In einem unordentlichen Zimmer ist es schwer, seine Sachen zu finden.
Ebenso ist es schwierig, in einem unübersichtlichen CRM die richtigen Daten zu finden.
Aber nicht nur die Datensuche, auch ein unordentliches CRM macht Ihnen die Arbeit schwer.
Ihre Konversionsrate leidet, die Produktivität nimmt ab und Sie erhalten ungenaue Erkenntnisse und verärgerte Kunden.
Um dies zu vermeiden, müssen Sie Ihr CRM bereinigen. Und dieser Beitrag zeigt Ihnen, wie Sie Ihr HubSpot CRM in weniger als 24 Stunden bereinigen können.
Lass uns anfangen.
HubSpot CRM-Datenbereinigung: Was bedeutet das?
Bei der HubSpot CRM-Datenbereinigung handelt es sich um einen Prozess zum Bereinigen und Entrümpeln Ihres HubSpot CRM.
Das Ziel der HubSpot CRM-Bereinigung besteht darin, alle unnötigen Daten zu entfernen, um Ihr CRM zu optimieren. Dies geschieht durch Löschen, Zusammenführen oder Bearbeiten redundanter Daten in Ihrem CRM, um sicherzustellen, dass alle darin enthaltenen Daten aktuell, relevant und genau sind.
Aber wenn wir von der Bereinigung des HubSpot CRM hören, meinen wir, dass es sich um einen zeitaufwändigen Prozess handelt, der einige Arbeitstage in Anspruch nimmt, um ihn ordnungsgemäß durchzuführen.
Aber das ist nicht der Fall. Wenn Sie es richtig machen, können Sie die Bereinigung von HubSpot CRM problemlos in weniger als 24 Stunden abschließen.
Und dasselbe habe ich im nächsten Punkt besprochen.
So führen Sie eine HubSpot CRM-Datenbereinigung innerhalb von 24 Stunden durch
Um Ihr HubSpot CRM aufzuräumen, müssen Sie die folgenden Dinge tun. Lassen Sie uns im Detail darüber sprechen und wie viel Zeit sie in Anspruch nehmen.
1. Überprüfen Sie Ihre Datenbank
Benötigte Zeit: 6 Stunden
Der erste Schritt besteht darin, Ihre HubSpot CRM-Daten zu prüfen. Das ist wie die Recherche vor dem Schreiben eines Artikels. Je gründlicher Ihre Recherche, desto besser Ihr Artikel.
Daher können Sie vor der Bereinigung Ihrer HubSpot CRM-Daten ein CRM-Audit durchführen.
In diesem Audit analysieren Sie alle Assets, die Sie in Ihrem HubSpot CRM erstellt haben, wie:
- Listen
- Chatabläufe
- Ausschnitte
- Benutzerinteraktion
- E-Mail-Kampagnen
- Berichte
- Integrationen
- Formulare
- Rohrleitungen
- Arbeitsabläufe usw.
Nachdem Sie alle diese Assets überprüft haben, können Sie eine Tabelle erstellen oder die Aktionen notieren, die Sie in Ihrem CRM ausführen möchten.
Führen Sie kein HubSpot-Audit selbst durch
Und warum sollten Sie das tun, wenn Sie es KOSTENLOS von Experten erledigen lassen können?
2. Löschen Sie schlafende Kontakte
Benötigte Zeit: 30 Minuten
Viele Kontakte in Ihrem HubSpot CRM interagieren möglicherweise nicht mit Ihrer Marke, sondern belegen Platz in der Datenbank.
Solche Kontakte werden als schlafende Kontakte bezeichnet. Und Sie müssen sie aus Ihrem HubSpot CRM entfernen, da sie für Ihre Marke nutzlos wären.
So gehen Sie dabei vor:
- Navigieren Sie zu Kontakte > Kontakte in Ihrem HubSpot-Konto.
- Klicken Sie auf das Alle Filter und wählen Sie die Datum der letzten Aktivität Eigentum.
- Wenn Sie die in den letzten 6 Monaten inaktiven Kontakte entfernen möchten, wählen Sie das Datum für 6 Monate oder früher aus.
- Es werden alle Kontakte angezeigt, die in den letzten 6 Monaten inaktiv waren.
- Wählen Sie sie aus und löschen Sie sie aus dem CRM.
Neben den inaktiven Kontakten verfügen viele Benutzer in Ihrem HubSpot CRM wahrscheinlich über veraltete Kontaktinformationen.
Berichte sagen wir, 25 bis 33 % der E-Mail-Adressen veralten jedes Jahr. Darüber hinaus ändern sich 18 % der Telefonnummern jedes Jahr und 15 % der Benutzer ändern ihre E-Mail-Adresse ein- oder mehrmals im Jahr.
