DocuSign ist wohl der weltweit führende Cloud-Dienstleister für elektronische Signaturen und Verträge. Obwohl DocuSign Arbeitsabläufe, Transaktionen und den Dokumentenaustausch optimieren kann, ist es nicht perfekt.
Eines der Hauptprobleme, auf das Benutzer stoßen können, ist die Korrektur von Fehlern in einer Signatur. Der Vorgang selbst ist ziemlich unkompliziert. Es gibt jedoch viele Fälle, in denen es aufgrund verschiedener Faktoren möglicherweise nicht funktioniert.
In diesem Artikel werden die Prozesse zur Signaturübernahme und -änderung in Umschlägen und im Kontoprofil behandelt. Außerdem werden die Gründe erläutert, warum Sie Ihre Signatur bei DocuSign nicht ändern können.
Ändern der Kontosignatur in DocuSign
Eine der schnellsten Möglichkeiten, die Signatur in DocuSign zu ändern, ist ein kontoweiter Ansatz. So können Sie Ihr Profil verwalten, um Signaturen zu ändern, zu entfernen oder hinzuzufügen:
- Melden Sie sich bei Ihrem DocuSign-Konto an.
- Klicken Sie auf das Benutzersymbol.
- Wählen Sie „Profil verwalten“.
- Klicken Sie auf „Signaturen“.
- Wählen Sie „Ändern“, „Löschen“ oder „Neu hinzufügen“, um Ihre Kontosignaturen zu ändern.
Denken Sie daran, dass Sie den Stil und die Gestaltung einer Signatur anpassen können, bevor Sie sie in Ihr Konto hochladen.
Übernehmen Sie eine neue Signatur in DocuSign
Sie können jederzeit eine neue Signatur übernehmen, wenn Sie die Signatur beim Unterzeichnen eines Dokuments ändern möchten. Obwohl dies ein langwieriger Prozess ist, ist er für die meisten Benutzer ziemlich unkompliziert.
Hier sind die Schritte, die Sie befolgen müssen:
- Verwenden Sie DocuSign, um zum gewünschten Dokument zu gelangen.
- Aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Offenlegung elektronischer Aufzeichnungen und Unterschriften“.
- Klicken Sie auf „Weiter“, um das Dokument zu öffnen.
- Drücken Sie „Start“, um zum ersten Signaturfeld zu gelangen.
- Klicken Sie auf das Feld „Erforderlich – Hier unterschreiben“, um das Feld „Ihre Signatur übernehmen“ zu öffnen.
- Nehmen Sie Ihre Änderungen vor.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche „Annehmen und unterschreiben“.
- Klicken Sie auf „Fertig“.
Beim Ändern und Übernehmen einer Signatur stehen Ihnen vier Möglichkeiten zur Verfügung.
Erstens können Sie den Stil ändern, um das Erscheinungsbild der Initialen und der Signatur insgesamt anzupassen. Zweitens können Sie sich dafür entscheiden, eine neue Signatur zu zeichnen, die Sie in Ihrem Dokument verwenden können.
Die Funktion „Signaturpad verwenden“ ist eine weitere gute Option.
Sie können eine Unterschrift in Echtzeit von einem Unterschriftenpad erfassen. Aber nicht jeder hat ein Unterschriftenpad oder Zeichenkenntnisse.
Wenn das auf Sie zutrifft, gibt es eine Alternative. Mit der Option „Hochladen“ können Sie eine Signaturbilddatei hochladen. Denken Sie daran, Ihren vollständigen Namen und Ihre Initialen in den entsprechenden Feldern zu bestätigen, bevor Sie eine neue Signatur übernehmen und die Datei unterzeichnen.
So ändern Sie Umschläge in DocuSign
Die Dokumentsignatur ist möglicherweise nicht das einzige Element, das einer oder zwei Korrekturen bedarf. Die gute Nachricht ist, dass Sie Umschläge in DocuSign korrigieren können. Dies ist jedoch nicht möglich, wenn der Umschlag bereits fertiggestellt ist.
Wenn Sie einen fehlerhaften Umschlag mit dem Status „Warten auf andere“ finden, müssen Sie Folgendes tun, um Korrekturen vorzunehmen.
- Melden Sie sich bei Ihrem DocuSign-Konto an.
- Navigieren Sie zur Registerkarte „Umschläge“.
