Vom Aufnehmen von Selfies mit Freunden bis zum Markieren von Lieblingsmarken in unseren Stories sind soziale Medien zu einem großen Teil unseres Alltags geworden. Verbraucher erwarten von Marken eine aktive Onlinepräsenz und die Fähigkeit, alle ihre Fragen schnell zu beantworten.
Aber ein schlecht getimter oder formulierter Social-Media-Beitrag kann dem Ruf Ihrer Marke schaden. Dennoch haben 45 % der Unternehmen keine Social-Media-Richtlinien für ihre Mitarbeiter.
Auch wenn die Leute Ihrer Marke vielleicht verzeihen, vergisst das Internet nie. Also ist Vorsicht besser als Nachsicht! Die Implementierung einer Social-Media-Richtlinie schützt Ihr Unternehmen und gibt Mitarbeitern den Raum, für sich selbst einzutreten und gleichzeitig der Marke und ihren Werten treu zu bleiben.
Was ist eine Social-Media-Richtlinie eines Unternehmens?
Eine Social-Media-Richtlinie ist Teil des Verhaltenskodex eines Unternehmens, der den Mitarbeitern vorschreibt, wie sie sich und die Marke in den sozialen Medien darstellen sollen. Sie enthält Richtlinien zum Schutz der Sicherheit, Privatsphäre und rechtlichen Interessen der Marke.
Social-Media-Plattformen bieten Möglichkeiten zur Markenwerbung, bergen jedoch auch die Gefahr, Ihre Marke falsch darzustellen. Aus diesem Grund ist eine gute Social-Media-Richtlinie so wichtig.
Wenn Sie sehen möchten, wie eine Social-Media-Richtlinie aufgebaut ist, laden Sie unsere kostenlose Vorlage herunter.
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Warum Sie eine Social-Media-Richtlinie für Mitarbeiter brauchen
Hier sind einige Gründe, warum Unternehmen eine Social-Media-Richtlinie einführen sollten:
Gewinnen Sie Markenbotschafter
Mithilfe von Social-Media-Richtlinien können Sie alle Vorteile des Employee Advocacy nutzen, ohne die Glaubwürdigkeit Ihrer Marke zu gefährden.
Wenn Ihre Mitarbeiter online über das Unternehmen posten, kann dies die Markenbekanntheit steigern, Meinungsführerschaft etablieren und qualifizierte Leads generieren. Mitarbeiterbeiträge können nicht nur Social Selling unterstützen, sondern auch Social Recruiting-Bemühungen fördern und so die besten Talente für Ihr Unternehmen gewinnen.
Ihre Social-Media-Richtlinien sind ein wichtiges Advocacy-Tool und geben Ihren Mitarbeitern die Anleitung, die sie brauchen, um Ihre Marke in sozialen Netzwerken richtig zu repräsentieren.
DEI fördern
Markenvielfalt in sozialen Medien ist wichtiger denn je. Laut dem Zoho Social Index 2023 folgen 21 % der Verbraucher Marken in sozialen Medien, weil ihre Werte mit ihren eigenen übereinstimmen.
Die Verstärkung vielfältiger Stimmen über soziale Medien ist ein handlungsfähiger Schritt, den Marken unternehmen können, um die Repräsentation zu priorisieren und Top-Talente aus marginalisierten Gemeinschaften anzuziehen. Eine integrative Social-Media-Richtlinie wird Stimmen aus allen Bereichen bestärken und ermutigen, für die Marke einzutreten.
Bewahren Sie eine konsistente Markenidentität
Eine Social-Media-Richtlinie stellt sicher, dass jeder, der online mit Ihrem Unternehmen interagiert, sei es über einen Markenkanal oder einen Mitarbeiter, die gleiche einheitliche Erfahrung macht. Dadurch entsteht eine zuverlässigere, vertrauenswürdigere Identität für Ihr Unternehmen und Kunden werden zu treuen Fans und Botschaftern.
