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Die 5 besten Vorlagen und Beispiele für Meeting-Agenda

Hinweis: Der folgende Artikel hilft Ihnen weiter: Die 5 besten Vorlagen und Beispiele für Meeting-Agenda

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Ahnungslose Teilnehmer und Redner, die vom Hauptthema abschweifen, machen die Teilnahme an einem Geschäftstreffen unerträglich. Solche Besprechungen sind nicht nur reine Zeitverschwendung, sondern rauben Ihnen auch Ihre Energie und ruinieren den Rest Ihrer Arbeitszeit.

Die perfekte Lösung für solche Teambesprechungen ist die Implementierung einer Besprechungsagenda. In Kombination mit den besten Produktivitäts-Apps können Besprechungspläne nicht nur dabei helfen, die Diskussionen auf Kurs zu halten, sondern auch verhindern, dass Sie viele unproduktive Stunden verbringen.

So wie die Workflow-Automatisierung Aufgaben innerhalb eines Workflows rationalisiert, rationalisiert eine Teambesprechungsagenda alle Elemente einer Diskussion und gibt den Teilnehmern klare Erwartungen darüber, was vor, während und nach einer Besprechung erledigt werden muss.

In diesem Blog werden wir untersuchen, worum es dabei geht, und lernen die wichtigsten Schritte kennen, die bei der Erstellung eines solchen erforderlich sind. Darüber hinaus werden wir uns auch einige Vorlagen und Beispiele für die Tagesordnung von Besprechungen ansehen.

Warum brauchen Sie für jedes Meeting eine Agenda?

Ist es Ihnen schon einmal passiert, dass Sie an einer Besprechung teilgenommen haben, um einige wichtige geschäftsspezifische Themen zu besprechen, und dann festgestellt haben, dass die Besprechung in Richtung unwesentlicher Diskussionen abgeschweift ist? Es spielt keine Rolle, ob Sie der sind

Aus diesem und vielen anderen Gründen benötigen Sie für jede Teambesprechung eine Tagesordnung.

  1. Reduziert verschwendete Zeit und Ressourcen

  2. Mithilfe einer Tagesordnung hätte jeder eine klare Vorstellung davon, was ihn von der Besprechung erwartet und was er verpassen würde, wenn er zu spät käme. Dies würde ein besseres Verständnis unter den Teammitgliedern gewährleisten und die Zeitverschwendung reduzieren, da andere nicht auf den neuesten Stand gebracht werden müssten.

  3. Ermöglicht anderen Rednern die Vorbereitung

  4. Ein weiterer Vorteil einer Tagesordnung für das Meeting besteht darin, dass die Redner im Voraus vorbereitet werden können. Wenn Sie Gäste zu Ihrem Meeting eingeladen haben, wäre eine Tagesordnung hilfreich, ganz zu schweigen von der Höflichkeit.

  5. Fördert die Teilnahme

  6. Jedes Meeting, das einen klaren Rahmen hat, ermöglicht es den Mitarbeitern, freier zu sprechen und teilzunehmen. Es ermöglicht den Teilnehmern auch, Fragen zu verschiedenen Themen aufzunehmen, die in der Tagesordnung erwähnt werden.

  7. Hält Sie auf dem Laufenden

  8. Der vielleicht wichtigste Vorteil einer Agenda besteht darin, dass sie die Diskussion auf Kurs hält. Wenn Sie die Diskussionspunkte als Referenz vor sich haben, ist es ganz einfach, konzentriert zu bleiben und keine Zeit zu verschwenden.

  9. Stellt sicher, dass wichtige Themen abgedeckt werden

  10. Indem Sie sicherstellen, dass alle wichtigen Themen abgedeckt werden, können Sie die Notwendigkeit regelmäßiger Besprechungen reduzieren. Es stellt außerdem sicher, dass Sie aus jedem Meeting das Beste herausholen. Obwohl jedes Geschäftstreffen wichtig ist, nimmt es viele Stunden in Anspruch, die sonst für die Arbeit aufgewendet werden könnten. Mit einer Agenda stellen Sie sicher, dass Sie in einem einzigen Meeting so viele Themen wie möglich abdecken.

