Google Docs ist ein hervorragendes Tool für die Zusammenarbeit, da mehrere Personen gleichzeitig an einem Dokument arbeiten können, ohne den Überblick über die Änderungen der verschiedenen Teammitglieder zu verlieren. Schließlich kann es hilfreich sein zu wissen, wer welches Dokument wann angesehen hat, wenn Sie oder Ihre Organisation Google Docs verwenden. Ob Sie nun sicherstellen möchten, dass jeder einen Entwurf liest, die Geschäftsbedingungen, Ihre letzte Einreichung, Richtlinien und Verfahren oder ein anderes wichtiges Dokument ansieht – es ist wichtig, sehen zu können, wer was wann getan hat.
Bis vor Kurzem konnten Sie nicht sehen, wer Ihre Google Docs angesehen hat. Sie konnten sehen, wer sie bearbeitet hat, aber nicht, wer sie nur gelesen hat. Wenn sie nicht gespeichert, bearbeitet oder einen Kommentar hinterlassen haben, hatten Sie keine Ahnung, ob eine bestimmte Person die neueste Version eines Dokuments gelesen hat. Da Sie Google Docs außerdem mit Nur-Lese-Berechtigungen freigeben können, können Sie das Dokument mit einigen Personen teilen, mit der Absicht, dass diese es überprüfen, aber keine Änderungen vornehmen.
Aktuelle Versionen von Google Docs ermöglichen es Ihnen, Einstellungen zu konfigurieren, um zu sehen, wer Ihre Google Docs angesehen hat. Sehen wir uns an, wie Sie dies selbst tun können.
Der G Suite-Aktivitätsmonitor
G Suite wird in der Regel von Organisationen verwendet, in denen die Zusammenarbeit von entscheidender Bedeutung ist. Wenn Sie G Suite verwenden, um regelmäßig mit anderen zusammenzuarbeiten, können Sie die Aktivitätsmonitor um den Anzeigeverlauf beliebiger Google Docs-Dateien anzuzeigen.
Gehen Sie dazu folgendermaßen vor:
- Offen eine Google Sheet-Datei
- Klicken Sie auf den Aufwärtstrend Pfeilsymbol im oberen rechten Bereich oder gehen Sie zu Werkzeuge Pulldown-Menü.
- Öffnen Sie das Aktivitäts-Dashboard.
- Klicken Sie auf Alle Viewer für Ihre Organisationsregisterkarte.
Dieser Vorgang ermöglicht Ihnen die Verfolgung aller Ansichten des Dokuments, einschließlich Datum und Uhrzeit der letzten Ansicht jedes Teammitglieds.
Wenn die Option „Aktivitätsanzeige“ in Ihrem Google-Dokument nicht angezeigt wird, sind Sie wahrscheinlich bei einem persönlichen Google Docs und nicht bei einer G Suite-Version angemeldet.
Zuschauer- und Kommentartrends
Mithilfe des Aktivitätsmonitors können Sie nicht nur sehen, wer Ihre Google Docs angesehen hat, sondern auch Trends erkennen, wann Personen Ihr Dokument angesehen oder kommentiert haben.
Zuschauertrend: Dies zeigt Ihnen ein Balkendiagramm mit der Anzahl der einzelnen Zuschauer über einen angegebenen Zeitraum (von sieben Tagen bis hin zur gesamten Zeit).
Kommentartrend: Hier werden Ihnen Balkendiagramme des Kommentartrends von sieben Tagen bis hin zum gesamten Zeitraum angezeigt.
Deaktivieren Sie den Anzeigeverlauf in Google Docs
Wenn Sie aus irgendeinem Grund den Anzeigeverlauf eines Dokuments deaktivieren möchten, können Sie dies ebenfalls mit den folgenden Schritten tun:
- Offendas Google Sheet.
- Klicken Sie auf den Aufwärtstrend Pfeil in der oberen rechten Ecke Ihres Dokuments oder gehen Sie zu Werkzeuge aus dem Pulldown-Menü.
- Öffnen Sie das Aktivitäts-Dashboard.
- Wählen Privatsphäre Einstellungen.
- Unter Dokumenteinstellungumschalten Meinen Anzeigeverlauf für dieses Dokument anzeigen auf aus.