Daher ist es wichtig, solche Datensätze ebenfalls zu löschen oder zu aktualisieren. Identifizieren Sie diese Datensätze und entfernen Sie sie aus Ihrem HubSpot CRM.
3. Doppelte Datensätze beheben
Benötigte Zeit: 1 Stunde
Doppelte Datensätze können Ihr HubSpot CRM stark beeinträchtigen. Daher müssen Sie solche doppelten Datensätze bei der Datenbereinigung Ihres HubSpot CRM entfernen oder zusammenführen.
Navigieren Sie hierzu zu Kontakte > Kontakte und klicken Sie auf das Aktion Dropdown-Menü. Klicken Sie dann auf Duplikate zusammenführen Schaltfläche, und Sie sehen die Liste aller doppelten Kontakte.
Wenn Sie beide Kontakte zusammenführen möchten, klicken Sie auf Rezension und dann Verschmelzen. Ansonsten klicken Sie einfach auf Ablehnen.
4. Löschen Sie zurückgewiesene oder abgemeldete Kontakte
Benötigte Zeit: 30 Minuten
Abgewiesene oder abgemeldete Kontakte sind für Ihre Marke einfach nutzlos. Daher macht es keinen Sinn, sie in Ihrem HubSpot CRM zu behalten.
Dies ist also ein weiterer Punkt, der auf Ihrer Checkliste zur HubSpot-Datenbereinigung stehen sollte. Hier sind die Schritte dafür:
- Gehe zu Marketing > E-Mail in Ihrem HubSpot CRM.
- In der linken Seitenleiste sehen Sie ein Tools zur E-Mail-Bounce-Erkennung runterfallen.
- Klicken Sie darauf und Sie sehen dort drei verschiedene Optionen:
- Erstellen Sie eine Liste mit Hard Bounce-Kontakten: In Ihrem HubSpot CRM wird eine vollständige Liste der Hard Bounces erstellt.
- Fügen Sie Hard Bounce-Kontakte zur vorhandenen Liste hinzu: Alle zurückgewiesenen Datensätze werden zu einer vorhandenen Liste in Ihrem CRM hinzugefügt.
- Abmeldungen und Bounces exportieren: Eine Liste der abgemeldeten und zurückgewiesenen Kontakte wird exportiert und Ihnen per E-Mail zugesandt.
- Wählen Sie die Option entsprechend Ihren Anforderungen aus und handeln Sie dann entsprechend.
Sobald Sie eine Liste aller dieser Kontakte haben, entfernen Sie sie aus Ihrem HubSpot CRM.
5. Datenfelder überprüfen und korrigieren
Benötigte Zeit: 2 Stunden
Datenfelder sind für die Speicherung aller Daten Ihrer HubSpot CRM-Datensätze verantwortlich.
Aber nicht alle Datenfelder enthalten relevante Daten. Und tatsächlich bleiben die meisten HubSpot-Felder leer.
Daher müssen Sie die Datenfelder in Ihrem HubSpot CRM herausfinden und korrigieren.
Navigieren Sie hierzu zu Einstellungen > Eigenschaften in Ihrem HubSpot CRM. Sie sehen die Liste aller in Ihrem HubSpot CRM erstellten HubSpot-Eigenschaften.
Überprüfen Sie sie alle und entfernen, bearbeiten oder führen Sie sie nach Bedarf zusammen.
Ich habe auch mit Dan Moyle von Impulse Creative gesprochen und hier ist seine Meinung zur Bereinigung von HubSpot CRM.
Beim Aufräumen Ihres HubSpot CRM konzentriere ich mich häufig darauf, dass das Firmenobjekt auf die Markendomäne (oder Website) ausgerichtet ist. Wenn Sie doppelte Firmen haben, liegt das wahrscheinlich an einem früheren Import, bei dem die Datenbank keine Spalte für die Firmenwebsite enthielt. Dies ist entscheidend, um eine sauberere Firmendatenbank zu erhalten.
Daniel MoyleAkkreditierter HubSpot-Berater
6. Standardisieren Sie Ihre Daten
Benötigte Zeit: 30 Minuten
Die Datenstandardisierung hilft Ihnen, Daten im richtigen Format zu erfassen, sodass Sie sie nach der Erfassung nicht optimieren müssen. Daher müssen Sie das Format der Dateneingabe korrigieren.
Hier ist die Liste der Datensätze, die Sie standardisieren können:
- Namen: Schreiben Sie die Anfangsbuchstaben des Vor- und Nachnamens groß.
- E-Mail-Adresse: Überprüfen Sie, ob sie korrekt sind.
- Telefon: Stellen Sie sicher, dass sie korrekt sind und das richtige Format haben.
