So erstellen Sie ein Formular in Asana

Heutzutage sind Workflow-Management-Tools ein wesentlicher Bestandteil einer erfolgreichen Teamzusammenarbeit, und Asana ist der perfekte Vertreter. Diese Cloud-basierte Software bietet unzählige hervorragende Funktionen, mit denen Benutzer Aufgaben im Auge behalten und Zuweisungen organisieren können.

Während Asana eine kostenlose Version der Software anbietet, haben kostenpflichtige Abonnenten die Möglichkeit, benutzerdefinierte Formulare zu erstellen. Diese Funktion ist unglaublich nützlich, um Arbeitsprojekte anzufordern oder wertvolles Feedback abzugeben. Obwohl Asana-Formulare seit 2019 verfügbar sind, haben Sie sie vielleicht noch nicht optimal genutzt.

Hier erfahren Sie, was Sie über das Erstellen eines Asana-Formulars und dessen Freigabe für andere Teammitglieder und externe Mitarbeiter wissen müssen.

Erstellen eines Formulars

Jedes Projekt in Asana verfügt über eine eigene Registerkarte „Formulare“, sodass Sie schnell ein Aufnahmeformular für ein bestimmtes Arbeitsprojekt erstellen können.

Beispielsweise müssen Sie möglicherweise alle Teammitglieder zu einer Brainstorming-Sitzung zusammenbringen. Durch die Erstellung eines Formulars können Sie alle Ideen an einem Ort sammeln und organisieren. Wie funktioniert das?

Zum Erstellen eines Asana-Formulars sind folgende Schritte erforderlich.

1. Gehe zu Asana und melden Sie sich bei Ihrem Konto an.
2. Gehen Sie zum Abschnitt „Projekt“ und navigieren Sie zur Registerkarte „Formulare“.
3. Wählen Sie die Option „Formular erstellen“ oder „Formular hinzufügen“. Sie werden feststellen, dass der Name des Projekts standardmäßig dem Namen des Formulars entspricht. Sie können ihn jedoch durch Klicken ändern.
4. Geben Sie den Namen und die E-Mail-Adresse des Teammitglieds oder Mitarbeiters ein.
5. Wählen Sie im rechten Bereich die Registerkarte „Fragen“ aus. Geben Sie alle Fragen ein, die Sie im Formular sehen möchten.
6. Um sicherzustellen, dass die Person, die das Formular erhält, alle Fragen beantwortet, wählen Sie neben jeder Frage das Feld „Erforderlich“ aus.
7. Wenn der Empfänger des Formulars eine PDF-, Bild- oder Word-Datei anhängen muss, wählen Sie auf der Registerkarte „Fragen“ die Option „Anhang“.
8. Klicken Sie auf „Fertig“.

Das ist alles. Sie haben erfolgreich ein Asana-Formular erstellt.

So fügen Sie eine Folgefrage in ein Asana-Formular ein

Ihr Asana-Formular kann so einfach oder umfassend sein, wie Sie es brauchen. Wenn Sie Informationen von anderen Teammitgliedern anfordern, müssen Sie möglicherweise Folgefragen hinzufügen, die als „Formularverzweigung“ bezeichnet werden.

Auf diese Weise erhalten Sie genauere und detailliertere Informationen zu einem bestimmten Thema oder Projekt. Die Schritte sind ziemlich unkompliziert, da sich alles, was Sie tun müssen, auf der Registerkarte „Fragen“ befindet.

So gehen Sie vor:

1. Gehen Sie zu Ihrem Asana-Konto, klicken Sie auf „Zu einem bestimmten Projekt gehen“ und wählen Sie die Registerkarte „Formulare“ aus.
2. Wählen Sie „Formular erstellen“ oder „Formular hinzufügen“ und öffnen Sie die Registerkarte „Fragen“.
3. Wählen Sie auf derselben Registerkarte die Option „Dropdown“.
4. Geben Sie alle Fragen im Dropdown-Set ein.
5. Wählen Sie neben jeder Frage „Zweig hinzufügen“ aus, wenn Sie weitere Folgefragen stellen müssen.
6. Wenn Sie Ihren Teammitgliedern die Möglichkeit geben möchten, aus der Dropdown-Liste mehr als eine Option auszuwählen, klicken Sie auf der Registerkarte „Fragen“ auf die Option „Mehrfachauswahl“.

Beachten Sie auch, dass die Personen, an die Sie das Formular senden, kein aktives Asana-Konto benötigen, um das Formular ausfüllen zu können.

So zeigen Sie eine Vorschau eines Asana-Formulars an

Beim Erstellen Ihres Asana-Formulars ist es wichtig, den Überblick darüber zu behalten, wie es nach der Fertigstellung aussehen wird. Sie müssen jedoch nicht warten, bis es fertig ist, um in letzter Minute Änderungen vorzunehmen.

Stattdessen können Sie während der Bearbeitung die Formularvorschau prüfen und Anpassungen vornehmen, um sicherzustellen, dass es professionell aussieht und gut lesbar ist.

Asana verfügt im Abschnitt „Formulare“ über eine integrierte Schaltfläche namens „Formular anzeigen“, die Ihnen einen schnellen Überblick darüber gibt, was Sie bis dahin getan haben.

