Salesforce hat sich zu einem der beliebtesten Customer-Relationship-Management-Programme (CRM) entwickelt. Die innovativen Tools haben Ihnen zwar dabei geholfen, Ihr Team zu motivieren und seine Produktivität zu steigern, aber einige Aspekte der Software sind nicht benutzerfreundlich. Während die meisten Benutzer in Salesforce schnell neue Benutzer erstellen können, kann das Löschen von Benutzern eine größere Herausforderung darstellen. Glücklicherweise gibt es mehrere Möglichkeiten, den Zugriff einer Person auf Ihre Salesforce-Daten einzuschränken.
In diesem Artikel wird erläutert, ob es möglich ist, Benutzer in Salesforce zu löschen. Wir behandeln auch das Deaktivieren und Einfrieren eines Salesforce-Kontos. Lesen Sie weiter, um mehr zu erfahren.
Über Salesforce
Um ein erfolgreiches Unternehmen aufzubauen, müssen Sie eine tragfähige, datengesteuerte Strategie entwickeln. Dies kann überwältigend sein, wenn Sie gezwungen sind, Kundendaten manuell zu durchforsten, aber Salesforce nimmt Ihnen die Skalierung Ihres Unternehmens ab. Es bietet Marketing-, Vertriebs- und Supportteams zahlreiche Tools, um Arbeitsabläufe zu optimieren, den Service zu verbessern und Informationen besser zu organisieren.
Salesforce-Administratoren überwachen die Benutzeroberfläche des Unternehmens und stellen sicher, dass alle Teammitglieder Zugriff auf die entsprechenden Daten haben. Abhängig von den Aufgaben eines Mitarbeiters können Sie ihm in den Salesforce-Einstellungen eine bestimmte Rolle zuweisen. Ihre Rolle ist an die Informationen gebunden, die sie anzeigen können, sodass jedes Teammitglied auf die Daten zugreifen kann, die zur Verbesserung seiner Leistung erforderlich sind.
Das Erstellen neuer Benutzer erleichtert den Onboarding-Prozess. Doch was tun Administratoren, wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt? Sie benötigen eine Methode zum Entfernen des Kontos, ohne die Salesforce-Datensätze des Unternehmens zu beschädigen.
Salesforce: Können Sie einen Benutzer löschen?
Wenn ein neuer Mitarbeiter dem Team beitritt, fügt der Administrator ein neues Konto hinzu, um ihn in den CRM-Bereich einzuführen. Die Verwaltungsplattform bietet jedoch nicht diese Benutzerfreundlichkeit, wenn es um das Löschen von Konten geht. Viele Leute haben Probleme damit, Benutzer aus ihrem virtuellen Arbeitsbereich zu löschen. Wenn ein Teammitglied das Unternehmen verlassen hat, muss der Administrator eine Möglichkeit finden, das inaktive Konto zu löschen und den CRM-Bereich zu entrümpeln.
Leider hat Salesforce noch keine Lösung für dieses Problem herausgebracht. Die Software bietet keine Möglichkeit, einen Benutzer dauerhaft zu löschen, aber das bedeutet nicht, dass es keine Möglichkeiten gibt, das Problem zu umgehen. Administratoren können einen Benutzer einfrieren oder deaktivieren, um seinen Zugriff auf den Salesforce-Arbeitsbereich einzuschränken.
Gründe, warum Sie Benutzer in Salesforce nicht löschen können
Sehen wir uns die Hauptgründe an, warum Salesforce Sie daran hindert, Benutzer zu löschen.
Datenbankeinträge
Jedes Konto ist mit einer bestimmten Rolle verknüpft und erhält Zugriff auf bestimmte Ebenen Ihrer Salesforce-Datenbank. Das Löschen eines Kontos würde die in den Bereich hochgeladenen Daten beschädigen und die Datenbank Ihres Unternehmens gefährden. Sie könnten bestimmte Dateien nicht mehr verwenden und die zugehörigen Daten wären ebenfalls zerstört.
Benutzerdateien
Ein Salesforce-Benutzer kann auf der Plattform verschiedene Aufgaben ausführen und virtuelle Entitäten wie Gruppen, Konten oder Leads besitzen. Diese Informationen sind möglicherweise für andere Mitglieder wertvoll. Wenn Sie einen Benutzer löschen, gehen diese Informationen verloren.
