So legen Sie eine Abwesenheitsnotiz in Google Kalender fest

Mit der Abwesenheitsbenachrichtigung von Google Kalender können Sie Ihre Verfügbarkeit bzw. Nichtverfügbarkeit anzeigen. Sie können andere ganz bequem darüber informieren, dass Sie nicht im Büro sind und wie lange Sie möglicherweise abwesend sind. Wenn Sie diese Funktion verwenden, lehnt Google Kalender Besprechungen automatisch ab, bis Sie zurückkehren.

Verwenden der Abwesenheitsfunktion von Google Kalender

Wenn Sie Ihr Büro verlassen müssen, ist es sinnvoll, diejenigen zu informieren, die Sie möglicherweise kontaktieren müssen. Dies können Kunden oder Kollegen sein. Mit der Abwesenheitsfunktion von Google Kalender können Sie dies ganz einfach tun.

Einrichten auf dem Computer

Mit einem Computer können Sie Google Kalender ganz einfach auch außerhalb des Büros einrichten. Tipp: Chrome ermöglicht Ihnen den Zugriff auf alle Ihre Google-Apps auf der neuen Tab- oder Fensterseite.

1. Öffnen Sie Google Kalender.
2. Wählen Sie „Erstellen“ aus.
3. Wählen Sie „Abwesenheit“ aus.
4. Geben Sie die Veranstaltungsdaten ein. Sie können auch einen bestimmten Zeitraum angeben.
5. Die Ablehnungseinstellungen können geändert werden und Sie können eine Ablehnungsnachricht hinzufügen.
6. Wählen Sie „Speichern“.

Einrichten unter Android und iOS

Auch die Einrichtung dieser Google Kalender-Funktion ist mit Android- und iOS-Geräten ganz einfach. Sie können damit arbeiten, egal wo Sie sich befinden.

1. Öffnen Sie Google Kalender.
2. Tippen Sie unten auf „Erstellen“, angezeigt durch ein Pluszeichen.
3. Tippen Sie auf „Abwesenheit“.
4. Wählen Sie die Tage aus, an denen Sie nicht im Büro sein möchten. Wenn Sie möchten, können Sie auch die Uhrzeit angeben.
5. Tippen Sie auf „Speichern“

Mit dieser Funktion können Sie Abwesenheitstermine planen, die sich über die ausgewählte Uhrzeit und den ausgewählten Tag hinaus wiederholen. Wenn Sie Abwesenheit als Termin in Ihrem Google Kalender hinzufügen, lehnt der Kalender alle Termineinladungen ab, die sich mit dieser Zeit überschneiden. Mit dieser Abwesenheitsmethode können Sie den Netzstecker ziehen und keine Besprechungsanfragen mehr erhalten.

Hinweis: Diese Funktion ist für Google Workspace über die Schule oder die Arbeit verfügbar. Sie funktioniert nicht mit persönlichen Konten.

Google Kalender Abwesenheitsnotiz für Arbeitszeiten einrichten

Mit Google Kalender können Sie Ihre Arbeitszeiten individuell planen. Früher mussten Sie die Arbeitszeiten für einen einzelnen Zeitraum festlegen und diese dann für andere Wochentage wiederholen. Mit Google Kalender können Sie die Arbeitszeiten für jeden Wochentag individuell anpassen. Kalender können auch gemeinsam genutzt werden.

Wenn Sie Ihre Arbeitszeiten festgelegt haben und jemand versucht, ein Meeting außerhalb dieser Zeiten zu planen, wird eine automatische Benachrichtigung gesendet, die den Teilnehmer über Ihre Nichtverfügbarkeit informiert.

Eine weitere hilfreiche Funktion ist die Möglichkeit von Google Kalender, Arbeitszeiten automatisch zu ermitteln. Dies erfolgt auf Basis Ihres Terminverlaufs. Sollten die Vorschläge nicht präzise sein, können diese geändert werden.

Beim Einrichten der Bürozeiten spielen Zeitzonen keine Rolle. Stattdessen leitet Google die Zeitzonen automatisch ab. Dadurch werden mögliche Verwirrungen ausgeschlossen.

Automatische Antwort bei Abwesenheit einrichten

Manche Leute nennen eine Abwesenheitsnotiz auch eine Urlaubsantwort und es ist ratsam, eine hinzuzufügen, wenn Sie abwesend sind. Das Einrichten Ihres Gmail-Kontos für automatische Antworten ist relativ einfach.

Einrichten auf dem Computer

Das Einrichten einer automatischen Antwort auf Ihrem Computer umfasst mehrere Schritte. Wenn Sie es jedoch richtig machen, erzielen Sie das gewünschte Ergebnis.

1. Öffnen Sie Gmail.
2. Wählen Sie oben das Zahnradsymbol aus, um die Einstellungen zu öffnen.
3. Wählen Sie „Alle Einstellungen anzeigen“.
4. Scrollen Sie nach unten zu „Abwesenheitsantwort“.
5. Klicken Sie auf „Abwesenheitsantwort aktivieren“.
6. Geben Sie einen Datumsbereich, eine Betreffzeile und Ihre Nachricht ein.
7. Wenn Sie möchten, dass Ihre Abwesenheitsantwort nur von Ihren Kontakten gesehen wird, aktivieren Sie das Kontrollkästchen unter Ihrer Nachricht.
8. Wählen Sie „Änderungen speichern“.

Einrichten eines Abwesenheitsnotizgeräts unter Android und iOS

Im Internet finden Sie zahlreiche Vorlagen, mit denen Sie eine gute automatische Antwortnachricht verfassen können. Sie muss professionell und dennoch freundlich sein.

