Sie haben es satt, durch Ihren Posteingang zu scrollen? Lassen Sie Microsoft Outlook das für Sie erledigen. So aktivieren Sie die Vorlesefunktion. Es passiert nur allzu leicht, dass Sie Ihren Posteingang öfter vernachlässigen, als Ihnen lieb ist. Wenn Sie Microsoft Outlook verwenden und beim Überprüfen Ihrer E-Mails Hilfe gebrauchen könnten, gibt es eine praktische kleine Funktion, mit der Sie Ihre E-Mails laut vorlesen lassen können.
Anstatt endlose E-Mails zu durchforsten, können Sie andere Dinge tun, während Outlook Ihre E-Mails sucht und liest. Dadurch sparen Sie Zeit.
In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie die Vorlesefunktion von Microsoft Outlook konfigurieren und verwenden, um sich Ihre E-Mails vorlesen zu lassen.
Die Vorlesefunktion nutzen
Die Vorlesefunktion war ursprünglich als Barrierefreiheitsfunktion gedacht. Sie unterstützt beispielsweise Leser mit Legasthenie bei der Leseflüssigkeit und bietet sehbehinderten Benutzern die Möglichkeit, mit Inhalten zu interagieren. Die Vorteile gehen jedoch über die bloße Barrierefreiheit hinaus.
Read Aloud hilft Redakteuren dabei, Fehler wie fehlende Wörter oder Tippfehler zu finden, da das System den Text genau so vorliest, wie er geschrieben wurde. Die Funktion ermöglicht auch freihändiges Lesen durch automatisches Scrollen und Hervorheben des Textes während des Vorlesens. Dies ermöglicht Benutzern, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu erledigen. Ein vielbeschäftigtes Teammitglied kann beispielsweise Dokumente für eine Nachmittagsbesprechung durchgehen, während es in der Mittagspause ein oder zwei Meilen auf dem Laufband läuft.
Darüber hinaus verbessert die Kombination von visuellen und auditiven Elementen bei vielen Lesern das Verständnis. Das Anhören eines Dokuments während des Lesens kann auch die Sprachfähigkeit von Lesern, die mit Dokumenten in einer anderen Sprache als ihrer Muttersprache interagieren, erheblich verbessern.
Microsoft Outlook dazu bringen, Ihre E-Mails zu lesen
Bevor Sie die Vorlesefunktion verwenden können, müssen Sie zunächst sicherstellen, dass die Vorlesefunktion in Ihrer Outlook-Version aktiviert ist.
So aktivieren Sie die Vorlesefunktion in Microsoft Outlook.
- Öffnen Sie Outlook auf Ihrem Desktop und gehen Sie zum Menü Datei.
- Scrollen Sie nach unten und wählen Sie Optionen.
- Wählen Sie je nach Ihrer Outlook-Version „Bedienungshilfen“ oder „Erleichterte Bedienung“ aus.
- Aktivieren Sie im Abschnitt „Anzeigeoptionen der Anwendung“ das Kontrollkästchen „Vorlesen anzeigen“.
- Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf „OK“. Die Option „Vorlesen“ sollte jetzt in Ihrem Menübandbereich angezeigt werden.
So verwenden Sie die Vorlesefunktion von Microsoft Outlook
Schritt 1 – Öffnen Sie Outlook auf Ihrem Desktop und wählen Sie die E-Mail aus, die vorgelesen werden soll.
Schritt 2 – Navigieren Sie zur E-Mail und wählen Sie den Text aus, den Sie lesen möchten, und markieren Sie ihn, oder drücken Sie Strg + A, um den gesamten Inhalt hervorzuheben.
Schritt 3 – Wenn Sie auf die Schaltfläche „Vorlesen“ klicken, liest der Sprecher Ihre E-Mail Wort für Wort und Zeile für Zeile vor.
Schritt 4 – Autoscroll und automatisches Hervorheben helfen Ihnen dabei, den Überblick zu behalten und das Geschehen mit den Augen zu verfolgen.
Schritt 5 – Bitte beachten Sie, dass die Vorlesefunktion von Microsoft Outlook keine Bilder oder Betreffzeilen von E-Mails vorlesen kann.
Schritt 6 – Um zu steuern, wie die Vorlesefunktion in Outlook funktioniert, verwenden Sie die Wiedergabesteuerung oben im E-Mail-Bereich.
Schritt 7 – Mit den Zurück- und Vorwärts-Buttons können Sie jeweils zu einer vorherigen Zeile zurückkehren bzw. zur nächsten Zeile springen.
Schritt 8 – Durch Klicken auf die entsprechende Schaltfläche können Sie die Wiedergabe bei Bedarf auch pausieren und fortsetzen.
Schritt 9 – Mithilfe des Stimmenwählers können Sie die Standard-Erzählerstimme in eine der drei verfügbaren Optionen ändern. Wenn Sie noch mehr Optionen wünschen, können in Windows Sprachpakete installiert werden.
Schritt 10 – Sie können steuern, wie schnell oder langsam der Sprecher liest, indem Sie den Schieberegler für die Lesegeschwindigkeit anpassen.
Schritt 11 – Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf X, um den Erzähler zu beenden.
Tastenkombinationen zum Vorlesen in Microsoft Outlook
Wenn Sie die Vorlesefunktion von Outlook verwenden, können die folgenden Tastenkombinationen hilfreich sein.
- Strg + Alt + Leertaste = Vorlesen starten oder beenden.
- Strg + Leertaste = Vorlesen anhalten/fortsetzen.
- Alt + Rechts = Lesegeschwindigkeit erhöhen.
- Alt + Links = Lesegeschwindigkeit reduzieren.
- Strg + Rechts = Nächsten Absatz lesen.
- Strg + Links = Vorherigen Absatz lesen.
Diese sind vollständig mit anderen Tastaturkürzeln von Microsoft Outlook kompatibel.
Mit der Funktion „Vorlesen“ können Sie sich Ihre E-Mail-Nachrichten von Outlook vorlesen lassen, sodass Sie dies nicht selbst tun müssen. Wenn Sie vertrauliche, offizielle oder vertrauliche E-Mails senden, sollten Sie die Lautstärke niedrig halten, wenn Sie sich in einem gemeinsam genutzten Arbeitsbereich befinden.
Für mehr Privatsphäre können Sie Kopfhörer oder Headsets verwenden. Und wenn Sie stark in das Microsoft Office-Ökosystem investiert haben, können Sie beispielsweise in Microsoft Word dieselbe Vorlesefunktion nutzen.
