Hinweis: Der folgende Artikel hilft Ihnen weiter: So erstellen Sie ein effektives Organigramm für Kleinunternehmen
John, ein Kunde, rief in Panik an. Einer seiner besten Mitarbeiter trat aus dem Nichts zurück. Anscheinend hatte Stacy das Gefühl, dass ihr nicht genügend Möglichkeiten gegeben wurden, und suchte sich einen neuen Job. John seufzte: „Millennials. Jetzt muss ich noch einmal von vorne beginnen.“
Lassen Sie uns innehalten und diese Situation Revue passieren lassen: John hat Stacys Erfahrung entkräftet, indem er ihren Weggang ihrer Generation zuschrieb, anstatt die Wahrheit ihres Feedbacks und dessen Relevanz für die Führung seines Unternehmens durch John zu berücksichtigen. Stacy versuchte nicht, ihre Situation zu ändern, indem sie John gegenüber wahrheitsgemäß sprach, sondern beschloss, ihn mit ihrem Rücktritt zu überraschen.
Das sagt mir, dass John sich wahrscheinlich nicht so auf seine Mitarbeiter konzentriert, wie es für die Führung eines gesunden Unternehmens nötig wäre, und dass Stacy wütend genug war, um keine Warnung zu geben. Es ist möglich, dass sie sich nicht sicher fühlte oder ihr nicht gezeigt wurde, dass es sicher ist, ihre Wahrheit zu sagen.
Kommt das bei Ihnen an? Wenn wir an unser kleines Unternehmen denken, besteht es aus zwei Teilen:
- Das Produkt wie Gesundheitswesen, Immobilien oder Pizza.
- Die zwischenmenschlichen Beziehungen, die wir mit unseren Kollegen, Kunden und Lieferanten haben.
In Johns Krise dreht sich alles um zwischenmenschliche Beziehungen und darum, wo sie schiefgehen können. Wenn wir Unternehmer uns ausschließlich oder hauptsächlich auf das Produkt konzentrieren und den persönlichen Aspekt außer Acht lassen, werden wir wahrscheinlich eine rotierende Mitarbeiterzahl haben – und das wird teuer.
Hier kann der Aufbau einer Organisationsstruktur und die Erstellung eines Organigramms für unsere kleinen Unternehmen große Wirkung erzielen.
In diesem Beitrag sprechen wir über:
- Was ist ein Organigramm?
- Warum Sie ein Organigramm für kleine Unternehmen benötigen.
- Arten von Organisationsstrukturen für Kleinunternehmen.
- Beispiele für effektive Organigramme.
- Tipps zum Aufbau des Organigramms Ihres Kleinunternehmens.
Was ist ein Organigramm für kleine Unternehmen?
Ein Organigramm ist ein Diagramm, das zeigt, wer wem unterstellt ist und jede Rolle nach Titel sortiert. Es impliziert Verantwortlichkeiten, gibt diese aber nicht an und überlässt es dem Betrachter, den Kontext und die Erfahrung zu nutzen, um fehlende Daten zu ergänzen.
Der Vorteil eines Organigramms ähnelt dem eines Stadtplans in einer fremden Stadt. Das Organigramm kommuniziert visuell die Befehlskette, welche und wie viele Abteilungen es gibt und wo jede Person in das Gesamtbild des Unternehmens passt.
Es ist ein GPS zur Navigation im Unternehmen. Es ist auch ein fantastisches Nachschlagewerk für die Entscheidungsfindung, etwa um zu definieren, welche Rollen benötigt werden oder weggelassen werden können, wenn Ihr Unternehmen wächst oder sich verändert, wie es so viele während der Pandemie getan haben.
Das obige Beispiel zeigt fünf Ebenen von Kollegen, aber ein kleines Unternehmen kann zwei Ebenen haben und ein globaler Konzern kann Hunderte von Ebenen haben.
