Viele Projektmanager bevorzugen Asana wegen seiner benutzerfreundlichen Oberfläche und vielseitigen Funktionen. Wenn Sie lernen, Asana effektiv für das Projektmanagement einzusetzen, kann dies Ihre Produktivität enorm steigern.
In diesem Asana-Benutzerhandbuch zeigen wir Ihnen, wie Sie Asana sowohl für den beruflichen als auch für den privaten Gebrauch optimal nutzen können. Dieses Handbuch enthält auch fortgeschrittenere Tipps. Neue Benutzer, die die Software zum ersten Mal ausprobieren, sollten sich zunächst unser Asana-Tutorial ansehen.
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So nutzen Sie Asana effektiv: Asana Tipps und Tricks für erfolgreiches Projektmanagement
Asana ist eines der leistungsstärksten Projektmanagement-Tools. Es ist effektiv, egal ob Sie in einem kleinen Team arbeiten, ein großes kreatives Projekt verwalten (hier ist unsere Liste der besten kreativen Projektmanagement-Software) oder Ihre freiberufliche Arbeit organisieren möchten. Allerdings kann es am Anfang eine Herausforderung sein, zu lernen, wie man Asana effektiv für das Projektmanagement nutzt.
Damit Sie Asana optimal nutzen können, haben wir eine Liste mit den wichtigsten Tipps für Power-User zusammengestellt. Sehen wir uns einige unserer beliebtesten Tipps und Tricks zu Asana an.
Projekte organisieren
Das Erstellen klarer Projektziele ist eine der wichtigsten Aufgaben, die Sie mit Asana erledigen können. Das bedeutet, dass Sie Ihr Projekt in kleinere Aufgaben aufteilen, Unteraufgaben erstellen und diese nach sinnvollen Kriterien organisieren.
1. Verwenden Sie Tags, um Aufgaben zu kategorisieren
Tags in Asana sind eine Möglichkeit, Aufgaben zu kategorisieren und sie mit der Suchfunktion leichter auffindbar zu machen. Wählen Sie eine beliebige Aufgabe aus, klicken Sie auf das Ellipsen Symbol in der oberen rechten Ecke und klicken Sie auf „Tags hinzufügen.“ Sie können auch drücken „Tabulatortaste + T“ um ein neues Tag zu erstellen oder ein vorhandenes auszuwählen.
Verwenden Sie Tags und organisieren Sie Ihre Aufgaben mit einem eindeutigen Farbcode.
2. Nutzen Sie die Board-Ansicht von Asana
Erfahren Sie, wie Sie die Boardansichten von Asana nutzen können, um Ihre Projektvisualisierung zu optimieren.
Die Board-Ansicht visualisiert den Projektfortschritt, indem jede Aufgabe als Karte angezeigt wird. Um zur Board-Ansicht zu wechseln, klicken Sie auf das Planke Registerkarte unter dem Namen Ihres Projekts. Sie können die Aufgaben dann per Drag &038; Drop zwischen den Spalten verschieben, um ihren Fortschritt zu aktualisieren.
Die Board-Ansicht, auch Kanban-Ansicht genannt, ist nützlich für Projekte mit mehreren Phasen, die Aufgaben mit unterschiedlicher Geschwindigkeit durchlaufen. Sie können das Kanban-Board auch auswählen, um durch Ihre Arbeitsabläufe zu navigieren. Wenn Sie beispielsweise an Produktfunktionen arbeiten, können Sie Spalten für „Planung“, „Entwicklung“, „Test“ und „Einführung“ erstellen, um den Fortschritt jeder Phase zu visualisieren.
3. Vorlagen durchsuchen und verwenden
Wählen Sie eine vorgefertigte Vorlage oder speichern Sie Ihre eigene, um einen Vorsprung bei neuen Projekten zu erhalten.
Vorlagen in Asana sind vorgefertigte Projektmodelle, die Sie als Ausgangspunkt für neue Asana-Projekte verwenden können. Sie sparen Zeit und statten Sie von Anfang an mit den richtigen Tools aus. Um auf Vorlagen zuzugreifen, klicken Sie auf das „+“ Klicken Sie in der Menüleiste auf der linken Seite Ihres Bildschirms auf „Verwenden Sie eine Vorlage.“
Wählen Sie die Datenschutzeinstellungen Ihres neuen Projekts aus, um zu entscheiden, wer auf das Projekt zugreifen kann und wer nicht.
