Social Media Workflow: 5 Tipps für den Erfolg

Es gibt nichts Besseres als den „Aha!“-Moment, wenn Sie einen einfacheren Weg entdecken, Ihre Markenkonten zu verwalten. Selbst die kleinsten Änderungen an Ihrem Social-Media-Workflow können den Zeitaufwand für die Umsetzung einer Strategie erheblich verkürzen.

Das liegt daran, dass Social Media Management Agilität erfordert. Chancen können sich im Handumdrehen ergeben, aber es ist nicht einfach, sie zu nutzen, wenn man nicht über die richtigen Tools und Prozesse verfügt. Um in den sozialen Medien Gold zu schlagen, braucht man ein bisschen Glück und jede Menge Vorbereitung.

Sehen wir uns an, was möglich ist, wenn Sie Ihre Workflows für das Social-Media-Management optimieren. Sehen Sie sich einige allgemeine Tipps an, die wir gerne verwenden, und erfahren Sie, wie Sie mit den Tools von Zoho Social unsere Ratschläge noch weiter umsetzen können. Zoho Social bietet ausgefeilte, intuitive Tools, die Ihnen mehr Zeit für Ideenfindung und Umsetzung verschaffen. Daher geben wir Ihnen auch Tipps zur Entwicklung Ihrer Workflows innerhalb unserer Plattform. Tauchen Sie ein oder verwenden Sie das Inhaltsverzeichnis unten, um zu dem Abschnitt zu springen, der Sie am meisten interessiert.

Ein Social-Media-Workflow ist ein systematischer Prozess zur Verwaltung der sozialen Präsenz und Interaktionen einer Marke. Ein Standard-Workflow umfasst die Planung, Erstellung, Veröffentlichung, Förderung, Überwachung und Analyse von Social-Media-Inhalten sowie die Beantwortung von Fragen und Feedback in allen Netzwerken.

Diese Prozesse sind mehr als bloße Checklisten. Soziale Medien sind ein fließender Raum, in dem die einzige Konstante die Veränderung ist. Wertvolle Arbeitsabläufe basieren auf Anpassungsfähigkeit, um die konsistente und optimale Umsetzung einer Social-Media-Marketingstrategie sicherzustellen.

Die Verwendung eines effektiven Social-Media-Workflows bringt unzählige Vorteile mit sich, die Ihre Online-Präsenz von Grund auf verändern können. Social-Media-Teams gewinnen mehr Zeit, indem sie Aufgaben rationalisieren und Prozesse automatisieren, aber das ist nur die Spitze des Eisbergs.

Im Folgenden sind die wichtigsten Vorteile aufgeführt, die Unternehmen durch die Einführung eines skalierbaren und effizienteren Social-Media-Workflows erzielen:

• Mehr Zeit für Kreativität:Das Wechseln zwischen mehreren Profilen und Schnittstellen zur Erstellung und Planung nativer Inhalte kann den Großteil eines Arbeitstages in Anspruch nehmen. Kommen dann noch Besprechungen hinzu, ist die To-Do-Liste eines Tages schnell voll. Ein Social-Media-Workflow mit zentraler Profilverwaltung und Automatisierung gibt Zeit und Ressourcen für kreativere und wirkungsvollere Arbeit frei.
• Weitere Kontrollpunkte zur Qualitätskontrolle:Workflows für das Social-Media-Management ermöglichen eine bessere Qualitätskontrolle, insbesondere wenn sie durch KI-gestützte Technologie unterstützt werden. Diese Maßnahmen reduzieren nicht nur Fehler und Tippfehler – sie spielen eine entscheidende Rolle bei der Risikoprävention, Markensicherheit und Social-Media-Governance.
• Stärkere Rechenschaftspflicht und Zusammenarbeit:Durch die Zuweisung bestimmter Aufgaben und Fristen an bestimmte Teammitglieder sind sich alle ihrer Verantwortlichkeiten und Erwartungen bewusst und Doppelarbeit wird vermieden. Dies fördert eine stärkere Zusammenarbeit.
• Einfacheres Onboarding und Anpassungsfähigkeit:Ohne die richtigen Tools und die richtige Dokumentation kann die To-do-Liste eines durchschnittlichen Social-Media-Managers unüberschaubar werden. Und es ist nur eine Frage der Zeit, bis eine Netzwerkänderung all diese Mühen zunichte macht. Diese sich ständig ändernden, komplexen Prozesse machen die Skalierung und Schulung eines Teams zu einer Herausforderung, aber ein gut durchdachter Workflow sorgt für Einfachheit und macht Ihr Team zukunftssicher, da es sich leichter an schnelle Änderungen anpassen kann.
• Kampagnenergebnisse einfach verwalten: Mithilfe eines Social-Media-Workflows können Sie die Ergebnisse Ihrer Kampagnen einfacher messen, indem Sie Metriken und Analysetools in den Prozess integrieren. Er gewährleistet die Ausrichtung auf übergeordnete Ziele, indem er wichtige Metriken definiert und die Erfassung von Erkenntnissen für datengesteuerte Entscheidungen automatisiert.

