Buchhaltungsprozesse werden komplexer, wenn ein Unternehmen wächst. Eine Möglichkeit für Unternehmen, die Genauigkeit und Einhaltung gesetzlicher Anforderungen zu verbessern, ist der Einsatz von Buchhaltungssoftware. Obwohl es viele Buchhaltungssoftware auf dem Markt gibt, gehören NetSuite und QuickBooks zu den führenden.
NetSuite und QuickBooks weisen jedoch erhebliche Unterschiede auf, die sie für spezifische Geschäftsanforderungen geeignet machen. Wie schneiden die beiden im Vergleich ab? Dieser Artikel gibt die Antwort.
Ein Überblick über NetSuite
NetSuite ist keine gewöhnliche Buchhaltungssoftware. Es handelt sich um eine Enterprise Resource Planning (ERP)-Cloud-Software, die alle Geschäftsaktivitäten vereint. Das bedeutet, dass sie sich in eine Vielzahl von Anwendungen integrieren lässt, die die meisten Geschäftsfunktionen abdecken, darunter Buchhaltung, Personalwesen, Customer Relationship Management (CRM), Inventar- und Lagerverwaltung, Lieferkette und Fertigung.
Einer der größten Vorteile dieser Software besteht darin, dass Sie nicht für jede Abteilung eine eigene Drittanbietersoftware pflegen müssen. Sie können Informationen in Echtzeit in eine zentrale Datenbank einspeisen und daraus abrufen.
Da NetSuite eine Software as a Service (SaaS) ist, müssen Sie für den Zugriff auf die Plattform nur ein Abonnement bezahlen. Das Unternehmen ist für die Wartung und Aktualisierung der zugrunde liegenden Infrastruktur, die Einrichtung des Servers und die Installation der Software in Ihrem Namen verantwortlich.
NetSuite richtet sich an mittelgroße bis große Unternehmen aus verschiedenen Branchen, darunter Fertigung, Einzelhandel, Gesundheit und professionelle Dienstleistungen.
Ein Überblick über QuickBooks
Im Gegensatz zu NetSuite konzentriert sich QuickBooks in erster Linie auf die Finanzmanagementanforderungen von Startups und kleinen Unternehmen. Im Allgemeinen ist QuickBooks in zwei Versionen verfügbar – online und Desktop.
QuickBooks Online ist Cloud-basiert. Sie können damit von überall auf Ihre Geschäftsfinanzdaten zugreifen, solange Sie über eine Internetverbindung verfügen. Normalerweise gibt es QuickBooks Online in verschiedenen Abonnements, die auf unterschiedliche Geschäftsanforderungen zugeschnitten sind.
QuickBooks Desktop hingegen wird lokal auf einem Computer installiert. Daher können Sie nur vor Ort auf Ihre Finanzdaten zugreifen. Es gibt verschiedene Editionen, darunter Pro, Premier und Enterprise, für die jeweils eine feste jährliche Abonnementgebühr anfällt.
Vergleich zwischen NetSuite und QuickBooks
Wie bereits erwähnt, erfüllt QuickBooks die Anforderungen von Startups und kleinen Unternehmen, während Netsuite sich auf Unternehmen mit 50 bis 200+ Mitarbeitern konzentriert. Die Tatsache, dass beide auf ein bestimmtes Publikum abzielen, erklärt, warum ihre Funktionen so unterschiedlich sind.
Unterstützte Buchhaltung
QuickBooks verfügt über eine Supportfunktion namens QuickBooks Live. Sie verbindet Benutzer mit virtuellen Buchhaltern, die beim Einrichtungsprozess und der Erstellung von Finanzberichten helfen können. Anschließend können Sie einen Videoanruf tätigen und dem virtuellen Buchhalter Ihre Fragen stellen.
Allerdings hilft der virtuelle Buchhalter möglicherweise nicht bei den alltäglichen Buchhaltungstätigkeiten, wie etwa der Erfassung von Forderungen und Verbindlichkeiten, der Rechnungsstellung und der Bestandsverwaltung.