Durchsuchen Sie die verschiedenen Vorlagenabschnitte oder suchen Sie mithilfe von Schlüsselwörtern nach einer bestimmten Vorlage. Wenn Sie eine Vorlage gefunden haben, die Ihnen gefällt, klicken Sie auf „Vorlage verwenden.“ Geben Sie Ihrem neuen Projekt einen Namen, wählen Sie eine Datenschutzeinstellung und klicken Sie auf „Projekt erstellen.“ Sie können eines Ihrer Projekte auch in eine eigene benutzerdefinierte Vorlage umwandeln.
Optimierung des Asana-Dashboards
Erhalten Sie auf einen Blick Informationen, indem Sie in Ihrem Dashboard benutzerdefinierte Diagramme erstellen.
Ihr Dashboard bietet Ihnen die benötigten Informationen auf einen Blick. Um Ihr Dashboard anzupassen, klicken Sie auf das „+ Diagramm hinzufügen“ Klicken Sie oben links auf die Schaltfläche und wählen Sie die Diagrammstil Sie hinzufügen möchten. Hier finden Sie auch einen Artikel zum Erstellen eines Asana-Gantt-Diagramms.
4. Verwenden der Kalenderansicht
Planen Sie Ihre Aufgaben und Besprechungen im Voraus mithilfe der Kalenderansicht.
In der Kalenderansicht werden Ihre Aufgaben und Termine in einem Kalenderformat angezeigt. Diese Ansicht ist besonders hilfreich, wenn Ihr Arbeitsablauf viele Termine umfasst.
Um auf die Kalenderansicht zuzugreifen, klicken Sie oben in Ihrem Dashboard auf die Registerkarte „Kalender“. Von dort aus können Sie Ihre Aufgaben nach Projekt, zugewiesener Person oder Tag filtern. Im Personal-Plan von Asana ist nur die Kalenderansicht verfügbar; die Zeitleistenansicht ist im Starter-Plan und höher verfügbar.
5. Nutzen Sie die Suchfunktion
Finden Sie im Suchfeld, wonach Sie suchen.
Verwenden Sie Asanas Such- und Filteroption, um nach bestimmten Aufgaben, Projekten oder Teammitgliedern zu suchen. Die Suchleiste finden Sie oben in Ihrem Dashboard oder durch Drücken von Strg + K.
6. Überwachen Sie den Fortschritt mit dem Dashboard
Überwachen Sie den Fortschritt aller Ihrer Aufgaben und Teammitglieder in der Dashboard-Ansicht.
Der Fortschritt jedes Projekts kann über das Dashboard angezeigt werden, das den Status jeder Aufgabe und eine Vogelperspektive des gesamten Projekts zeigt. Diese Ansicht ist hilfreich für Projektmanager oder Teamleiter, die mehrere Projekte im Auge behalten müssen.
Sie können beispielsweise die anstehenden Aufgaben oder die Aufgabenerledigung je nach Status sehen. Obwohl es nur in den kostenpflichtigen Plänen verfügbar ist, kann es nach Wunsch des Benutzers angepasst werden.
7. Integration nutzen
Integrieren Sie Ihr Asana-Konto mit anderen Projektmanagement
Tools zur Verbesserung Ihrer Arbeitsabläufe und Zeitersparnis.
Integrationen verbinden andere Apps und Tools mit Ihrem Asana-Konto. Sie können sie verwenden, um einige Funktionen in Asana zu erhalten, die im kostenlosen Plan nicht verfügbar sind.
Kommunizieren Sie mit Ihrem Team und erstellen Sie Aufgaben in Asana von Ihrem Slack-Konto aus.
Sie können Asana beispielsweise mit Slack integrieren, um Benachrichtigungen zu erhalten, wenn Aufgaben aktualisiert werden, oder mit Trello, um Aufgaben zwischen den beiden Plattformen zu synchronisieren. Hier sind die besten Asana-Integrationen. Finden Sie heraus, welche für Ihr Team am nützlichsten sind.
8. Abschnitte verwenden
Sie können Ihrer Asana-Aufgabenliste zur besseren Organisation Abschnitte hinzufügen.