Minimieren Sie rechtliche Schritte gegen Ihre Marke
Soziale Medien stellen komplexe Fragen, wie Datenschutz und Urheberrecht. Eine gut durchdachte Social-Media-Richtlinie schützt das Unternehmen vor möglichen Klagen.
Konsultieren Sie Ihren Rechtsberater und erstellen Sie eine Liste mit Geboten und Verboten, die das Unternehmen befolgen muss. Diese Faustregeln tragen dazu bei, dass die Organisation und die Auftragnehmer die Gesetze einhalten, und verringern das Risiko rechtlicher Schritte gegen das Unternehmen.
Schützen Sie Ihre Marke vor Datenschutz- und Sicherheitsrisiken
Die Nutzung sozialer Medien birgt viele Datenschutz- und Sicherheitsrisiken. Je größer Ihr Team ist, desto größer werden diese Risiken. Eine gute Social-Media-Richtlinie in Kombination mit Sicherheitsprotokollen schützt Ihre Konten vor Hackerangriffen, Phishing und Betrug.
Und da soziale Medien eine beliebte Ressource für Betrüger und Kriminelle sind, ist es unerlässlich, dass Ihre Social-Media-Richtlinie Richtlinien enthält, die sowohl Ihre Mitarbeiter als auch Ihr Unternehmen schützen. Ob es um die Abwehr von Phishing-Betrug oder Ransomware-Angriffen geht, stellen Sie sicher, dass jeder in Ihrem Unternehmen wachsam ist, was den Online-Schutz angeht.
Verhindern Sie eine PR-Krise
Viele Organisationen machen den Fehler, mit der Umsetzung einer Strategie zu warten, bis sie ein PR-Desaster erlebt haben. Seien Sie proaktiv und implementieren Sie im Voraus eine Strategie, um die Krise zu minimieren.
Ihr Social-Media-Krisenplan sollte mit Ihrer Social-Media-Richtlinie übereinstimmen. Die Richtlinie kann beispielsweise festlegen, welche Teams für die Bewältigung einer PR-Krise verantwortlich sind.
Was jede Social-Media-Richtlinie beinhalten sollte
Eine gut ausgearbeitete Social-Media-Richtlinie bietet eine Reihe von Vorteilen, z. B. die Stärkung Ihrer Mitarbeiter und den Schutz Ihrer Marke. Um diese Vorteile nutzen zu können, muss Ihre Richtlinie jedoch klare und umfassende Leitlinien enthalten.
Hier sind einige wesentliche Komponenten, die jede Social-Media-Richtlinie für den Einstieg enthalten sollte:
Der Zweck der Politik
Erklären Sie, warum die Organisation eine Social-Media-Richtlinie verwendet. Seien Sie transparent und verdeutlichen Sie, warum Ihre Marke sie braucht. Hier ist ein Beispiel aus unserer Vorlage für eine Social-Media-Richtlinie:
Für wen die Richtlinie gilt
Betonen Sie, dass die Social-Media-Richtlinien für alle gelten, von Führungskräften und Managern bis hin zu Praktikanten und Freiberuflern. Nachfolgend finden Sie ein Beispiel aus unserer Vorlage:
Beachten Sie, dass dieser Abschnitt auch die Definitionen der Marke für unternehmensbezogene Informationen und soziale Medien enthält. Diese klaren Unterscheidungen stellen sicher, dass alle innerhalb der Organisation auf dem gleichen Stand sind.
Richtlinien für persönliche Konten
Sie können nicht alles kontrollieren, was Ihre Mitarbeiter auf ihren persönlichen Social-Media-Konten tun und sagen. Es ist jedoch wichtig, ihnen zu zeigen, warum ihr Verhalten auf persönlichen Profilen Auswirkungen auf Ihr Unternehmen hat und wie sie Konflikte vermeiden können.
