Hinweis: Der folgende Artikel hilft Ihnen weiter: Eine Einführung in Eventmanagement und Marketing
Eventmanagement hat sich im letzten Jahrzehnt zu einem beliebten Beruf entwickelt. Beim Eventmanagement geht es um die Organisation einer Veranstaltung oder Veranstaltung – von einer Hochzeit bis hin zu Produkteinführungen und Firmenkonferenzen. Alles, was passiert und Menschen zusammenbringt, kann als Ereignis betrachtet werden. Dabei kann es sich um die Markteinführung eines neuen SUV-Modells oder um einen Rückzugsort für Teambuilding-Aktivitäten im Unternehmen handeln.
Die Aufgabe eines Eventmanagers besteht darin, Budget, Logistik, Dekoration, Speisen und Getränke, Belohnungen und Anerkennungen usw. zu planen und alle Elemente perfekt zusammenzubringen.
Es ist keine leichte Aufgabe und erfordert die unablässige Arbeit eines engagierten Teams. Durch einen Eventmanagement-Kurs können Sie die Aufgaben und Verantwortlichkeiten eines Eventmanagers verstehen und diese effektiv erfüllen.
Hier ist ein informatives Video, das über die grundlegenden Aufgaben eines Veranstaltungsplaners spricht.
(Das obige Video ist Teil eines ausführlicheren Kurses zu Academy von Appy Pie. Um auf den vollständigen Kurs zuzugreifen, klicken Sie bitte Klicken Sie hieroder lesen Sie weiter unten.)
Schauen wir uns die verschiedenen Aspekte des Eventmanagements im Detail an.
Ein Eventmanager benötigt ein klares Verständnis der Aufgaben und Funktionen, die er zu übernehmen hat.
Legen Sie ein Ziel fest
Dies geschieht in einer Reihe von Gesprächen mit dem Kunden. Eine Veranstaltung, die auf Erlebnismarketing abzielt, unterscheidet sich vom Management von Hochzeitsveranstaltungen.
Ein Großteil davon besteht darin, dem Kunden zahlreiche „Was, Wann, Wo, Warum, Wie“-Fragen zu stellen. Natürlich haben sie möglicherweise keine genaue Vorstellung, sondern ein abstraktes Konzept. Es ist die Aufgabe des Eventmanagers, diese in eine greifbare Form zu übersetzen.
Erstellen Sie ein Budget
Eine der wichtigsten Aufgaben von Eventmanagement-Unternehmen ist die Unterstützung bei der Budgetierung. Das zugewiesene Veranstaltungsbudget muss möglichst effizient eingesetzt werden. Wenn man bedenkt, dass bei den meisten Veranstaltungen Kosten für Veranstaltungsort, Transport, Essen, Getränke, Freizeit, Gehälter, Unterhaltung und vor allem für die Honorare des Veranstaltungsmanagers anfallen, ist dies einer der schwierigsten Bestandteile der Arbeit. Es kann zu Kostenüberschreitungen kommen, dies ist jedoch der letzte Ausweg, da die Kunden eine Aufblähung des Budgets nach der Zuteilung nicht gutheißen.
Storyboarding
Storyboards sind eine Idee, die Eventmanager von Filmregisseuren der Vergangenheit übernommen haben. Es handelt sich um eine genaue Darstellung des Veranstaltungsdesigns mit fachmännischen Skizzen.
Natürlich ist es erforderlich, einen versierten Künstler im Team zu haben. Dennoch ermöglicht die Methode eine klare Ideenkommunikation zwischen dem Team des Kunden (Personal aus der Unternehmens-PR und -Kommunikation) und dem Eventmanagement-Personal.
Einige Event-Management-Dienste verwenden anstelle des eigentlichen Skizzierens intuitive Software wie StudioBinder. Obwohl es sich hierbei um eine realistischere Darstellung handelt, sind für die Erstellung von Animationsmodellen auch viele Arbeitsstunden erforderlich, was die Kosten erhöht.
Auswahl des Veranstaltungsortes
Sobald das Budget fertiggestellt und das Konzept genehmigt ist, ist der Rest der Aufgabe reine Kleinarbeit. Der Veranstaltungsort muss ausgewählt werden und dazu werden Angebote von verschiedenen Hotels und Resorts eingeholt.
Die Verfügbarkeit von Veranstaltungsorten schwankt stark je nach Jahreszeit, und Kunden sind häufig darauf angewiesen, dass das Veranstaltungsunternehmen ihre Kontakte in der Hotelbranche nutzt, um Bankettsäle und Auditorien zu mieten.