NetSuite hingegen verfügt nicht über eine spezielle Funktion zur unterstützten Buchhaltung. Benutzer erhalten Unterstützung von Drittanbietern wie Cogneesol. Diese Unternehmen helfen nicht nur bei der Erstellung von Finanzberichten, sondern bieten auch tägliche Buchhaltungsdienste an.
Anzahl der Benutzer
QuickBooks unterliegt Einschränkungen hinsichtlich der Anzahl der Benutzer. Beispielsweise bietet QuickBooks Online Advanced Platz für drei Buchhalter und 25 gebührenpflichtige Benutzer. Dies ist von Vorteil, da ein Unternehmen so mehreren Benutzern ohne zusätzliche Kosten Zugriff gewähren kann. In Organisationen mit großen Buchhaltungsteams reicht dies jedoch möglicherweise nicht aus.
Da NetSuite eine Unternehmenslösung ist, gibt es keine Benutzerbeschränkung. Sie können so viele Benutzer hinzufügen, wie Sie möchten. Allerdings steigen die Abonnementkosten, wenn Sie mehr Benutzer hinzufügen.
Skalierbarkeit
Obwohl QuickBooks in mehreren Versionen erhältlich ist, ist seine Skalierbarkeit im Vergleich zu NetSuite begrenzt. Wenn ein Unternehmen schnell expandiert, kann es schwierig sein, es für komplexe Vorgänge wie die Bestandsverfolgung anzupassen, ohne auf Tools von Drittanbietern zurückzugreifen.
Das Design von NetSuite ist auf Skalierbarkeit ausgelegt. Unabhängig davon, wie groß Ihr Unternehmen wird, können Sie die Module an die steigende Anzahl von Benutzern, Transaktionsvolumina und Datenkomplexität anpassen, die mit größeren Unternehmen einhergehen.
Benutzeroberfläche
QuickBooks hat eine relativ unkomplizierte Benutzeroberfläche, die für Startups ohne viel Erfahrung mit Buchhaltungssoftware geeignet ist. Mit minimaler Schulung können Benutzer dank der vereinfachten Navigationsmenüs und des Layouts schnell auf wichtige Funktionen zugreifen. Darüber hinaus hilft die benutzerfreundliche Oberfläche dabei, Finanzberichte präzise vorzubereiten und zu präsentieren.
NetSuite verfügt über erweiterte Funktionen, sodass die Benutzeroberfläche möglicherweise schwierig zu navigieren ist. Selbst erfahrene Profis benötigen Schulungen. Die Software bietet jedoch Schulungsrichtlinien, die den Benutzern das Lernen erleichtern.
Integrierte Integrationen
Die Integration mit Apps von Drittanbietern erhöht die Funktionalität von Buchhaltungssoftware. QuickBooks ermöglicht bis zu 750 Integrationen von Drittanbietern und verfügt über einige integrierte Drittanbietersoftware. Einige Beispiele für QuickBooks-Integrationen sind Gehaltsabrechnung, E-Commerce, Bestandsverwaltung und Budgetierung.
NetSuite ist durchgängig integriert, sodass keine Module von Drittanbietern mehr angeschlossen werden müssen. In einigen Fällen arbeitet das Unternehmen sogar mit Drittanbietern zusammen, um deren Dienste in NetSuite zu integrieren.
Mobile App
Der Bedarf an mobiler Buchhaltungssoftware ist gestiegen, da die meisten Unternehmen auf Fernarbeit umsteigen. Um den Anforderungen der Benutzer gerecht zu werden, verfügen sowohl NetSuite als auch QuickBooks über mobile Apps, die mit iOS und Android kompatibel sind. Obwohl diese Apps funktionsfähig sind und mit der primären Software synchronisiert werden, verfügen sie möglicherweise über eingeschränkte Funktionen.