Unabhängig davon, ob Ihre Mitarbeiter für Sie sprechen oder nicht, werden sie von der Welt als Spiegel Ihrer Marke angesehen. Wenn sich Ihre Mitarbeiter online fragwürdig verhalten, weckt dies auch Misstrauen gegenüber Ihrem Unternehmen.
Ihre Social-Media-Richtlinie enthält eine Liste mit Regeln, die Sie befolgen müssen. Das Wichtigste aber ist, Ihre Mitarbeiter daran zu erinnern, dass sie mit allem, was sie in den sozialen Medien sagen, das Unternehmen repräsentieren – auch wenn dies auf ihren persönlichen Konten geschieht.
Definieren Sie grundlegende Verhaltenserwartungen. Sie müssen beispielsweise:
- Überprüfen Sie ihre Fakten
- Respektieren Sie das Gesetz (einschließlich des Urheberrechts)
- Vermeiden Sie negative Äußerungen über Ihre Marke oder andere Unternehmen
Gesellschaftsordnung
Es ist auch eine gute Idee, einen Haftungsausschluss auf persönlichen Konten einzufügen, um Kunden daran zu erinnern, dass Ihr Mitarbeiter eine Einzelperson und kein Sprecher Ihres Unternehmens ist. Viele Social-Media-Richtlinien verlangen von Teammitgliedern, dass alle ihre Beiträge auf ihren eigenen Meinungen basieren, wie beispielsweise Best Buy:
Indem sich Best Buy von den Meinungen seiner Mitarbeiter distanziert, verringert das Unternehmen das Risiko einer PR-Krise.
Sicherheits- und Datenschutzrichtlinien
Ihre Social-Media-Richtlinien sollten auch vor Sicherheitsrisiken und Datenschutzproblemen schützen. Solide Social-Media-Richtlinien weisen auf die Gefahren des Online-Teilens hin und helfen dabei, Ihre Mitarbeiter vor Ärger zu schützen.
Diese Richtlinien sollten mindestens Einzelheiten zu folgenden Punkten enthalten:
- Weitergabe geschützter oder vertraulicher Unternehmensinformationen
- Veröffentlichung diffamierender, abfälliger oder aufrührerischer Inhalte
- Veröffentlichung von Informationen oder Bildern, die ein illegales Verhalten implizieren
- So erstellen Sie sichere Passwörter, einschließlich Zwei-Faktor-Authentifizierung für Marken- und persönliche Social-Media-Konten
- So halten Sie Software auf dem neuesten Stand und Geräte sicher
- So erkennen Sie potenzielle Risiken und Angriffe in sozialen Medien
- So reagieren Sie im Falle einer Sicherheitsverletzung
Je sicherer Ihre Mitarbeiter bei ihren Social-Media-Aktivitäten sind, desto sicherer ist Ihr Unternehmen.
Rechtliche Richtlinien
Ihre Social-Media-Richtlinie muss klare Richtlinien zum Umgang mit sensiblen Bereichen enthalten, insbesondere im Hinblick auf Gesetze und Branchenvorschriften. Die gesetzlichen Anforderungen sind je nach Land und Staat unterschiedlich. Konsultieren Sie daher unbedingt Ihren Rechtsberater.
Ihre Police kann Folgendes abdecken, ist aber nicht darauf beschränkt:
- Kreditbeschaffung: Woher stammen die Informationen, die Ihr Mitarbeiter weitergibt? Die Angabe von Bildnachweisen und anderen Informationen ist entscheidend.
- Datenschutz- und Offenlegungsverfahren: Teilen Sie Ihren Mitarbeitern mit, was als vertraulich gilt, z. B. Kundeninformationen.
- Haftungsausschlüsse: Informieren Sie Ihre Mitarbeiter über die Bedeutung eines Haftungsausschlusses, wenn sie ihn online verwenden. Stadt Edmonton Auch wenn jemand in seinen Social-Media-Richtlinien angibt, dass es sich bei seinen Meinungen um seine eigene handelt, wird er von der Öffentlichkeit dennoch als Repräsentant der Stadt angesehen.