Hier ist ein Video, das Ihnen alles darüber erzählt, wie Sie den Veranstaltungsort für das Eventmanagement und die Planung finden
(Das obige Video ist Teil eines ausführlicheren Kurses zu Academy von Appy Pie. Um auf den vollständigen Kurs zuzugreifen, klicken Sie bitte Klicken Sie hieroder lesen Sie weiter unten.)
Logistikverwaltung
An einer Veranstaltung sind zwangsläufig Gäste beteiligt, die einen Transport benötigen. Die Reisevorbereitungen aller oder einiger Gäste müssen geplant und Reisevorbereitungen getroffen werden. Dann ist da noch die Abholung und Rückgabe vom Flughafen zum Veranstaltungsort.
Manche Veranstaltungen erfordern möglicherweise luxuriöse Limousinen für wichtige Gäste, und alles muss bis ins kleinste Detail geplant werden.
Da Ihnen nur begrenztes Personal zur Verfügung steht – beispielsweise ein Team aus acht Mitarbeitern –, können Sie natürlich nicht hoffen, überall zu sein, und die kleinste Verzögerung bei einem dieser vielen beweglichen Teile kann eine Katastrophe auslösen.
Lieferantenmanagement
Dem Eventmanager obliegt auch die komplexe Verantwortung des Vendor-Managements. Den richtigen Preis zu finden, dafür zu sorgen, dass die Lieferanten pünktlich liefern, sowohl den Lieferanten als auch den Kunden zufrieden zu stellen – das erfordert einiges an Arbeit.
Dies liegt ausschließlich in der Pflicht von Eventmanagement-Unternehmen. Eine großartig geplante und durchgeführte Veranstaltung kann farblos wirken, weil einige der Blumen herabhängend und einen Tag alt wirken oder weil ein Bluetooth-Mikrofon genau im Moment der Autoeinführung nicht funktioniert.
Die Qualität der Anbieter muss durch den Eventmanager sichergestellt werden.
Event-Marketingplan
Es reicht nicht aus, eine Veranstaltung zu veranstalten, sondern es ist auch ein erhebliches Maß an Eventmarketing erforderlich.
Bei Open-Door-Events wie Produkteinführungen geht es nicht nur um die Veranstaltung selbst, sondern auch um die damit verbundene Event-Promotion. Durch den Einsatz von Medien muss der Event-Marketingplan die Präsenz der Veranstaltung in der breiten Öffentlichkeit steuern.
Pre-Event-Marketing
Ihr Marketing beginnt an dem Tag, an dem der Veranstaltungstermin feststeht. Aber auch abseits des Marketings gibt es noch viel zu tun. Unsere Eventplanungs-Checkliste hilft Ihnen dabei. Während Sie sich auf die Veranstaltung vorbereiten, muss das Marketingteam bereit sein, die sozialen Medien mit Ihrer Veranstaltung in die Luft zu jagen, und hier sind 8 Möglichkeiten, dies zu tun.
- Beginnen Sie mit einem Hashtag
- Verschönern und verschönern Sie Ihre Veranstaltung
- Maßgeschneiderte Inhalte für soziale Medien
- Antworten Sie auf Personen, die Fragen stellen
- Werbegeschenke für Gastgeberveranstaltungen
- Einblicke hinter die Kulissen
- Erstellen Sie einen Countdown
- Live-Event-Beiträge
Social Media funktioniert mit Hashtags. Geben Sie Ihrer Veranstaltung einen einprägsamen und dennoch relevanten Namen, der eine Verbindung zu Ihrer Marke herstellt. Achten Sie darauf, Ihr Branding in den Namen Ihrer Veranstaltung aufzunehmen und einen Hashtag zu erstellen. Mit dem Hashtag können Sie einen Hype für Ihre Veranstaltung erzeugen. Sie müssen sicherstellen, dass Ihr Hashtag leicht zu schreiben und zu merken ist. Es sollte auch eingängig sein.
Das Erstellen von Hashtags ist auch die beste Möglichkeit, den Überblick über die Gespräche über Ihre Veranstaltung zu behalten. Ein gut getimter Hashtag wird auch nach Abschluss der Veranstaltung nützlich sein (wird später besprochen). Beginnen Sie so früh wie möglich mit der Werbung für Ihren Hashtag.
Setzen Sie sich mit Ihrem Designteam zusammen. Beginnen Sie mit einem Teaser-Poster Instagram. Veröffentlichen Sie das Teaser-Poster in anderen sozialen Medien wie z Facebook, Twitterusw. Anschließend folgt ein Teaser-Event-Videotrailer YouTube. Verwenden Sie Ihre Hashtags auf Schritt und Tritt.
