In der Buchhaltung dreht sich alles um Zusammenarbeit, und das gilt auch für Xero. Wenn Sie Ihr Unternehmen erweitern möchten, bietet diese einzigartige Plattform zahlreiche flexible Lösungen, um Benutzerzahlen und Benutzerrollen im Auge zu behalten. Wenn Sie mit der Software noch nicht vertraut sind, sind Sie möglicherweise verwirrt, wie Sie einen neuen Benutzer zu Ihrem Unternehmen hinzufügen.
Zum Glück sind Sie hier genau richtig. In diesem Artikel erhalten Sie ausführliche Schritt-für-Schritt-Anleitungen zum Hinzufügen neuer Benutzer zu Ihrer Organisation in Xero. Wir zeigen Ihnen auch, wie Sie einen schreibgeschützten Benutzer hinzufügen, der die Daten anzeigen, aber nicht ändern kann.
Lassen Sie uns also ohne weitere Umschweife direkt eintauchen.
Hinzufügen eines Benutzers in Xero
Das Hinzufügen neuer Benutzer ist für das Wachstum Ihrer Xero-Organisation unerlässlich. Ohne diese Funktion könnten Sie kein gut funktionierendes Team bilden. Glücklicherweise ist dies eine der einfachsten Anpassungen, die Sie als Eigentümer der Organisation vornehmen müssen.
Allerdings kann nicht jeder auf Xero neue Benutzer zu einer Organisation hinzufügen. Dazu benötigen Sie eine Benutzerrolle mit Berechtigungen zur Benutzerverwaltung. Sie können Benutzer (einschließlich Buchhalter) kostenlos zu Ihrer Organisation hinzufügen.
So gehen Sie vor:
- Öffnen Sie die Organisation in Xero Sie möchten einen Benutzer hinzufügen.
- Navigieren Sie zu „Einstellungen“ und drücken Sie die Option „Benutzer“.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche „Benutzer einladen“.
- Geben Sie den Vor- und Nachnamen sowie die E-Mail-Adresse des neuen Benutzers ein. Der Benutzer verwendet die hier angegebene E-Mail-Adresse, wenn er sich bei der Organisation anmeldet.
- Verwalten Sie Funktionen, auf die der neue Benutzer zugreifen darf.
- Weisen Sie dem neuen Benutzer Benutzerrollen für die Funktionen zu, auf die er Zugriff hat.
- Wenn Sie möchten, können Sie im Abschnitt „Persönliche Nachricht hinzufügen“ eine benutzerdefinierte Nachricht senden. Xero schlägt vor, einen Link in einen Artikel einzufügen, in dem erklärt wird, wie man Xero-Einladungen ablehnt oder annimmt. Sie könnten auch eine Willkommensnachricht schreiben oder erklären, warum die Person in die Organisation eingeladen wird.
- Klicken Sie auf „Einladung senden“.
Der Benutzer hat 14 Tage Zeit, die Einladung zum Beitritt zu Ihrer Xero-Organisation anzunehmen. Nach 14 Tagen läuft der Link ab und funktioniert nicht mehr.
Wenn die Person die Einladung jedoch innerhalb von zwei Wochen nicht annimmt, können Sie die Einladung dennoch erneut senden, indem Sie die folgenden Schritte ausführen:
Eine Einladung auf Xero erneut senden
- Wählen Sie den Namen der Organisation auf Xero aus und gehen Sie zu „Einstellungen“.
- Navigieren Sie zu „Benutzer“ und klicken Sie auf den Namen des ausstehenden Benutzers.
- Wählen Sie „Einladung erneut senden“.
- (Optional) Geben Sie eine Nachricht für den Benutzer ein.
- Klicken Sie auf „Einladung senden“.
Beachten Sie, dass Sie eine unbegrenzte Anzahl von Benutzern zu Xero hinzufügen können und diese gleichzeitig auf die Informationen in der Cloud zugreifen können. Sie können dies von jedem verfügbaren Gerät aus tun. Es ist nicht erforderlich, einen Desktop-Computer zu verwenden.