Social-Media-Experten verwenden eine Vielzahl unterschiedlicher Workflows. Ein Standard-Social-Media-Workflow könnte beispielsweise die folgenden Schritte umfassen:

• Ideenfindung
• Inhaltserstellung und Produktion
• Texterstellung
• Inhaltsbearbeitung
• Genehmigung
• Terminplanung
• Förderung
• Gemeinschaftsbildung
• Analysieren
• Strategieentwicklung

Innerhalb dieses Standardprozesses sind noch weitere Workflows involviert. Ein Workflow für Social-Media-Inhalte könnte beispielsweise die Verwendung einer Vorlage, das Sammeln von Links, Bildern oder Videos und das anschließende Senden zur Genehmigung und Planung umfassen. Und ein Workflow für Social-Media-Manager umfasst auch eine Reihe von Routinen, wie z. B. die abteilungsübergreifende Abstimmung und die vierteljährliche Analyse von Daten zur weiteren Iteration der Strategie.

Indem Sie Verfahren befolgen, die auf die spezifischen Bedürfnisse Ihres Teams zugeschnitten sind, können Sie Ihre Prozesse vereinfachen und organisieren, um die Wirkung Ihrer Social-Media-Aktivitäten zu maximieren. Sehen wir uns einige Best Practices für die Erstellung eines Social-Media-Workflows an.

1. Rollen und Verantwortlichkeiten festlegen

Das Festlegen von Rollen und Verantwortlichkeiten ist der erste Schritt zur Schaffung eines produktiven Social-Media-Workflows. Umreißen Sie die Erwartungen an jede Person in Ihrem Team und besprechen Sie, wer im Workflow für was verantwortlich ist.

Dokumentieren Sie Ihren Prozess in einer Standardarbeitsanweisung (Standard Operating Procedure, SOP), damit jeder die erforderlichen Schritte und Richtlinien versteht. Durch das Erstellen einer SOP können Sie außerdem sicherstellen, dass Ihr Social-Media-Workflow einfach und leicht zu befolgen ist.

Erstellen Sie Richtlinien für die Zusammenarbeit mit den externen und internen Partnern, mit denen Ihr Team häufig zusammenarbeitet. Skizzieren Sie die Leistungen und Fristen für jede Person und verschiedene Szenarien für teamübergreifende Funktionen. Beispielsweise sollten Social-Media- und Kundenbetreuungsteams Protokolle für Interaktionen in sozialen Netzwerken und Fallmanagement erstellen.

2. Berücksichtigen Sie die Einhaltung gesetzlicher und regulatorischer Vorschriften

Branchen wie Finanzen, Gesundheitswesen, Regierung und Hochschulbildung sollten regulatorische Anforderungen berücksichtigen. Bei der Gestaltung Ihrer verschiedenen Arbeitsabläufe müssen Sie die Best Practices Ihrer Branche berücksichtigen. Beispielsweise müssen Social-Media-Teams im Gesundheitswesen die folgenden Richtlinien befolgen: Gesetz zur Portabilität und Rechenschaftspflicht von Krankenversicherungen (HIPAA).

Sie sollten auch die Governance basierend auf Ihrer Region berücksichtigen. Beispielsweise müssen Marken und Agenturen, die mit Kreativen und Influencern im Vereinigten Königreich zusammenarbeiten, offenlegen, wann Social-Media-Inhalte als Werbung verwendet werden, indem sie Labels wie Ad verwenden. Dies ist eine der Richtlinien, die von der Behörde für Werbestandardsdie britische Regulierungsbehörde für Medienwerbung.

