Einfache Möglichkeiten zur Produktivitätssteigerung durch die Organisation Ihrer digitalen Dateien

Nur wenige von uns sind gut darin, ihre digitalen Dateien so zu organisieren, dass sie leicht zu finden sind. Ablagesysteme werden schnell unübersichtlich und unorganisiert, sodass es schwierig wird, schnell zu finden, was man braucht, und es mit anderen zu teilen.

Sowohl ein Mangelnde Organisation und Überorganisation können Ihre Produktivität beeinträchtigen. Es ist genauso schwierig, eine Datei auf einem Computer mit 100 Unterordnern zu finden, wie eine Datei auf einem Computer zu finden, auf dem alles auf dem Desktop gespeichert ist. Sie müssen den idealen Ort finden, damit Sie die Spesenabrechnung von vor vier Monaten problemlos per E-Mail verschicken können, wenn Bob aus der Buchhaltung danach sucht.

Hier sind drei Möglichkeiten, wie Sie Ihre Dateien besser organisieren können, um produktiver zu sein und die Zusammenarbeit zu steigern.

A. Befolgen Sie diese 5 Regeln beim Benennen von Dateien

Die Benennung von Dateien ist wichtig. So können Sie ein Dokument finden, das Jake vor drei Tagen fertiggestellt hat, selbst wenn Sie nicht sicher sind, in welchem ​​Ordner er es gespeichert hat. Außerdem haben kryptische Dokumenttitel kein Problem mehr.

1. Seien Sie beschreibend

Geben Sie Ihren Dateinamen nicht zu niedlich, sondern beschreibend. „DRAFT 18_MPM-edits_FINAL“ ist kein beschreibender Titel und macht es sehr schwierig, ihn über die Suche zu finden. Angesichts der zunehmenden Abhängigkeit von der Suche (mehr dazu gleich) ist das keine gute Sache.

Setzen Sie stattdessen den eigentlichen Titel des Dokuments in den Dateinamen. Wenn dieser Blogbeitrag also ein Dokument wäre (wie er es einmal war), würde im Titel „Seien Sie produktiver und kooperativer, indem Sie Ihre digitalen Dateien besser organisieren“ stehen. Ja, er ist lang, aber das ist in Ordnung. Dateinamen sollten klar und lang sein, statt kurz und undurchsichtig.

2. Verwenden Sie keine Sonderzeichen

Buchstaben und Zahlen sind in Ordnung, aber Computer und Browser wissen nicht immer, was sie mit Sonderzeichen wie Et-Zeichen und Fragezeichen anfangen sollen. Vermeiden Sie jegliche Probleme, indem Sie diese Zeichen nicht verwenden.

3. Fügen Sie Daten in Ihre Dateinamen ein

Beginnen Sie Ihre Dateinamen mit einem Datum im ISO 8601 Format: JJJJ-MM-TT, und fügen Sie anschließend den beschreibenden Text hinzu. Auf diese Weise stellen Sie sicher, dass Ihre Dateien überall auf die gleiche Weise organisiert sind.

4. Verwenden Sie Versionsnummern

Sie können mit Ihren elektronischen Dokumenten eine Papierspur erstellen. Speichern Sie verschiedene Entwürfe mit Versionsnummern. Verwenden Sie dazu nicht das Wort „FINAL“ in Ihren Dateinamen. Wir alle wissen, dass „final“ nicht immer die endgültige Version bedeutet, aber auf Version 7 folgt immer Version 8.

5. Seien Sie konsequent

Wenden Sie diese Konventionen in Ihrem Team und Ihrer Organisation einheitlich an, damit alle auf dem gleichen Stand sind. Bei Main Path weiß jeder, dass unsere Namenskonventionen eingehalten werden müssen, sodass es nicht zu Verwirrungen kommt.

Wenn Sie diese fünf Regeln befolgen, lautet der Dateiname für diesen als Dokument gespeicherten Artikel:

2016-04-05_Seien Sie produktiver und kooperativer, indem Sie Ihre Dateien besser organisieren_01

Es ist ein einfaches Format. Datum_Titel_Version. Einfach.

B. Verzichten Sie auf Ihr Ablagesystem und verlassen Sie sich stattdessen auf die Suche

Dies mag wie ein gewagter Vorschlag erscheinen, aber hier ist er: Hören Sie auf, Dokumente einzureichen, und verlassen Sie sich stattdessen auf die Suche. Insbesondere wenn Sie die fünf Regeln zur Benennung von Dateien befolgt haben, müssen Sie nicht in Unterordnern herumwühlen, wenn E-Mail-Clients und Desktop-Suchfunktionen das Gesuchte in einem Bruchteil der Zeit finden, die Sie dafür benötigen.