- Regulatorische Herausforderungen: Bestimmte Branchen wie Finanzen, Regierung und Gesundheitswesen unterliegen spezifischen regulatorischen Anforderungen. Skizzieren Sie alle Regeln, die für Ihre Branche gelten können.
Verantwortungsvolles Engagement
Klären Sie, wer in den sozialen Medien im Namen Ihres Unternehmens sprechen darf. Ein kleines Problem kann sich ausweiten, wenn es nicht richtig behandelt wird. Wenn jemand online einen negativen Kommentar über Ihre Marke hinterlässt, stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter wissen, wie sie reagieren sollen.
Der Grad der Freiheit, den Sie Ihren Mitarbeitern geben, hängt von der Art Ihres Unternehmens ab. Wenn Sie Ihrem Team erlauben, Kunden zu beraten, ist es eine gute Idee, sie in den folgenden Punkten zu schulen:
- Markenrichtlinien: So sprechen Sie über Ihre Produkte, Dienstleistungen und Ihr Unternehmen.
- Etikette: Wie auf Kommentare von Kunden reagiert werden soll (Tonfall, Strategien zur Kundeneskalation usw.).
- Vertraulichkeit: Welche Details sollten auf keinen Fall in sozialen Medien geteilt werden.
- Konsequenzen: Was passiert, wenn sie die Social-Media-Richtlinien des Unternehmens nicht einhalten.
Für manche Unternehmen ist es die beste Option, die Situation an Mitarbeiter weiterzuleiten, die für PR-Angelegenheiten und Konfliktlösung geschult sind. Möglicherweise sind in Ihrem Team Mitglieder für Krisenreaktion, Nachrichtenfreigabe, Kundenservice, PR-Management und soziales Engagement zuständig.
Eine hervorragende Möglichkeit, um sicherzustellen, dass Konflikte von Anfang an immer richtig behandelt werden, besteht darin, vorab genehmigte Antworten auf häufige Probleme in einer Social-Media-Management-Plattform wie Zoho Social einzurichten. Diese Antworten zeigen, dass Ihre Marke sich ihrer Bedenken bewusst ist und sie an die richtige Person weiterleitet, um das Problem zu lösen.
Sie können sogar die Social-Listening-Tools von Zoho Social nutzen, um sicherzustellen, dass Sie als Erster erfahren, wenn jemand etwas Negatives über Ihre Marke sagt. Je schneller Sie ein Problem erkennen, desto einfacher ist es, es zu beheben, bevor sich das Feuer ausbreitet.
Beispiele für Social-Media-Richtlinien
Wenn Sie nach Inspiration suchen, sind viele Social-Media-Richtlinien öffentlich verfügbar. Hier sind einige gute Beispiele für Social-Media-Richtlinien, die spezifisch und umfassend sind:
Dell
Dells Social-Media-Richtlinie ist bekömmlich und erfüllt dennoch die Anforderungen des Unternehmens.
Die Richtlinie ist in mehrere Abschnitte gegliedert: Zweck und Umfang, zugehörige Richtlinien und Folgen von Verstößen, Eigentumsverhältnisse bei Social-Media-Konten und die fünf Social-Media-Grundsätze von Dell.
Beachten Sie, wie Dell diese Abschnitte nutzt, um Erwartungen zu definieren und die Richtlinie mit dem Verhaltenskodex und der Richtlinie zur Chancengleichheit am Arbeitsplatz des Unternehmens verknüpft.
In den Fünf Social-Media-Prinzipien von Dell Technologies wird beispielsweise erwähnt, dass die Richtlinien beim Onboarding wiederholt werden. In diesem Abschnitt werden auch Null-Toleranz-Verhalten, Faustregeln und konkrete Schritte zum Schutz von Sicherheit, Datenschutz und Einhaltung gesetzlicher Vorschriften aufgeführt.