Nutzen Sie Pressemitteilungen und Nachrichten, um Ihrem Publikum Hinweise darauf zu geben, was Ihre Veranstaltung beinhalten könnte. Geben Sie ihnen Gründe, zu Ihrer Veranstaltung zu kommen, aber geben Sie ihnen nicht zu viele. Halten Sie die Spannung Ihrer Veranstaltung so gut es geht aufrecht.
Gehen Sie tiefer in die Werbung für Ihre Veranstaltung ein, indem Sie spezielle Inhalte für einzelne soziale Medien erstellen. Erstellen Sie einen Filter für Sie Instagramstarten Sie eine Tweet-Bombing-Kampagne mit Inhalten und Neuigkeiten über den Stand der Vorbereitungen für Ihre Veranstaltung und erstellen Sie eine Facebook Album der Vorbereitungen. Verdoppeln Sie es und verwenden Sie die Bilder von Facebook um berufliches Interesse auf LinkedIn zu wecken. Erstellen Sie eine Landingpage für Ihre Veranstaltung.
Sie können noch einen Schritt weiter gehen und versuchen, Influencer einzustellen, um für die Veranstaltung zu werben. Schicken Sie ihnen besondere Leckereien zum Auspacken. Erstellen Sie eine Influencer-Kampagne rund um Ihre Veranstaltung, wenn das Budget es zulässt. Benutze Dein YouTube um Informationen und Ihre Gründe für die Einrichtung dieser Veranstaltung mitzuteilen. Verbreiten Sie Ihre Social-Media-Aktivitäten so weit wie möglich, um ein größtmögliches Publikum zu erreichen.
Geben Sie Personen, die Fragen zur Veranstaltung stellen, informative Antworten. Stellen Sie sicher, dass Sie ihnen mitteilen, worauf sie sich freuen können. Geben Sie die Namen der Gäste an, die an der Veranstaltung teilnehmen werden, einen möglichen Zeitplan für die Veranstaltung und allgemeine Fragen zum Veranstaltungsort und zu den Zeiten.
Weisen Sie diese Aufgabe vollständig jemandem zu. Sorgen Sie auch während der Veranstaltung dafür, dass diese Aktivität weitergeführt wird. Es ist gut für Ihre Marke und nicht allzu schwer zu erreichen.
Giveaways sind eine tolle Möglichkeit, auf Ihre Veranstaltung aufmerksam zu machen. Erklären Sie besondere Geschenke für die Teilnehmer. Nutzen Sie FOMO (Angst, etwas zu verpassen) und maximieren Sie Ihre Anwesenheit. Stellen Sie sicher, dass die Giveaways spannend sind. Erstellen Sie soziale Wettbewerbe und schenken Sie ihnen Pässe, VIP-Zugang, besondere Geschenke und vieles mehr.
Es ist wahrscheinlich, dass Ihre Veranstaltung lange bevor sie tatsächlich stattfindet, in der Branche für Aufsehen sorgt. Sie müssen die anfängliche Aufmerksamkeit, die Sie erhalten, pflegen. Erstellen und nutzen Sie dazu einen Blick hinter die Kulissen. Klicken Sie auf Fotos, nehmen Sie Kameravideos auf und lassen Sie sie „durchsickern“. BTS-Momente sind eine großartige Möglichkeit, um sicherzustellen, dass die Begeisterung bis zum Tag der Veranstaltung weiter steigt.
Wenn Ihre Veranstaltung mehrere Tage dauert, können Sie mit BTS-Filmmaterial viel Aufsehen erregen. Auch hier spielt FOMO eine entscheidende Rolle und stellt sicher, dass Sie während der gesamten Veranstaltung die richtige Aufmerksamkeit erhalten.
Ein offizieller Countdown-Zähler ist ein zusätzliches Sahnehäubchen. Es erzeugt Hype. Erstellen Sie in jedem sozialen Medium einen Countdown. Countdowns steigern die Spannung und steigern die Begeisterung der Menschen für Ihre Veranstaltungen.
Dieser Tipp ist für Eventbeiträge während der Veranstaltung gedacht. Live-Updates über Twitter Und in manchen Fällen ist ein Live-Feed eine großartige Möglichkeit, die Leute auch von zu Hause aus bei der Stange zu halten. Live-Updates und Feeds haben dazu geführt, dass mehrtägige Veranstaltungen im Laufe jedes Veranstaltungstages eine höhere Besucherzahl verzeichnen. In gewisser Weise halten Live-Event-Beiträge den Hype über die Zeitachse Ihrer Geschäftsveranstaltung hinweg aufrecht.