Diese Option ist auch in der persönlichen oder kostenlosen Version von Google Docs verfügbar. Sie können Ihren Anzeigeverlauf deaktivieren, wenn Sie an einem Dokument arbeiten, aber nicht möchten, dass Ihre Mitarbeiter davon erfahren, bis Sie bereit sind, Ihre endgültigen Überarbeitungen freizugeben.
- Beginnen Sie mit dem Öffnen Google Tabellen und klicken Sie auf Einstellungen.
- Der Einstellungen Über dieses Menü können Sie Ihren Anzeigeverlauf in den Einstellungen des Aktivitäts-Dashboards deaktivieren. Klicken Sie auf „OK“, um die Änderungen zu speichern, nachdem Sie dies auf die Position „Aus“ gestellt haben.
So sehen Sie, wer Änderungen an Ihrem Google-Dokument vorgenommen hat
Die Versionskontrolle ist unerlässlich, vor allem wenn Sie in einer regulierten Branche arbeiten. Die Versionskontrolle funktioniert bei Google Docs schon seit einiger Zeit gut. Docs zeigt an, wer ein Dokument bearbeitet, gespeichert oder freigegeben hat. Dies funktioniert nicht nur mit G Suite, sondern auch mit persönlichen Google Docs.
Wenn Sie an der Versionskontrolle interessiert sind oder sicherstellen möchten, dass niemand unerlaubte Änderungen vorgenommen hat, ohne die Datei zu sperren, können Sie dies mit den folgenden Schritten herausfinden:
- Öffnen Sie ein Google Sheet Sie verfolgen möchten.
- Wählen Datei Und Versionsverlauf.
- Wählen Versionsverlauf anzeigen.
- Auf der rechten Seite Ihres Bildschirms sollte ein Fenster erscheinen, das alle Speicherungen und Bearbeitungen für das betreffende Dokument anzeigt.
In diesem Fenster sollten Sie auch die Möglichkeit haben, die vorherige Version des Dokuments vor den Änderungen anzuzeigen.
Dies ist für die Versionskontrolle unerlässlich, da Sie einen Prüfpfad haben, der Ihnen zeigt, welche Änderungen vorgenommen wurden, wann sie vorgenommen wurden und von wem. Es ist auch hilfreich, wenn Sie Änderungen vorgenommen haben, eine Nacht darüber geschlafen haben, Ihre Meinung geändert haben oder sie rückgängig machen möchten.
So sehen Sie, wer Ihr Google-Dokument geteilt hat
Sie können auch sehen, wer Ihr Google-Dokument wann freigegeben hat. Darüber hinaus haben Sie mit den Freigabeeinstellungen eine bessere Kontrolle über den Dokumentzugriff.
- Gehe zu drive.google.com.
- Klicken Sie auf Mein Laufwerk auf der linken Seite.
- Klicken Sie auf das kleine ich Schaltfläche in der oberen rechten Ecke.
- Klicken Sie nun auf Aktivität.
- Klicken Sie auf jede Datei oder jeden Ordner einzeln oder überprüfen Sie alles mithilfe der Bildlaufleiste. So sehen Sie, wer Ihr Dokument freigegeben hat.
Sie können die Datei auch direkt im Dokument überprüfen, indem Sie „Teilen“ auswählen. Die Namen einiger Personen werden im Popup-Fenster angezeigt. Wenn Sie die Datei mit mehr Benutzern geteilt haben als aufgelistet, klicken Sie auf einen Namen. Die Liste aller Personen wird angezeigt.
Abschließende Gedanken
Wenn Sie nicht auf ein G Suite-Konto zugreifen können, können Sie nur eingeschränkt feststellen, wer Ihre Dokumente angezeigt, freigegeben und bearbeitet hat. Es gibt jedoch dennoch Möglichkeiten, an einige grundlegende Informationen zu gelangen.
Wenn Sie die in dieser Anleitung beschriebenen Schritte befolgen, können Sie schnell und einfach sehen, wer Ihr Google Docs-Dokument auf irgendeine Weise angesehen, bearbeitet oder geändert hat. Haben Sie Fragen, Erfahrungen oder Tipps zum Anzeigen der Aktivität in Ihren Google Docs? Hinterlassen Sie im Abschnitt unten einen Kommentar.
