Dieser Artikel „SharePoint vs. OneDrive“ ist kein direkter Vergleich, sondern eher ein Leitfaden, der die Unterschiede zwischen diesen Microsoft-Produkten klar darlegt. Da die beiden Dienste oft miteinander verknüpft sind, kann man leicht verwirrt werden, was jeder von ihnen tut und welchen (wenn nicht beide) man verwenden sollte.
Wichtige Erkenntnisse:
- Unser Leitfaden „SharePoint vs. OneDrive“ verdeutlicht den Unterschied zwischen einem Dokumentenverwaltungssystem und einem herkömmlichen Cloud-Speichersystem.
- SharePoint hilft Ihnen, Ihre wichtigen Geschäftsdokumente in Ordnung zu bringen, was den Arbeitsablauf verbessert und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften gewährleistet.
- Eine Fahrt eignet sich sowohl für den Privatanwender, der seine Dateien sichern möchte, als auch für Fachleute und Teams, die an Projekten zusammenarbeiten möchten.
SharePoint Online und OneDrive sind überwiegend Cloud-basierte Produkte. Beide verfügen über Speicherplatz und können Dokumente, Bilder und Videos speichern. Trotz ihrer Ähnlichkeiten richten sich SharePoint und OneDrive an unterschiedliche Zielgruppen. In diesem Artikel werden wir beide Dienste im Detail analysieren und Ihnen einen klaren Überblick über ihre Funktionen geben.
Obwohl wir Ihnen eine Menge Informationen zu beiden Diensten geben, lohnt es sich, unsere einzelnen Bewertungen zu lesen, um wirklich zu verstehen, worum es geht. Sowohl unsere OneDrive-Bewertung als auch unsere SharePoint-Bewertung helfen Ihnen bei der Entscheidung, ob einer oder beide Dienste Ihren Anforderungen entsprechen.
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SharePoint vs. OneDrive: Was ist der Unterschied?
OneDrive und SharePoint bieten beide einen Online-Speicherplatz für den Dateizugriff, der Unterschied liegt jedoch in ihrer breiteren Nutzung. SharePoint ist in erster Linie ein Online-Dokumentenverwaltungssystem und eine Kommunikationsseite. OneDrive ist eine Cloud-Speicherlösung, die hauptsächlich zum Erstellen einer Online-Sicherungskopie ihrer Dateien verwendet wird.
Sie denken vielleicht: Sie können aber Dokumente sowohl in OneDrive als auch in SharePoint erstellen. Ja, das stimmt. Allerdings verfolgen diese Dokumente eine andere Absicht.
SharePoint beispielsweise ermöglicht Ihnen die Erstellung einer sogenannten „SharePoint-Site“, deren Funktionen in erster Linie auf die geschäftliche Nutzung und Teams ausgerichtet sind. OneDrive hingegen kann als persönlicher Speicher für Ihren Onkel Steve dienen, der seine Fahrradfotos und Gedichte sichern möchte.
Damit soll nicht die Leistungsfähigkeit von OneDrive herabgewürdigt werden (auf die erweiterte Nutzung gehen wir gleich ein), aber es soll Ihnen eine klarere Vorstellung von der Zielgruppe der einzelnen Produkte und davon vermitteln, wie die jeweiligen Funktionen auf diese Zielgruppe zugeschnitten sind.
Was ist Microsoft 365?
Microsoft 365 ist der zentrale Hub, der eine Reihe von Microsoft-Produkten enthält, darunter OneDrive und SharePoint. Sie finden dort auch Software wie Word und Excel sowie Kommunikationstools wie Microsoft Teams.
Microsoft 365 ist ein zentraler Hub, über den Sie auf alle Ihre Anwendungen zugreifen können.
Sie können SharePoint erwerben und sich für OneDrive-Pläne anmelden, ohne für andere Produkte bezahlen zu müssen. Alternativ können Sie die Palette der 365-Pläne abonnieren und alle Produktivitäts- und Kommunikationstools von Microsoft sowie das Projektmanagement-Tool integrieren.
