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So schreiben Sie ein Memo mit Memo-Beispielen und -Vorlagen

Hinweis: Der folgende Artikel hilft Ihnen weiter: So schreiben Sie ein Memo mit Memo-Beispielen und -Vorlagen

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Die Welt wird digitaler und die meisten Aufgaben in Büros werden mittlerweile mit Hilfe modernster digitaler Tools erledigt. Wenn es jedoch um die interne Kommunikation geht, ist es das bescheidene Memorandum, auf das die meisten Manager setzen.

Kurz gesagt, wir nennen es ein Memo. Das Schreiben eines Memos wird zu einer verlorenen Kunst, und viele Berufstätige scheinen damit zu kämpfen. Aus diesem Grund habe ich eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zusammengestellt, die die Frage beantwortet, wie man ein Memo schreibt.

Lassen Sie uns zunächst verstehen, wozu ein Memo dient. Eine Notiz oder ein Memorandum ist die nützlichste Möglichkeit, Anweisungen und Erinnerungen zu erteilen. Es kann per E-Mail verbreitet oder in seltenen Fällen auf dem Mitarbeiterportal des Unternehmens eingestellt werden. Zwar begann es in Form einer gedruckten Kopie, aber diese Form von Memos ist heute selten und irrelevant.

Eine gute Memorandum-Vorlage würde Folgendes berücksichtigen:

  1. Klarheit
  2. Ein Memorandum muss klar und prägnant sein. Es handelt sich um eine klassische Form der Unternehmenskommunikation, die stets kurz und prägnant ist. Allerdings bedeutet „kurz“ nicht nur „ein paar Zeilen“, und es ist durchaus möglich, dass ein Memo mehrere Seiten oder mehr umfasst. Die Idee ist, dass jegliches Fremdmaterial entfernt werden muss.

  3. Präzision
  4. Das Memo hat typischerweise einen bestimmten, definierten Zweck. Es wird nicht nur ein Memo verschickt, sondern es kann auch eine Änderung eines Aspekts des Geschäfts beantragt werden, der gewisse Risiken mit sich bringen kann. Daher ist es durchaus üblich, dass die Untergebenen ein Memo anfordern, um sich selbst zu schützen.

  5. Identifizierung des Autors
  6. Es kann vorkommen, dass die Zielgruppe eines Memos nicht ausreichend beschrieben wird, der Autor muss jedoch zwingend beschrieben werden. Das Memo muss den Namen des Autors und seine offizielle Bezeichnung innerhalb der Organisation enthalten, die es ihm ermöglicht, das Memo herauszugeben.

Lassen Sie uns tiefer eintauchen und uns mit der Frage befassen, wie man ein professionelles Memo schreibt.

Ein ideales Beispiel-Memoformat würde Folgendes umfassen:

  • Überschrift
  • Oben steht das Wort „Memorandum“. Dem sollten der Name und die Anschrift des Unternehmens sowie weitere relevante Angaben beigefügt werden. Diese Details verleihen dem Memo Authentizität.

  • Empfänger
  • Wenn Sie lernen, ein Geschäftsmemo zu verfassen, denken Sie daran, dass die Namen der Empfänger ein wesentlicher Bestandteil davon sind. In der Regel richten sich Memos nur an wenige Personen, und die Empfänger geben den Geheimhaltungsgrad des Inhalts an.

  • Datum
  • Wie jedes andere offizielle Dokument oder interne KommunikationEs ist wichtig, das Datum in das Memorandum aufzunehmen.

  • Inhalt
  • Dies würde den Zweck des Memos beschreiben und die Ziele der Übung angeben.

Es ist nicht so, dass ein Memorandum ein eindeutiges oder definiertes Format haben muss. Memos bilden interne Kommunikation und stellen kein rechtsgültiges Dokument dar. Wenn Sie also klare Anweisungen schreiben und Empfänger, Datum und Inhalt angeben, erfüllt es seinen Zweck. Wenn Sie Sachen bekommen, empfehlen wir die Verwendung von a Schneidwerkzeug um Bilder von Memos, auf die Sie von Kollegen stoßen, Online-Beispiele usw. aufzunehmen und sie einer App wie Evernote hinzuzufügen, damit Sie beim nächsten Schreiben einer App Inspiration haben, aus der Sie schöpfen können.

Wenn Sie jedoch auf der Suche nach Inspiration sind, werden Sie bei einer einfachen Google-Suche mehrere Memo-Beispiele finden.

Hier sind einige Memorandum-Beispiele, die Ihnen den Einstieg erleichtern können.

  • Legal
  • Wenn Sie mit der Frage, wie man ein rechtliches Memo verfasst, zu kämpfen haben, können Sie die Antwort finden, indem Sie die rechtlichen Rahmenbedingungen der jeweiligen Gerichtsbarkeit konsultieren.