Konsultieren Sie einen Rechtsberater, um sicherzustellen, dass Sie die Vorschriften Ihrer Branche sowie lokale und bundesstaatliche Gesetze einhalten.

3. Planen Sie im Voraus mit einem Inhaltskalender

Verwenden Sie einen zentralen Inhaltskalender, um Beiträge im Laufe des Monats zu planen, zu verfolgen und zu verwalten. Das kann eine einfache Tabelle sein, ein Kalendertool wie Notion oder Google Calendar, oder Sie können eine Social-Media-Management-Software wie Zoho Social verwenden.

Die Planung von Themen, Veröffentlichungsterminen und Genehmigungszeitplänen über einen Inhaltskalender trägt zur Qualitätssicherung und Branchenkonformität bei und spart zudem Zeit. Es unterstützt die strategische Planung und einen konsistenten Veröffentlichungsrhythmus, während gleichzeitig die Anpassungsfähigkeit erhalten bleibt.

Ein Kalender hilft auch bei der Organisation von Inhalten, insbesondere für Berichte. Sie können beispielsweise Tags verwenden, um Taxonomien zu erstellen und die verschiedenen Arten von Inhalten zu organisieren, die Ihr Team erstellt, um zu analysieren, welcher Beitrag bei Ihrem Publikum am besten ankommt.

Das Tagging in sozialen Medien bietet mehrere Vorteile, z. B. das Verfolgen von Engagement-Trends und das Erkennen der Auswirkungen bestimmter Kampagnen. Sie können es auch verwenden, um die Kundenreaktivität zu steigern, indem Sie häufige Fragen für Ihr Kundenbetreuungsteam identifizieren. Und mit Tagging in Zoho Social können Sie Kampagnen-UTMs und -Leistung verfolgen – alles innerhalb Ihres Inhaltskalenders. Aus diesem Grund empfehlen wir Social-Media-Teams, bei der Planung ihres vollständigen Inhaltskalenders eine Tagging-Strategie zu verwenden.

4. Künstliche Intelligenz und Automatisierung nutzen

Der Einsatz künstlicher Intelligenz (KI) und Automatisierung spart nicht nur Zeit und Aufwand, sondern diese Technologien können auch die Genauigkeit und Skalierbarkeit der Berichterstattung verbessern. Teams können sich wiederholende Aufgaben wie das Planen von Posts, das Beantworten von Kundenanfragen oder das Sammeln von Leistungsdaten automatisieren. Es gibt eine Vielzahl von Möglichkeiten, KI im Marketing einzusetzen, aber einige gängige Anwendungsfälle sind Social Media Listening, Stimmungsanalyse und Inhaltserstellung.

Beispielsweise könnte Ihr Social-Media-Team KI-Eingabeaufforderungen in einem generativen Tool wie ChatGPT verwenden, um personalisierte Inhalte basierend auf Käuferpersönlichkeiten zu entwickeln. In Zoho Social können Sie AI Assist verwenden, um Ideenentwürfe für Social-Media-Texte zu entwickeln. Durch den Einsatz von KI und Automatisierung haben Ihre Teams mehr Zeit, sich auf das zu konzentrieren, was sie am besten können: strategische Planung und kreative Initiativen.

5. Iterieren Sie Ihre Arbeitsabläufe nach Bedarf

Soziale Medien entwickeln sich ständig weiter, und das gilt auch für Ihre internen Prozesse. Bleiben Sie flexibel und passen Sie Ihre Arbeitsabläufe an, wenn Ihr Unternehmen wächst und Ihr Team mit den Veränderungen zurechtkommt. Wenn neue soziale Plattformen entstehen, sich bestehende Netzwerke weiterentwickeln und Ihr Team wächst, müssen Ihre Arbeitsabläufe aktualisiert werden.

Arten von Social-Media-Workflows in Zoho Social

Bei Zoho Social sind unsere Kunden unser Leitstern. Das hat zu einigen ziemlich coolen Funktionen geführt, die darauf ausgelegt sind, soziale Netzwerke in ein Unternehmen zu integrieren. Hier sind einige der beliebtesten Social-Media-Workflows, die unsere Kunden täglich nutzen:

Planungs- und Veröffentlichungsworkflow

Der alte Weg:Manuelles An- und Abmelden bei nativen Plattformen zum Veröffentlichen von Social-Media-Posts, wodurch die Sichtbarkeit zwischen Teams minimiert wird.