Obwohl es unmöglich ist, Benutzer zu löschen, gibt es zum Glück zwei Alternativen. Sie können einen Benutzer deaktivieren oder einfrieren, um seinen Zugriff auf den CRM-Bereich einzuschränken.
So deaktivieren Sie einen Benutzer in Salesforce auf einem PC
Wenn Sie mehrere unnötige Konten mit Ihrem Salesforce-Plan verknüpft haben, kann sich dies negativ auf Ihr Abrechnungssystem auswirken. Daher ist es wichtig, diese Konten zu entfernen. Obwohl es unmöglich ist, einen Benutzer zu löschen, können Salesforce-Administratoren Konten aus dem Arbeitsbereich deaktivieren. Denken Sie daran, dass Sie vor der Deaktivierung eines Benutzers die zugehörigen Daten speichern müssen, um den Verlust von Datensätzen zu vermeiden. Mit dem „Mass Transfer Tool“ können Sie die Daten sichern. Sobald Sie die Informationen erfolgreich übertragen haben, ist die Deaktivierung des Kontos relativ unkompliziert. Gehen Sie dazu wie folgt vor:
- Melden Sie sich bei Ihrem Konto an und drücken Sie auf das Zahnradsymbol in der Leiste in der oberen rechten Ecke der Benutzeroberfläche.
- Wenn ein Popup-Menü angezeigt wird, wählen Sie die Option „Setup“.
- Salesforce leitet Sie zum Fenster „Setup Home“ weiter. Navigieren Sie zur Registerkarte „Benutzer“ und wählen Sie „Benutzer“.
- Scrollen Sie durch die Liste der Salesforce-Benutzer, bis Sie das Konto finden, das Sie deaktivieren möchten. Wenn Sie das Konto finden, das Sie ändern möchten, tippen Sie darauf.
- Die Plattform zeigt die Benutzerinformationen auf einer neuen Seite an. Klicken Sie oben im Fenster auf das Symbol „Bearbeiten“.
- Auf dem Bildschirm werden mehrere Eingabefelder angezeigt. Klicken Sie auf den Status „Aktiv“ des Benutzers, um ihn zu deaktivieren.
- Befolgen Sie die Anweisungen auf dem Bildschirm, um den Vorgang abzuschließen.
- Tippen Sie oben auf dem Bildschirm auf die Schaltfläche „Speichern“, um die Änderungen zu speichern.
Diese Aktion deaktiviert einen Salesforce-Benutzer. Wenn er versucht, sich mit seinen Kontoanmeldeinformationen anzumelden, erhält er eine Fehlermeldung. Wenn Sie Dateien manuell mit den Benutzern geteilt haben, verlieren sie außerdem den Zugriff darauf. Die Dateien, deren Eigentümer sie sind, verbleiben jedoch auf der Plattform. Um einen neuen Eigentümer für diese Dateien zu erstellen, muss ein Administrator sie einem anderen Benutzer zuweisen.
Nach der Deaktivierung wird das Konto in der Benutzerliste angezeigt, ist aber inaktiv. Wenn das Konto zu Vertriebsteams oder öffentlichen Gruppen hinzugefügt wurde, wird der Benutzer weiterhin als Mitglied angezeigt.
Sie können einen Benutzer sowohl in Salesforce Classic als auch in Salesforce Lightning Experience deaktivieren. Die Option ist außerdem in den Versionen Contact Manager, Group, Essentials, Enterprise, Professional, Developer, Unlimited und Database.com verfügbar.
So deaktivieren Sie einen Benutzer in Salesforce auf einem Android-Gerät
Administratoren, die ihre mobilen Geräte für die Durchführung von Verwaltungsaufgaben bevorzugen, können Benutzer löschen mit die Salesforce-Android-AppGehen Sie hierzu wie folgt vor:
- Starten Sie die App und gehen Sie zu „Setup“.
- Navigieren Sie zu „Benutzer“ und klicken Sie auf die Option „Benutzer“.
- Gehen Sie die Liste der Benutzer durch, bis Sie den Benutzer finden, den Sie deaktivieren möchten. Wenn Sie das Konto gefunden haben, wählen Sie seinen Namen aus, um ihn zu bearbeiten.
