Das Jonglieren mit dem Erstellen, dem Einholen von Genehmigungen und dem Posten auf vielen Plattformen wie LinkedIn, Instagram und Facebook kann sich wie ein endloser Wettlauf gegen die Zeit anfühlen. Egal, ob Sie ein kleines Team leiten oder in einem großen Unternehmen zusammenarbeiten, es besteht immer die Möglichkeit, dass etwas schief geht – eine nicht markenkonforme Nachricht, ein rechtliches Problem oder ein Beitrag, der nicht zum richtigen Zeitpunkt gepostet wird. Ein Social-Media-Workflow bietet einen dringend benötigten strukturierten Prozess, indem er die Inhaltserstellung standardisiert und Ihr Team auf Kurs hält.
Mit einem gut konzipierten Prozess können Sie sich von Hektik in letzter Minute, Missverständnissen und „Hoppla“-Momenten verabschieden, die dem Ruf Ihrer Marke schaden könnten.
In diesem Handbuch führen wir Sie durch die Einzelheiten der Erstellung von Social-Media-Genehmigungsworkflows, von der Auswahl des richtigen Typs für Ihr Team bis zum Einrichten eines automatisierten Prozesses in Zoho Social.
Was ist ein Social-Media-Genehmigungsprozess?
Ein Social-Media-Genehmigungsprozess besteht aus einer Reihe standardisierter Schritte, die Posts oder andere Inhalte durchlaufen, bevor sie auf den sozialen Kanälen Ihres Unternehmens veröffentlicht werden.
Es handelt sich um eine Checkliste, die sicherstellt, dass alles in Ordnung ist – die Nachricht ist fehlerfrei, erreicht ein festgelegtes Ziel und entspricht Ihren Markenrichtlinien, einschließlich Ton und Stil. Ein starker Social-Media-Genehmigungsworkflow sorgt dafür, dass alle Ihre Beiträge so klingen, als kämen sie von derselben Marke. Außerdem minimiert er Fehler und verhindert, dass Ihr Team schädliche oder ungenaue Informationen veröffentlicht.
Arten von Social-Media-Genehmigungsworkflows
Den „besten“ Genehmigungsworkflow gibt es nicht. Der ideale Prozess für Ihr Team hängt von der Größe Ihres Unternehmens, Ihrer Branche und Ihren inhaltlichen Anforderungen ab.
Sind Sie ein wachsendes, mittelgroßes Kreativunternehmen, das auf Geschwindigkeit aus ist, oder ein reguliertes Finanzunternehmen, bei dem Compliance oberste Priorität hat? Vielleicht liegen Sie irgendwo dazwischen. Wie auch immer Ihre Situation aussieht, der richtige Social-Media-Genehmigungsworkflow kann Ihre Social-Media-Aktivitäten von einem chaotischen Durcheinander in eine gut geölte Content-Maschine verwandeln. Sehen wir uns einige beliebte Optionen an:
- Fakultative Zulassung: Genehmigungen müssen nicht immer obligatorisch sein. Optionale Workflows eignen sich am besten für risikoarme oder zeitkritische Posts, bei denen das Warten auf die Genehmigung zu einer nachteiligen Verzögerung führen würde. Ohne sorgfältiges Management kann dies jedoch zu Inkonsistenzen oder Fehlern führen.
- Erforderliche Genehmigung: Jeder einzelne Beitrag muss von jemandem genehmigt werden, bevor er veröffentlicht wird. Dies bietet zwar mehr Kontrolle und Markenkonsistenz, kann aber auch das Posten verlangsamen.
- Mehrstufige Zulassung: Dieser Genehmigungsprozess umfasst mehrere Ebenen oder Abteilungen. Beispielsweise muss ein Beitrag möglicherweise vom Marketingteam, dann von der Rechtsabteilung und schließlich vom Führungsteam genehmigt werden. Zeitaufwändig, bietet aber eine gründliche Überprüfung.
- Parallele Zulassung: Bei der parallelen Genehmigung überprüfen mehrere Stakeholder oder Abteilungen den Beitrag gleichzeitig. Das beschleunigt den Prozess, da Sie nicht warten müssen, bis jemand fertig ist, bevor Sie mit der nächsten Iteration beginnen können. Allerdings erhalten Sie möglicherweise widersprüchliches Feedback.