Der Zoho Social-Weg: Nutzen Sie KI und Automatisierung, um mithilfe eines zentralen Inhaltskalenders Beiträge über mehrere Kanäle gleichzeitig zu planen.

Die Workflows für Social-Media-Inhalte von Zoho Social sind flexibel und einfach zu verwenden. Das Tool zentralisiert einst unzusammenhängende Veröffentlichungs-Workflows an einem einzigen Ort und ist mit KI- und Automatisierungstools ausgestattet, die Echtzeiteinblicke in Optimierungsmöglichkeiten bieten.

In Zoho Social gibt es eine Menge, was Sie tun können. Hier sind jedoch einige unserer beliebtesten Verbesserungen des Social-Media-Workflows zum Veröffentlichen und Planen:

• Verwenden Optimale Sendezeiten von Zoho Socialum das Rätselraten beim Posten zum besten Zeitpunkt für Engagement und Impressionen zu beenden.
• Verwenden KI-Assistent um die Qualität Ihrer Inhalte mit vorgeschlagenen Text- und Tonänderungen zu verbessern, unterstützt von OpenAI.
• Sind Sie immer auf der Suche nach Inhalten von Drittanbietern, um Ihren sozialen Kalender zu erweitern? Die Zoho Social Google Chrome-Erweiterung nimmt das Fenster „Verfassen“ mit, während Sie nach relevanten Artikeln zum Teilen suchen. Dies ist besonders nützlich für Marken, die auf branchenspezifische Nachrichten angewiesen sind, um die Meinungsführerschaft zu stärken.
• Warten Sie auf Details, bevor Sie einen Beitrag verfassen und planen? Verwenden Sie Kalendernotizen um Ihr Team wissen zu lassen, dass Sie die Aufgabe auf dem Radar haben und auf die nächsten Schritte warten.

Workflow zur Inhaltsgenehmigung

Der alte Weg:Markieren Sie Stakeholder in einem freigegebenen Dokument oder einer Tabelle für Inhaltsüberprüfungen und verschieben Sie Dinge per E-Mail, wenn eine weitere Diskussion erforderlich ist.

Die Zoho Social-Methode:Ein In-App-Inhaltsgenehmigungsprozess, der je nach Bedarf, Abteilung oder Kunde angepasst werden kann – abhängig von Ihrer Unternehmensstruktur.

Der Genehmigungsworkflow von Zoho Social erleichtert die Freigabe von Inhalten für externe und interne Stakeholder.

Ich schätze, dass Zoho Social Workflow zur Nachrichtengenehmigung ist im Alleingang dafür verantwortlich, Millionen langer E-Mail-Threads und Anfragen nach gemeinsam genutzten Dokumenten zu verhindern. Dieses Tool schafft einen gemeinsamen Raum für Feedback, indem es Teams ermöglicht, mehrstufige Workflows für mehrere Benutzer zu erstellen, die den Anforderungen ihrer jeweiligen Organisation entsprechen.

So sieht es in Aktion aus, abhängig von Ihrer Rolle:

• Direktor für soziale Medien: Maßgeschneiderte Benachrichtigungseinstellungen helfen Ihnen dabei, Inhalte auf eine Weise zu überprüfen, die zu Ihrem Zeitplan passt. Wählen Sie zwischen stündlichen oder täglichen Benachrichtigungen zu Genehmigungsanfragen, damit Ihr Tag reibungslos verläuft.
• Spezialist für Rechtskonformität: Lassen Sie sich von Ihrem Social-Team einrichten mit Externer Genehmiger Zugriff, damit Sie vertrauliche Inhalte auf rechtliche Risiken überprüfen können.
• Account-Manager: Stärken Sie die Beziehungen zwischen Agentur und Kunde, indem Sie für jedes Ihrer Einzelkonten einen individuellen Genehmigungsworkflow einrichten.

Berichterstellungsworkflow

Der alte Weg: Sie haben Stunden damit verbracht, Kennzahlen aus nativen Analyselösungen abzurufen, sie in einer Tabelle zu interpretieren und manuell Datenvisualisierungen zu erstellen, um die Auswirkungen Ihres Teams auf das gesamte Unternehmen zu verdeutlichen.