Warum Ihr kleines Unternehmen ein Organigramm benötigt
Wussten Sie, dass das Ersetzen einer Person irgendwo dazwischen kostet? 50-100 % von ihrem Gehalt? Selbst wenn Sie keinen Personalvermittler beauftragen, entstehen Kosten durch die Zeit und Energie, die für die Suche, die Vorstellungsgespräche, die Einstellung, das Onboarding, die Schulung, die gesamte Dokumentation und die Führung einer Person anfallen, die keine historischen Kenntnisse über das Unternehmen hat.
Wenn ein starker Mitarbeiter aus Frustration weggeht, verlieren wir seine Fähigkeiten, sein Wissen und die Beziehungen, die er aufgebaut hat. Vor allem haben wir einen Botschafter verloren, der die richtigen Talente gewinnen könnte.
Wenn jemand nicht liefert, möchten wir alternativ eine Struktur haben, die es uns ermöglicht, ihn mit Integrität rein oder raus zu führen. In jedem Fall kann sich der Verlust von Mitarbeitern negativ auf unseren Ruf und unsere Produktivität auswirken. Deshalb möchten wir alles tun, um ihn zu vermeiden. Du mit mir?
Wie richten wir also unsere Geschäftsstruktur ein, um boomende Umsätze und zufriedene Mitarbeiter zu fördern? Es beginnt mit genau dieser Absicht: einem organisatorische Struktur Das sorgt für boomende Umsätze und zufriedene Mitarbeiter – widergespiegelt in einem Organigramm.
Wenn Sie der Meinung sind, dass dies Ihr Ziel ist, fahren Sie mit dem nächsten Abschnitt fort. Wenn nicht, möchte ich Ihnen sagen, warum es so sein sollte. Einmal erzählte mir eine Geschäftsinhaberin, dass sie nicht in ihr Team investieren wollte, weil dieses immer wieder abwanderte. Ich möchte Ihnen mitteilen, dass ich froh war, dass sie mich nicht als Beraterin eingestellt hat, denn es war klar, dass sie darauf bedacht war, anderen die Schuld zu geben und keine Verantwortung für ihren Führungsstil zu übernehmen. Es war schade, denn ich hatte das Gefühl, dass sie die Situation schnell hätte ändern können, wenn sie sich für die Entwicklung von Selbstbewusstsein interessiert hätte.
Daher bitte ich Sie, über Ihre Rolle in der Drehtür Ihres Unternehmens nachzudenken, falls dies Ihre Situation sein sollte. Keiner von uns ist perfekt; Tatsächlich sind es unsere Unvollkommenheiten, die uns charmant und lustig machen und es Spaß macht, mit ihnen zu arbeiten, aber nur, wenn wir diese Eigenschaften in uns selbst erkennen und sie anerkennen, wenn wir etwas vermasseln. Selbstbewusstsein ist die liebenswerteste Eigenschaft, die eine Führungskraft haben kann, und sie macht uns zu unglaublichen Vorbildern.
Arten von Organisationsstrukturen für Kleinunternehmen
Es gibt zwei grundlegende Arten von Organisationsstrukturen: flache oder hierarchische.
Flache Organisationsstruktur
A flache Struktur setzt auf Selbstmanagement. In einem kleinen Unternehmen ist es im Allgemeinen der Eigentümer, dem jeder unterstellt ist. Das hört sich egalitär und bestärkend an, führt aber oft dazu, dass ein paar Leute organisch in Führungspositionen agieren, ohne offizielle Anerkennung, Gehaltserhöhung oder Titeländerung.
Dies kann aus jedem Blickwinkel eine Kette von Ego-Reaktionen in Gang setzen. Der organische Führer führt ohne offizielle Autorität, weil er die Notwendigkeit sieht. Die Menschen „unter“ dem organischen Anführer sind in der Regel dankbar für die Führung und gleichzeitig nachtragend.
Es ist eine Gelegenheit für schwelende Emotionen, die sich einfach aufbauen, wie ein Teich, der von Unkraut überwuchert wird. Nach einer Weile schaut man sich um und sieht ein Durcheinander, ohne zu verstehen, was passiert ist.
Außerdem liegt die gesamte Verantwortung des Teams bei einer Person, was für jeden – insbesondere für Kleinunternehmer – überwältigend sein kann.