- Automatisierte Genehmigung: Social-Media-Automatisierungstools übernehmen Teile des Genehmigungsprozesses, z. B. die Überprüfung des Posts auf Grammatikfehler. Dies kann zwar Zeit sparen und menschliche Fehler reduzieren, kann jedoch subtile Unterschiede übersehen, die ein menschlicher Prüfer erkennen könnte. Wenn Sie eine automatisierte Genehmigung verwenden, empfehlen wir Ihnen, zur Qualitätssicherung einen Menschen in Ihren Prozess einzubeziehen.
6 Schritte zum Einrichten eines Social-Media-Genehmigungsworkflows
Denken Sie daran, dass es für Ihren Genehmigungsprozess keinen einheitlichen Ansatz gibt. Sie haben die Freiheit, Ihren Prozess entsprechend der Größe und den Anforderungen Ihres Teams zu gestalten. Hier ist ein Workflow-Framework für die Inhaltsgenehmigung, das für Agenturen, Marketingteams in Unternehmen und alle dazwischen verwendet und personalisiert werden kann.
1. Stellen Sie Ihr Team zusammen und bestimmen Sie Ihre Entscheidungsträger
Beginnen Sie damit, die Hauptakteure in Ihrem Content-Workflow herauszufinden.
Von der Verbesserung Ihrer Nachrichten bis zur Optimierung Ihrer Beiträge sind viele Menschen für die verschiedenen Aspekte Ihrer sozialen Präsenz verantwortlich.
Ihr Team könnte beispielsweise aus einer beliebigen Kombination der folgenden Personen bestehen:
- Social Media und Community Manager
- Content-Ersteller, Designer und Texter
- Führungskräfte der C-Ebene
- Teammitglieder aus anderen Abteilungen (denken Sie an: Vertrieb)
Mit einem Tool für die Teamzusammenarbeit wie Zoho Social können Sie Freigaberollen klar definieren. Sie möchten jemanden zu Ihrem Social Squad hinzufügen? Sie möchten jemanden einbeziehen, dessen einzige Aufgabe darin besteht, Beiträgen grünes Licht zu geben? Egal, wie groß oder klein Ihr Team ist, mit Zoho Social können Sie Autoren bestimmen und Workflows erstellen, die Ihre Inhalte in Bewegung halten.
Definierte Rollen erleichtern außerdem die Teamarbeit, da Sie entscheiden, wer an Ihrem Social-Media-Genehmigungsprozess beteiligt ist. Sie können auswählen, wer Inhalte hochladen und ändern darf und wer die endgültige Person ist, die die Inhalte genehmigt.
Hier kommt die Flexibilität von Zoho Social zum Tragen. Egal, ob Sie eine einfache Genehmigung durch eine Person oder einen mehrstufigen Genehmigungsprozess benötigen, wir haben die Lösung für Sie. Sie können die Berechtigungen für jedes soziale Profil individuell anpassen und entscheiden, wer Beiträge veröffentlichen darf und wer seine Zustimmung geben muss. Außerdem können Sie externe Beteiligte wie Agenturen oder Kunden einbinden, um die Zusammenarbeit und Genehmigung zu vereinfachen.
Neue Teammitglieder hinzufügen oder Rollen anpassen? Ganz einfach. Einfach in die Benutzer und soziale Profile Abschnitt, um dies zu ermöglichen.
Wir empfehlen, die Anzahl der an Ihrem Social-Media-Genehmigungsworkflow beteiligten Personen zu begrenzen, um Engpässe zu vermeiden und sicherzustellen, dass Inhalte zeitnah von Person zu Person weitergeleitet werden. Entscheiden Sie im Team, wer Ihre Inhalte sehen muss, bevor sie veröffentlicht werden.
