Nicht jede von uns erstellte Tabelle oder Berechnung muss in Excel erstellt werden. Wenn Sie Microsoft Outlook verwenden und eine Tabelle mit einer Formel in Ihre E-Mail einfügen möchten, ist dies einfacher als Sie vielleicht denken.
Es gibt viele Verwendungsmöglichkeiten für Formeln in Tabellen in Ihren Outlook-E-Mails. Möglicherweise senden Sie Abschlussnoten an einen Schüler, den Gesamtumsatz an einen Mitarbeiter oder zählen die E-Mails, die Sie von einem Kunden erhalten haben. Egal, wofür Sie eine Tabelle in Outlook ausfüllen müssen, hier erfahren Sie, wie Sie eine Formel oder Funktion für Ihre Zahlen hinzufügen.
Eine Tabelle in Outlook einfügen
Wenn Sie Ihre Datentabelle bereits in Ihrer E-Mail eingerichtet haben, können Sie mit dem nächsten Abschnitt fortfahren, um die Formel hinzuzufügen. Wenn Sie jedoch noch keine Tabelle eingefügt haben, können Sie dies mit wenigen Klicks tun.
Gehen Sie im E-Mail-Fenster zur Registerkarte Einfügen und klicken Sie auf das Dropdown-Feld Tabelle. Ziehen Sie durch die Quadrate, um die Anzahl der Spalten und Zeilen festzulegen, die Sie verwenden möchten, und klicken Sie dann, um die Tabelle einzufügen.
Alternativ können Sie in dieser Dropdown-Liste „Tabelle einfügen“ auswählen und dann die Anzahl der Zeilen und Spalten eingeben und zusätzlich die Art und Weise konfigurieren, wie die Tabelle passt. Klicken Sie auf „OK“, um die Tabelle einzufügen.
Hinzufügen einer Formel zu einer Tabellenzelle
Sobald Sie Ihre Tabelle und ihren Inhalt in Ihrer E-Mail haben und bereit sind, die Formel hinzuzufügen, klicken Sie in die Zelle, in die die Formel eingefügt werden soll.
Die Registerkarte Layout wird oben im Fenster angezeigt. Gehen Sie zu Layout und klicken Sie auf “Daten”. Wählen Sie im Dropdown-Menü “Formel”.
Jetzt wird das Formelfenster geöffnet, um Ihre Formel zu erstellen.
Standardmäßig wird möglicherweise eine häufig verwendete Formel für Sie eingerichtet. In Klammern steht das erkannte Positionsargument. In unserem Fall glaubt Outlook, dass wir alle Zellen OBEN SUMMEN möchten.
Wenn dies die Formel ist, die Sie verwenden möchten, können Sie auf „OK“ klicken und sie so einfach einfügen.
Wenn Sie eine andere Formel verwenden oder eine Funktion aus der Liste einfügen möchten, lesen Sie weiter.
Formel
Genau wie Sie eine Formel in Excel eingeben, sollte sie mit einem Gleichheitszeichen beginnen. Wenn Sie die Formel kennen, die Sie verwenden möchten, z. B. MIN, MAX oder AVERAGE, können Sie sie einfach nach dem Gleichheitszeichen in das Feld Formel eingeben.
Fügen Sie in Klammern die Position der Zellen für die Formel ein. Sie können Positionen wie OBEN, UNTEN, LINKS oder RECHTS verwenden. Sie können auch solche wie LINKS, RECHTS für Zellen links und rechts, LINKS, OBEN für Zellen links und oberhalb der Zelle und RECHTS, UNTEN für Zellen rechts und unterhalb der Zelle verwenden.
Zahlenformat
Wenn Sie ein bestimmtes Zahlenformat verwenden möchten, z. B. Prozent, Währung oder Dezimalzahlen, wählen Sie dieses in der Dropdown-Liste aus.
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Einfügefunktion
Wenn Sie möchten, können Sie eine Funktion in der Dropdown-Liste verwenden, anstatt eine Formel einzugeben. Dadurch erhalten Sie auch robustere Optionen, wie ABS für den absoluten Wert und TRUE für die Auswertung eines Arguments.
Wenn Sie sich für die Verwendung einer Funktion entscheiden, wird diese für Sie in das Formelfeld eingefügt. Beende die Formel dann mit deinem Positionsargument.
Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf “OK”, und Sie sollten das Ergebnis Ihrer Formel in der ausgewählten Zelle sehen.
Beispiel-Durchschnittsformel
In unserer E-Mail senden wir unseren Schülern ihren Abschlussnotendurchschnitt. Also geben wir AVERAGE (OBEN) ein und klicken auf “OK”. Sie können dann den endgültigen Durchschnitt für die Zellen über der Formel sehen.
Beispiel-Zählformel
Für dieses nächste Beispiel zählen wir die Anzahl der E-Mails, die wir von einem Kunden erhalten haben. Also geben wir COUNT(BELOW) ein und klicken auf „OK“. Und wir haben unser Ergebnis.
Aktualisieren Sie die Formel in Outlook
Wenn Sie eine Formel hinzufügen und dann die Daten in der Tabelle in Outlook ändern, müssen Sie die Formel manuell aktualisieren, um die neuen Daten aufzunehmen. Dies ist im Gegensatz zu Excel, das Formeln automatisch für Sie neu berechnet.
Wählen Sie das Formelergebnis aus, klicken Sie mit der rechten Maustaste und wählen Sie „Feld aktualisieren“ aus dem Menü.
In unserem COUNT-Formelbeispiel haben wir unserer Tabelle eine weitere Zeile (in Rot) hinzugefügt, wodurch die Anzahl erhöht wird. Daher haben wir unsere Formel aktualisiert, um die neuen Daten aufzunehmen.
Wenn Sie das nächste Mal ein wenig Daten in Ihrer Outlook-E-Mail strukturieren müssen, denken Sie daran, dass Sie im Handumdrehen eine Formel in eine Tabelle einfügen können!