Playstation
Neben der Implementierung einer Social-Media-Richtlinie für Mitarbeiter erstellen einige Marken eine separate Richtlinie für Inhaltsersteller und Influencer. Playstation hat eine großartige Social-Media-Politik für Influencer.
Playstation beginnt mit der Feststellung, dass Influencer ihre Regeln befolgen müssen, wenn sie auf einer Social-Media-Plattform über Produkte und Dienstleistungen von Sony Interactive Entertainment posten. Beachten Sie, dass sie Zusammenarbeit als „kostenloses Produkt, Veranstaltungstickets oder sonstige Vorteile oder wenn Sie eine laufende Beziehung zu uns haben“ definieren.
Von dort aus listet Playstation spezifische Richtlinien auf, die unter vier Hauptprinzipien fallen: Sei verantwortlich, sei transparent, sei konkret und sei du selbst.
Beispielsweise listet Playstation im Abschnitt „Transparenz“ auf, wie die Beziehung offengelegt werden kann. Sie weisen darauf hin, dass die Offenlegung für Zuschauer sichtbar sein sollte, ohne dass sie auf einen Link oder eine „Mehr anzeigen“-Aufforderung klicken müssen. Influencer müssen ad am Anfang oder Ende des Beitrags einfügen. Sie enthalten auch Vorbehalte für Videoinhalte:
Walmart
Walmart verfügt über eine umfassende Richtliniensatz und ist ein hervorragendes Modell für Unternehmen mit anspruchsvoller Social-Media-Präsenz über mehrere Kanäle hinweg. Der Einzelhändler bietet Richtlinien für Kunden und Partner für Twitter, Facebook und Instagram.
Das Einzelhandelsunternehmen gibt an, dass kein Mitarbeiter außerhalb des Walmart-Social-Teams Kundenbeschwerden oder Fragen beantworten sollte, die an das Unternehmen gerichtet sind. Diese Art von Regel mag restriktiv erscheinen, aber für größere Unternehmen ist es oft am besten, auf Nummer sicher zu gehen.
Ziel
Ziel leistet auch hervorragende Arbeit bei der Aufschlüsselung ihrer Social-Media-Richtlinien auf eine klare und leicht verständliche Weise. Ihre Richtlinien beginnen mit einem Zweck, einer Definition von Social Media und der Anwendung der Richtlinien:
Ihre Richtlinien sind kurz gehalten, geben den Mitarbeitern jedoch konkrete Gebote und Verbote vor:
Sie enthalten Beispiele für mögliche Richtlinienverstöße und Best Practices bei der Nutzung sozialer Medien:
Der Einzelhändler fügt außerdem eine Zusammenfassung der Social-Media-Richtlinien in seine Ethikkodexmit umsetzbaren Schritten für bestimmte Szenarien und Kommunikationsformen:
Social-Media-Richtlinientools zur Mitarbeitervertretung
Soziale Medien sind ein mächtiges Werkzeug für Ihr Unternehmen, aber Sie müssen es sich zu Herzen nehmen, um von ihren Vorteilen zu profitieren. Eine Social-Media-Richtlinie gibt Mitarbeitern im gesamten Unternehmen Orientierung, wie Ihre Marke in sozialen Medien dargestellt werden soll.
Der Einsatz von sozialen Medien am Arbeitsplatz ist kontrollierbar – Sie müssen lediglich Zeit und Mühe in die Entwicklung einer funktionierenden Social-Media-Richtlinie investieren.
Übernehmen Sie die Kontrolle über die soziale Identität Ihrer Marke, indem Sie Ihren Mitarbeitern zeigen, dass sie unglaubliche Ergebnisse für Ihr Unternehmen erzielen können. Geben Sie ihnen die Tools, die sie benötigen, um die Marke und sich selbst optimal zu repräsentieren, indem Sie unsere Vorlage für Social-Media-Richtlinien herunterladen.
