Dass Mitarbeiter in Mutterschafts- (oder Vaterschafts-)Urlaub gehen, ist in Unternehmen eine Realität. Unternehmensleiter sollten daher nicht den Kopf in den Sand stecken und glauben, der Prozess werde sich von selbst regeln – denn das wird er nicht.
Den neuesten Daten des australischen Statistikamts zufolge beträgt die durchschnittliche Dauer des Mutterschaftsurlaubs australischer Frauen acht Monate.
Wie Sie sich vorstellen können, kann sich ein Mitarbeiter, der acht Monate lang freigestellt wird, potenziell nachteilig auf ein Unternehmen auswirken. Selbst wenn die Mitarbeiterin, die in Mutterschaftsurlaub geht, einen Ersatz hat, können der Verlust an Wissen und Fähigkeiten sowie der anschließende Zeit- und Ressourcenaufwand für die Einarbeitung eines Ersatzes erhebliche Auswirkungen auf Kosten und Produktivität haben.
Um sicherzustellen, dass alle nicht dokumentierten Prozesse oder Kenntnisse erfasst werden, ist eine sorgfältige Planung erforderlich, sodass Ersatzkräfte oder andere Teammitglieder für die erfolgreiche Verwaltung der Aufgaben und Prozesse sorgen können.
Es reicht nicht aus, wenn die Person, die in den Urlaub geht, Übergabenotizen vorbereitet. Manche Rollen können recht detailliert und komplex sein, wenn man sie aufschlüsselt. Wenn dies nicht erfasst und so organisiert wird, dass es leicht verständlich ist, kann das viele Probleme verursachen. Wenn dieses Wissen erfasst und gut dokumentiert ist, trägt dies auch dazu bei, einen reibungslosen Übergang zurück in die Organisation zu gewährleisten, wenn eine Mitarbeiterin aus dem Mutterschaftsurlaub zurückkehrt.
Hier sind fünf Schritte, die Sie umsetzen können, um Ihrem Unternehmen zu helfen, den Mutterschaftsurlaub von Teammitgliedern besser zu bewältigen.
-
Berücksichtigen Sie ihre Rolle in der Organisation
Wenn ein Teammitglied in Mutterschaftsurlaub geht oder für einen längeren Zeitraum in den Urlaub fährt, kann dies in der Organisation eine klaffende Lücke hinsichtlich der Teams, der Projekte, an denen es möglicherweise beteiligt war, und der Rollen, die es möglicherweise innehatte, hinterlassen, die sich auf andere Abteilungen auswirkt.
Sie müssen eine klare Vorstellung davon haben, welche Auswirkungen die Rolle einer Person auf die Organisation hat. Stellen Sie sich zunächst die folgenden Fragen:
- Wo sitzen sie in der Organisation?
- Welche Rollen und Aufgaben erfüllen sie?
- Über welche konkreten Kenntnisse verfügen sie und welche Konsequenzen hätte der Verlust dieses Wissens?
- Wie verhalten sie sich zu anderen Mitarbeitern und Abteilungen?
-
Analysieren Sie Ihre Prozesse
Wenn Teammitglieder für längere Zeit in den Urlaub gehen, kündigen oder auch wenn Sie neue Mitarbeiter einarbeiten, kann dies zeigen, wie gut (oder unzureichend) Ihre internen Prozesse und Wissensmanagementsysteme funktionieren.
Wenn eine Mitarbeiterin ankündigt, dass sie in Mutterschaftsurlaub geht, ist das ein guter Anlass, die Situation Ihres Unternehmens zu analysieren.
Stellen Sie zunächst die folgenden Fragen:
- Welche Prozesse, Verfahren, Anweisungen und Schulungshandbücher gibt es bereits?
- Wo und wie werden sie gespeichert? Werden Prozesse, Betriebsabläufe und Compliance-Verpflichtungen an einem einzigen Ort gespeichert, wo die aktuelle Version leicht zu finden ist und wo sie auf verschiedene Weise eingesehen werden können?
- Werden sie im Rahmen der täglichen Arbeit verwendet? Oder werden sie aktualisiert und nur selten verwendet?
- Wie effizient ist das Wissensmanagementsystem der Organisation?
- Welche Einarbeitungsprogramme gibt es für Ersatzkräfte?
-
Beziehen Sie diejenigen ein, die in Mutterschaftsurlaub gehen
Wenn Sie Teammitglieder, die in Mutterschaftsurlaub oder für einen längeren Zeitraum in den Urlaub gehen, in Ihre Bemühungen zur Erfassung organisatorischen Wissens und zur Dokumentation von Prozessen einbeziehen, trägt dies dazu bei, Zusammenhalt und Unterstützung rund um diese Aktivität zu schaffen.