Post-Event-Marketing
Eventmarketing endet nicht mit der Veranstaltung. Die Vermarktung einer Veranstaltung kann weiter vorangetrieben werden. Post-Event-Marketing ist eine legitime Aktivität, die langfristige Auswirkungen auf Ihre sozialen Kanäle und zukünftige Veranstaltungen hat. Post-Event-Marketing ist eine gute Methode, um den Ruf einer Marke aufzubauen. Eine erfolgreiche Veranstaltung kann dennoch an die Menschen vermarktet werden. Hier sind drei Möglichkeiten, dies zu tun:
- Veröffentlichen Sie benutzergenerierte Inhalte
- Event-Highlight-Rolle
- Umfrage nach der Veranstaltung
Die Leute werden ihre Erfahrungen bei Ihrer Veranstaltung bestimmt auf ihren sozialen Kanälen veröffentlichen. Teilen/Cross-Posten Sie ihre Feierlichkeiten mit Ihren erstellten Hashtags, um Ihre Veranstaltung hervorzuheben. Dadurch zeigen Sie, wie begeistert Sie von Ihrer Veranstaltung waren und wie viel Spaß es Ihnen gemacht hat, Menschen zu bewirten. Es ist eine gute Übung zum Aufbau des Markenrufs, die Gutes für Ihre zukünftigen Geschäftsveranstaltungen verheißt.
Stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Veranstaltung mit professionellen Videofilmern aufzeichnen. Stellen Sie sicher, dass Sie einige Wochen nach der Veranstaltung ein Highlight-Reel erstellen und es in Ihren sozialen Medien veröffentlichen. Das Publikum, das die Veranstaltung verpasst hat, kann die schönsten Momente noch einmal Revue passieren lassen.
Veröffentlichen Sie nicht die gesamte Veranstaltung. Posten Sie genug, um die Leute zu ärgern, die es verpasst haben. Wenn du eine Veranstaltung organisieren Auch hier werden diese Leute auf jede erdenkliche Weise an der Veranstaltung teilnehmen.
Erstellen Sie eine öffentliche Umfrage für die Personen, die an der Veranstaltung teilgenommen haben. Holen Sie sich ihr Feedback, um zu erfahren, wie sie sich über die Veranstaltung gefühlt haben. Darüber hinaus können Sie diese Informationen nutzen, um den Erfolg Ihrer Veranstaltungen zu erfassen und zu analysieren. Gutes Feedback kann in Ihren sozialen Medien veröffentlicht werden, um das FOMO Ihres Publikums zu beeinflussen.
Schauen Sie sich dieses Video an, in dem es um die besten Strategien zur Förderung von Veranstaltungen geht.
(Das obige Video ist Teil eines ausführlicheren Kurses zu Academy von Appy Pie. Um auf den vollständigen Kurs zuzugreifen, klicken Sie bitte Klicken Sie hieroder lesen Sie weiter unten.)
Ausführung
Beim Eventmanagement gilt der Grundsatz, dass alles schief gehen wird, was schiefgehen kann. Erfolgreiches Eventmanagement hat viel mit der Backup-Planung zu tun.
Der Kunde akzeptiert keine Entschuldigungen für Misserfolge, und es wird der Marke des Managers für immer schaden, wenn er während der Veranstaltung nicht liefert.
Eventplanung und -management ist eine Art Projektmanagement. Was funktioniert online am besten? Eventmanagement-Kurs von Appy Pie unterrichten? Werfen wir einen Blick darauf.
Letztendlich geht es beim Einstieg in das Eventmanagement-Geschäft darum, Geld zu verdienen. Hier ist ein cooles Video, das über verschiedene Möglichkeiten spricht, mit Ihren Veranstaltungen Einnahmen zu generieren.
(Das obige Video ist Teil eines ausführlicheren Kurses zu Academy von Appy Pie. Um auf den vollständigen Kurs zuzugreifen, klicken Sie bitte Klicken Sie hieroder lesen Sie weiter unten.)
Eventmanagement ist eine komplexe Kette von Plänen und Veranstaltungen, vom Konzept bis zur Umsetzung. Tatsächlich ist es der Komplexität des Eventmanagements geschuldet, dass sich renommierte Eventmanager nur auf wenige Veranstaltungsarten spezialisieren.
Es ist ein sehr lohnender Beruf, und die harte Arbeit, die man investiert, zahlt sich finanziell aus. Mit einer attraktiven Eventmanagement-Website für Werbung, optimiert Facebook Anzeigen, kontinuierliche SEO für die Webseiten Ihrer Veranstaltungen, Sie können Aufmerksamkeit erregen und Ihre Veranstaltungen erfolgreich machen.
Es ist ein geeigneter Beruf für diejenigen, die sich der Herausforderung gewachsen fühlen. Es ist definitiv nichts für schwache Nerven.
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