Microsoft OneDrive: Cloud-Speicher
Microsoft OneDrive ist ein gängiger Cloud-basierter Dienst. Er kann als Zuhause für Ihre persönlichen Dateien wie Fotos, Familienvideos und Dokumente dienen, die Sie erstellen möchten. Es ist auch ein hervorragendes Tool für die Zusammenarbeit, da mehrere Benutzer mit Fernzugriff gleichzeitig oder zu unterschiedlichen Zeiten an Dateien arbeiten können.
Benutzer können ihre Dateien in Ordnern innerhalb von OneDrive sortieren.
OneDrive ist auch für jeden nützlich, der Dateien und Ordner freigeben möchte. Nehmen wir zum Beispiel einen Fotografen. Wenn er mehrere Bilder an einen Herausgeber senden muss, kann er sie auf OneDrive hochladen, einen Link an den Herausgeber senden und ihm Zugriff auf die Bilder gewähren.
OneDrive ist nicht nur ein Ort zum Speichern von Dateien, sondern auch ein Ort, an dem sie erstellt werden. Microsoft integriert die Online-Versionen seiner Office-Tools, sodass Benutzer Dokumente, Tabellen, Präsentationen und mehr direkt im Web erstellen können. Da OneDrive Ihre Dateien sofort synchronisiert, können Sie von mehreren Geräten aus darauf zugreifen, auch von Mobilgeräten.
Microsoft SharePoint: Software zur Dokumentenverwaltung
Über die Speicherung von Dateien hinaus verfügt eine SharePoint-Site über zahlreiche Funktionen, die die unternehmensweite Verbreitung von Unternehmensaktualisierungen erleichtern und als Ausgangspunkt für die Erstellung geschäftsbezogener Dokumente dienen.
Mit SharePoint können Sie Kommunikations- und Teamsites erstellen.
Eine SharePoint-Site hat zwei Funktionen. Die erste dient der Teamzusammenarbeit und wird als SharePoint-Teamsite bezeichnet. Die andere ist eine Kommunikationssite, auf der Sie Ihrem Team oder Ihrem gesamten Unternehmen sowohl kurze als auch lange Updates zukommen lassen können.
Stellen Sie sich SharePoint für Dokumente als ein Online-Ordnersystem vor. Erinnern Sie sich an die Zeiten, als alle Ihre Papierakten in großen Aktenschränken aufbewahrt wurden? Theoretisch ist es dasselbe, nur die Praxis erfolgt digital. Die Online-Dokumentenspeicherung macht es viel einfacher, Dokumente effizient zu sortieren, und ist zudem sicherer und ausfallsicherer.
Soll ich OneDrive oder SharePoint verwenden?
Wenn Sie alle Ihre Dateien von Ihrem Computer in einen Online-Dateispeicher hochladen möchten, ist OneDrive die richtige Wahl. Es eignet sich auch gut für Freiberufler, die Dokumente erstellen (z. B. Schriftsteller) und diese mit Kunden teilen und gleichzeitig in der Cloud sichern müssen.
OneDrive ist auch eine gute Option für alle, die einen persönlichen Cloud-Speicher suchen, um ihre Dateien von ihrem Smartphone zu sichern. Es ist jedoch nicht die einzige Option, und alle, die einen Cloud-Speicher für ihr Mobilgerät suchen, sollten sich unsere Artikel zum besten Cloud-Speicher für Android und zum besten Cloud-Speicher für das iPhone ansehen.
Für alle, die ein Produkt auf Unternehmensebene zum Verwalten von Dokumenten und Erstellen von Intranetseiten benötigen, ist SharePoint die richtige Wahl. Es ist nützlich, um wichtige Geschäftsverträge zu unterzeichnen und einen umfassenderen Arbeitsbereich für die Zusammenarbeit einzurichten. In diesem Sinne werden wir die Angebote von SharePoint noch genauer erläutern.
Microsoft SharePoint-Funktionen: Über OneDrive hinaus
Wie Sie unten sehen werden, verfügt SharePoint über zahlreiche Funktionen, die über die von OneDrive hinausgehen. Wir gehen auf die wichtigsten Funktionen ein, die Sie kennen sollten, und geben Ihnen einen Überblick darüber, was jede einzelne davon für Sie leisten kann.
Sicherheit auf Unternehmensniveau
Sicherheit auf Unternehmensniveau ist ein Modewort. Im Wesentlichen bedeutet es, dass ein Unternehmen die höchsten Sicherheitsmaßnahmen zum Schutz Ihrer Daten anwendet.
