Hinweis: Der folgende Artikel hilft Ihnen weiter: So planen Sie etwas, das funktioniert
Möchten Sie sicherstellen, dass Ihre Social-Media-Marketing-Agentur reibungslos funktioniert?
Hier ist ein Tipp für Sie:
Führen Sie einen strukturierten Social-Media-Genehmigungsprozess durch.
Unabhängig von der Größe Ihrer Agentur ist die Genehmigung wichtig. Mit geeigneten Prozessen können Sie sicherstellen, dass Ihre Agentur wie eine gut geölte Maschine funktionieren kann.
Ein gut durchdachter Social-Media-Genehmigungsprozess kann dafür sorgen, dass Ihr Team problemlos zusammenarbeiten und effizient arbeiten kann.
Allerdings ist alles leichter gesagt als getan.
Bevor wir ins Detail gehen, werfen wir einen genaueren Blick auf die Grundlagen.
Genehmigungsprozess für soziale Medien: Welche sind die häufigsten Fehler?
Lassen Sie uns das klarstellen: Sie müssen Zeit in die Ausarbeitung eines klaren Genehmigungsprozesses für soziale Medien investieren. Wenn Sie einen schlechten Plan ausarbeiten, werden Sie am Ende wahrscheinlich Ihre Ressourcen und Ihre Zeit verschwenden.
Was sollten Sie also tun?
Es ist eine gute Idee, einen Blick auf die Strategien Ihrer Konkurrenten zu werfen und herauszufinden, was für sie funktioniert. Noch wichtiger ist, versuchen Sie, aus ihren Fehlern zu lernen.
Möchten Sie einen großartigen Social-Media-Genehmigungsprozess entwickeln?
Hier sind einige häufige Fehler, die Sie vermeiden sollten:
- Kein Aktionsplan vorhanden
- Keine klaren Rollen und Verantwortlichkeiten definieren
- Setzen Sie Ihrem Team keine Ziele
- Keinem Zeitplan für Social-Media-Inhalte folgen
- Kein konstruktives Feedback geben
- Sie bleiben im Hin- und Her-Schleifen von E-Mails stecken
- Keine Überprüfung von Social-Media-Inhalten vor der Veröffentlichung
Profi-Tipp: Beeilen Sie sich nicht. Nehmen Sie sich Zeit, um zu erfahren, wie Sie Ihre Ressourcen optimieren können.
5 Tipps, die Ihnen bei der Planung eines effektiven Social-Media-Genehmigungsprozesses für Ihre Agentur helfen
Inzwischen wissen Sie, was Ihre Social-Media-Marketing-Agentur nicht tun sollte. Fahren wir mit dem nächsten Schritt fort und schauen wir uns an, was Sie tun sollten.
Hier sind einige Tipps, die Ihnen bei der Planung eines reibungslosen Social-Media-Genehmigungsprozesses helfen:
1. Erstellen Sie ein Richtliniendokument
Die Erstellung eines Richtliniendokuments ist der erste Schritt zur Entwicklung eines effektiven Genehmigungsprozesses für soziale Medien. Dieses Dokument sollte für Ihr gesamtes Social-Media-Team leicht zugänglich sein. Es sollte alle Ihre Anforderungen an Social-Media-Inhalte, Einreichungsprozesse und mehr auflisten.
Natürlich müssen Sie die Richtlinien gegebenenfalls nach Bedarf anpassen. Wenn Sie Ihr Richtliniendokument auf dem neuesten Stand halten, können Sie sicherstellen, dass alle im Team auf dem gleichen Stand sind.
Darüber hinaus können alle Fragen geklärt werden, die Ihr Team während der Arbeit an einem Projekt haben könnte. Darüber hinaus kann es von Vorteil sein, Ihren Onboarding-Prozess zu vereinfachen.
Sie sind sich nicht sicher, was Sie in Ihr Richtliniendokument aufnehmen sollen?