So finden Sie es.

1. Öffnen Sie Asana und gehen Sie zum Abschnitt „Formulare“.
2. Wählen Sie die Option „Formular erstellen“ und beginnen Sie mit der Anpassung des Formulars.
3. Navigieren Sie zu einem beliebigen Zeitpunkt im Vorgang zur Schaltfläche „Vorschau“ in der oberen rechten Ecke des Fensters.

Sie können sofort genau sehen, was die Formulareinreicher sehen, wenn sie mit der Eingabe der angeforderten Informationen beginnen.

So geben Sie ein Asana-Formular frei

Das Erstellen eines Asana-Formulars ist ein ziemlich unkomplizierter Vorgang, da die Plattform über eine sehr benutzerfreundliche Oberfläche verfügt. Nachdem Sie nun das perfekte Formular erstellt haben, ist es an der Zeit, es mit anderen zu teilen.

Sobald Sie nach Abschluss des Formulars auf die Schaltfläche „Fertig“ klicken, wird in der oberen rechten Ecke des Fensters eine Schaltfläche „Formularlink kopieren“ angezeigt. Sie müssen nur zwei Schritte ausführen, um es freizugeben.

1. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Formularlink kopieren“ und kopieren Sie ihn in Ihre Zwischenablage.
2. Fügen Sie den Link in eine E-Mail oder an alle Asana-Teammitglieder ein.

Wenn ein Absender das Formular ausfüllt, wird ihm auf dem Bildschirm eine Bestätigungsmeldung angezeigt, die ihn darüber informiert, dass das Formular erfolgreich übermittelt wurde.

Häufig gestellte Fragen

Ist Asana kostenlos?

Es ist eine kostenlose Version von Asana verfügbar, die einige der wichtigsten Funktionen bietet, wie Portfolios, Startdaten, Aufgabenzuweisung und mehr. Allerdings bietet diese Version von Asana keine Funktion „Formulare“.

Um Zugriff auf die Erstellung benutzerdefinierter Formulare zu erhalten, müssen Sie sich für ein kostenpflichtiges Abonnement anmelden. Das Premium-Abonnement kostet 13,49 USD pro Person und Monat und das Business-Abonnement 30,49 USD pro Person und Monat. Für das Enterprise-Abonnement müssen Sie sich direkt an Asana wenden und ein Angebot anfordern.

Können Sie in Asana mehrere Formulare pro Projekt haben?

Ja, Sie können in Asana mehr als ein Formular für ein einzelnes Projekt erstellen. Sie benötigen allerdings entweder einen Business- oder Enterprise-Plan, um auf diese Funktion zugreifen zu können.

Mithilfe dieser Funktion können Sie unterschiedliche Eingabetypen für ein Projekt konsolidieren und die wertvollsten Informationen generieren.

Was sind die häufigsten Verwendungszwecke für Asana-Formulare?

Asana-Formulare können auf verschiedene Weise verwendet werden, die häufigste Verwendung findet jedoch wahrscheinlich die Anforderung von Feedback zu einer bestimmten Angelegenheit.

Der Zweck des Formulars kann je nach Art des Unternehmens unterschiedlich sein. Asana-Formulare sind hilfreich, um kreative Anfragen zu stellen, Fehlerberichte einzureichen, Kundenfeedback zu erhalten oder IT-Fehler zu verfolgen.

Können Sie in Asana ein benutzerdefiniertes Formular-Cover hinzufügen?

Ja, das können Sie. Ihr Asana-Formular kann durch Hinzufügen eines benutzerdefinierten Covers ansprechender aussehen. Der Vorgang ist ganz einfach, da Sie die Option „Coverbild hinzufügen“ oben im Formular sehen, sobald Sie auf die Schaltfläche „Formular erstellen“ klicken.

Sie können ein Bild von Ihrem Gerät hochladen, beispielsweise ein Firmenlogo oder ein Bild, das sich auf ein bestimmtes Projekt bezieht, sodass die Einsender sofort einen Hinweis auf das Formular erhalten.

Navigieren Sie wie ein Profi durch Asana-Formulare

Das Erstellen von Formularen scheint vielleicht nicht gerade die unterhaltsamste Aufgabe zu sein, aber mit Asana ist es eine relativ angenehme Aufgabe. Die vielen Anpassungsoptionen und Formularzweige ermöglichen es Ihnen, mit den Formularen kreativ zu werden und genau die Informationen zu erhalten, die Sie benötigen, um das Projekt voranzutreiben.

Bedenken Sie, dass Asana-Formulare nur für Benutzer mit einem kostenpflichtigen Abonnement verfügbar sind. Wenn Sie also wertvolle Formulare erstellen möchten, müssen Sie einen Plan auswählen.

Sie können Ihre Asana-Formulare schnell freigeben und sie können sogar duplizieren, sodass Sie nicht jedes Mal von vorne beginnen müssen, wenn Sie Ihren Teamkollegen eine bestimmte Frage stellen möchten.

Wie würden Sie Asana-Formulare verwenden? Lassen Sie es uns im Kommentarbereich unten wissen.