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Die besten Tipps und Tricks für Microsoft Teams

Hinweis: Der folgende Artikel hilft Ihnen weiter: Die besten Tipps und Tricks für Microsoft Teams

Es war ein verdammt gutes Jahr für Hybridarbeiter. Von dem Massenweise Entlassungen im technischen Bereich zum Fülle neuer Remote-Jobs Im ganzen Land hat sich im Jahr 2022 viel verändert, und das trifft nicht mehr auf die beliebteste Team-Collaboration-Plattform aller zu: Microsoft Teams.

Während des letzten Jahres, Microsoft-Teams hat seiner Plattform eine Vielzahl neuer Features und Funktionen hinzugefügt, die die Produktivität verbessern, die Teamkommunikation erleichtern und sogar für ein wenig Spaß am Arbeitsplatz sorgen. Tatsächlich gibt es so viele neue Ergänzungen zur Plattform, dass wir sicherstellen wollten, dass unsere Leser auf dem neuesten Stand darüber sind, was Sie mit Microsoft Teams tun können.

In diesem Leitfaden behandeln wir einige Tipps und Tricks, die Microsoft Teams zu einer so beliebten Kollaborationsplattform in der Geschäftswelt machen.

Erleichtern Sie die Teamkommunikation

Das Ziel von Webkonferenzsoftware Wie Microsoft Teams besteht es darin, mit Ihrem Team in Kontakt zu bleiben, was den Namen erklären könnte. Anschließend gibt es viele Funktionen, die eine bessere Kommunikation ermöglichen sollen, sei es in Videokonferenzen oder in Nachrichtenthreads.

Hier sind einige Tipps und Tricks, um genau das zu tun:

Suchen Sie nach Nachrichtenthreads

Jeder Mitarbeiter, der schon einmal eine Messaging-Plattform wie Slack verwendet hat, kann bestätigen, wie wichtig es ist, zuvor gesendete Nachrichten wiederfinden zu können. Egal, ob Sie versuchen, einen Link aufzuspüren, den Sie verlegt haben, oder einfach nur herausfinden möchten, wie diese bestimmte Kampagne heißt, das Aufspüren archivierter Nachrichten sollte kein Problem sein.

Microsoft Teams hat das als Plattform verstanden hat im September ein Update veröffentlicht Dies ermöglichte es Benutzern, noch einen Schritt weiter zu gehen und nach vollständigen Nachrichtenthreads zu suchen, sodass sie alles sehen konnten, was besprochen wurde, und nicht nur eine einzelne Nachricht. Dies bietet viel mehr Kontext bei der Suche nach Nachrichten und kann die Teammitglieder viel effektiver in Kontakt halten.

Live übersetzte Untertitel

Die hybride Arbeitsbewegung hat es in der gesamten Geschäftswelt möglich gemacht, von überall aus zu arbeiten. In der Folge nutzten viele Manager dies zu ihrem Vorteil und stellten Mitarbeiter aus anderen Ländern als ihrem Heimatland ein. Dies kann jedoch zu einigen Sprachbarrieren führen, die Ihre Fähigkeit beeinträchtigen könnten, die Kommunikationswege innerhalb Ihres Teams offen zu halten.

Glücklicherweise hat sich die Technologie so schnell weiterentwickelt, dass dieses Problem Benutzer von Microsoft Teams nicht mehr betreffen muss, wie die Plattform jetzt bietet Live-übersetzte Untertitel bei Besprechungen. Das vollständig softwarebasierte System liefert schnelle und größtenteils genaue Übersetzungen, sodass es einfacher denn je ist, mit Ihren Kollegen auf der ganzen Welt in Kontakt zu bleiben.[/vc_column_text]

Kurze Videobotschaften

Praktisch jede Studie in der Wirtschaft besagt, dass Video die Zukunft ist. Von TikTok bis Zoom erfreut sich das Medium immer größerer Beliebtheit für alles von Unterhaltung bis Kommunikation. Während Microsoft Teams schon seit einiger Zeit Videokonferenzen anbietet, wünscht man sich manchmal eine modernere und kreativere Möglichkeit, in Kontakt zu bleiben.

Aus diesem Grund hat die Plattform die Möglichkeit dazu hinzugefügt schicken Und erhalten Video Mitteilungen direkt auf dem Bahnsteig. Mit der Funktion „Synchronisierte Videoclips“ können Benutzer kurze Videoclips aufnehmen, um Prozesse zu erläutern oder wichtige Informationen für ein Projekt bereitzustellen. Es richtet sich hauptsächlich an hybride Arbeitsteams, die möglicherweise nicht über den Zeitplan verfügen, um kurze Besprechungen für kleine Details zu verwalten.