Hierarchische Organisationsstruktur
Deshalb glaube ich hierarchisch ist der intelligenteste und verantwortungsvollste Weg, den ein Geschäftsinhaber einschlagen kann. Daher können wir ein Organigramm erstellen. Wir müssen jedoch verstehen, dass es die Kultur ist, die ein Unternehmen antreibt.
Eine gesunde Kultur in einer hierarchischen Organisationsstruktur eines Kleinunternehmens bedeutet, dass es keine Angst gibt und Mitgefühl und Verantwortung gleichermaßen angewendet werden, wodurch ein Umfeld geschaffen wird, in dem es keine Kämpfe, Egos und Doppelarbeit gibt. Es gibt eine Rollenklärung, Stellenbeschreibungen und eine Hierarchie für den Fall, dass etwas schief geht.
Wenn Deborah eine Herausforderung hat, kann sie auf die nächsthöhere Ebene gehen und um Unterstützung bitten. Wenn Deborah keine Probleme hat, kann sie ihrem Tag nachgehen und gute Arbeit leisten. Wenn Deborah in einem Bereich des Unternehmens arbeitet, aber eine Idee für einen anderen Bereich hat, kann sie diese Idee mit jedem im Unternehmen teilen, den sie möchte.
Dies ist eine erfolgreiche Struktur, die auf der Kultur aufbaut, dass jedes Mitglied des Unternehmens für das, was es in seiner Rolle leistet, und dafür, dass es sein gesamtes berufliches Selbst in die Arbeit einbringt, geschätzt wird.
Wie sich die Arbeitskultur auf die Organisationsstruktur Ihres Kleinunternehmens auswirkt
Es gibt drei Standardkulturen, die die meisten Unternehmen, ob klein oder groß, implementieren. Ich bin voreingenommen gegenüber dem dritten, und Sie werden sehen, warum.
1. Jeder ist „hands-on“!
Dies ist ein gefährlicher Ansatz, der zu Doppelarbeit führt, weil alle so sehr damit beschäftigt sind, zu zeigen, dass sie praxisnah sind, dass niemand innehält, um zu sehen, dass sie sich übereinander hinwegsetzen, um Anerkennung zu bekommen, anstatt sich darauf zu konzentrieren, die gute Arbeit zu leisten.
2. Strikte Rollentreue.
Ich meine so streng, dass die ganze Firma zum Erliegen kommt, wenn jemand mit einem gebrochenen Zeh unterwegs ist. Huch.
3. Mitgefühl und Verantwortung.
Vielen Führungskräften ist nicht bewusst, dass man den Menschen nicht zustimmen muss, sondern dass sie nur das Gefühl haben wollen, gesehen, gehört und verstanden zu werden. Es ist eine subtile Veränderung, die alles verändert. Wenn wir antworten: „Das ist ein interessanter Punkt. Bitte erinnern Sie mich daran, daran zu denken, dass wir im nächsten Quartal, wenn wir gesehen haben, wie die Umsätze sind, Mitgefühl mit „Ich verstehe Sie“ und Verantwortungsbewusstsein mit „Erinnern Sie mich zu diesem Zeitpunkt“ verwenden.
Wenn Sie aus einem angstbasierten Führungshintergrund stammen, kann die Verantwortung dazu führen, dass Sie glauben, der Eigentümer würde Sie öffentlich dafür beschämen, dass Sie etwas nicht perfekt machen. Das ist in diesem Zusammenhang nicht das, was Rechenschaftspflicht bedeutet; Denken Sie daran, dass wir es mit Mitgefühl in Einklang bringen.
Mitgefühl und Verantwortung gleichermaßen zu nutzen, ermöglicht Folgendes:
- Wachstum: Das bedeutet, dass das Unternehmen mehr Geld verdienen kann. Cha-ching! Ja bitte. Es bedeutet auch, dass jedes Teammitglied als Mensch und Unternehmer lernen und sich weiterentwickeln kann.