So fügen Sie in Xero einen schreibgeschützten Benutzer hinzu
Mit der schreibgeschützten Benutzerrolle von Xero können Sie einer Person Zugriff auf die meisten Bereiche von Xero gewähren, ohne dass sie die Daten Ihrer Organisation ändern darf. Treuhänder, Direktoren und Wirtschaftsprüfer können von dieser Rolle am meisten profitieren, da sie nur Einblick in die Aufzeichnungen einer Organisation benötigen, ohne etwas ändern zu müssen.
Folgendes kann ein Nur-Lese-Benutzer auf Xero tun:
- Transaktionen und Bankkonten anzeigen
- Rechnungen, Angebote, Gutschriften und Bestellungen einsehen
- Anlagevermögen und Spesenabrechnungen anzeigen
- Berichte anzeigen, ausführen und drucken
- Manuelle Journale drucken
- Anzeigen der Verwaltungsdatensätze eines Beraterbenutzers unabhängig vom Berichtsstatus
- Zahlungsverlauf und andere Finanzdetails eines Kontakts anzeigen
Andererseits hat ein Nur-Lese-Benutzer keinen Zugriff auf Inventar, Budgets, Bankabstimmungen und die Einstellungen.
Wenn Sie sich dafür interessieren, können Sie mit den folgenden Schritten einen schreibgeschützten Benutzer auf Xero hinzufügen:
- Gehen Sie zu Ihrem Xero Konto und öffnen Sie das Dashboard.
- Navigieren Sie zum Dropdown-Menü und klicken Sie auf die Schaltfläche „Einstellungen“.
- Öffnen Sie „Benutzer“ und dann „Einen Benutzer einladen“.
- Geben Sie den Vor- und Nachnamen des Benutzers gefolgt von seiner E-Mail-Adresse ein.
- Wählen Sie im Abschnitt „Geschäft und Buchhaltung“ die Rolle „Nur Lesen“ aus.
Der Benutzer hat 14 Tage Zeit, Ihre Einladung anzunehmen. Wenn er die Einladung innerhalb des angegebenen Zeitraums nicht annimmt, müssen Sie ihm die Einladung erneut senden. Führen Sie dazu die folgenden Schritte aus:
- Klicken Sie in Xero auf den Namen Ihrer Organisation und gehen Sie zu „Einstellungen“.
- Klicken Sie auf „Benutzer“ und wählen Sie dann den Namen des ausstehenden Benutzers aus.
- Drücken Sie „Einladung erneut senden“.
- (Optional) Senden Sie dem Benutzer eine Nachricht.
- Drücken Sie „Einladung senden“.
Sie haben nun noch 14 Tage Zeit, die Einladung anzunehmen.
Erweitern Sie Ihre Xero-Organisation
Xero ist eine wunderbare Plattform für die Zusammenarbeit in der Buchhaltung. Sie werden kaum einen Konkurrenten finden, der Ihnen so viel Freiheit gibt, Benutzer einzuladen und ihnen verschiedene Rollen innerhalb Ihrer Organisation zuzuweisen. Glücklicherweise können Sie mit den Schritten, die wir heute bereitgestellt haben, Ihre Organisation jetzt problemlos erweitern, indem Sie neue Benutzer hinzufügen.
Unabhängig davon, ob Sie einen Benutzer mit bestimmten Rollen hinzufügen oder ihm lediglich Lesezugriff gewähren möchten, wissen Sie jetzt, wo Sie nach den richtigen Einstellungen suchen müssen.
Welchen Stakeholdern in Ihrer Organisation gewähren Sie nur Lesezugriff? Wie viele verschiedene Rollen gibt es in Ihrem Team? Teilen Sie Ihre Erfahrungen im Kommentarbereich unten.