- Tippen Sie auf den Status mit den drei horizontalen Punkten, um ihn zu deaktivieren.
- Klicken Sie auf „Speichern“, um die Deaktivierung abzuschließen.
So deaktivieren Sie einen Benutzer in Salesforce auf einem iPhone
Die Salesforce iPhone-App ist relativ benutzerfreundlich und ermöglicht Ihnen, Benutzer problemlos zu deaktivieren.
- Öffnen Sie die App und suchen Sie nach „Setup“.
- Gehen Sie zu „Benutzer“ und drücken Sie die Option „Benutzer“.
- Durchsuchen Sie die Liste der Benutzer und suchen Sie den Benutzer, den Sie deaktivieren möchten. Wenn Sie den Namen des Benutzers sehen, tippen Sie darauf.
- Klicken Sie auf den Status „Aktiv“ des Kontos, um den Benutzer zu deaktivieren.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche „Speichern“, um die Aktion abzuschließen.
So deaktivieren Sie einen Benutzer in Salesforce auf einem iPad
Salesforce hat außerdem eine responsive iPad Appsodass Administratoren Aufgaben wie das Deaktivieren von Benutzern unterwegs ausführen können. Gehen Sie dazu wie folgt vor:
- Starten Sie die SalesforceA-App auf Ihrem iPad und gehen Sie zu „Setup“.
- Suchen Sie die Registerkarte „Benutzer“ und wählen Sie „Benutzer“ aus der Optionsliste.
- Gehen Sie die Liste durch, bis Sie den Benutzer finden, den Sie deaktivieren möchten. Drücken Sie auf den Benutzernamen, um das Konto zu bearbeiten.
- Tippen Sie auf den „Aktiv“-Status des Benutzers, um ihn zu deaktivieren.
- Klicken Sie auf „Speichern“, um die Deaktivierung abzuschließen.
So frieren Sie ein Konto in Salesforce ein
Manchmal können Administratoren einen Benutzer nicht sofort deaktivieren. In solchen Fällen ist es am besten, das Konto vorübergehend einzufrieren. So frieren Sie einen Benutzer auf einem PC ein:
- Suchen Sie nach „Setup“ und dann nach der Registerkarte „Benutzer“.
- Wählen Sie die Option „Benutzer“.
- Durchsuchen Sie die Benutzerliste und drücken Sie auf das Konto, das Sie sperren möchten.
- Klicken Sie auf „Einfrieren“, um den Kontozugriff einzuschränken.
Es ist möglich, Benutzer der Salesforce-Android-App einzufrieren.
- Navigieren Sie zu „Setup“, gehen Sie zu „Benutzer“ und drücken Sie die Option „Benutzer“.
- Scrollen Sie durch die Liste und tippen Sie auf das Konto, das Sie sperren möchten.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche „Einfrieren“, um die Aktion abzuschließen.
Eine andere Möglichkeit zum Einfrieren von Benutzern besteht in der Verwendung der SalesforceA-iPhone-App.
- Suchen Sie unter „Setup“ nach „Benutzer“ und tippen Sie auf „Benutzer“.
- Gehen Sie die Liste nach unten und drücken Sie auf das Konto, das Sie vorübergehend deaktivieren möchten.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche „Einfrieren“, um die Aktion abzuschließen.
Sie können Benutzer auch einfrieren von die SalesforceA iPad-App.
- Gehen Sie in „Setup“ zu „Benutzer“ und wählen Sie „Benutzer“ aus.
- Durchsuchen Sie die Benutzerliste und wählen Sie das Konto aus, das Sie vorübergehend einschränken möchten.
- Klicken Sie auf „Einfrieren“, um das Konto zu deaktivieren.
Deaktivieren Sie Benutzer und nutzen Sie Salesforce optimal
Salesforce hilft Ihnen nur dann beim Skalieren Ihres Unternehmens, wenn Sie wissen, wie Sie auf alle Funktionen zugreifen können. Zwar gibt es noch keine Methode zum Löschen von Benutzern, aber Sie können Konten auf Ihrem PC, Android-Smartphone, iPhone-Gerät oder iPad deaktivieren oder einfrieren.
Haben Sie schon einmal ein Salesforce-Konto deaktiviert oder eingefroren? Welches Gerät haben Sie dafür verwendet? Lassen Sie es uns im Kommentarbereich unten wissen.
