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Dokumentenmanagement und Content-Management sind eng miteinander verbunden. Oberflächlich betrachtet scheinen sie dasselbe zu sein, aber wenn man beginnt, Dokumentenmanagement und Content-Management zu vergleichen, erkennt man die Unterschiede.
Wenn Ihr Unternehmen eine Dokumentenmanagementsystem (DMS) oder ein Inhaltsverwaltungssystem (CMS) fragen Sie sich vielleicht, welches das Richtige für Sie ist.
Wichtige Erkenntnisse:
- Dokumentenmanagementsysteme ermöglichen Ihnen die Speicherung interner Dokumente und deren gemeinsame Nutzung innerhalb Ihres Unternehmens.
- Mit Content-Management-Systemen können Benutzer verschiedene Inhalte über eine dedizierte, öffentlich zugängliche Website veröffentlichen.
- Ein Beispiel für ein Cloud-basiertes DMS ist Egnyte, während ein Beispiel für ein CMS HubSpot oder WordPress ist.
Die beste Dokumentenverwaltungssoftware und die besten Content-Management-Systeme können ziemlich teuer sein. Informieren Sie sich daher am besten darüber, worin Sie Ihr Geld investieren und welche Plattform Ihren Anforderungen am besten gerecht wird.
Wir möchten Verwirrungen beseitigen und einige häufig gestellte Fragen beantworten, damit Sie leichter entscheiden können, welche Art von Software Sie verwenden müssen.
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Dokumentenmanagement vs. Content Management: Die Grundlagen
Damit Sie mehr über Dokumentenmanagementsysteme und Content-Management-Systeme erfahren, werden wir jede Plattform einzeln untersuchen und uns dann einige der wesentlichen Unterschiede und Gemeinsamkeiten ansehen.
Mit einem DMS können Sie verschiedene Geschäftsdokumente an einem zentralen Ort speichern.
Was ist ein DMS?
Ein Dokumentenmanagementsystem ist eine Software, mit der Unternehmen unternehmensweit Dokumente verwalten können. Betrachten Sie es als eine Art digitalen Aktenschrank, in dem eine Reihe von Dokumenten vorhanden sind und verschiedene Benutzer darauf zugreifen können.
Im Gegensatz zu einem physischen Aktenschrank, der nur zur Aufbewahrung von Dokumenten dient, bietet ein elektronisches Dokumentenmanagementsystem jedoch viel mehr.
Mit bestimmter Dokumentenverwaltungssoftware können Sie beispielsweise interne Mitteilungen versenden, die alle Beteiligten über wichtige Geschäftsprozesse auf dem Laufenden halten. Sie können auch gemeinsam an Dokumenten arbeiten, auf ältere Versionen zugreifen und die Bearbeitung durch mehrere Benutzer zulassen.
Die gängigsten Arten von Dokumentenmanagementsystemen sind On-Premise- und Cloud-basiert. On-Premise-Dokumentenmanagementsoftware gibt Ihnen die vollständige Kontrolle über Ihre internen Server und ermöglicht Ihnen die Sicherheit Ihrer Dokumente.
Bei einem Cloud-basierten DMS liegen Ihre Dokumente auf Servern von Drittanbietern vor.
Bei der Cloud-basierten Option liegen Ihre Dokumente auf den Servern eines Drittanbieters. Cloud-Lösungen erleichtern den Zugriff auf Dokumente auf mehreren Geräten sowie die Zusammenarbeit an Dokumenten mit anderen.
Mit einer guten Dokumentenverwaltungssoftware können Sie unter anderem Dokumenttypen wie Rechnungen, Arbeitsverträge, Tabellen, Schulungsmaterialien und nahezu jedes andere Geschäftsdokument erstellen und speichern, das Sie sich vorstellen können.
Die besten Tools verfügen auch über Scanfunktionen, mit denen Sie Papierdokumente in Ihr elektronisches DMS übertragen können. Zu den Scantools gehört die optische Zeichenerkennung, mit der Sie Papierdokumente bearbeiten können, die Sie in elektronische Dokumente umgewandelt haben.
Wenn Sie weitere Informationen zu den Funktionen eines DMS wünschen, lesen Sie unseren Artikel zu den Grundlagen des Dokumentenmanagements. Wir haben auch einen Leitfaden zu bewährten Methoden im Dokumentenmanagement, der beschreibt, wie Sie ein DMS auswählen und seine Funktionen optimal nutzen.