- Postleitzahlen: Schauen Sie, ob es sie wirklich gibt oder nicht.
- Leerzeichen: Entfernen Sie Leerzeichen oder alle unnötigen Zeichen.
Durch die Korrektur und Standardisierung der Eingaben stellen Sie sicher, dass Sie keine falschen Informationen erfassen. Dadurch wird die Bereinigung der HubSpot-Daten beim nächsten Mal einfacher.
7. Halten Sie die Lebenszyklusphasen auf dem neuesten Stand
Benötigte Zeit: 1 Stunde
Die Lebenszyklusphasen in Ihrem HubSpot CRM helfen Ihnen, den Fortschritt der Käuferreise zu überwachen.
Daher ist es wichtig, sie regelmäßig über verschiedene Ereignisse zu informieren. Wenn sich beispielsweise ein Blog-Abonnent für ein von Ihnen veranstaltetes Webinar anmeldet, müssen Sie sicherstellen, dass er von der Abonnenten-Phase in die Lead-Phase verschoben wird.
Dazu können Sie einen einfachen HubSpot-Workflow erstellen:
- Gehe zu Automatisierung > Workflows in Ihrem HubSpot CRM über das Navigationsmenü.
- Klicken Sie auf Workflow erstellen und wählen Sie „Von Grund auf neu“ aus.
- Wählen Kontaktbasiert Und Leer Workflow und klicken Sie auf Nächste.
- Klicken Sie auf Einrichten von Triggern und wählen Sie Kontakteigenschaften im Filtertyp.
- Suchen und wählen Sie dann die Lebenszyklusphase und fügen Sie den Auslöser entsprechend hinzu.
Vervollständigen Sie den Workflow entsprechend Ihren Anforderungen und testen Sie, ob er einwandfrei funktioniert.
8. Überprüfen und bearbeiten Sie Ihre HubSpot-Formulare
Benötigte Zeit: 1 Stunde
Überprüfen Sie Ihr HubSpot CRM auf unnötige oder ungenutzte Formulare. Sie können nach Formularen suchen, die keine Einsendungen erhalten oder auf keiner Ihrer Webseiten verwendet werden. Sobald Sie sie gefunden haben, entfernen Sie sie.
Hier sind die Schritte dazu:
- Gehe zu Marketing > Formulare in Ihrem HubSpot CRM.
- Suchen Sie nach Formularen basierend auf dem Datum der letzten Änderung, Übermittlungsrate, Und Erschienen auf Seitenkriterien.
- Wenn einige Formulare eine niedrige Übermittlungsrate aufweisen, veraltet sind oder auf keiner Seite angezeigt werden, bearbeiten oder löschen Sie sie.
Nach diesem entscheidenden Schritt in Ihrem HubSpot-Datenbereinigungsprozess können Sie mit dem nächsten Schritt fortfahren, dem Löschen Ihrer Listen.
9. Löschen Sie unnötige HubSpot-Listen
Benötigte Zeit: 1 Stunde
Wie Formulare müssen Sie auch Ihre HubSpot-Listen überprüfen. Und wenn Ihr HubSpot CRM Listen enthält, können Sie diese entfernen.
- Gehen Sie zu Ihrem HubSpot-Konto und navigieren Sie zu Kontakte > Listen.
- Sie sehen die Liste aller Listen und können prüfen, ob sie irgendwo verwendet werden und ob sie Datensätze enthalten oder nicht.
- Wenn Sie ungenutzte oder inaktive Listen finden, löschen Sie sie.
Sie haben einen engen Zeitplan? Lassen Sie uns Ihr HubSpot CRM bereinigen
Überlassen Sie die Bereinigung Ihres HubSpot CRM Profis, wenn Sie dafür keine Zeit aufbringen können.
10. Nutzen Sie HubSpot-Integrationen für mehr Benutzerfreundlichkeit
Benötigte Zeit: 2 Stunden
Sie können die HubSpot CRM-Datenbereinigung nicht nur manuell, sondern mit einigen Tools auch automatisch durchführen.
Hierfür empfehle ich einige Tools wie:
- Inzyklus: Hilft Ihnen bei der Datenverwaltung, beispielsweise bei der Deduplizierung, Standardisierung und mehr.
- Niemals abprallen: Gut zum Bereinigen von Listen und zur E-Mail-Verifizierung.
- Leadspace: Hilft Ihnen, die Genauigkeit und Relevanz Ihrer Kundendaten aufrechtzuerhalten.
- HubSpot Operations Hub: Verfügt über automatische Bereinigungsfunktionen.
Wenn Sie große Datenmengen sammeln, sind diese Tools für Sie unverzichtbar.