Die mobile NetSuite-App verfügt im Vergleich zu QuickBooks über eine umfangreichere Benutzeroberfläche. Zu ihren Funktionen gehören Optionen zur Berichtsanpassung, Anrufprotokollierung, Zeiterfassung und Leistungskennzahlen. Außerdem unterstützt sie Push-Benachrichtigungen für Aktionen, die sofortige Aufmerksamkeit erfordern.
Mit der mobilen App QuickBooks können Benutzer Transaktionen aufzeichnen, Rechnungen senden, Ausgaben eingeben und Berichte senden. Darüber hinaus können Sie Belege scannen und die App zeichnet sie entsprechend auf. Bei Änderungen in den Aufzeichnungen erhalten Sie eine Benachrichtigung.
Preise
Sowohl NetSuite als auch QuickBooks sind kostenpflichtige Software. Sie verfügen jedoch über eine kostenlose Testphase, die Sie nutzen können, um die Funktionen zu testen, bevor Sie ein Abonnement abschließen.
QuickBooks Online bietet mehrere Abonnementstufen mit jeweils unterschiedlichen Funktionen und einer festgelegten Anzahl von Benutzern. Dazu gehören:
- Einfacher Start: Es verfügt über grundlegende Funktionen und unterstützt einen lizenzierten Benutzer.
- Essentials: Dieses Abonnement ist weiter fortgeschritten als der einfache Start und unterstützt drei lizenzierte Benutzer. Zusätzlich zu den grundlegenden Funktionen können Benutzer die Arbeitszeit von Mitarbeitern zu Rechnungen hinzufügen und Rechnungen verwalten.
- Pro: Es bietet alle Funktionen der Essential-Stufe sowie Inventar- und Projektverfolgung. Außerdem unterstützt es fünf lizenzierte Benutzer.
- Advanced: Dies ist die teuerste Stufe für bis zu 25 Benutzer. Sie bietet alle Pro-Funktionen sowie Stapelrechnungsstellung, Workflow-Automatisierung, Mitarbeiterausgabenverwaltung, erweiterte Geschäftsanalysen und mehr.
Da NetSuite ERP-Lösungen anbietet, ist es teurer als QuickBooks. Normalerweise hängt der Preis von der Größe Ihrer Organisation, der Anzahl der Benutzer, dem Jahresumsatz und den von Ihnen gewählten Modulen ab. Neben den Grundkosten der Software müssen Sie auch eine Gebühr pro Benutzer zahlen.
Kundenservice
NetSuite und QuickBooks bieten ihren Benutzern umfassenden Support. Wenn bei der Verwendung einer der beiden Softwares ein Problem auftritt, können Sie die Marken per E-Mail, Telefon oder Live-Chat-Support kontaktieren. Der einzige kleine Unterschied besteht darin, dass der telefonische Support von QuickBooks während der Geschäftszeiten verfügbar ist, während NetSuite rund um die Uhr Hilfe bietet. Außerdem können Sie über den Community-Support mit anderen Benutzern interagieren.
Datensicherheit
Finanzdaten sind für die meisten Unternehmen immer sensibel und vertraulich. Daher sollte Buchhaltungssoftware, egal ob cloudbasiert oder vor Ort, in der Lage sein, die Daten vor unbefugten Zugriffen zu schützen.
NetSuite bietet mehrere Datensicherheitsfunktionen. Die Sicherheit beginnt mit starker Datenverschlüsselung, Kennworteinrichtung und rollenbasiertem Zugriff. Für eine zusätzliche Sicherheitsebene beschränkt die Software den Zugriff auf Geräte mit einer anderen als der angegebenen IP-Adresse.
Darüber hinaus sorgt QuickBooks mit Funktionen wie Verschlüsselung und kennwortgeschützten Anmeldungen für mehr Sicherheit bei allen Prozessen.