    Normalerweise erfordert ein Rechtsvermerk die Namen des Klägers und des Beklagten sowie die Angabe der Fallnummer und des Gerichts, bei dem es verhandelt wird. Wenn Sie wissen möchten, wie man ein rechtliches Memorandum verfasst, denken Sie daran, dass zu jedem solchen Memorandum möglicherweise auch eine eidesstattliche Erklärung erforderlich ist.

  • Politik
  • Von vielbeschäftigten Führungskräften hört man oft, dass sie nicht wissen, wie man ein Policy Memo schreibt. Ein Policy Memo muss von einem leitenden Angestellten verfasst oder herausgegeben werden, wird aber in der Regel von jemandem verfasst, der für ihn/sie arbeitet.

    Eine Angelegenheit oder ein Memorandum bezüglich einer Geschäftspolitik ist von großer Bedeutung, da sie die zukünftige Ausrichtung der gesamten Organisation beeinflusst. Es muss besonders darauf geachtet werden, dass die verwendeten Formulierungen in keiner Weise irreführend oder mehrdeutig sind.

  • Erklären Sie den Kontext
  • Ein gutes Memo muss eine klare Einleitung haben, um den Kontext zu bieten. Möglicherweise sind nicht alle Empfänger mit den besprochenen Themen vertraut, daher ist ein wenig Kontext hilfreich.

    Beispielsweise kann es sein, dass jemand aus dem Vertrieb ein Problem mit dem Retoureneingang in der Buchhaltung nicht vollständig versteht.

    Geben Sie den Ton an mit einem Intro, das nicht mehr als ein Fünftel des gesamten Inhalts ausmacht, aber genügend Informationen enthält, um alle auf den gleichen Stand zu bringen.

  • Denken Sie an die Leser
  • Ist der Memo-Leser ein leitender Angestellter, der mit Geschäftsjargon vertraut ist, oder ein Verkaufsassistent auf Ladenebene, der mit diesen typischen Begriffen weniger vertraut ist? Die Sprache und der Inhalt des Memos müssen auf den Empfänger, dessen Verständnisniveau und Bekanntheitsgrad abgestimmt sein.

    Ein Memo zu technisch zu gestalten ist ebenso ein Fehler wie der Versuch, ein komplexes Thema zu stark zu vereinfachen.

    Finden Sie die Zielgruppe heraus, verstehen Sie sie und machen Sie sich dann daran, das Memo zu schreiben.

  • Mach Schluss
  • Die Struktur und der Ablauf des Memos müssen in die folgenden vorgeschlagenen Abschnitte, Problemstellung, mögliche Ergebnisse, vorgeschlagene Ergebnisse und einen Abschnitt, in dem um Beiträge gebeten wird, unterteilt werden.

    Jeder dieser Abschnitte ist von entscheidender Bedeutung. Da ein Memo schriftlich erfolgt, kann es Dinge in Gang setzen, die später möglicherweise nur schwer wieder rückgängig gemacht werden können.

    Je größer die Unternehmensorganisation und je größer die Kluft zwischen einem CEO und einem Junior-VP (im wahrsten Sinne des Wortes), desto höher ist die Wahrscheinlichkeit einer Verwechslung.

    Aus diesem Grund verfügen die meisten größeren Organisationen über erfahrene Memo-Verfasser, die ihre umfangreiche Erfahrung nutzen, um die am besten geeigneten Kommunikationswege zu erstellen.

Memorandum

An: Teamleiter von Outbound-Calling-Teams

Von: John Deer, Sr. VP Corporate Sales, Delta Communications

CC: Sally Darlington, stellvertretende Vizepräsidentin für Personalwesen, Delta Communications

Datum: 15. Februar 2020

Gegenstand: Schulung bezüglich neuer CRM-Software

Wir haben eine neue CRM-Software-Benutzeroberfläche eingeführt, die von Zen Plus entwickelt wurde. Dies ist eine zusätzliche Ebene zu den derzeit verwendeten PHP-basierten Systemen.

Wir werden uns auf die vollständige Umstellung aller Teams auf die neue Benutzeroberfläche zwischen März und April 2020 konzentrieren.

Bevor ein Mitarbeiter die neue Benutzeroberfläche nutzen darf, wird es eine umfassende Schulung und Zertifizierung geben.

Am Ende jedes Arbeitstages erhielten die Auszubildenden eine zweistündige Einweisung, das gesamte Modul würde neun Stunden dauern, ohne Zertifizierung.

Für diesen Zeitraum wird eine angemessene Entschädigung gemäß den geltenden Geschäftsbedingungen gewährt.

Bitte kooperieren Sie mit der Personalabteilung und halten Sie sich an die Schulungspläne.

Natürlich gibt es unzählige Variationen, wenn Sie die Antworten auf die Frage durchgehen, wie man ein Memo vorbereitet. Vieles davon würde je nach Geschäft, Zweck und Zielgruppe variieren. Die oben genannten Punkte sind jedoch in der gesamten Geschäftswelt immer weit verbreitet und werden weithin praktiziert.

Bei Einhaltung sorgt es für eine klare und klare Kommunikation, die alle Aufgaben einfacher macht.

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