- Trust: Dabei werden konsistente Informationen über Ebene, Funktion, Geschlecht, Generation, ethnische Zugehörigkeit, Sexualität und alle anderen denkbaren Kategorien hinweg ausgetauscht und ein Umfeld des Vertrauens geschaffen. Vertrauen Sie darauf, dass die wichtigen Informationen weitergegeben werden und dass nicht alles weitergegeben wird. Seien Sie konsequent, wählen Sie keine Favoriten und lassen Sie niemanden außen vor, denn das führt zum Gegenteil von Vertrauen und zur gefürchteten Drehtür.
- Der entspannte Arbeitsablauf: Dies ist entscheidend für die Effizienz und Zufriedenheit in einem Unternehmen und basiert auf Rollenklarheit und Zusammenarbeit.
Beispiele für Organigramme kleiner Unternehmen
Schauen wir uns ein Organigramm für ein kleines Immobilienunternehmen an. Ich habe dieses Beispiel gewählt, weil es sich um eine Kombination aus festangestellten Mitarbeitern und Immobilienmaklern handelt, die nur durch Provision bezahlt werden.
Das Flat-Beispiel hat einen Eigentümer, vier direkt unterstellte Mitarbeiter und vier Vertriebsmitarbeiter. Die Chancen stehen gut, dass die Inhaberin damit beschäftigt ist, ihr Geschäft auszubauen, während sie sich darauf verlässt, dass die anderen sich selbst verwalten. Es ist sehr wahrscheinlich, dass der Büroleiter die Aktionen des Büroassistenten, der Kreditorenbuchhaltung/Gehaltsabrechnung und Aspekte des Marketings organisch leitet und als Verbindungsmann zu den Agenten fungiert, die Unterstützung vom gesamten Team benötigen.
Nach meiner Erfahrung ist dies eine Gelegenheit für „Alles zum Anfassen“ und Unmut. Dies ist normalerweise der Fall, wenn ich hinzugezogen werde, um dem Team dabei zu helfen, über seine vertraulichen Frustrationen und die Unklarheit in den Rollen zu sprechen und den Arbeitsablauf zu rationalisieren.
Schauen wir uns nun das hierarchische Organigramm an. Es gibt einen Eigentümer, zwei direkt unterstellte Mitarbeiter, von denen einer zwei Support-Mitarbeiter leitet, und die Agenten. Beachten Sie, dass es Zeilen gibt, die die Berichtsstruktur angeben. Das bedeutet, dass die Büroassistentin weiß, dass ihre erste Anlaufstelle der Büroleiter ist, wenn sie Unterstützung benötigt.
Was nicht gezeigt wird, ist die Tatsache, dass die Agenten direkt und indirekt von allen Mitarbeitern unterstützt werden. Deshalb sind Stellenbeschreibungen und eine Kultur der Zusammenarbeit und des Respekts so wichtig.
Hierarchie ist wertvoll, wenn sie zum Guten genutzt wird. Hierarchie ist nicht gut, wenn sie dazu dient, Menschen einzuschüchtern und ihnen das Gefühl zu geben, ausgeschlossen zu sein.
Eine köstliche Hierarchie bewirkt Folgendes:
- Es gibt einen klaren Weg, Bedenken zu äußern.
- Es gibt einen Ort, an dem Menschen wachsen können (das nennt man Nachfolgeplanung).
- Es ist klar, wann und an wen der Staffelstab übergeben werden muss.
Erstellen Sie Ihr Organigramm für Kleinunternehmen
Ich empfehle a hierarchische Struktur Dadurch werden die „Ansprechpartner“ klar definiert und gleichzeitig eine Kommunikation über Ebenen hinweg ermöglicht, da dadurch am wahrscheinlichsten eine hohe Produktivität und damit ein hoher Umsatz erzielt wird.