Es zeigt auch, wie wertvoll die Person, die in Mutterschaftsurlaub geht, in den Augen des Unternehmens ist. Frauen, die in Mutterschaftsurlaub gehen, können das Wissen, dass sie wertgeschätzt werden, auch ermutigen, in das Unternehmen zurückzukehren.
Ein solcher Ansatz kann auch der gesamten Organisation zugute kommen. So können Sie beispielsweise das Organisationswissen und die Dokumentationsverfahren für alle Mitarbeiter erfassen, um eine Plattform für kontinuierliche Verbesserungen bereitzustellen und die Auswirkungen von längeren Abwesenheiten oder Pensionierungen von Mitarbeitern zu verringern.
Das Erfassen des Wissens Ihrer Organisation kann ganz einfach sein, indem Sie Verfahren und Schulungsmodule schreiben, die sich auf bestimmte Aufgaben oder allgemeine Unternehmenseinführungen beziehen. Mitarbeiter, die in Mutterschaftsurlaub oder für einen längeren Zeitraum gehen, sollten befragt werden, um die genauen Kenntnisse und Fähigkeiten zu ermitteln, die zur Erfüllung ihrer Aufgaben erforderlich sind, und um die Informationen zu ermitteln, die an einen Ersatz oder andere Teammitglieder weitergegeben werden müssen. Neben der Erfassung von Prozessschritten sollten auch ihre Beziehungen zu anderen Rollen, Prozessen und Vorschriften aufgezeichnet werden.
-
Nutzen Sie ein gutes Wissensmanagementsystem
Ein Wissensmanagementsystem kann dabei helfen, Ersatzkräfte schnell in eine neue Rolle einzuarbeiten oder anderen Teammitgliedern dabei zu helfen, die Aufgaben derjenigen zu übernehmen, die in den Urlaub gehen. Herkömmliche Silo-Ansätze wie Dokumenten-Repositorien oder Portale können Informationen speichern und präsentieren, aber sie können sie nicht verwalten. Dies führt zu hochgradig redundanten, veralteten und teuer zu pflegenden Informationen. Systeme, die die Modellierung, Aufzeichnung und Veröffentlichung von Prozessen und Beziehungen ermöglichen, sind besser geeignet, solche Informationen auf nützliche Weise zu erfassen.
Vertretungen, andere Teammitglieder und zurückkehrende Mitarbeiter müssen problemlos auf das relevante, aktuelle und vollständige Wissen einer Rolle zugreifen können. Außerdem sollte es in einer Form vorliegen, die intuitiv, zeitnah und im Kontext ihrer Verantwortlichkeiten steht. Diese Informationen sollten außerdem an einem einzigen Ort gespeichert werden, wo sie wiederverwendet, zentral verwaltet und in rollenspezifischen Formaten (vom Fließbandarbeiter bis zum CEO) verbreitet werden können.
Nach einer Abwesenheit vom Arbeitsplatz können sich Prozesse, Verfahren und Vorschriften geändert haben. Ein genaues und aktuelles Wissensmanagementsystem bietet eine einfache Referenz, die es den Mitarbeitern ermöglicht, sich schnell auf den neuesten Stand zu bringen, sei es als Auffrischung oder um sie über die Änderungen zu informieren, die während ihrer Abwesenheit umgesetzt wurden.
Wenn Mitarbeiterinnen in Mutterschaftsurlaub gehen, muss das nicht als Unannehmlichkeit angesehen werden. Wenn Ihre Organisation, ihre Prozesse und ihr Wissensmanagementsystem gut vorbereitet sind und funktionieren, kann dies für alle Beteiligten eine reibungslose und stressfreie Erfahrung sein.
Bruce Nixon ist CEO von Holocentricdas Geschäftsmanagementsysteme bereitstellt, die Organisationen dabei helfen, jedes Detail ihres Geschäfts zu erfassen, zu verstehen, zu ändern und zu optimieren – von Mitarbeitern, Strategien und Prozessen bis hin zu Compliance-Verpflichtungen. Sie machen Informationen zugänglich, leicht verständlich und personalisiert, um den Bedürfnissen jedes Benutzers gerecht zu werden. Die modellbasierten Lösungen Modeler und Modelpedia von Holocentric helfen großen Organisationen dabei, das organische Wissen jeder Person und Abteilung an einem einzigen zentralen Ort zu speichern, aufzubewahren und zu nutzen, sodass es problemlos an alle Mitarbeiter verteilt werden kann. www.holocentric.com