Microsoft verschlüsselt Ihre Daten mit einer dem Industriestandard entsprechenden Verschlüsselung.
SharePoint verwendet branchenübliche Verschlüsselung, um Ihre Daten sowohl während der Übertragung als auch im Ruhezustand zu schützen. Darüber hinaus wird rund um die Uhr überwacht, ob Sicherheitspatches erforderlich sind oder Kundendaten gefährdet sein könnten.
Erstellen einer SharePoint-Bibliothek
Mit einer SharePoint-Bibliothek können Sie verschiedene Kategorien für Ihre Dokumente erstellen. So können Sie Finanz-, Rechts- und Schulungsdokumente usw. trennen und so ein besseres Online-Ablagesystem erstellen.
Das Erstellen einer neuen Dokumentbibliothek ist einfach.
Sie können auf Ihre Dokumentbibliothek in Ihren Kommunikations- und Teamwebsites zugreifen. Sie können auch den Zugriff für andere Benutzer verwalten, sodass diese nur in der von Ihnen autorisierten Bibliothek arbeiten können.
Neue Dokumente erstellen
Microsoft integriert alle Tools, die zum Erstellen von Dokumenten direkt in SharePoint erforderlich sind. Egal, ob es sich um ein Word-Dokument oder eine Excel-Tabelle handelt, Sie und Ihr Team können produktiv sein, ohne die SharePoint-Software zu verlassen.
Sie können eine Reihe neuer Dokumente in SharePoint erstellen.
Neu erstellte Dokumente werden automatisch mit der Cloud synchronisiert und bleiben auch als OneDrive-Dateien erhalten, sodass Sie entweder über SharePoint oder die OneDrive-Plattform darauf zugreifen können.
Freigeben von Dateien mit SharePoint
Genau wie bei Cloud-basiertem Speicher können Sie mit SharePoint Ihre Dateien mit einem einzelnen Benutzer oder mit Gruppen teilen, die Sie innerhalb der Plattform erstellt haben. Sie können Benutzern Berechtigungen zum Bearbeiten, Anzeigen oder Überprüfen des Dokuments erteilen. Wenn Sie autorisiert sind, können Sie Dateien auch mit Benutzern außerhalb Ihrer Organisation teilen.
Es ist möglich, Dokumente innerhalb und außerhalb Ihrer Organisation freizugeben.
SharePoint für die Zusammenarbeit
SharePoint ist ein Tool für die Zusammenarbeit. Da es sich um eine Online-Lösung handelt, können zwei oder mehr Personen problemlos gleichzeitig an demselben Dokument arbeiten. Dies nennt SharePoint Co-Authoring. Da es in Echtzeit funktioniert, kann beispielsweise eine Person ein Dokument schreiben und eine andere Person es bearbeiten.
Es enthält auch den Versionsverlauf, der standardmäßig aktiviert ist und es Benutzern ermöglicht, frühere Versionen von Dokumenten anzuzeigen. Dies ist eine großartige Möglichkeit, Dokumente wiederherzustellen und sich daran zu erinnern, welche Änderungen vorgenommen wurden.
Erstellen eines News-Beitrags
Ein News-Beitrag ist im Wesentlichen ein Blog-Beitrag, den Sie innerhalb Ihres Unternehmens veröffentlichen. Er ist eine gute Möglichkeit, kurze oder lange Artikel zu verfassen, die Ihre Geschäftsteams über die Geschehnisse in Ihrem Unternehmen auf dem Laufenden halten. Das Erstellen eines News-Beitrags ist einfach und erfolgt in Blöcken, sodass Sie Bilder, Text und Videos kombinieren können.
Ein News-Beitrag ähnelt einem Blog-Beitrag, den Sie auf Ihrer SharePoint-Unternehmenswebsite veröffentlichen.
Automatisieren mit SharePoint
Die Verwaltung von Dokumenten ist mit vielen mühsamen Aufgaben verbunden. Glücklicherweise können Sie in SharePoint viele nützliche Automatisierungen erstellen, sodass Sie bestimmte Aktionen nicht mehr manuell ausführen müssen.
Machen Sie sich das Leben leichter mit den Automatisierungstools von SharePoint.