Merkmale
So unterscheiden sich die Buchhaltungsfunktionen von NetSuite und QuickBooks:
Kreditorenbuchhaltung
Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen sind die Waren, die ein Unternehmen auf Kredit von Lieferanten kauft. Ohne ordnungsgemäße Kontrolle der Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen besteht immer ein hohes Risiko für Falschaussagen oder betrügerische Aktivitäten.
Netsuite verhindert dies durch eine Genehmigungsworkflow-Engine. Sie gewährleistet die Trennung der verschiedenen Aktivitäten im Zusammenhang mit Kreditorenbuchhaltung, wie z. B. das Aufgeben einer Bestellung, deren Empfang und die Bezahlung, selbst wenn die verantwortlichen Parteien nicht zusammen sind. Dadurch wird sichergestellt, dass jede Partei Zugriff auf die Daten erhält, die mit ihrer Rolle in Zusammenhang stehen. Wenn ein Fehler auftritt, kann genau ermittelt werden, woher er kommt.
Im Gegensatz dazu verfügt QuickBooks nur über eine eingeschränkte Genehmigung des Workflows. Benutzer können nur wenige getrennte Aufgaben erstellen, was die Kontrollen schwächt.
Forderungen
Die Debitorenbuchhaltungsfunktion in QuickBooks und NetSuite funktioniert ähnlich. Sie hilft Ihnen, Ihre Schuldnerliste zu verwalten, den Forderungsbetrag zu verfolgen und Zahlungen genau aufzuzeichnen. Außerdem können Sie Berichte zu Ihren Schuldnern erstellen, z. B. Rechnungsanalysen, Fälligkeitsberichte und aufgeschobene Einnahmen.
Die meisten Debitorenbuchhaltungsfunktionen in NetSuite sind jedoch hochgradig automatisiert und erfordern nicht so viele manuelle Eingaben wie in QuickBooks. Darüber hinaus verfügt das Debitorenbuchhaltungsmodul von NetSuite über 300 Funktionen, was bedeutet, dass es mehr Funktionalitäten bietet. QuickBooks hingegen zeichnet sich durch eine unkomplizierte Benutzeroberfläche aus.
Anlagevermögens- und Leasingmanagement
Sie können Anlagevermögen und Leasingverträge in QuickBooks über Journaleinträge verbuchen. Allerdings verfügt die Software nicht über spezielle integrierte Funktionen zur Verwaltung von Anlagevermögen oder Leasingverträgen. Dies macht sie im Vergleich zu NetSuite, das über spezielle Funktionen zur Verwaltung von Anlagevermögen und Leasingverträgen verfügt, weniger funktional.
Bestandsverwaltung
Mit QuickBooks können Benutzer grundlegende Bestandsverwaltungsaufgaben ausführen, z. B. Produktlisten erstellen, Mengen verfolgen und Nachbestellungen verwalten. Für erweiterte Bestandsverwaltungsdienste müssen Benutzer die Software in Bestandsverwaltungstools von Drittanbietern integrieren.
Im Gegensatz dazu ist NetSuite fortschrittlicher, da es über ein integriertes, hochautomatisiertes Bestandsverwaltungsmodul verfügt. Es ermöglicht Benutzern, sofortigen Überblick über Lagerbestände, Umschlag und Bestellungen zu erhalten, was ihnen eine bessere Entscheidungsfindung ermöglicht. Fertigungsunternehmen, die ihre Rohstoffe in Lagern lagern, können NetSuite ebenfalls verwenden, da es über eine Lagerverwaltungsfunktion verfügt.
Berichterstattung
Egal, ob Sie QuickBooks oder NetSuite verwenden, Sie können Finanzberichte erstellen, darunter Cashflow-, Gewinn- und Verlustrechnungen sowie Bilanzen. QuickBooks verlässt sich auf seine erweiterten Berichtsfunktionen, während NetSuite erweiterte Analyse- und Berichtsfunktionen verwendet.