2. Organisieren Sie Ihre sozialen Assets und Leistungen
Das Verfassen einer Social-Media-Nachricht scheint ziemlich einfach zu sein. Bedenken Sie jedoch die Entscheidungsfindung und die Diskussionen, die im Folgenden beschrieben werden:
- Erstellen markengerechter Social-Media-Bildunterschriften
- Auswählen von Fotos und Videos für einen bestimmten Social-Media-Beitrag
- Bereitstellung von Links zu relevanten Werbeaktionen und Seiten
- Beantwortung von Fragen und Anliegen von Kunden
Und wenn Ihr Unternehmen mit Hunderten oder Tausenden von Kunden interagiert, ist die Organisation dieser beweglichen Teile ein Muss. Hier kommen Tools wie die Asset Library von Zoho Social ins Spiel. Anstatt zu raten, wo sich ein bestimmtes Foto oder ein bestimmter Inhalt befindet, kann Ihr Team an einem Ort darauf zugreifen.
Aber die Asset-Bibliothek von Zoho Social kann mehr als nur Ihre vorhandenen Assets speichern. Sie können auch neue Assets direkt in Zoho Social erstellen oder aus beliebten Tools wie Canva, Bynder oder Google Drive importieren.
Diese Integration ermöglicht es Ihnen, Inhalte von einem Ort aus zu bearbeiten und zu veröffentlichen. Sie vereinfacht Ihren Produktionsprozess und stellt sicher, dass alle Teammitglieder die neuesten freigegebenen Assets sehen können.
Neben kreativen Elementen können Sie mit Zoho Social auch häufige Antworten auf Fragen und Anliegen von Kunden speichern, sodass Sie schnell auf Anliegen eingehen können, ohne frei zu formulieren oder zu riskieren, Kunden in die falsche Richtung zu leiten. Sie können auch Social-Media-Vorlagen für häufig verwendete Antworten erstellen.
3. Legen Sie einen Zeitplan für die Freigabe von Social Media fest
Einer der größten Vorteile eines Social-Media-Genehmigungsprozesses besteht darin, dass Sie nicht nach Inhalten suchen müssen. Im Idealfall sollte Ihr Genehmigungsprozess es Ihnen ermöglichen, einen bestimmten Zeitplan einzuhalten. Sie sollten einen festgelegten Zeitplan für Beiträge haben (denken Sie darüber nach, wie viele pro Tag oder Woche).
Bedenken Sie auch, wie lange es dauert, bis Inhalte genehmigt werden. Dies ist besonders wichtig, wenn Sie zeitkritische Social-Media-Kampagnen durchführen.
Sie können beispielsweise erwarten, dass ein Beitrag innerhalb von 24 oder 48 Stunden nach seiner Veröffentlichung freigegeben wird. Dies gibt Ihren Teammitgliedern etwas Spielraum in Bezug auf ihren Zeitplan, garantiert aber auch, dass sie pünktlich reagieren.
Der Veröffentlichungskalender von Zoho Social bietet Ihnen jederzeit eine Übersicht über Ihren Inhaltskalender (nach Tag, Woche und Monat). So weiß jeder in Ihrem Social-Media-Team und in Ihrem Genehmigungsworkflow, was veröffentlicht werden soll und was noch genehmigt werden muss.
Aber wir sind alle nur Menschen und manchmal fallen Dinge durchs Raster. Hier kommt das automatisierte Benachrichtigungssystem von Zoho Social ins Spiel, um Ihr Team zu unterstützen:
- Wachen Sie mit einer täglichen Zusammenfassung der Beiträge auf, die in den nächsten 24 Stunden überprüft werden müssen
- Erhalten Sie stündliche Erinnerungen für ausstehende Genehmigungen
- Autoren werden benachrichtigt, wenn ein Beitrag das Genehmigungsfenster versäumt
Diese intelligenten Benachrichtigungen arbeiten Hand in Hand mit Ihrem Veröffentlichungskalender und sorgen dafür, dass Ihr Genehmigungsprozess auch dann reibungslos läuft, wenn Sie offline sind.
4. Sorgen Sie mit einem Styleguide für die Konsistenz Ihrer Markenstimme
Je mehr Mitarbeiter an Ihrem Content-Workflow arbeiten, desto wichtiger ist es, auf die Stimme Ihrer Marke zu achten. Wenn eine Nachricht von einer Person zur nächsten geht, kann jede Person im Workflow ihr ihren kreativen Stempel aufdrücken. Sie möchten jedoch nicht, dass der Ton Ihrer Marke dabei verloren geht. Es wäre zum Beispiel irritierend, wenn eine traditionell geradlinige, professionelle Marke aus heiterem Himmel voll auf Memes setzen würde.
