Anfangs war es unmöglich zu sehen, wer Änderungen an einem Word-Dokument vorgenommen hat. Seit der Einführung der Funktion „Änderungen nachverfolgen“ kann jedoch jeder, der das Dokument besitzt, feststellen, wer die Datei bearbeitet hat. Herauszufinden, wer welche Änderungen vorgenommen hat, kann die Teamarbeit und Produktivität verbessern. Allerdings weiß nicht jeder, wie man nach diesen Informationen sucht.
Die Bedienung von Microsoft Word ist nicht schwierig, kann aber manchmal verwirrend sein, insbesondere für Neulinge. Lesen Sie weiter, um herauszufinden, wie Sie diese Informationen überprüfen können.
Aktivieren der Option „Änderungen nachverfolgen“
Wenn Sie Microsoft Word auf Ihrem PC verwenden, können Sie ein beliebiges Dokument öffnen und die Funktion „Änderungen nachverfolgen“ aktivieren. Diese Funktion beginnt sofort damit, aufzuzeichnen, wer welche Änderungen vorgenommen hat. Änderungen werden in einem anderen Format und einer anderen Farbe als die aktuelle Version des Textes angezeigt.
So gehts:
- Öffnen Sie ein Word-Dokument.
- Gehen Sie zur Registerkarte „Überprüfen“.
- Klicken Sie auf das Symbol über den Worten „Änderungen nachverfolgen“.
- Jetzt können Sie das Dokument an jemand anderen senden.
- Wenn Sie das Dokument zurückerhalten, können Sie die neuen Änderungen in einer anderen Farbe hervorgehoben sehen.
Leider zeigt Ihnen diese Methode nicht, wer was getan hat, bevor „Änderungen nachverfolgen“ aktiviert wurde, da die Einstellung standardmäßig nicht aktiviert ist.
Wenn eine dritte Person das Dokument erhält und die Funktion „Änderungen nachverfolgen“ nicht aktiviert, kann dies leider dazu führen, dass der Bearbeitungsverlauf durcheinander gerät. Daher sollte diese Methode am besten nur von einem Autor und einem einzelnen Redakteur verwendet werden.
Es besteht die Möglichkeit, die Anzeige der Änderungen anzupassen.
- Klicken Sie auf die Registerkarte „Überprüfen“.
- Gehen Sie zum Symbol „Änderungen nachverfolgen“.
- Klicken Sie stattdessen auf das Dropdown-Menü.
- Wählen Sie aus den vier Optionen.
Die vier Optionen sind:
Bei dieser Auswahl werden die meisten Informationen angezeigt. Alle Kommentare und Änderungen werden angezeigt, nachdem die Funktion „Änderungen nachverfolgen“ aktiviert wurde.
Bei der einfachen Markierung erhalten Sie nicht zu viele Informationen, da die Änderungen als Notizen in den Rändern angezeigt werden und nicht in der sichtbaren farbigen Formatierung der gesamten Markierung.
Alle Änderungen und Kommentare werden ausgeblendet, die Änderungen selbst bleiben jedoch erhalten und sind sichtbar.
Sie sehen das Dokument in dem Zustand, in dem es war, bevor die Funktion „Änderungen nachverfolgen“ aktiviert wurde. Diese Auswahl erleichtert den Vergleich.
Unter „Markup anzeigen“ können Sie außerdem auswählen, welche Arten von Änderungen sichtbar sein sollen. Dazu gehören:
- Kommentare
- Einfügungen und Löschungen
- Formatierung
- Luftballons
- Bestimmte Personen
Verwenden Sie Google Drive
Die Zusammenarbeit an einem einzelnen Word-Dokument funktioniert am besten mit Google Drive für Desktop, da es eine Echtzeitpräsenz ermöglicht. Die gute Nachricht ist, dass diese Einstellung standardmäßig automatisch aktiviert ist. Bei allen Word-, Excel- und PowerPoint-Dateien ist die Funktion beim Erstellen dieser Dateien aktiviert. Auf diese Weise müssen Sie sich keine Gedanken über die Organisation des Dokuments machen und fragen, wer was gemacht hat.
Bitte beachten Sie, dass Sie Office 2010 oder höher benötigen. Mac-Benutzer müssen außerdem einige Systemberechtigungen ändern.
Um zu überprüfen, wer die Datei bearbeitet, befolgen Sie diese Schritte.
- Starten Sie Drive für Desktop auf Ihrem Computer.
- Öffnen Sie das Word-Dokument, das Sie überprüfen möchten.
- Überprüfen Sie, ob der Status „Sicher zum Bearbeiten“ oder „Warten mit Bearbeiten“ lautet.
- Klicken Sie auf eine Person in der Teilnehmerliste und sehen Sie, wer bearbeitet oder ansieht.
- Wiederholen Sie dies so lange wie nötig.
Bei der Verwendung von Google Drive für Desktop können Benutzer neue Dateiversionen speichern. Sie erhalten eine Benachrichtigung, wenn dies geschieht. Es ist auch möglich, beide Dokumente zusammenzuführen.
- Klicken Sie in der App auf „Versionen vergleichen“.
- Kopieren Sie alle Änderungen von der linken Seite in das neueste Dokument auf der rechten Seite.
- Wenn Sie fertig sind, wählen Sie „Speichern“.
- Ihre ältere Version der Datei wird dann gelöscht.
