verbessern
Jeder kann sein Zeitmanagement verbessern. Tatsächlich können Sie umso besser werden, je besser Sie darin sind – denn Sie sind sich der Bedeutung der Zeit bereits bewusst und können problemlos Strategien umsetzen, um die Zeit optimal zu nutzen.
7. Delegation ist mehr Ärger als sie wert ist
Nein, das ist es nicht. Wenn Sie Aufgaben nicht an andere delegieren, kann das unnötigen Stress und Druck auf Sie ausüben und Ihre Fähigkeit einschränken, Dinge zu erreichen und anderen mit gutem Beispiel voranzugehen. Um dies zu vermeiden, delegieren Sie zunächst kleine Aufgaben an andere, um zu sehen, wie es läuft – und steigern Sie sich dann von dort aus.
Dies kann insbesondere dann wichtig sein, wenn Sie eine Führungsposition anstreben, denn alle guten Manager wissen, wie sie die Arbeit an die ihnen unterstellten Personen delegieren müssen, um gute Ergebnisse zu erzielen.
8. Es gibt ein perfektes Zeitmanagementsystem
Die Vorstellung, dass alle Arbeitnehmer in einem Job die Dinge genau gleich machen müssen, damit universelle Einheitlichkeit herrscht, ist lächerlich. Die Wahrheit ist, dass es kein „perfektes Zeitmanagementsystem“ gibt, denn jeder arbeitet anders, in einem anderen Tempo und hat seine eigenen Zeitpläne, an die er sich halten muss.
Wenn Sie die Zeitmanagementfähigkeiten Ihrer Mitarbeiter jedoch wirklich allgemein verbessern möchten, können Sie strengere Regeln zur Vermeidung von Zeitverschwendung einführen und/oder durchsetzen, damit alle über die Gebote und Verbote im Büro informiert sind.
9. Wir können die Zeit kontrollieren
Die Zeit vergeht für alle gleich schnell. Sie können so viel planen, wie Sie möchten, aber am Ende des Tages werden Sie Ihre To-Do-Liste vielleicht trotzdem nicht abarbeiten können. Sofern Sie nicht durch die Zeit reisen oder die Zeit verlangsamen/beschleunigen können, kann niemand die Zeit kontrollieren, um mehr davon zu haben und Dinge zu erledigen. Das ist einfach nicht menschlich möglich.
10. Die heutige Technologie verbessert mein Zeitmanagement
Ja, Technologie hat ihre Vorteile, wie z. B. die Möglichkeit, unterwegs Informationen zu finden und zu kommunizieren, aber nur weil sie existiert, macht sie Sie nicht zu einer organisierteren Person. Moderne Technologie erinnert Sie eigentlich nur daran, was Sie zu tun haben, und hilft Ihnen, Ihre Termine einzuhalten. Sie müssen in Kombination mit der Technologie auch eine Zeitmanagement-Denkweise und -Strategien anwenden.
11. Der effizienteste Mensch ist immer der effektivste
Nur weil jemand organisiert ist und effizient arbeitet, heißt das nicht, dass er oder seine Arbeit/Ideen effektiv sind – denn möglicherweise hat er etwas verfehlt und muss es wiederholen oder verbessern.
Der Schlüssel liegt darin, nicht zu versuchen, die Arbeit so schnell zu erledigen, dass eine Spur aus Fehlern und schlechter Qualität entsteht.