Hier sind einige Tipps, die Sie bei der Erstellung Ihres Organigramms für Ihr Kleinunternehmen berücksichtigen sollten:
- Skizzieren Sie jede Rolle in Ihrem Organigramm. In einem Sanitärunternehmen verfügen Sie möglicherweise über zwei Vorgesetztenpositionen, die Ihnen unterstellt sind, mit einer geraden Anzahl von Außendienstmitarbeitern unter jedem Vorgesetzten. Bestimmen Sie, was mit Ihrer aktuellen Mitarbeiterliste, ihren Fähigkeiten und der Berichtsstruktur, die Ihrer Meinung nach für Ihr Unternehmen insgesamt am besten geeignet ist, sinnvoll ist.
- Erstellen Sie Ihr Organigramm. Sie können zum Erstellen Ihres visuellen Diagramms eine schicke Software verwenden oder etwas Einfaches in PowerPoint erstellen.
- Fügen Sie die relevanten Informationen in Ihr Organigramm ein. Fügen Sie Ihrem Organigramm Porträtfotos, Namen und Positionstitel von Mitarbeitern hinzu.
- Teilen Sie Ihr Organigramm mit einem vertrauenswürdigen Berater. Zeigen Sie Ihr Organigramm für Kleinunternehmen einer vertrauenswürdigen Führungskraft in Ihrem Unternehmen oder einem Mentor, um sicherzustellen, dass die Struktur sinnvoll ist.
- Verteilen Sie Ihr Organigramm an das Team. Teilen Sie Ihr Organigramm mit Ihren Mitarbeitern – wenn sich Berichtsstrukturen ändern, sprechen Sie zuerst mit den neuen Vorgesetzten und den Mitarbeitern. Sie möchten nicht, dass Ihr Organigramm das erste Mal ist, dass sie die Informationen sehen!
Was Sie tun müssen, nachdem Sie Ihr Organigramm erstellt haben
Nur weil Ihr Organigramm erstellt ist, heißt das nicht, dass damit das Ende der Fahnenstange erreicht ist. Folgendes empfehle ich, sobald Ihr Organigramm vollständig ist:
1. Modellieren Sie Ihren idealen Mitarbeiter
Wir Führungskräfte müssen vorleben, was wir von unseren Teammitgliedern in die Tat umsetzen wollen. Wir müssen Mitgefühl zeigen und uns gleichermaßen zur Verantwortung ziehen. Hier kommt der Gummi auf die Straße.
2. Schenken Sie Ihren Mitarbeitern Aufmerksamkeit
Erinnern Sie sich an Joe, unseren Besitzer vom Anfang dieses Artikels? Lassen Sie uns von ihm lernen und darauf achten, was unsere Mitarbeiter uns durch Taten und Worte sagen. Wir müssen es ihnen ermöglichen, uns diplomatisch und mit professioneller Verletzlichkeit zu erzählen, was sie erleben.
Ebenso möchten wir, dass sie offen für unser Feedback zu ihrer Leistung sind. Wir können einen sicheren Raum schaffen, in dem sie ihre Gedanken und Ideen teilen können. Sie sind immer noch der letzte Entscheidungsträger; Es ist schließlich Ihr Unternehmen.
3. Nutzen Sie täglich Mitgefühl und Verantwortung
Ich empfehle, Mitgefühl und Verantwortung gleichermaßen zu nutzen, denn die Führung eines kleinen Unternehmens kann exponentiell mehr Spaß machen und profitabler sein, wenn es eine Kultur und Struktur gibt, die Wachstum, Transparenz und einen einfachen Informationsfluss ermöglicht. Dies ermöglicht die saftigen guten Dinge wie Lachen, Kollegialität, Kreativität und höhere Produktivität.
Beginnen Sie mit Ihrem Organigramm für Kleinunternehmen
Mein Wunsch für Sie ist, dass Sie in Ihrem Unternehmen erfolgreich sind und Spaß daran haben. Ich hoffe, dass diese Worte Ihnen dabei geholfen haben, Ihr Unternehmen mit neuen Augen zu betrachten, und Ihnen die Energie gegeben haben, die nötigen Veränderungen vorzunehmen, um dies zu erreichen. Ein Unternehmen zu führen kann überwältigend und einsam sein oder herausfordernd und unterhaltsam sein. Es liegt an Ihnen.