Hier sind einige Dinge, die Sie beachten sollten:
- Länge der Beiträge
- Berichtsstruktur
- Fristen
- Reaktionszeit
- Inhaltlicher Ton
- Grafische Anforderungen
- Markenrichtlinien
2. Nutzen Sie Social-Media-Management-Tools
Effektive Planung und Klarheit sind der Kern für die Entwicklung eines reibungslosen Social-Media-Genehmigungsprozesses. Um die Kampagnen Ihrer Kunden effektiv verwalten zu können, benötigen Sie einen Redaktionskalender.
Natürlich muss Ihre Social-Media-Marketing-Agentur noch viel erledigen.
Den Inhaltsplan planen, Aufgaben zuweisen, Social-Media-Inhalte erstellen, zur Genehmigung senden und mehr – das alles kann überwältigend sein.
Zum Glück gibt es viele Social-Media-Management-Tools, die Sie für die Zusammenarbeit und Veröffentlichung nutzen können. Einige dieser Tools verfügen auch über Optionen, mit denen Sie Ihre Kunden einfach verwalten können.
Nehmen Sie zum Beispiel Kontentino, ein Social-Media-Tool, das darauf zugeschnitten ist, Marketingagenturen bei der Optimierung ihrer Social-Media-Workflows zu unterstützen. Mit diesem Tool können Sie mehrere Aufgaben gleichzeitig zuweisen, sie zur internen oder Kundengenehmigung senden und jede einzelne Änderung problemlos verfolgen.
Sie müssen nicht mehr endlos über Slack/WhatsApp mit Ihrem Team kommunizieren und sich in E-Mail-Schleifen verlieren.
Mit Kontentino haben Sie alles an einem Ort. Darüber hinaus erhalten sie auch ihre Live-Desktop- und Mobil-Vorschaufunktion. Dies macht es Ihnen und Ihren Kunden/Managern leicht, alle Beiträge perfekt zu visualisieren, Facebook Werbung und IGTV-Inhalte.
Darüber hinaus können Sie über Ihr Mobiltelefon Social-Media-Genehmigungen erteilen. Kunden können Updates auch per E-Mail und Mobiltelefon erhalten. Sie können nicht nur Ihre Beiträge genehmigen, sondern auch problemlos Kommentare hinzufügen oder Ihre Dateien zur Überarbeitung zurücksenden.
Sie können auch wertvolle Einblicke in die Leistung Ihrer Social-Media-Strategie erhalten, basierend auf den von Ihnen gewählten Benchmarks und Metriken. Kontentino macht es einfach, mit nur wenigen Klicks anpassbare Berichte zu erstellen.
Alle Funktionen rund um Planung und Zusammenarbeit finden Sie hier.
3. Setzen Sie klare Erwartungen
Die Aufgaben, die Sie Ihrem Social-Media-Team zuweisen, sollten die richtigen Erwartungen wecken. Sie sollten klar auflisten, was von jedem Teammitglied erwartet wird. Sollten besondere Markenrichtlinien bestehen, ist es zur Verdeutlichung auch notwendig, diese zu erwähnen.
Hier dreht sich alles um die Kommunikation und Zusammenarbeit Ihres Teams.
Aber wie verwalten Sie Ihre Kunden?
Das Gleiche gilt auch für die Kundenkommunikation. Bevor Sie mit der Arbeit an einem Projekt beginnen, ist es wichtig, dass beide Parteien einer Meinung sind. Um spätere Verwirrung oder Streitigkeiten zu vermeiden, empfiehlt es sich, die zu erbringenden Leistungen zusammen mit dem Zeitrahmen für Ihre Social-Media-Inhalte aufzulisten.
Benötigen Sie Hilfe bei der Beschreibung der zu erbringenden Leistungen?
Streben Sie einen detaillierten Zusammenarbeits- und Social-Media-Genehmigungsprozess an, der Antworten auf die folgenden Fragen bietet:
- Welchen Umfang hat Ihre Zusammenarbeit?