11. Wiederholen Sie mit einem Zeitplan
Die Bereinigung von HubSpot CRM-Daten ist keine einmalige Aufgabe. Es handelt sich um eine wiederkehrende Arbeit, die Sie in festgelegten Abständen durchführen müssen.
Berichten zufolge 70 % der CRM-Daten verschlechtern sich jedes Jahr. Das bedeutet, dass Sie sie auch jährlich prüfen und bereinigen müssen.
Daher würde ich Ihnen empfehlen, alle 3 Monate ein HubSpot-Audit und alle 3–6 Monate eine HubSpot-Datenbereinigung durchzuführen.
Profi-Tipp: Wenn Sie ein kleines Unternehmen sind und nicht viele Daten in Ihrem CRM haben, können Sie die HubSpot CRM-Bereinigung jährlich durchführen.
Warum müssen Sie Ihr HubSpot CRM bereinigen?
Ich möchte hier nicht auf die Vorteile der Datenbereinigung von HubSpot CRM eingehen. Stattdessen möchte ich nur einige der Risiken und Nachteile erläutern, die auftreten, wenn Sie die Daten nicht bereinigen.
Sie wissen, dass Sie mit einem veralteten HubSpot CRM dastehen, wenn Sie es nicht regelmäßig bereinigen. Und veraltete Informationen über Ihre Benutzer werden Ihnen nie dabei helfen, sie zu konvertieren.
Daher müssen Sie in regelmäßigen Abständen eine HubSpot-Datenbereinigung durchführen, um sicherzustellen, dass Sie mehr Geschäfte abschließen.
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Ungenaue Personalisierung
Ungenaue Daten führen zu einer ungenauen Personalisierung.
Statistisch gesehen 74 % der Kunden sind frustriert, wenn der Inhalt einer Website nicht personalisiert ist.
Wenn Sie Ihr HubSpot CRM also nicht aufräumen, können Sie den Inhalt nicht personalisieren. Infolgedessen verpassen Sie Konvertierungschancen und hohe Renditen.
Schlechte Daten führen zu einer 15 Millionen US-Dollar Verlust für Marken jedes Jahr.
Ohne die Bereinigung der HubSpot CRM-Daten könnten Sie daher Umsatzeinbußen hinnehmen. Und als Kollateralschaden würde dies Ihre finanziellen Kosten in die Höhe treiben.
Ein unordentliches CRM voller fehlerhafter Daten stellt Ihren Mitarbeitern die falschen Informationen zur Verfügung. Und da Sie mit den falschen Daten nicht konvertieren können, verschwenden Ihre Mitarbeiter ihre Zeit und Mühe.
Dies führt zu einem Rückgang Ihrer Produktivität. Daher wird die Bereinigung der HubSpot CRM-Daten für Ihre Marke immer wichtiger.
Schlechte Daten schaden nicht nur Ihrem Geschäft, sondern wirken sich auch auf die andere Seite der Medaille aus, die Kunden. Wenn Sie Ihre Kunden mit falschen Daten ansprechen, werden sich Ihre Kunden ebenfalls irritiert fühlen.
Dies schadet dem Ruf Ihrer Marke, da Ihre Kunden den Eindruck bekommen, dass Sie sie nicht richtig kennen.
Wenn Sie fehlerhafte Daten speichern, verfolgen Sie fehlerhafte Daten.
Und wenn Sie schlechte Daten verfolgen, erhalten Sie die falschen Erkenntnisse und beurteilen das Szenario falsch. Dies führt zu schlechten Entscheidungen und schlechte Entscheidungen führen nicht zu den richtigen Ergebnissen.
Daher ist die Datenbereinigung von HubSpot für Sie noch wichtiger.
Jetzt sind Sie dran …
Das war alles zur Datenbereinigung von HubSpot CRM.
Dies mag wie ein trivialer und zeitaufwändiger Vorgang aussehen, er ist jedoch äußerst wichtig für Ihr Unternehmen und kann an einem einzigen Tag erledigt werden.
Nun ist das nichts Kompliziertes und kann mit etwas Wissen über die Plattform erledigt werden. Aber viele Marken scheuen sich immer noch, es selbst zu tun.
Und für solche Marken übernehmen wir die Verantwortung, ihr HubSpot CRM zu bereinigen und für maximale Produktivität zu optimieren.
Wenn Sie also möchten, dass Experten Ihr HubSpot CRM aufräumen, können Sie jederzeit mit uns sprechen.
Beauftragen Sie Experten mit der Bereinigung Ihrer HubSpot-Daten!
Wenn Sie nicht sicher sind, wie Sie bei der HubSpot-Bereinigung vorgehen sollen, überlassen Sie dies unseren HubSpot-Experten.