Ändern der Mac-Systemberechtigungen
Mac-Benutzer sollten zunächst ihre Systemberechtigungen ändern, bevor sie Google Drive für Desktop verwenden. Andernfalls funktioniert die Echtzeit-Zusammenarbeit bei ihnen nicht.
- Gehen Sie auf Ihrem Mac zu „Systemeinstellungen“.
- Gehen Sie zu „Sicherheit und Datenschutz“.
- Wählen Sie „Datenschutz“ und dann „Eingabehilfen“.
- Scrollen Sie nach unten und klicken Sie auf das Schloss.
- Stellen Sie sicher, dass das Kontrollkästchen „Google Drive“ aktiviert ist.
Sobald Sie dies tun, haben Sie Zugriff auf die Zusammenarbeit in Echtzeit.
Vorteile der Änderungsverfolgung
Wenn Sie ohne diese Funktion überprüfen, wer ein Dokument bearbeitet hat, sind die neuen Hinzufügungen und Löschungen nicht sofort ersichtlich. Sie müssen das gesamte Dokument durchsuchen, um einige Änderungen zu finden, und Sie werden wahrscheinlich einige übersehen. Andererseits ist die Verwendung der Funktion „Änderungen nachverfolgen“ eine praktische Option, um bei langen Projekten Stunden zu sparen.
Die Änderungen werden sofort angezeigt und jeder, der das Dokument betrachtet, kann sehen, wer welche Änderungen vorgenommen hat. Anstatt mehr Zeit mit der Suche nach Änderungen zu verbringen, kann der Prüfvorgang in wenigen Minuten abgeschlossen werden.
Wenn Sie mit der Maus über eine Änderung fahren, sehen Sie, wer was wann getan hat. Diese Informationen helfen dabei, die Aktionen des Teams in der letzten Ausgabe zu bestimmen.
Bitte beachten Sie, dass die durchgestrichenen Textformatierungen und Farben nur zu Ihrer Information dienen, wenn Sie „Markup anzeigen“ aktivieren. Sie können diese nur ausdrucken, wenn Sie möchten, aber die meisten Leute möchten das nicht.
Projektleiter können diejenigen sein, die festlegen, welche Änderungen akzeptiert werden. Im Überprüfungsbereich können Sie die Änderungen einzeln oder sogar alle auf einmal durchgehen. Dasselbe gilt für Ablehnungen, da Sie in Word alles schnell erledigen können.
Die Funktion „Änderungen nachverfolgen“ kann auch mit Kommentaren verwendet werden, da in manchen Situationen zusätzlicher Kontext und zusätzliche Informationen erforderlich sind. Nachdem Benutzer eine Änderung vorgenommen haben, können sie an jeder beliebigen Stelle im Dokument Kommentare hinzufügen. In diesen Feldern wird angezeigt, wer sie vorgenommen hat, sodass alle auf dem Laufenden bleiben.
Google Drive für Desktop hat eine andere Mechanik, zeigt aber auch, wer was gemacht hat. Im Gegensatz zu Microsoft Word ist diese App sogar noch schneller, da sie eine Zusammenarbeit in Echtzeit ermöglicht. Wenn Sie den Autor jeder Bearbeitung kennen, hilft das bei der Organisation und Übersichtlichkeit.
Da die Funktion automatisch für jedes gemeinschaftliche Word-Dokument aktiviert wird, müssen Sie sich wahrscheinlich keine Sorgen machen, den Überblick über den Fortschritt zu verlieren. Anschließend können Sie Ihren Fortschritt speichern und die zusätzliche Zeit für wichtige Aufgaben nutzen.
Weitere FAQs
Können Sie nur die Änderungen einer Person einsehen?
Ja, Sie können das Menü „Markup anzeigen“ anpassen, um die von bestimmten Personen vorgenommenen Änderungen anzuzeigen. Alle von anderen vorgenommenen Änderungen verschwinden, bis Sie die Einstellungen wieder ändern, um die Änderungen aller anzuzeigen. Diese Methode ist hilfreich für präzises Bearbeiten.
Wie akzeptiere oder lehne ich Änderungen in Word ab?
Sie müssen nur zur Registerkarte „Überprüfen“ gehen und nach den Schaltflächen „Akzeptieren“ und „Ablehnen“ suchen. Beide Schaltflächen verfügen über ein Dropdown-Menü, in dem Sie alle Änderungen akzeptieren oder ablehnen können.
Funktioniert die Funktion „Änderungen nachverfolgen“ in schreibgeschützten Dokumenten?
Ja, Sie können in schreibgeschützten Dokumenten immer noch sehen, wer die Änderungen vorgenommen hat. Die Änderungen sind für jeden sichtbar, der über die Datei verfügt.
Es kommt alles zusammen
Wenn alle gleichzeitig an einem einzigen Dokument zusammenarbeiten, kommen Sie schneller voran. Da es unnötig ist, sich gegenseitig häufig Kopien zu schicken, wird der Arbeitsablauf effizienter. Mit der Funktion „Änderungen nachverfolgen“ haben viele Teams wertvolle Zeit gespart und die Produktivität bei gemeinsamen Projekten gesteigert.
Aktivieren Sie die Funktion „Änderungen nachverfolgen“, sobald Sie ein Dokument fertiggestellt haben? Was halten Sie von der Funktion „Änderungen nachverfolgen“ in Google Drive für Desktop? Lassen Sie es uns im Kommentarbereich unten wissen.