Die Suchfunktion wird immer wichtiger, so dass Google eine mobile Tastatur mit einer spezielles Suchsymbol. Die Suche ist so wichtig geworden, dass einige spekuliert haben, Google und Apple würden sich in einem Krieg befinden um seine Zukunft.

Überlegen Sie, wie Sie nach Informationen zu einer historischen Persönlichkeit wie George Washington suchen. Sie würden wahrscheinlich Ihren Browser öffnen und eine Suchmaschine öffnen und „George Washington“ eingeben. Anschließend würden Sie die ersten fünf Ergebnisse durchsehen, um zu sehen, welches für Ihre Suche am relevantesten ist.

Dasselbe können Sie auch tun, wenn Sie nach einem Dokument suchen. Spotlight-Suche und Windows Suchen sind leistungsstarke Tools, mit denen Sie in natürlicher Sprache nach den gewünschten Dateien suchen können, z. B. nach „Bildern, die ich letzten Dienstag bearbeitet habe“ oder „Dokumenten, an denen ich gestern gearbeitet habe“.

Gmail wurde von Google entwickelt, dem Meister der Suche, wie seine leistungsstarke Suchfunktion zeigt. Sie können nach Absender, Empfänger, Betreff und Schlüsselwörtern suchen. Sie können auch einen Datumsbereich angeben, ob Sie nach einer E-Mail mit Anhang suchen und vieles mehr.

Einige Programme bieten jetzt eine Funktion, mit der Sie eine Suche als Ordner speichern können. So können Sie sowohl die Suche verwenden als auch Ordner erstellen, wenn Ihnen das wichtig ist. Thunderbird ist ein E-Mail-Client mit dieser Funktion.

Wenn Sie in einer Arbeitsumgebung mit einem zentralen Netzwerk arbeiten oder einen E-Mail-Client ohne entsprechende Suchfunktion verwenden, ist die Suche für Sie möglicherweise nicht das richtige Mittel.

Aber für Ihren Heimcomputer oder Ihr persönliches E-Mail-Konto ist es vielleicht keine schlechte Idee. Lifehacker hat tolle Tipps, wie Sie das Beste aus Scheinwerfer Und Windows-Suche.

Wenn Sie Ihr Ordnersystem nicht aufgeben können, empfiehlt es sich, unter einem Hauptordner nicht mehr als drei Unterordner zu erstellen. Hier ist ein System um alle Ihre Dateien in sechs Hauptordnern zu organisieren, für Backups, Dokumente, Archive, Multimedia und Skripte. (Laien können den letzten Ordner überspringen und ihn auf fünf noch übersichtlichere Ordner reduzieren.)

C. Verwenden Sie Tools, um sich selbst und Ihr Team zu organisieren

Es gibt viele Tools, die Ihnen dabei helfen, Ihre Dateien zu organisieren und sie im Team freizugeben.

Wenn Sie in einer Büroumgebung mit der traditionellen Office-Produktsuite arbeiten, OneNote und Outlook integrieren, um den Austausch von Dateien zu erleichtern und Aufgaben aus E-Mails erstellen.

LockerIst eine Messaging-App für Teams So können Sie Dateien ganz einfach mit einem einzigen Kollegen oder mit Ihrer gesamten Organisation teilen. Evernote Businessermöglicht Ihrem Team den Austausch von Dateien, die Zentralisierung von Besprechungsnotizen, und mehrAlle verfügen über leistungsstarke Suchfunktionen, sodass Sie leicht finden, was Sie suchen.

Bei Main Path verwenden wir Trello, ein visuelles Kollaborationstoolum Dateien zu teilen, unsere Redaktionskalender zu vervollständigen und Feedback dazu zu geben. Es hält uns organisiert und erzwingt mit seiner Struktur automatisch die Regel „nicht mehr als drei Unterordner“. Es ist so gut, dass Lifehacker behauptet, Sie können Organisieren Sie Ihr gesamtes Leben mit Trello.

Zusammenfassend können Sie so Ihre digitalen Dateien besser organisieren und Ihre Produktivität und Zusammenarbeit steigern:

• Verwenden Sie beschreibende Dateinamen, die das Datum enthalten
• Erwägen Sie, sich ausschließlich auf die Suche zu verlassen und nicht auf Ordner. Wenn das jedoch nicht funktioniert, organisieren Sie nicht tiefer als drei Unterordner.
• Verwenden Sie Tools wie Slack und Trello, um Ihre Dateien einfacher zu organisieren und mit Ihrem Team zu teilen

Wenn Sie diese Tipps befolgen, wird das Auffinden der für Bob benötigten Datei im Handumdrehen von einer Herausforderung zu einem Kinderspiel.