Mit einem CMS können Sie Webinhalte erstellen, die Sie für ein Online-Publikum veröffentlichen können.
Was ist ein CMS?
Ein Content-Management-System ist ein Bereich, in dem Sie verschiedene Arten von Inhalten wie Texte, Bilder und Videos hochladen können. Mithilfe verschiedener Softwareoptionen können Sie mit einem Content-Management-System Inhalte ganz einfach öffentlich im Web veröffentlichen, ohne dass Sie wissen müssen, wie man sie von Grund auf programmiert.
WordPress ist das beliebteste CMS und wird von vielen führenden Publikationen im Web verwendet.
Egal, ob Sie ein Blogger oder eine große Online-Publikation sind, Sie benötigen ein Content-Management-System, um Inhalte zu erstellen, zu planen und zu veröffentlichen. Ein führendes CMS wie WordPressbietet auch Vorlagen für Ihre Website und gibt Ihnen die Möglichkeit, ein einzigartiges Design zu erstellen.
Bei den meisten Content-Management-Systemen können Sie mehrere Benutzer zu einem zentralen Content-Stream hinzufügen. Sie können Benutzern die Berechtigung erteilen, Inhalte zu erstellen, zu bearbeiten und zu veröffentlichen. Andere Benutzer, z. B. Redakteure, können ebenfalls auf Inhalte zugreifen und diese gegebenenfalls bearbeiten.
Nachdem Ihre Website online gegangen ist, können Sie auf Ihr Content-Management-System zugreifen und neue Webseiten innerhalb Ihrer Website erstellen. Sie können Inhalte auch nach der Online-Veröffentlichung ändern, und das alles ohne die Hilfe eines Webentwicklers. Das macht es selbst für unerfahrene CMS-Benutzer einfach.
DMS vs. CMS: Unterschiede und Gemeinsamkeiten
Nachdem Sie nun besser wissen, was ein DMS und ein CMS sind, schauen wir uns einige der wesentlichen Unterschiede und Gemeinsamkeiten genauer an.
Strukturierte und unstrukturierte Daten
Ein DMS dient in der Regel der Verarbeitung sogenannter strukturierter Daten. Dabei handelt es sich um einen Bereich, in dem Sie Daten innerhalb einer zentralen Plattform problemlos kategorisieren, suchen und freigeben können.
Im Gegensatz dazu ist ein CMS ein Ort für unstrukturierte Daten, dessen Inhalte kein definiertes Datenmodell haben und nicht in einer definierten Weise organisiert sind.
Ein DMS bietet einen Raum für strukturierte Daten, die leicht zugänglich und identifizierbar sind.
Strukturierte Daten umfassen leicht durchsuchbare Daten wie Namen, Adressen, Diagramme, Dokumente und PDF-Dateien. Unstrukturierte Daten hingegen umfassen Daten, die nicht leicht durchsuchbar sind, beispielsweise Video- und Audiodateien.
Die Plattformen haben Gemeinsamkeiten darin, dass sie einen zentralen Ort zum Hochladen, Erstellen, Abrufen und Teilen von Inhalten bieten. Damit enden die Gemeinsamkeiten jedoch auch schon, denn die Art der erstellten und geteilten Inhalte ist völlig unterschiedlich.
Inhalts- und Dokumentenmanagement auf Unternehmensebene: ECM vs. EDM
Zwei weitere Begriffe, auf die Sie wahrscheinlich stoßen werden, sind Unternehmensweite Inhaltsverwaltung (ECM) und Dokumentenmanagement für Unternehmen (EDM). Trotz der unterschiedlichen Begriffe gibt es zwischen einem Enterprise Content Management System und einem Standard-CMS kaum Unterschiede. Dasselbe gilt auch für ein DMS. Der Hauptunterschied ist die Skalierbarkeit.
Mithilfe der ECM-Software können Sie weitere Benutzer hinzufügen und verwalten und ihnen gleichzeitig den Zugriff auf Inhalte und Dokumente von mehreren Geräten an unterschiedlichen Standorten aus ermöglichen.
Aufgrund der Größe jeder Plattform gibt es häufig mehr Tools zur Automatisierung, mit denen Sie Geschäftsprozesse und -inhalte laufend aktualisieren können. Dies macht Managementsysteme auf Unternehmensebene ideal für große Unternehmen.
