Die meisten modernen Unternehmen sind für ihre Kommunikation auf E-Mails angewiesen. Der Verlust des Zugriffs auf E-Mails oder, schlimmer noch, des gesamten E-Mail-Kontos kann verheerende Folgen haben. Eine der besten Möglichkeiten, um die Sicherheit zu haben, dass die E-Mails an mehreren Orten auf Ihrem Gerät gespeichert sind und nicht so leicht verloren gehen können, ist die Sicherung Ihrer Outlook-E-Mails.
In diesem Artikel erklären wir Ihnen, wie Sie Outlook-E-Mails auf verschiedene Arten sichern.
So sichern und exportieren Sie alle Outlook-E-Mails
Eine der schnellsten Möglichkeiten, alle Ihre Outlook-E-Mails zu sichern, ist die Verwendung des integrierten PST-Dateiformats. Microsoft Outlook und Microsoft Exchange verwenden ausschließlich PST-Dateien zum Speichern von E-Mails, Kontaktinformationen und -adressen sowie Kalenderereignissen. Eine statische PST-Datei kann als Backup für Ihre aktuellen Outlook-E-Mails und Kontaktinformationen verwendet werden, und Outlook kann auch offline darauf zugreifen.
So sichern Sie Ihre E-Mails in einer PST-Datei:
- Öffnen Sie Outlook und drücken Sie auf Datei oben.
- Wählen Sie im Menü Öffnen und exportieren.
- Klicken Sie auf das Importieren/Exportieren Taste.
- Das System kehrt zu Ihrem Outlook-Hauptbildschirm zurück und öffnet den Import-/Export-Assistenten, der Sie durch den Exportvorgang führt.
- Wählen Sie im Assistenten die In eine Datei exportieren aus der Liste und klicken Sie dann auf Nächste.
- Wählen Outlook-Datendatei (.pst) Wenn Sie aufgefordert werden, einen Dateityp auszuwählen, klicken Sie auf Nächste.
- Sie werden dann aufgefordert, die zu exportierenden Ordner auszuwählen. Sie können Ihr E-Mail-Konto auswählen, um alle damit verbundenen Ordner, einschließlich Kontakte und Kalenderdaten, zu exportieren. Klicken Sie auf Nächste wenn Sie mit Ihrer Auswahl zufrieden sind.
- Wählen Sie den Adresspfad, in dem die Sicherungsdatei gespeichert ist. Merken Sie sich den Pfad, damit Sie später darauf zugreifen können.
- Es ist eine gute Idee, den Namen der Datei (den letzten Teil des Pfades) zu ändern. Standardmäßig ist es Backup.pst.
- Wenn Sie die Sicherungsdatei im Standardpfad speichern, wählen Sie aus, ob Sie doppelte Elemente möchten.
- (Optional) Sie können zu jedem der vorherigen Dialoge zurückkehren, um beispielsweise die Ordnerauswahl zu ändern, indem Sie die Zurück Taste.
- Drücken Beenden um den Exportvorgang zu starten.
- Outlook fordert Sie auf, ein Kennwort zu erstellen. Dies kann aus Sicherheitsgründen wichtig sein, Sie müssen jedoch kein Kennwort eingeben.
- Sie finden die extrahierte Datei an dem Speicherort, den Sie als Dateipfad angegeben haben. Sie können die Datei nun an einen anderen Ort verschieben oder kopieren.
So greifen Sie auf exportierte Outlook-E-Mails zu
Nachdem Sie die Dateien exportiert haben, fragen Sie sich vielleicht, wie Sie später darauf zugreifen können. Outlook macht es einfach, Backups zu öffnen und Ihre E-Mails zum gespeicherten Zeitpunkt wiederherzustellen. So müssen Sie vorgehen:
- Suchen Sie die Sicherungsdatei. Notieren Sie sich den Speicherort und den Dateipfad.
- Öffnen Sie Outlook.
- Weitermachen Dateidann klicken Sie auf Öffnen und exportieren.
- Wählen Sie im Menü rechts Öffnen Sie die Outlook-Datendatei.
- Dadurch wird der Datei-Explorer geöffnet. Gehen Sie zur Sicherungsdatei. Klicken Sie darauf und wählen Sie Offen.