Sie können SharePoint beispielsweise so programmieren, dass es E-Mails zur Genehmigung sendet, wenn ein neues Dokument erstellt oder bearbeitet wird. Wenn Sie mit Verträgen arbeiten, können Sie auch automatisierte Anfragen für digitale Signaturen senden.
Listen erstellen
Microsoft hat Listen in SharePoint integriert. Mit Listen können Sie leicht verständliche Inhalte entwickeln, die alles von der Problemverfolgung bis zur Inhaltsplanung klar umreißen. Microsoft bietet Ihnen die Möglichkeit, eine neue Liste zu erstellen, oder Sie können eine der zahlreichen verfügbaren Vorlagen für einen schnelleren Arbeitsablauf verwenden. Lesen Sie unser Microsoft SharePoint-Tutorial, um weitere Tipps zu erhalten.
Sie können Listen von Grund auf neu erstellen oder die verfügbaren Vorlagen verwenden.
OneNote integrieren
Wenn Sie sich schnell Notizen zu Ideen oder Zielen machen möchten, können Sie dies mit OneNote tun. In SharePoint wird es als Notizbuch bezeichnet. Es eignet sich am besten für Konzepte in Absatzgröße, die Sie für später notieren oder mit anderen Mitgliedern Ihres Teams besprechen möchten.
Erstellen Sie Kurznotizen, um Ideen und Konzepte aufzuzeichnen und sie mit SharePoint zu synchronisieren.
SharePoint vor Ort
Wenn Sie die Online-Version von SharePoint nicht verwenden möchten, ist sie auch als lokal installierte Software verfügbar. Diese wird als „On-Premise-Software“ bezeichnet. Das bedeutet, dass Ihr IT-Team die volle Kontrolle über die Software hat und für Dinge wie die Reaktion auf Sicherheitsverletzungen, die Arbeit an Updates und Patches sowie die Durchführung von Backups verantwortlich ist.
Abschließende Gedanken
Sie sollten nun ein besseres Verständnis der wesentlichen Unterschiede zwischen OneDrive und SharePoint haben. Beide eignen sich hervorragend für die Dateispeicherung und den Dateiaustausch, aber wie oben beschrieben, ist die Art und Weise, wie Sie die jeweilige Software verwenden und implementieren, völlig unterschiedlich.
Wer mehr als nur einen Platz zum Speichern von Dateien und Arbeiten mit wichtigen Dokumenten benötigt, sollte natürlich die Verwendung von SharePoint in Betracht ziehen. Für diejenigen, die einen einfachen Platz für ihre Dateisammlung benötigen und möglicherweise einige Produktivitätstools möchten, ist OneDrive mehr als ausreichend.
Fanden Sie diesen Leitfaden hilfreich? Gibt es ähnliche Vergleiche, die wir Ihrer Meinung nach schreiben sollten? Welche Dokumentenverwaltungssoftware bevorzugen Sie? Lassen Sie es uns in den Kommentaren wissen. Danke fürs Lesen.
Häufig gestellte Fragen
- Was ist der Unterschied zwischen Teams, SharePoint und OneDrive?
Microsoft Teams ist ein Kommunikationstool für den Instant Messaging-Verkehr mit Teammitgliedern. SharePoint ist ein Ort zum Erstellen interner Kommunikationsseiten und zum effektiven Verwalten von Dokumenten. OneDrive ist eine Cloud-basierte Speicherlösung zum Online-Sichern von Dateien und eignet sich für den persönlichen, familiären und geschäftlichen Gebrauch.
- Sind SharePoint und OneDrive dasselbe?
Nein. Die SharePoint-Plattform ist für erweitertes Dokumentenmanagement konzipiert, während OneDrive besser als Ort zum Hochladen, Teilen und Synchronisieren von Dateien in die Cloud dient. Erfahren Sie mehr in unserem Leitfaden „Was ist OneDrive“.
- Ist SharePoint besser als OneDrive?
Sowohl SharePoint als auch OneDrive sind hervorragende Online-Tools und zeichnen sich durch ihre Leistung aus. Wir würden SharePoint nur für Geschäftsanwender als besser erachten, die nach erweiterten Dokumentenverwaltungs- und Kommunikationstools suchen.
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