Wie schreibe ich eine Besprechungsagenda?

Nachdem wir nun einige wichtige Vorteile einer Tagesordnung für ein Meeting untersucht haben, werden wir nun verstehen, wie man effektive Tagesordnungen verfasst.

Hier sind fünf einfache Schritte, die Sie befolgen können, um die perfekte Meeting-Agenda zu erstellen:

  1. Legen Sie den Besprechungstyp fest

  2. Es ist wichtig, Ihr Team über die Art der Besprechung zu informieren, an der es teilnehmen wird, um Verwirrung zu vermeiden. Um sicherzustellen, dass sie nicht überrascht werden, geben Sie die Art der Besprechung in der Tagesordnung an.

  3. Geben Sie das Ziel des Treffens an

  4. Durch die klare Angabe des Ziels einer Besprechung erhalten Ihre Teammitglieder eine Vorwarnung und bringen alle wichtigen Informationen, Berichte oder Dokumente zur Besprechung mit.

  5. Identifizieren Sie bestimmte Besprechungsthemen

  6. Sobald Sie Ihr Meeting-Ziel festgelegt haben, besteht der nächste logische Schritt darin, eine Liste der Themen zu erstellen, die Sie mit Ihrem Team besprechen möchten. Der Schlüssel liegt hier darin, Themen auszuwählen, die für alle Teammitglieder relevant sind, um die Diskussion spannender zu gestalten.

  7. Planen Sie Zeit ein, um jedes Thema zu besprechen

  8. Zeit ist teuer. Teilen Sie Ihre Besprechungszeit daher unbedingt auf alle Themen auf. So stellen Sie sicher, dass Sie die Zeit effizient nutzen.

  9. Fügen Sie eine Liste der erforderlichen Dokumente bei

  10. Der vielleicht beste Weg, Ihr Meeting möglichst produktiv zu gestalten, besteht darin, alle Projektdokumente vor dem Meeting zu teilen. Dadurch wird für jeden Teilnehmer oder Teilnehmer der richtige Kontext geschaffen, sodass er sich besser an der Diskussion beteiligen kann.

Vorlagen für Meeting-Agenda

Um die Sache noch einfacher zu machen, haben wir einige häufig verwendete Vorlagen für Besprechungsagenda hinzugefügt, die Sie jederzeit verwenden können. Scrollen Sie einfach nach unten und wählen Sie die Vorlage aus, die Sie für Ihr Meeting bevorzugen.

Vorlage 1 – Beispiel für eine Unternehmenssitzungsagenda

Vorlage 2 – Beispiel für die Tagesordnung einer Ausschusssitzung

Vorlage 3 – Beispiel für eine kurze Besprechungsagenda

Vorlage 4 – Beispiel für eine einfache Besprechungsagenda

Vorlage 5 – Beispiel für eine einfache Besprechungsagenda

Zusammenfassung

Nie wieder ein unproduktives Meeting. Verwenden Sie Besprechungsagenden, um Ihre Besprechungen ganz einfach zu organisieren, zu planen und zu verwalten. Wenn Sie besser zusammenarbeiten können, kann sich Ihr Team stärker auf die Steigerung seiner Produktivität konzentrieren. Mit Hilfe einer der besten Workflow-Automatisierungssoftware wie Appy Pie Connect ist die Verwaltung Ihrer Besprechungen und Aufgaben viel einfacher als je zuvor!

Mit Connect können Sie Besprechungen automatisch planen, mehrere Apps integrieren, Ihre Aufgaben verwalten und vieles mehr. Deshalb empfehlen wir Ihnen, sofort damit anzufangen!

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