Sie können verwandte Aufgaben auf Ihrem Dashboard mit benutzerdefinierten Feldern für bestimmte Projekte oder Teams gruppieren. Klicken Sie auf das Dropdown-Symbol neben dem „+ Aufgabe hinzufügen“ Klicken Sie oben links auf Ihrem Bildschirm auf die Schaltfläche und wählen Sie „Abschnitt hinzufügen.“ Sobald Sie Ihre Abschnitte erstellt haben, können Sie Aufgaben per Drag &038; Drop zwischen ihnen verschieben. Board-Ansicht um alles organisiert zu halten.
Kommunizieren in Asana: Best Practices für Asana
Asana ist die beste Projektmanagement-Software für mehrere Projekte und Kommunikation. Lassen Sie uns einen Blick auf unsere Asana-Best Practices und die verschiedenen Möglichkeiten werfen, wie Sie Asana für eine effektive Kommunikation nutzen können.
9. Teammitglieder hinzufügen
Teilen Sie Ihr gesamtes Projekt oder bestimmte Aufgaben mit Ihrem Team
um sie auf dem Laufenden zu halten und ihnen die Möglichkeit zu geben, Input zu geben.
Sie können Teammitglieder zu Ihrem Projekt hinzufügen und sie in Kommentaren markieren, um Aufgaben zuzuweisen. Klicken Sie auf „+ Leute einladen“ unter dem „mein Arbeitsbereich“ in der Menüleiste links oder klicken Sie auf das „Teilen“-Button in der oberen rechten Ecke des jeweiligen Projekts. Sie können Ihren Teamkollegen auch direkt einladen, indem Sie Aufgaben an seine E-Mail-Adresse zuweisen.
10. Konversationen in Asana verwenden
Bewahren Sie alle vertraulichen Gespräche und Dateien in Asana auf, indem Sie
Halten Sie die Kommunikation intern mit Asana-Nachrichten.
Sie können Direktnachrichten an ein oder mehrere Teammitglieder senden aus dem Posteingang in der Menüleiste links oder über das „Nachrichten“ Registerkarte in Ihren Projekten.
11. Statusaktualisierungen
Verwenden Sie Statusaktualisierungen, um zu sehen, wie die einzelnen Aufgaben bei der Ausführung Ihres Projekts voranschreiten.
Projektstatus-Updates in Asana können verwendet werden, um Updates zu bestimmten zugewiesenen Aufgaben, Meilensteinen oder dem gesamten Projekt bereitzustellen. Die Namensschilder und Farben sind Ihre Wahl. Sie können beispielsweise die Farben Grün, Gelb und Rot verwenden, um anzuzeigen, ob Ihr Projekt auf Kurs, gefährdet oder abseits der Streckejeweils.
12. Erwähnungen in Asana
Erwähnen Sie bestimmte Mitglieder des Projektteams in Kommentaren und Unterhaltungen, um sie über Aktualisierungen zu informieren.
Sie können Mitglieder Ihres Teams in Gruppennachrichten, Beschreibungen oder Kommentarfeldern erwähnen, indem Sie „@“ gefolgt von ihrem Namen eingeben. Die erwähnte Person erhält eine entsprechende Benachrichtigung und wird auch zum Mitwirkenden an der Aufgabe.
13. E-Mail-Benachrichtigungen
Verwalten Sie, was und wann Sie Updates per E-Mail-Benachrichtigung erhalten möchten.
Sie können E-Mail-Benachrichtigungen einrichten, um Updates zu Aktivitätsaktualisierungen, Erwähnungen und Nachrichten zu erhalten. Sie erhalten eine Benachrichtigung per E-Mail, wenn Ihnen ein Job zugewiesen wird, wenn Sie in einem Kommentar erwähnt werden oder wenn der Fortschritt einer Aufgabe aktualisiert wird.
Um E-Mail-Benachrichtigungen zu aktivieren, klicken Sie oben rechts auf Ihr Profilsymbol. Klicken Sie auf „meine Einstellungen…“ und navigieren Sie zu „Benachrichtigungen“ Wählen Sie die E-Mail aus, an die Sie Benachrichtigungen erhalten möchten, und welche Aktivitäten E-Mails auslösen sollen.
Zeitsparende Methoden
Hier sind einige schnelle Tipps, mit denen Sie bei Asana Zeit sparen können.