Dies zeigt, wie wichtig ein Styleguide für Social Media ist. Wenn Sie die Stimme und Werte Ihrer Marke in einem Dokument hervorheben, können Sie Teammitglieder über Best Practices für Ihr Unternehmen informieren. Dies erleichtert auch die Einarbeitung neuer Mitglieder Ihres Social-Media-Teams oder externer Mitarbeiter, die möglicherweise nicht mit Ihrem Unternehmen vertraut sind.
5. Vergessen Sie die Optimierung nicht
Wenn Sie einen Genehmigungsprozess für soziale Medien erstellen, machen Sie sich wahrscheinlich Sorgen um die Reichweite Ihrer Inhalte. Aufgrund der Zeichenbegrenzung, der Netzwerkkultur und der demografischen Zusammensetzung des Publikums gibt es für alle Beiträge in den sozialen Medien unterschiedliche Best Practices und Optimierungsmöglichkeiten. Sie müssen jeden Beitrag für jedes soziale Netzwerk optimieren.
Bevor Sie auf „Veröffentlichen“ klicken, stellen Sie sicher, dass jeder Beitrag entsprechend optimiert ist. Beispielsweise zeigt die Hashtag-Analyse von Zoho Social beliebte und relevante Tags für Ihren Inhalt an, unabhängig davon, wo er veröffentlicht wird.
Doch die Optimierung endet nicht bei Hashtags.
Möchten Sie Ihre Instagram-Bio in ein Verkehrskraftwerk verwandeln? Dann nutzen Sie Zoho SocialLink. Mit dieser Funktion können Sie eine benutzerdefinierte Link-in-Bio-Seite erstellen.
Und wenn die kreative Quelle versiegt, können Sie künstliche Intelligenz (KI) nutzen, um Ihren Social-Media-Workflow mit KI-gestützten Untertitelvorschlägen und Alternativtextgenerierung zu verbessern. So erhalten Sie frische Ideen und sorgen gleichzeitig dafür, dass Ihre Inhalte zugänglich und ansprechend bleiben.
6. Halten Sie sich an einen Veröffentlichungs- und Freigabeplan
Der letzte Teil Ihres Genehmigungsworkflows ist die Veröffentlichung. Aber wie entscheiden Sie, wann Ihr Inhalt veröffentlicht wird? Genau wie Sie einen Zeitplan für die Genehmigung haben, sollten Sie sich auch an einen Zeitplan für die Veröffentlichung und Planung Ihres Inhalts halten.
Das ist eine Win-Win-Situation für Ihr Team und Ihre Follower. Sie entwickeln einen Rhythmus und eine Routine der Zustimmung, wenn Sie regelmäßig Inhalte für Ihre Kunden erstellen und veröffentlichen. Konsistenz zählt in sozialen Medien. Mit Zoho Social können Sie Ihre Inhalte basierend auf bestimmten Zeitplänen planen oder Tools wie ViralPost® verwenden, um zu veröffentlichen, wenn Ihre Follower am engagiertesten sind.
Wer profitiert von einem Social-Media-Genehmigungsprozess?
Die Implementierung eines Social-Media-Genehmigungsprozesses mag wie eine zusätzliche Aufgabe erscheinen, aber es ist eine Investition, die sich für Ihr gesamtes Unternehmen auszahlt. Zu den Hauptnutznießern gehören Social-Media-Manager, Social-Strategen und Content-Ersteller. Sie profitieren von:
- Optimierte Kommunikation
- Zentralisiertes Aufgabenmanagement
- Weniger übersehene Nachrichten
- Effiziente Kampagnenüberwachung
Ihr Social-Media-Team gewinnt wertvolle Zeit zurück, indem es in einem einheitlichen Workflow arbeitet, der es in die Lage versetzt, Kampagnen in verschiedenen Netzwerken besser zu verwalten.
Marketingteams profitieren von weniger Fehlern und einem besseren Krisenmanagement. Mehrere Prüfer erkennen Probleme wie defekte Links, unangemessene Inhalte, Fehlinformationen und schlecht getimte Werbeaktionen. Dies schützt den Ruf und das Endergebnis der Marke.
