Wenn Sie nach einer einzigartigen Möglichkeit suchen, Ihre Daten in Microsoft Excel darzustellen, sollten Sie die Verwendung von Symbolsätzen in Betracht ziehen. Ähnlich wie Farbskalen nehmen Symbolsätze einen Wertebereich an und verwenden visuelle Effekte, um diese Werte zu symbolisieren.
Mit einer bedingten Formatierungsregel können Sie Symbole wie Ampeln, Sterne oder Pfeile basierend auf den von Ihnen eingegebenen Werten anzeigen. Sie können beispielsweise einen leeren Stern für einen Wert von 10, einen teilweise ausgefüllten Stern für 30 und einen vollständig ausgefüllten Stern für 50 anzeigen.
Diese Funktion eignet sich hervorragend für Dinge wie die Verwendung eines Bewertungssystems, das Anzeigen abgeschlossener Aufgaben, das Repräsentieren von Verkäufen oder das Anzeigen von Finanzschwankungen.
Anwenden eines Symbolsatzes für die bedingte Schnellformatierung
Wie bei anderen bedingten Formatierungsregeln in Excel, z. B. zum Hervorheben von Werten mit dem höchsten oder niedrigsten Rang, stehen Ihnen einige schnelle Optionen zur Auswahl. Dazu gehören grundlegende Symbolsätze mit drei, vier oder fünf Kategorien mit einer Reihe von voreingestellten Werten.
Wählen Sie die Zellen aus, auf die Sie die Formatierung anwenden möchten, indem Sie auf die erste Zelle klicken und den Cursor durch den Rest ziehen.
Öffnen Sie dann die Registerkarte Start und wechseln Sie zum Abschnitt Stile des Menübands. Klicken Sie auf „Bedingte Formatierung“ und bewegen Sie den Cursor auf „Symbolsätze“. Sie sehen diese Schnelloptionen aufgelistet.
Wenn Sie den Mauszeiger über die verschiedenen Symbolsätze bewegen, können Sie diese in Ihrer Tabelle als Vorschau sehen. Dies ist eine raffinierte Möglichkeit, um zu sehen, welcher Satz von Symbolen für Sie am besten geeignet ist.
Wenn Sie einen finden, den Sie verwenden möchten, klicken Sie einfach darauf. Dadurch wird die bedingte Formatierungsregel auf Ihre ausgewählten Zellen mit dem von Ihnen ausgewählten Symbolsatz angewendet. Wie Sie im Screenshot unten sehen können, haben wir die Sterne aus unserem ersten Beispiel ausgewählt.
Erstellen Sie einen benutzerdefinierten Symbolsatz für die bedingte Formatierung
Wie bereits erwähnt, haben diese Icon Set-Optionen aus dem Pop-Out-Menü voreingestellte Werte. Wenn Sie also die Bereiche an die Daten in Ihrem Blatt anpassen müssen, können Sie eine benutzerdefinierte bedingte Formatierungsregel erstellen. Und es ist einfacher als Sie vielleicht denken!
Wählen Sie die Zellen aus, auf die Sie die Symbole anwenden möchten, gehen Sie zur Registerkarte Start und wählen Sie “Neue Regel” aus der Dropdown-Liste Bedingte Formatierung.
Wenn das Fenster Neue Formatierungsregel geöffnet wird, wählen Sie oben „Alle Zellen basierend auf ihren Werten formatieren“.
Klicken Sie unten im Fenster auf die Dropdown-Liste Formatstil und wählen Sie „Symbolsätze“. Anschließend passen Sie die Details für die Regel an.
Wählen Sie in der nächsten Dropdown-Liste den Symbolstil aus. Auch hier können Sie aus drei, vier oder fünf Kategorien auswählen. Wenn Sie die Symbole in der entgegengesetzten Anordnung bevorzugen, klicken Sie auf „Symbolreihenfolge umkehren“.
Eine praktische Funktion der benutzerdefinierten Regel für Symbolsätze besteht darin, dass Sie sich nicht an den genauen Satz von Symbolen halten müssen, den Sie auswählen. Unter dem Dropdown-Feld Symbolstil sehen Sie Felder für die Symbole in der Gruppe. Auf diese Weise können Sie die genauen Symbole für Ihre Regel anpassen. Wenn Sie also beispielsweise einen Stern, eine Flagge und einen Pfeil anstelle von drei Sternen verwenden möchten, legen Sie los!
Der letzte Teil zum Einrichten Ihrer Regel besteht darin, die Werte für den Bereich einzugeben. Wählen Sie im ersten Dropdown-Feld „Größer als“ (>) oder „Größer als oder gleich“ (>=). Geben Sie Ihren Wert in das nächste Feld ein und wählen Sie aus, ob es sich um eine Zahl, einen Prozentsatz, eine Formel oder ein Perzentil handelt. Dies gibt Ihnen große Flexibilität beim Einrichten Ihrer Regel.
Klicken Sie nun auf „OK“, um Ihre Regel anzuwenden.
Eine weitere nützliche Funktion, die erwähnenswert ist, ist, dass Sie nur das Symbol anzeigen können. Standardmäßig zeigt Excel sowohl das Symbol als auch den von Ihnen eingegebenen Wert an. Es kann jedoch Fälle geben, in denen Sie sich ausschließlich auf das Symbol verlassen möchten. Aktivieren Sie in diesem Fall das Kontrollkästchen “Nur Symbol anzeigen”.
Hier ist ein tolles Beispiel für die Verwendung von Symbolsätzen, bei denen Sie nur das Symbol anzeigen möchten.
Wir möchten grüne, gelbe und rote Ampelsymbole anzeigen, um anzuzeigen, ob unsere Bestellung neu, in Bearbeitung oder abgeschlossen ist. Dazu geben wir einfach die Zahlen eins, zwei oder drei ein. Wie Sie sehen, sind die Werte in diesem Szenario nicht wichtig. Sie werden nur verwendet, um das Symbol auszulösen, was wir sehen möchten.
Also machen wir folgendes:
- Wählen Sie unsere drei Kategorien Ampelsymbole aus.
- Kehren Sie die Reihenfolge um (da die größte Zahl rot dargestellt werden soll).
- Geben Sie unsere Werte „3“ und „2“ als „Zahlen“ ein.
- Aktivieren Sie das Kontrollkästchen, um nur das Symbol anzuzeigen.
Jetzt müssen wir in unserem Blatt nur noch „1“ für neue Aufträge, „2“ für laufende Aufträge und „3“ für vollständige Aufträge eingeben. Wenn wir die Eingabetaste drücken, sehen wir nur unsere grünen, gelben und roten Ampelanzeigen.
Hoffentlich fordert Sie diese Anleitung zur Verwendung von Symbolsätzen in Microsoft Excel dazu auf, diese wunderbare Funktion zu nutzen. Und für eine andere Möglichkeit, die bedingte Formatierung zu verwenden, sehen Sie sich an, wie Sie Fortschrittsbalken in Excel erstellen.