Faktoren, die bestimmen, ob QuickBooks oder NetSuite verwendet werden soll
Sowohl QuickBooks als auch NetSuite sind zuverlässige Buchhaltungssoftware. Allerdings hat jede von ihnen ihre Stärken und Schwächen – außerdem gibt es bestimmte Situationen, in denen jede von ihnen geeignet ist. Hier sind einige Faktoren, die Ihnen bei der Entscheidung helfen, ob Sie sich für QuickBooks oder NetSuite entscheiden sollten.
Die Größe des Unternehmens
Normalerweise haben kleine Unternehmen keine komplexen Buchhaltungsanforderungen. In diesem Fall reicht QuickBooks möglicherweise aus. Große Unternehmen mit Niederlassungen und Tochtergesellschaften in verschiedenen Ländern sollten sich für NetSuite entscheiden. Neben der Verwaltung der Buchhaltungsanforderungen kann es Ihrem Unternehmen auch bei der Automatisierung anderer Prozesse helfen.
Die Kosten
Wie oben erwähnt, sind NetSuite-Abonnementdienste teurer. Für ein Unternehmen, das sich noch in der frühen Wachstumsphase befindet, können zusätzliche Ausgaben die Rentabilität negativ beeinflussen. Bevor Sie sich also für NetSuite entscheiden, sollten Sie unbedingt prüfen, ob Ihr Unternehmen langfristige Ausgaben tätigen kann, ohne in finanzielle Schwierigkeiten zu geraten. Wenn die Kosten zu hoch sind, entscheiden Sie sich für QuickBooks.
Bestehende Geschäftsanforderungen
Unternehmen müssen sich mit ihrem Wachstum weiterentwickeln. Wenn die Funktionen von QuickBooks nicht mehr ausreichen, können Sie zu NetSuite wechseln. Durch den hohen Grad an Anpassung ist es für ein Unternehmen einfacher, zu skalieren, ohne die vorhandene Infrastruktur zu ersetzen.
FAQs
Kann ich in meinem Geschäftsbetrieb sowohl QuickBooks als auch NetSuite verwenden?
Die Verwendung von QuickBooks und NetSuite in Ihrem Unternehmen ist nicht sinnvoll, da beide als eigenständige Software funktionieren und nicht integriert sind. Außerdem würde dies zu Ineffizienzen führen, da Sie Ihre Daten an unterschiedlichen Standorten verwalten müssten.
Ist NetSuite besser als QuickBooks?
NetSuite hat ausgefeiltere Funktionen als QuickBooks, was es vielleicht besser aussehen lässt. Allerdings erfüllen diese Softwareprogramme unterschiedliche Anforderungen. Daher ist jede für den Zweck, für den sie entwickelt wurde, am besten geeignet.
Wie lange dauert es, bis sich nach der Umstellung von QuickBooks auf NetSuite eine Kapitalrendite ergibt?
Es kann einige Monate dauern, bis Ihr Unternehmen nach der Umstellung auf NetSuite einen Return on Investment (ROI) erzielt. Allerdings beeinflussen Faktoren wie ausgewählte Module, Anpassung und Schulung den Zeitplan.
Wählen Sie eine Buchhaltungssoftware, die zu Ihrem Unternehmen passt
Nur weil NetSuite und QuickBooks beides Buchhaltungssoftware sind, heißt das nicht, dass sie gleich funktionieren. Jede von ihnen hat einzigartige Funktionen, die unterschiedlichen Geschäftsanforderungen gerecht werden. Bevor Sie sich also für eine entscheiden, ist es wichtig, eine gründliche Bewertung vorzunehmen, um die Software zu finden, die Ihrem Unternehmen dabei hilft, effiziente Aufzeichnungen zu führen.
Welche Buchhaltungssoftware ist Ihrer Meinung nach derzeit für Ihr Unternehmen geeignet? Welche Faktoren haben Sie berücksichtigt, um zu dieser Schlussfolgerung zu gelangen? Lassen Sie es uns im Kommentarbereich unten wissen.