Auch Manager und Führungskräfte profitieren von der Rechenschaftspflicht. Sie:
- Social-Media-Budgets einfacher rechtfertigen
- Anerkennung individueller Beiträge
- Überwachen Sie die Effizienz Ihres Workflows
- Analysieren Sie die Teamdynamik
- Bewerten Sie die Leistung nach der Veröffentlichung
Das Unternehmen profitiert insgesamt davon, wenn Ihre Social-Media-Prozesse mit übergeordneten Zielen übereinstimmen. Wenn Sie beispielsweise Abteilungen wie den Vertrieb in den Genehmigungsprozess einbeziehen, können Kampagnen aktuelle Markteinblicke und Kundenbedürfnisse widerspiegeln. Dies führt zu stimmigen Kampagnen, die bei den Zielgruppen Anklang finden und Ihren Kunden letztlich relevantere, aktuellere und wertvollere Inhalte liefern.
Ein strukturierter Genehmigungsworkflow steigert die Effizienz, Qualität und Abstimmung in Ihrem Team und Unternehmen. Dieser Ansatz verwandelt das Social Media Management von einer isolierten Aktivität in einen integralen Bestandteil der gesamten Geschäftsstrategie.
So richten Sie einen Social-Media-Genehmigungsworkflow in Zoho Social ein
Social-Media-Genehmigungstools wie Zoho Social automatisieren die Zusammenarbeit, indem Sie mehrstufige, für mehrere Benutzer geeignete Workflows zum Senden, Überprüfen und Genehmigen (oder Ablehnen) von Social-Media-Nachrichten erstellen können.
Zu den Funktionen gehören:
- Workflows zur Nachrichtenfreigabe mit mehreren Schritten und Benutzern zur gründlichen Inhaltsprüfung
- Zusammenarbeit mit externen Genehmigern, um Kunden oder Stakeholder außerhalb Ihres Unternehmens einzubeziehen
- Automatisierte Genehmigungsbenachrichtigungen, einschließlich täglicher Erinnerungen und stündlicher Updates
- Antwortgenehmigungen und vorgefertigte Antworten für Kundendienstnachrichten, um markenkonforme Antworten zu gewährleisten
- Zentralisiertes Dashboard zur Verfolgung aller Genehmigungsphasen und Teambeiträge
- Mobile Nachrichtengenehmigung für Teammitglieder, die unterwegs sind
So richten Sie einen Workflow zur Nachrichtengenehmigung ein:
- Gehe zu Konto &038; Einstellungen > Einstellungen > Genehmigungs-Workflows
- Klicken Neuen Workflow erstellen
- Benennen Sie Ihren Workflow
- Schritte hinzufügen: Schrittnamen eingeben und Genehmiger auswählen
- Wählen Beliebig oder Alle für Abnahmeanforderungen
- Fügen Sie bei Bedarf weitere Schritte hinzu
- Klicken Speichern
Mit diesen personalisierten Arbeitsabläufen hilft Ihnen Zoho Social, in den Bereichen Veröffentlichung, Kundenbetreuung und Analyse mehr zu erledigen.
Machen Sie Ihre Strategie zukunftssicher mit einem Social-Media-Genehmigungstool
Durch die Implementierung eines Social-Media-Genehmigungsworkflows profitieren alle, von Social-Media-Managern und Content-Erstellern bis hin zu Managern und Führungskräften. Die Teams profitieren von einer verbesserten Kommunikation, gesteigerter Effizienz und weniger Fehlern, während Manager und Führungskräfte eine bessere Kontrolle über die Markenbotschaft behalten.
Das Erstellen des Grundgerüsts eines Social-Media-Workflow-Prozesses ist nur der Anfang. Sie benötigen ein spezielles Social-Media-Freigabetool, das Struktur, Automatisierung und Qualitätssicherung bietet. Es wird zu Ihrer Kommandozentrale und bietet eine ganzheitliche Ansicht Ihres Inhaltskalenders, um die Zusammenarbeit in Echtzeit zu erleichtern.
Lassen Sie nicht zu, dass veraltete Prozesse Ihre Social-Media-Aktivitäten behindern und unzusammenhängende Kommunikation verursachen. Erfahren Sie, wie Zoho Social die Zusammenarbeit in Ihrem Team verbessern wird.