- Das System bringt Sie zum Hauptbildschirm von Outlook zurück.
- Scrollen Sie im Navigationsmenü links nach unten, bis Sie sehen Outlook-Datendatei. Diese Kategorie enthält die aus der Sicherungsdatei abgerufenen Elemente.
- Die Kategorie behält die ursprüngliche Formatierung und Ordnersysteme bei.
- Sie können E-Mails per Drag-and-Drop in andere Dateien verschieben.
Jetzt haben Sie Zugriff auf Ihre gesicherten E-Mails.
So speichern Sie schnell eine einzelne Outlook-E-Mail
Manchmal möchten Sie sich nicht die Mühe machen, alle E-Mails zu speichern und Outlook erneut zu öffnen, wenn Sie nur eine oder wenige bestimmte E-Mails benötigen. Glücklicherweise gibt es ein paar schnelle Lösungen, um eine einzelne E-Mail aus Outlook zu speichern.
Methode 1 – Direkt in einem Ordner speichern
- Öffnen Sie Outlook.
- Öffnen Sie den Datei-Explorer und navigieren Sie zu dem Speicherort, an dem Sie die E-Mail speichern möchten. Möglicherweise müssen Sie sowohl Outlook als auch den Datei-Explorer in den Fenstermodus versetzen und sie verschieben, um leichter darauf zugreifen zu können.
- Ziehen Sie die E-Mail, die Sie speichern möchten, aus Outlook in den Ordner.
- Outlook speichert die E-Mail automatisch im „Outlook-Element“-Format.
- Doppelklicken Sie auf die gespeicherte E-Mail, um sie in Outlook zu öffnen.
Methode 2 – Als TXT oder HTML speichern
- Öffnen Sie die E-Mail, die Sie speichern möchten, in Outlook.
- Wählen Dateiund wählen Sie dann Speichern unter.
- Der Datei-Explorer wird angezeigt. Wählen Sie den Pfad aus, in dem Sie die E-Mail speichern möchten. Klicken Sie unten im Datei-Explorer auf den Pfeil neben Speichern alsWählen Sie entweder Nur Text im .txt-Format speichern oder HTML um die E-Mail als HTML-Datei zu speichern.
- Nach dem Speichern können Sie mit Ihrem Texteditor (z. B. Notepad) auf die E-Mail zugreifen, wenn sie im TXT-Format gespeichert ist, bzw. mit Ihrem Browser, wenn sie im HTML-Format gespeichert ist.
Wenn Sie die E-Mail auf diese Weise speichern, bleiben keine Anhänge erhalten. Denken Sie daher daran, sie herunterzuladen, bei Bedarf umzubenennen und zusammen mit der E-Mail zu speichern, um später darauf zugreifen zu können.
Methode 3 – Verwenden Sie die Bildschirmaufnahme, um ein Bild zu speichern
Sie können auch eine Bildschirmaufnahmesoftware verwenden, um den Inhalt der E-Mail als Bild zu speichern. Diese Methode kann nützlich sein, um in anderen Kommunikationsformen auf den Inhalt der E-Mail zu verweisen, da Bilder problemlos an E-Mails und andere Nachrichten angeheftet werden können.
- Wenn Sie Windows verwenden, verfügen neuere Versionen über vorinstallierte Bildschirmaufnahmesoftware namens Snipping Tool (auf älteren Geräten) und Snip &038; Sketch. Alternativ können Sie das Bildschirm drucken Taste auf Ihrer Tastatur und fügen Sie dann das Bild in Paint ein.
- Bei Mac-Geräten ist der Vorgang ähnlich. Verwenden Sie die Strg + Befehl + 4 Tastenkombination, um die integrierte Bildschirmaufnahmefunktion zu öffnen. Ziehen Sie dann das Auswahlfadenkreuz, um einen Bereich über der E-Mail abzudecken und sie zu speichern.
- Für Linux finden Sie eine Auswahl an Bildschirmaufnahmesoftware zum Download verfügbar, mit dem die E-Mail als Bild gespeichert werden kann. Alternativ verfügen GNOME-basierte Modelle über ein integriertes Screenshot-Dienstprogramm im Anwendungen > Zubehör (Menü). Einige Linux-Betriebssystemversionen reagieren auf die Bildschirm drucken Taste auf Ihrer Tastatur, ähnlich wie in Windows-Systemen.