14. Asana-Tastaturkürzel
Steigern Sie Ihre Geschwindigkeit, indem Sie die Tastaturkürzel für den Schnellzugriff lernen.
Mit Tastaturkürzeln können Sie schnell Aktionen ausführen, ohne durch Menüs navigieren zu müssen. Die meisten Funktionen in Asana haben eine Tastenkombination. Sie können sie sehen, indem Sie den Mauszeiger über Symbole oder Optionen bewegen. iOS-Benutzer können die Befehlstaste gedrückt halten, um alle verfügbaren Tastenkombinationen anzuzeigen.
Die Möglichkeit, Tastaturkürzel in Asana zu verwenden, ist eine Möglichkeit, Zeit zu sparen. Eine vollständige Liste finden Sie unter Laden Sie den Spickzettel mit den Tastaturkürzeln herunter oder drücken Sie Strg + /.
15. Aufgaben automatisieren
Automatisieren Sie Ihre monotonen Aufgaben, um mehr Zeit zurückzugewinnen.
Mit Regeln in Asana können Sie Ihren Workflow-Prozess automatisieren, indem Sie bestimmte einfache und sich wiederholende Aufgaben automatisieren. Sie sind in den Tarifen Premium, Business und Enterprise verfügbar. Die Regeln in Asana basieren auf Auslösern und Bedingungen, die eine Aktion auslösen.
Erstellen Sie Ihre eigenen Auslöser und Bedingungen, um bestimmte Aktionen auszuführen.
Wenn beispielsweise der Status eines Projekts auf hoch, Sie können eine Regel verwenden, um Aufgaben automatisch zuzuweisen und sicherzustellen, dass sie umgehend erledigt werden. Um Ihre Aufgaben zu automatisieren, klicken Sie auf anpassen Und „+ Regel.“ Sie können eine Regel aus der Bibliothek auswählen oder Ihre eigene von Grund auf neu erstellen.
16. Erweiterte Suche verwenden
Suchen Sie mit der erweiterten Suchfunktion nach bestimmten Aufgaben oder Projekten in Asana.
Mit dem Suchfeld in Asana können Sie finden, wonach Sie suchen. Wenn jedoch mehrere Vorkommen ähnlicher Schlüsselwörter oder abgeschlossener Aufgaben vorliegen, kann die Navigation schwieriger sein. Hier kommt die erweiterte Suchfunktion ins Spiel.
Mithilfe der erweiterten Suchfunktion von Asana können Sie mithilfe spezifischer Filter und Schlüsselwörter genau das finden, wonach Sie suchen. Dies kann Ihnen viel Zeit sparen, wenn Sie innerhalb mehrerer Unteraufgaben oder Projekte suchen.
17. Mobile App
Greifen Sie mit der mobilen App auch unterwegs auf Ihr Asana-Konto zu.
Mit der mobilen App von Asana bleiben Sie auch unterwegs in Verbindung. Sie können Updates abrufen, während Sie remote arbeiten oder auf Reisen sind, und neue Aufgaben oder Kommentare direkt von Ihrem Telefon aus hinzufügen.
Auf die mobile Projektmanagement-App von Asana kann sogar mit dem Personal-Plan zugegriffen werden. Zwar ist die Benutzeroberfläche im Vergleich zur Desktop-App oder Browserversion etwas eingeschränkt, aber sie eignet sich perfekt für schnelle Statusaktualisierungen und um den Überblick über Ihre To-Do-Liste zu behalten. Die mobile App ist sowohl für iOS als auch für Android verfügbar.
Abschließende Gedanken
Asana ist eine der besten verfügbaren Projektmanagement-Softwareoptionen. Es kann die Teamproduktivität steigern, indem es Arbeitsabläufe automatisiert und Ihnen klarere Informationen liefert. Wenn Sie die genannten Tipps befolgen, können Sie Asana optimal nutzen. Weitere Informationen zu den kostenpflichtigen und kostenlosen Plänen finden Sie auch in unserem Artikel zu den Asana-Preisen.
Was halten Sie von unserem erweiterten Leitfaden zur optimalen Nutzung von Asana? Teilen Sie uns in den Kommentaren mit, welche Tipps und Tricks Sie am hilfreichsten fanden, und vielen Dank fürs Lesen.
Häufig gestellte Fragen
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