- Klicken Sie auf einen Umschlag mit der Markierung „Warten auf andere“ und drücken Sie „Korrigieren“.
- Bearbeiten Sie den Umschlag, um die Fehler zu korrigieren, und klicken Sie auf die Schaltfläche „Senden“, um die Korrekturen zu bestätigen.
Beim Bearbeiten eines Umschlags können Sie mehrere Felder korrigieren, beispielsweise:
- Die hochgeladenen Dokumente
- Die Empfängerinformationen
- Der Umschlagname
- Die E-Mail-Nachricht für die Empfänger
- Das Signierfeld
Sie können dem Umschlag auch weitere Empfänger hinzufügen, indem Sie auf die Schaltfläche „Empfänger hinzufügen“ klicken.
Gründe, warum Sie die Signatur in DocuSign nicht ändern können
Nur weil Sie die Signatur in DocuSign ändern können, heißt das nicht, dass Sie das immer tun können. In einigen Szenarien können Benutzer die Signatur nicht ändern.
Gesperrte Empfängernamen
Absender haben die Möglichkeit, Empfängernamen in DocuSign zu sperren. Wenn sie das tun, können Sie die Signatur nicht nach Belieben ändern. Fragen Sie am besten den Kontoadministrator, ob dies das Problem ist.
Manchmal ist es nicht möglich, an gesperrten Empfängernamen vorbeizukommen, um Ihre Signatur zu ändern, insbesondere wenn es mehrere Empfänger gibt. In diesem Fall ist es am besten, einen Umschlag zu stornieren, die Signatur zu ändern und einen neuen Umschlag zu erstellen.
Verwenden der mobilen App
Wenn Sie DocuSign für Android und iOS verwenden, werden Sie feststellen, dass die mobilen Apps nur über eingeschränkte Funktionalität verfügen. Obwohl DocuSign mit iPads, iPhones, Android-Telefonen und Windows-Geräten kompatibel ist, können Sie die Signatur nicht im laufenden Betrieb ändern.
Nur die Desktop-Version von DocuSign ermöglicht es Benutzern, eine neue Signatur hinzuzufügen. Wechseln Sie zur Desktop-Version und prüfen Sie, ob das Problem weiterhin besteht. Wenn nicht, verwenden Sie den Standardprozess, um eine neue Signatur zu bearbeiten oder anzunehmen. Die Änderungen werden auf allen Ihren Geräten synchronisiert und Sie können die neue Signatur von Ihrer mobilen DocuSign-App aus verwenden.
Sie sind der einzige Unterzeichner
Manchmal möchten Sie möglicherweise eine gespeicherte Signatur in DocuSign hinzufügen. Leider funktioniert dies standardmäßig nicht, wenn Sie der einzige Unterzeichner sind.
Um dies zu umgehen, müssen Sie sich zunächst selbst einen neuen Umschlag schicken und sich selbst zum alleinigen Empfänger machen. Dies gilt für Ihre Standardsignatur. Sie haben jedoch die Möglichkeit, eine andere gespeicherte DocuSign-Signatur auszuwählen.
Inaktives Konto
Benutzer ohne aktives DocuSign-Konto können die ausgewählte Signatur nicht ändern. Stellen Sie sicher, dass Ihr Konto aktiv ist, bevor Sie die Signatur ändern. Wenn Ihr Konto aktiv ist, liegt möglicherweise ein anderes Problem vor.
Zu den weiteren Problemen bei der Signaturänderung können die folgenden zählen:
- Die Datei enthält universelle Signaturen wie jene in den Sign Part 11 Module Enabled-Dokumenten.
- Ihr Dokument wurde bereits unterschrieben und zurückgesandt.
- Sie haben die persönliche Signatur verwendet.
Der vollständige Name hat bereits eine Signatur
DocuSign erlaubt nur eine Signatur für jeden vollständigen Namen. Um die angenommene Signatur für einen vollständigen Namen mit einer bereits vorhandenen Signatur zu ändern, müssen Sie die alte Signatur löschen und eine neue von Grund auf erstellen.
Wenn das der Fall ist, ist der Vorgang ziemlich einfach. Hier sind die folgenden Schritte:
- Melden Sie sich bei Ihrem DocuSign-Konto an.
- Klicken Sie auf das Benutzersymbol.