1. Öffnen Sie Gmail.
   • Wichtiger Hinweis: Dieser Schritt funktioniert nicht mit der vorinstallierten Mail-App auf Apple-Geräten.
2. Tippen Sie links auf das Hamburger-Menü.
3. Scrollen Sie nach unten und tippen Sie auf „Einstellungen“.
4. Wählen Sie das Konto aus, für das Sie automatische Antworten einrichten möchten.
5. Wählen Sie „Abwesenheitsantwort“.
6. Schalten Sie den Schalter um, um den Responder zu aktivieren.
7. Geben Sie einen Datumsbereich, eine Betreffzeile und Ihre Nachricht ein
8. Tippen Sie unter Android auf „Fertig“ oder unter iOS auf „Speichern“.

Was Sie bei der Verwendung der automatischen Antwort beachten sollten

Wenn Sie mehr über diese Funktion und ihre Funktionsweise wissen, wird Ihr Erlebnis besser. Einige der Dinge, die Sie bei Abwesenheitsantworten in Gmail beachten sollten, sind:

• Automatische Antworten sind ab Mitternacht gültig, wenn Sie eine Abwesenheitsmeldung planen, bis 11:59 Uhr am geplanten letzten Tag. Dies kann vor Ablauf dieser Zeit geändert werden.
• Wenn Sie eine Spam-Nachricht erhalten, erhalten Sie keine automatische Antwort. Dies gilt auch für Nachrichten, die Sie im Rahmen von Mailinglisten erhalten.
• Wenn Sie ein Organisationskonto im Google Workspace-Konto verwenden, können Sie es so einrichten, dass nur die Mitglieder der Organisation eine automatische Antwort erhalten.
• Wenn Sie in diesem Zeitraum mehrmals von einer Person kontaktiert werden, besteht die Wahrscheinlichkeit, dass die automatische Antwort erst nach der ersten E-Mail versendet wird. Allerdings gibt es hier einige Ausnahmen:
  • Wenn die gleiche Person Sie vier Tage nach der ersten E-Mail kontaktiert und Sie immer noch nicht erreichbar sind.
  • Wenn Sie die automatische Antwort anpassen und die gleiche Person eine weitere E-Mail sendet.

Best Practices im Zusammenhang mit Abwesenheitsnachrichten

Es ist wichtig, eine Abwesenheitsnachricht zu verfassen, die professionell wirkt. Sie muss auch positiv sein. Eine gute Nachricht sollte Folgendes enthalten:

• Die Daten, an denen Sie voraussichtlich abwesend sind und wann Sie voraussichtlich zurückkehren. Wenn Sie Ihre Bürozeiten festlegen, müssen Sie die Zeiten und Tage, zu denen Sie verfügbar sind, genau angeben.
• Eine Schätzung, wie lange es dauern wird, bis Sie antworten. Alternativ können Sie den Kalender für alle sichtbar machen oder freigeben, sodass jeder sehen kann, wann Sie verfügbar sind oder sein werden.
• Was der Empfänger im Notfall tun soll. Dazu sollte auch die Telefonnummer einer Person gehören, die er stattdessen erreichen kann.
• Nachrichten sollten eine gewisse Persönlichkeit haben. Sie könnten zwar eine humorvolle, clevere und bissige Nachricht verfassen, aber in vielen Fällen ist es ratsam, sie professionell und prägnant zu halten.
• Denken Sie daran, auch andere Systeme wie Gmail zu verwenden, um Ihre Abwesenheit zu notieren.

Wenn Ihr Urlaub zu Ende ist oder Sie in Ihr Büro zurückkehren, sollten Sie sich durch verschiedene Dinge wieder an die Arbeit gewöhnen. Dazu gehören:

• Deaktivieren Sie alle Abwesenheitsnachrichten. Google erledigt dies automatisch. Sie können dies jedoch zur Sicherheit noch einmal überprüfen. Darüber hinaus können Sie die Nachrichten manuell deaktivieren, wenn Sie früher als erwartet zurückkehren.
• Schauen Sie in Ihren Kalender, um die für diesen Tag anstehenden Termine und Aufgaben zu sehen. So haben Sie die Möglichkeit, sich vorzubereiten.
• Nachdem Sie Ihre Termine und Aufgaben überprüft haben, ordnen Sie diese nach Priorität. Beginnen Sie zuerst mit den wichtigen Aufgaben und lassen Sie die anderen folgen.
• Versuchen Sie, die Dinge locker anzugehen. Es kann einige Zeit dauern, bis Sie alles nachgeholt haben, während Sie weg waren. Wenn Sie alles mit klarem Kopf und einem Plan durchgehen, fällt Ihnen das leichter.
• Halten Sie sich an Zeitpläne: Wenn ein Zeitplan einmal festgelegt wurde, halten Sie sich auch daran. So können Ihre Kunden, Ihre Familie und Ihre Kollegen sicher sein, dass Sie erreichbar sind.

Setzen Sie auf Automatisierung und nutzen Sie die Funktionen von Google Kalender

Die Abwesenheitsfunktion von Google Kalender beseitigt einige der Unsicherheiten, die mit der manuellen Stornierung von Terminen und Verpflichtungen verbunden sind. Wenn Sie diese Funktion nutzen, können Sie Ihre Abwesenheit genießen, ohne sich Sorgen machen zu müssen, dass Sie während Ihrer Offline-Zeit keine Antwort auf wichtige Nachrichten erhalten. Die Abwesenheitsfunktion informiert Ihre Mitarbeiter über Ihre Abwesenheit und alle Einladungen zu Besprechungen usw. werden automatisch abgelehnt.

Haben Sie die Abwesenheitsfunktion von Google Kalender ausprobiert? Wie gut hat sie funktioniert? Lassen Sie es uns unten im Kommentarbereich wissen.