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Produktivität verbessern

Während es für Plattformen wie Microsoft Teams offensichtlich wichtig ist, eine effektive Kommunikation zu ermöglichen, würde es sicherlich nicht schaden, wenn auch die Produktivität gesteigert würde. Schließlich vermarktet sich Microsoft Teams als mehr als nur ein Videokonferenz-Tool. Was kann es also sonst noch tun, um Ihrem Team ein kleines Plus an Produktivität zu verschaffen?

Es stellt sich heraus, ziemlich viel! Der Grund, warum Teams in Unternehmen so weit verbreitet ist, liegt darin, dass es Funktionen bietet, die über die Kommunikation hinausgehen und den Mitarbeitern die eigentliche Arbeit erleichtern. Hier sind einige Möglichkeiten, Microsoft Teams zur Verbesserung der Produktivität zu nutzen.

Bild-in-Bild-Funktionalität

Ob Sie im Büro sind oder von zu Hause aus arbeiten, Videoanrufe sind zu einem Teil Ihres Alltags geworden. Wie viele Mitarbeiter wahrscheinlich zustimmen werden, erfordert nicht jede einzelne Videobesprechung Ihre volle Aufmerksamkeit, was bedeutet, dass es Ihre Produktivität wirklich steigern kann, wenn Sie in der Flaute ein wenig Arbeit erledigen. Leider erschweren einige Videokonferenzplattformen den Zugriff auf andere Apps oder Websites, während Sie an einer Besprechung teilnehmen.

Aber nicht Microsoft Teams! Dank eines aktuellen Updates ermöglicht die Microsoft Teams-App auf iPhones und iPads dies Bild-in-Bild-Funktionalität, sodass Sie während einer Besprechung auf andere Apps zugreifen können. Es bietet sogar ein anpassbares Fenster, sodass Sie genau auswählen können, wie viel Bildschirmfläche Ihr Videotreffen einnimmt.

Intelligente Zusammenfassung

Die Leistungsfähigkeit der künstlichen Intelligenz wurde bereits mehrfach genutzt, um die Produktivität in Unternehmen zu steigern. Microsoft Teams ist da nicht anders und bietet zahlreiche automatisierte, intelligente Funktionen, die Ihrem Team dabei helfen sollen, effizienter zu arbeiten. Eine davon ist die intelligente Besprechungszusammenfassung, die eine KI-gestützte Zusammenfassung nach der Besprechung bietet, die allen Teilnehmern zur Verfügung gestellt wird.

Veröffentlicht in ein Oktober-Update Während es eine Vielzahl von Teams-Verbesserungen gab, ist die intelligente Zusammenfassung immer noch etwas rudimentär und fasst alles in der gesamten Besprechung zusammen, anstatt bestimmte wichtige Aspekte hervorzuheben. Angesichts der Geschwindigkeit, mit der Microsoft Teams aktualisiert wird, gehen wir jedoch davon aus, dass diese Funktion in den kommenden Monaten sehr hilfreich sein wird.

eSign-Integrationen

Wir alle wissen, dass das An- und Abmelden bei verschiedenen Konten im Geschäftsalltag eine große Zeitverschwendung ist. Tatsächlich verfügte Microsoft Teams früher über eine E-Sign-Integration, die es Benutzern ermöglichte, Online-Dokumente zu signieren, bei denen sie sich bei jeder Verwendung beim Konto anmelden mussten.

Glücklicherweise ist das nicht mehr der Fall, da ein aktuelles Update löste das Problem, indem es den Benutzern ermöglichte, sich alle 30 Tage und nicht jeden einzelnen Tag anzumelden. Sicher, es mag klein erscheinen, aber diese kleinen Verbesserungen an der Website können einen großen Unterschied machen, wenn es um die Steigerung der Produktivität geht.

Viel Spaß

Bei der Arbeit muss es nicht immer um Arbeit gehen. Da die Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben im Jahr 2022 für Arbeitnehmer und Arbeitgeber immer wichtiger wird, kann die Suche nach einer Möglichkeit, Ihr Team außerhalb der Arbeit einzubeziehen, einen großen Beitrag zur Bindung von Top-Talenten und zur Förderung der Produktivität leisten.

Microsoft Teams ist darauf ausgelegt, mehr als nur Meetings zu veranstalten und Arbeit zu erledigen. Die Plattform soll Kollegen über die Grenzen von Arbeitsprojekten hinaus zusammenbringen, um eine Kultur aufzubauen, in der die Menschen tatsächlich arbeiten möchten. So bringt Microsoft Teams ein wenig Spaß an den Arbeitsplatz.