- Wann sind die Fristen?
- In welchen Formaten sollen die Social-Media-Inhalte ausgeliefert werden?
- Wie lang ist die Reaktionszeit für den Kunden nach der Einreichung?
- Wie oft kann ein Kunde Änderungen anfordern?
- Auf welchem Kanal kommuniziert der Kunde am liebsten?
- Wie funktioniert der Zahlungsvorgang?
Dies ist keine erschöpfende Liste, aber sie kann Ihnen eine Vorstellung davon geben, was Sie mit Ihrem Kunden besprechen sollten.
Der Schlüssel liegt darin, jedes Detail im Voraus zu besprechen. So wissen beide Parteien, was sie erwartet.
4. Verantwortlichkeiten gut delegieren
Ob Kundenkommunikation oder Grafikdesign, jede Abteilung Ihrer Agentur sollte einen eigenen Leiter haben. Darüber hinaus sollte jedem in Ihrem Team klar sein, wer für welche Aufgaben verantwortlich ist.
Zu den gebräuchlichsten Bezeichnungen in einer Social-Media-Marketing-Agentur gehören Social-Media-Content-Manager, Texter, Grafikdesigner, Art Director und Kundenmanager.
Sie alle haben unterschiedliche Verantwortlichkeiten. Sie müssen jedoch zusammenarbeiten, um ein Projekt erfolgreich durchführen zu können. Teammitglieder müssen nicht nur ihre eigenen Verantwortlichkeiten verstehen, sondern auch wissen, an wen sie sich für eine bestimmte Leistung wenden können.
5. Planen Sie Ihre Inhalte im Voraus
Jeder, der eine Agentur leitet oder dort gearbeitet hat, weiß, dass Nacharbeiten ein unvermeidlicher Teil des Zusammenarbeits- und Genehmigungsprozesses sind. Änderungen in letzter Minute können jedoch zu Chaos für Ihren Social-Media-Marketingplan führen.
Stellen Sie beim Erstellen Ihres Social-Media-Inhaltsplans sicher, dass Sie genügend Zeit zum Bearbeiten, Überprüfen und Vornehmen von Änderungen einplanen. Es ist auch notwendig, sich die Social-Media-Inhalte gründlich anzusehen, bevor Sie sie Ihren Kunden übermitteln. Schließlich möchten Sie sicherstellen, dass Ihre Kunden mit Ihrer Arbeit zufrieden sind, oder?
Planen Sie Ihren Genehmigungsworkflow so, dass zwischen der Erstellung von Inhalten und der endgültigen Übermittlung Lücken bestehen.
Wenn eine Grafik Änderungen erfordert, ist es auch wichtig zu erklären, warum die vorherige Einreichung hinter den Erwartungen zurückblieb. Fördern Sie ein offenes Feedbacksystem, das Ihrem Team hilft, Bereiche zu verstehen, die verbessert werden müssen. Effektives Feedback ist eine der besten Möglichkeiten, einen effizienten Social-Media-Genehmigungsprozess zu gestalten.
Bereit anzufangen?
Unabhängig davon, ob Sie eine kleine oder eine große Agentur haben, müssen Sie über einen klaren Genehmigungsprozess für soziale Medien verfügen. Es ist eine Voraussetzung für eine effektive Teamzusammenarbeit.
Ein genehmigungsbasierter Mechanismus hilft nicht nur dabei, die Erwartungen klar festzulegen, sondern kann auch dazu beitragen, den gesamten Arbeitsablauf zu rationalisieren. Das Beste daran ist, dass Sie Social-Media-Tools nutzen können, um Ihre Effizienz zu steigern.
Haben Sie Fragen zur Einrichtung eines effektiven Social-Media-Genehmigungsprozesses? Bitte teilen Sie sie im Kommentarbereich unten. Ich beantworte sie gerne!