- Wählen Sie „Profil verwalten“.
- Klicken Sie auf „Signaturen“.
- Gehen Sie zu „Löschen“ und entfernen Sie eine Signatur aus Ihrem Konto.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche „Neu hinzufügen“, um eine neue Signatur für einen bestimmten vollständigen Namen zu erstellen.
Warum Benutzer eine Signatur in DocuSign ändern müssen
In vielen Szenarien kann eine Signaturänderung erforderlich sein, sei es spontan oder für das gesamte Konto. Zu den häufigsten gehören die folgenden:
- Falsch geschriebene Namen müssen geändert werden.
- Der Benutzer hat seinen Namen seit seiner letzten Anmeldung geändert.
- Die Größe der Signatur muss angepasst werden, damit sie in das Dokument passt.
- Die Empfänger teilen sich die gleiche E-Mail-Adresse, haben aber unterschiedliche Signaturen.
Natürlich möchten Benutzer ihre DocuSign-Signaturen möglicherweise auch aus persönlichen Vorlieben und stilistischen Gründen ändern.
Weitere FAQs
Kann ich ein DocuSign-Dokument nach dem Senden bearbeiten?
DocuSign-Umschläge, die mit dem Tag „Abgeschlossen“ gekennzeichnet sind, können nicht mehr geändert werden. Die einzige Möglichkeit, Fehler zu korrigieren, bevor der Empfänger den Umschlag unterschreibt, besteht darin, den alten Umschlag ungültig zu machen und einen neuen zu erstellen.
Kann ich eine Signatur bei DocuSign zurückziehen?
Nachdem Sie ein Dokument über DocuSign unterzeichnet haben, wird der Umschlag an den nächsten Empfänger auf der Liste zur Unterschrift weitergeleitet. Sie können die Unterschrift daher nicht persönlich zurückziehen.
Der ursprüngliche Absender kann Ihnen jedoch dabei helfen, Ihre Unterschrift zu überarbeiten und sie entweder zu ändern oder vollständig vom Umschlag zu entfernen. Der Empfänger mit Umschlagänderungsberechtigung kann Ihnen auch dabei helfen, eine Unterschrift zurückzuziehen.
Wie kann ich ein ausgefülltes und signiertes DocuSign-Dokument stornieren?
Sie können ein „abgeschlossenes“ Dokument oder einen „abgeschlossenen“ Umschlag in DocuSign nicht korrigieren oder stornieren (für ungültig erklären). Die einzigen Dokumente, die Sie bearbeiten können, um beispielsweise eine Signatur zu ändern, sind diejenigen, die als „Erstellt“, „Gesendet“ oder „Zugestellt“ markiert sind. Selbst dann müssen Sie über die entsprechenden Berechtigungen verfügen.
So aktivieren Sie Empfängerbearbeitungen in DocuSign
Als Absender können Sie ein DocuSign-Dokument oder einen DocuSign-Umschlag für Empfänger bearbeitbar machen. Gehen Sie vor dem Senden des Umschlags zum Menü „Erweiterte Optionen“. Gehen Sie dort zu „Bearbeiten“ und aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben „Zulassen“, um Empfängern das Bearbeiten des Umschlags zu ermöglichen.
Dies hilft anderen Benutzern, ihre Signaturen zu ändern oder Korrekturen an Dateien, E-Mail-Nachrichten, Kontaktinformationen usw. vorzunehmen.
Machen Sie Ihre Signatur einzigartig und sofort erkennbar
Wie Sie sehen, bietet DocuSign genügend Flexibilität, wenn es um Signaturen geht. Sie können so ziemlich nach Belieben zeichnen, erfassen und Stile ändern. Mit der App können Sie problemlos neue Signaturen zu Ihrem Konto entfernen, ändern und hinzufügen sowie das Signaturfeld in Umschlägen bearbeiten.
Das einzige Problem besteht darin, sicherzustellen, dass Sie die Kriterien für die Signaturänderung erfüllen, die in den DocuSign-Richtlinien und von den Kontoadministratoren festgelegt wurden. Solange Sie die Bedingungen erfüllen, sollte das Ändern einer Signatur nicht länger als ein paar Minuten dauern.
Was halten Sie vom Signaturverwaltungssystem von DocuSign? Lassen Sie es uns im Kommentarbereich unten wissen.