Spiele für die Arbeit

Wenn Sie schon einmal zu Beginn eines Meetings einen Eisbrecher gespielt haben, wissen Sie, dass ein dringender Bedarf an aktualisierten Spaßstandards besteht. Videokonferenzplattformen können Ihnen die Video-Chat-Funktion bieten, um mit Ihrem Team zu sprechen, aber das bedeutet nicht, dass Ihre Spiele dadurch tatsächlich Spaß machen.

Nun, Microsoft Teams kann Ihren Spielen tatsächlich Spaß machen, da es vier eigene direkt auf der Plattform bereitstellt. Richtig, Microsoft Teams hat kürzlich eine neue Funktion namens „ Spiele für die Arbeit Die Spiele Minesweeper, Solitaire, Wordament und IceBreakers sind alle direkt auf der Plattform verfügbar und können mit Kollegen gespielt werden.

Jazzige Wartemusik

Das Einzige, was schlimmer ist, als in die Warteschleife gelegt zu werden, ist, dies schweigend tun zu müssen. Bei Telefonanrufen gibt es Wartemusik, in Aufzügen gibt es Aufzugsmusik und zum Glück für die Benutzer gibt es auch bei Microsoft Teams Wartemusik!

Das ist richtig, ein Update vom November ermöglicht Administratoren das Hinzufügen von Wartemusik zu Microsoft Teams, die aktiviert wird, wenn Anrufe zwischen Mitarbeitern weitergeleitet werden. Es macht vielleicht keinen Spaß, aber tanzen Sie nicht, wenn zwischen den Meetings die Life-Jazz-Beats aus den Lautsprechern Ihres Laptops ertönen.

Grundlegende Funktionalität

Microsoft Teams hat so viel zu bieten, dass man leicht einige der grundlegendsten Funktionen der Plattform vergessen kann. Um Ihnen einen etwas besseren Einblick in die Möglichkeiten von Microsoft Teams zu geben, finden Sie hier einige grundlegende Funktionstipps, die Ihnen dabei helfen können, das volle Potenzial der Plattform auszuschöpfen.

Tastatürkürzel

Im Jahr 2022 sind Tastaturkürzel in praktisch jede Plattform integriert, die Sie sich vorstellen können. Sie müssen nur herausfinden, welche für Sie funktionieren. Hier sind einige der hilfreichsten Tastaturkürzel für Microsoft Teams:

  • Suchen: Strg + E
  • Neuen Chat starten: Strg + N
  • Kamera ausschalten: Strg + Umschalt + O
  • Stummes Treffen: Strg + Umschalt + M
  • Offen Filter: Strg + Umschalt + F
  • Aktivieren Sie die Hintergrundunschärfe: Strg + Umschalt + P

Es gibt noch viel mehr, aber das ist ein guter Ausgangspunkt. Weitere Informationen zu den Tastaturkürzeln für Microsoft Teams finden Sie unter Schauen Sie sich die Website an, um eine vollständige Liste zu sehen.

Nachrichten filtern

Team-Messaging-Plattformen sind großartig, aber bei größeren Teams können sie etwas umständlich werden. Schließlich muss nicht jedes einzelne Teammitglied in jede einzelne Kommunikation einbezogen werden, weshalb das Filtern von Nachrichten sehr hilfreich sein kann.

Wie Slack, TwitterAuf vielen anderen Plattformen verwendet Teams das „@“-Symbol, um Benutzern das Markieren und Filtern von Nachrichten zu ermöglichen. Geben Sie einfach das Symbol ein und beginnen Sie mit dem Schreiben eines Personen- oder Gruppennamens. Sie erhalten dann eine Dropdown-Liste mit Optionen für Ihre Nachrichten.

Bitte nicht stören

Niemand möchte jederzeit für Nachrichten erreichbar sein. Manchmal ist eine kleine Pause nötig, um loszulegen und die Arbeit zu erledigen. Dann ist es praktisch, die Einstellungen Ihrer Benachrichtigungen zu ändern.

Im Gegensatz zu Ihrem Telefon verfügt Microsoft Teams nicht über einen speziellen „Bitte nicht stören“-Modus. Wenn Sie also ein wenig Privatsphäre wünschen, müssen Sie zur Einstellungsseite gehen und die Benachrichtigungen vorerst deaktivieren. Stellen Sie jedoch sicher, dass Sie ein Zeitlimit festlegen, da Sie nichts Wichtiges verpassen möchten, das später in der Woche eintrifft. Und hey, wenn Sie von dieser Plattform nicht gestört werden möchten, schauen Sie sich einige davon an Alternativen zu Microsoft Teams in der Zwischenzeit.