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So gehen Sie bei der Priorisierung Ihrer Arbeitsaufgaben vor

Hinweis: Der folgende Artikel hilft Ihnen weiter: So gehen Sie bei der Priorisierung Ihrer Arbeitsaufgaben vor

Kostenlose Checkliste zur Aufgabenpriorisierung

  1. Identifizieren Sie Ihre Aufgaben
    1. Zitronen: Ungünstige Aufgaben
    2. Äpfel: Große Aufgaben auf einmal erledigt
    3. Orangen: Große Aufgaben, die in Stücke gebrochen werden müssen
    4. Trauben: Kleine, schnelle Aufgaben
  2. Bestimmen Sie, in welcher Reihenfolge Sie Ihre Aufgaben erledigen
    1. Bestimmen Sie, wann Sie am meisten Energie haben
    2. Bestimmen Sie, wann Sie am wenigsten abgelenkt sind
    3. Welche Art von Aufgabe ist für Sie am ungünstigsten?
  3. Organisieren Sie Ihre Aufgaben jeden Tag
    1. Nehmen Sie sich Zeit für die Aufgabenverwaltung
    2. Bestellen Sie Ihre Aufgaben
    3. Zeitblockieren Sie Ihre Aufgaben in der entsprechenden Reihenfolge.

Wenn das Leben dir Zitronen (und Äpfel, Trauben und Orangen) schenkt

Stellen Sie sich Folgendes vor: Sie setzen sich am Montagmorgen an Ihren Schreibtisch. Ihr Posteingang ist überfüllt und Ihre To-Do-Liste ist voll. Sie fühlen sich überfordert, gestresst, unausgeglichen und unentschlossen. Wo fängst du an? Wie treffen Sie diese Entscheidung?

Die Priorisierung der Arbeit kann sich kräftezehrend, zeitaufwändig und anstrengend anfühlen, aber es kann einfacher sein, wenn Sie sie wie eine Obstschale betrachten. Ja, du hast mich richtig verstanden! Ich sage gerne, dass jeder Tag mit einer riesigen Obstschale beginnt. Manche Menschen beginnen ihren Tag vielleicht besser mit Weintrauben, andere mit Zitronen oder vielleicht sogar mit Äpfeln oder Orangen! Sobald Sie lernen, Ihre Aufgaben als verschiedene Obstsorten zu identifizieren und sie an Ihren Arbeitsstil anzupassen, wissen Sie leicht, wo Sie anfangen müssen.

1. Identifizieren Sie die anstehenden Aufgaben: Identifizieren Sie die Frucht in Ihrer Schüssel

Bevor wir in unsere Strategie eintauchen können, mit welchen Aufgaben wir täglich beginnen, müssen wir alle unsere Obstoptionen kennen.

🍋 Zitronen: Zitronen sind sauer. Sie sind keine Frucht, um sich hinzusetzen und einen großen Bissen davon zu genießen (zumindest für die meisten Menschen).

Zitronen sind die Aufgaben, die wir niemals erledigen werden wollen machen. Es sind saure Aufgaben. Vielleicht müssen Sie einem Teammitglied schwieriges Feedback geben, einen kleinen Fehler in einer großen Tabelle finden oder der Führung Rentabilitätsbedenken erklären. Egal wie wir diese Aufgabe aufteilen, es wird keine „süße“ Aufgabe sein.

🍎Äpfel: Äpfel sind große, köstliche Snacks. Sie werden normalerweise in einem Stück gegessen, vorausgesetzt, wir schneiden sie nicht. Es ist nicht typisch, dass man einen Apfel beim Essen weglegt. Sie geben sich etwas Zeit, in der Sie es aushalten und nur den Apfel essen können, ohne dass sonst etwas passiert.

Äpfel sind große Aufgaben, die viel Zeit und Konzentration erfordern. Normalerweise möchte man einen Apfel nicht in mehreren Zeitblöcken bearbeiten. Beispielsweise kann es sich um einen Bericht handeln, bei dem Sie nicht an Schwung verlieren möchten und einen Zeitblock von 2 Stunden benötigen. Denken Sie daran: Legen Sie Ihren Apfel beim Essen nicht weg.

🍊Orangen: Diese klebrigen Zitrussnacks werden normalerweise in Scheiben gegessen. Sie sind für die meisten süß und können Stück für Stück gegessen werden.

Ähnlich wie Äpfel sind Orangen große Aufgaben. Diese Aufgabe kann jedoch in viele kleinere Teile aufgeteilt werden. Sie können mehrere kleinere Zeitblöcke verwenden, um die größere Aufgabe abzuschließen.

🍇Trauben: Mein persönlicher Favorit, Trauben, sind kleine, mundgerechte Snacks. Es sind schnelle 1-Bissen-Leckereien, von denen man eine ganze Menge auf einmal essen kann.