So speichern Sie mehrere Outlook-E-Mails auf Ihrem Computer
Wenn Sie mehrere E-Mails gleichzeitig speichern möchten, aber nicht Ihre gesamte E-Mail-Bibliothek benötigen, können Sie einige E-Mails gleichzeitig auswählen und speichern. Gehen Sie dazu wie folgt vor:
- Öffnen Sie Outlook.
- Wählen Sie die E-Mails aus, die Sie speichern möchten. Halten Sie Strg und klicken Sie auf die Mails, um sie einzeln auszuwählen, oder halten Sie Schicht um zwischen dem ersten und zweiten Klick einen Stapel von E-Mails auszuwählen.
- Gehe zu Datei > Speichern unter.
- Gehen Sie im Dialogfeld zu dem Ordner, in dem Sie die E-Mails speichern möchten, benennen Sie die Datei nach Wunsch und wählen Sie Nur Text als zu speicherndes Format.
- Outlook speichert alle ausgewählten E-Mails in einer einzigen TXT-Datei. Sie können mit Ihrem Texteditor darauf zugreifen.
Wenn Sie sie in separaten TXT-Dateien speichern möchten, müssen Sie jede E-Mail separat speichern. Zusätzliche Outlook-Plugins online verfügbar kann diese Funktion erweitern, um E-Mails in separaten TXT- oder alternativen Dateiformaten zu speichern.
FAQs
Wie exportiere ich alle E-Mail-Adressen in Outlook?
Wenn Sie Ihre Kontaktliste (die die E-Mail-Adressen Ihrer Kontakte sowie andere Informationen enthält) exportieren möchten, können Sie ähnliche Schritte ausführen wie beim Exportieren der E-Mails. Kontaktinformationen können jedoch in einem anderen, benutzerfreundlicheren Dateiformat gespeichert und zur schnellen Bearbeitung in Excel geöffnet werden. Folgendes müssen Sie tun:
1. Öffnen Sie Outlook.
2. Wählen Sie Datei > Öffnen und Exportieren > Importieren/Exportieren.
3. Wählen Sie im Import/Export-Assistenten In eine Datei exportieren.
4. Wählen Sie Durch Kommas getrennte Werte (.csv), wenn Sie aufgefordert werden, einen Dateityp auszuwählen.
5. Wählen Sie im Ordnerauswahlmenü den Kontakte Ordner unter Ihrem Konto.
6. Bestätigen Sie den Dateipfad oder ändern Sie ihn nach Bedarf, benennen Sie die Datei wie gewünscht und klicken Sie auf Nächste.
7. Drücken Sie Beenden um den Exportvorgang zu starten.
8. Der Import/Export-Dialog wird geschlossen, wenn der Vorgang abgeschlossen ist.
Die exportierte CSV-Datei kann in Excel geöffnet werden. Sie zeigt eine große Tabelle mit Kontaktinformationen an. Sie werden wahrscheinlich viele leere Zellen haben, und das ist völlig normal. Sie können Excel verwenden, um die Daten zu bearbeiten, allerdings kann das Einfügen zusätzlicher Inhalte die Datei für Outlook unlesbar machen, falls Sie die Datei später importieren müssen.
Sie können diese Datei auf einem anderen Gerät oder E-Mail-Dienst verwenden, um Kontaktinformationen zu importieren.
Ein neuer Look für Outlook
Mit der integrierten Exportfunktion von Outlook können Sie E-Mails sichern und wiederherstellen, falls Sie den Zugriff auf Ihr E-Mail-Konto verlieren, sei es aufgrund eines verlorenen Passworts oder eines Hackerangriffs. Da Online-Kommunikation so weit verbreitet ist, können Sie sich die Mühe ersparen, nach verlorenen Dateien zu suchen, wenn Sie sich ein paar Minuten Zeit nehmen, um E-Mails regelmäßig zu sichern.
Wie oft exportieren Sie Outlook-E-Mails? Lassen Sie es uns im Kommentarbereich unten wissen.