Trauben sind Aufgaben, die weniger als 15 Minuten dauern. Das sind die schnellen, einfachen Aufgaben. Sie erfordern sehr wenig Zeit und geistige Leistungsfähigkeit und können in großen Stücken (ca Bündel für meine lustigen Leser!), oder einzeln.

2. Bestimmen Sie, in welcher Reihenfolge Sie Ihre Aufgaben erledigen: Bestimmen Sie, welche Früchte Sie zuerst essen sollten

Wenn Sie daraus einen Ratschlag ziehen, dann ist es, dass Sie in dem Teil des Tages, in dem Sie 1. am energiegeladensten und 2. am wenigsten abgelenkt sind, immer die Früchte bevorzugen, die Sie am wenigsten mögen.

Nehmen wir Lunchtime Lisa als Beispiel:

Beispiel 1: Lunchtime Lisa

  • Wer ist Lunchtime Lisa?

    Lisa ist eine tiefe Denkerin und Analysatorin. Sie verbringt gerne Stunden damit, Markttrends zu analysieren und darüber zu berichten (Äpfel und Birnen). Das Versenden von E-Mail-Antworten und die Planung von Besprechungen ist für sie ein Wachstumsbereich. Diese Aufgaben (Trauben) erscheinen ihr bedeutungslos.
  • Was ist ihre Fruchtstrategie?

    Lisa fühlt sich nach dem Mittagessen am energiegeladensten. Die Sonne scheint perfekt auf ihren Schreibtisch, sie hat ihr köstliches Mittagessen gegessen und ist wirklich motiviert, einzusteigen. Lisa wird dafür sorgen, dass sie zu diesem Zeitpunkt ihrer anspruchsvollsten Art von Arbeit – den Weintrauben – Priorität einräumt. Sie mag diese kurzen, schnellen Aufgaben nicht, aber mit der größten Energie des Tages kann sie sie durchhalten und erledigen.

Nicht jeder ist nachmittags am energiegeladensten, daher hier ein weiteres Beispiel:

Beispiel 2: Coffee Charlie

  • Wer ist Coffee Charlie? Charlie beginnt seinen Tag mit einem dreifachen Espresso. Als Projektmanager übernimmt Charlie viele verschiedene Aufgaben und kommuniziert mit vielen verschiedenen Kunden. Er springt zwischen mehreren Kommunikationsplattformen und Anrufen hin und her. Für Charlie ist es ziemlich schwierig, Zeit zu finden, um Daten zu analysieren und auf Bedenken hinsichtlich der Berichterstattung einzugehen.
  • Was ist seine Fruchtstrategie?Charlie wird seinen Tag direkt nach diesem Espresso mit seiner Berichterstattung beginnen. Anschließend kann er sich mit all den kleinen Trauben befassen, aber die Beseitigung seiner kognitiven Last von dieser Zitrone wird der Schlüssel für seine beste Arbeit sein.

3. Organisieren Sie Ihre Aufgaben jeden Tag: Organisieren Sie Ihre Obstschale

Nachdem Sie nun verstanden haben, dass die Reihenfolge, in der Sie Ihre Aufgaben erledigen, der Schlüssel zu einem „schönen“ Tag ist, finden Sie hier Schritt für Schritt, wie Sie dies jeden Tag als Hilfe nutzen können:

  1. Nehmen Sie sich Zeit für die Aufgabenverwaltung Manche Leute machen das gerne morgens und andere machen es lieber für den nächsten Tag, bevor sie sich abmelden.
  2. Bestellen Sie Ihre Aufgaben Versuchen Sie zu verstehen, was für ein Arbeitertyp Sie sind und wann Sie die beste Energie des Tages abrufen können.
  3. Zeitblockieren Sie Ihre Aufgaben in der entsprechenden Reihenfolge. Die Fokuszeit des Google-Kalenders ist ein toller Trick, um sicherzustellen, dass Sie die Aufgaben zur optimalen Tageszeit und in der richtigen Reihenfolge erledigen. Eine andere Möglichkeit besteht darin, Ihre To-Do-Liste einfach neu zu ordnen und den ganzen Tag über durch die Liste zu gehen.

Du schaffst das!

Genau wie Obst ist nicht jeder Tag perfekt! Es wird Tage geben, an denen Sie Ihre Weintrauben nicht zum gewünschten Zeitpunkt verarbeiten können, Sie zu viele Zitronen haben oder Ihre Orange mehr Stücke enthält, als Sie dachten. Seien Sie sich nur darüber im Klaren, dass es viel bewirken kann, den Tag ein wenig zu organisieren. Weitere Tipps und Tricks zur Priorisierung und zum Zeitmanagement finden Sie im Seer-Blog.

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