Der Zoho Social-Weg: Präsentationsreife Berichte, die soziale Aktivitäten direkt mit Geschäftszielen verknüpfen. Die Social-Media-Automatisierungstools von Zoho Social machen mühsame Berichtsaufgaben schnell, indem sie Berichtsvorlagen mit benutzerfreundlichen Anpassungsoptionen kombinieren.

Von allen unseren Berichtsfunktionen Tagging hat das größte Potenzial, Ihre Arbeitsabläufe zu revolutionieren. Zoho Social Tags ermöglichen unseren Kunden, eingehende und ausgehende Nachrichten zu gruppieren, um flexiblere Berichte zu Inhalten, Kreativität und Kampagnen zu erstellen. Verwenden Sie Tags, um Datenerfassungsprozesse zu automatisieren, und verabschieden Sie sich von der Rosinenpickerei bestimmter Post-Level-Metriken für strategische Erkenntnisse.

Tagging steht allen Zoho Social-Kunden zur Verfügung. Für Benutzer des Advanced-Plans ist es jedoch eines von vielen automatisierten Berichterstellungstools, darunter:

• Automatisierte Regeln: Kennzeichnen Sie eingehende und ausgehende Nachrichten automatisch mit bestimmten Schlüsselwörtern oder Hashtags, um sicherzustellen, dass jeder Beitrag aufgezeichnet und gemeldet wird.
• Geplante Berichte: Planen Sie wöchentliche oder monatliche PDF-Berichte, um die Beteiligten über den Kampagnenfortschritt auf dem Laufenden zu halten.
• Meine Berichte: Erstellen Sie benutzerdefinierte Berichte mit den Kennzahlen, die für Ihre Führungskräfte am wichtigsten sind, mit Text-Widgets, die den nötigen Kontext liefern, um die Auswirkungen sozialer Medien zu erfassen.*
• Link-Sharing: Geben Sie in Echtzeit interaktive Berichtslinks frei, die alle erforderlichen Kontextinformationen und Datenvisualisierungen bereitstellen, um die Transparenz gegenüber externen Stakeholdern zu erhöhen. Unsere Social-Media-Metrik-Dashboards bieten Integrationen mit Tableau, sodass Teams Daten mit anderen Business Intelligence-Informationen verknüpfen können, um einen umfassenden Überblick über die Customer Journey zu erhalten.

*Diese Funktionen sind mit dem Zoho Social Premium Analytics-Add-on verfügbar.

Engagement-Workflow

Der alte Weg:Überprüfen Sie morgens als Erstes und zu Beginn jeder Arbeitszeit alle Ihre Social-Posteingänge, um Nachrichten zeitnah zu beantworten. Beantworten Sie Anfragen manuell und leiten Sie individuelle Nachrichten an Ihre Kundenbetreuungsteams weiter.

Der Zoho Social-Weg: Zentralisieren Sie eingehende Nachrichten in einem einzigen Stream und automatisieren Sie gleichzeitig den Nachrichtenpriorisierungsprozess, den Support außerhalb der Geschäftszeiten und die FAQ-Hilfe. Behalten Sie den Überblick über Ihren Posteingang und wenden Sie die richtigen Eskalationstaktiken an mit der Case Management-Lösung von Zoho Social.

Der Intelligenter Posteingang ist der Schlüssel zum Aufbau von Beziehungen in sozialen Netzwerken. Dieses Tool optimiert Ihren Social-Media-Workflow, indem es alle Ihre Markenkonten in sozialen Netzwerken vereint und eingehende Nachrichten an einem überschaubaren Ort überwacht. Von dort aus können Sie Antwortbedarfe priorisieren, Fälle zuweisen und mit Ihrem Team zusammenarbeiten, um eine kundenorientiertere Social-Media-Präsenz zu schaffen.

Marken, die ein hohes Volumen eingehender Nachrichten verwalten, können auch von den folgenden Zoho Social-Tools profitieren:

• Bot Builder (Erweiterter Plan):Verwenden Sie auf regelbasierter Logik basierende Social-Chatbots, um Kunden, die nachts und am Wochenende Support suchen, zu versichern, dass Sie in Kürze wieder online und bereit sind zu helfen.
• Fallmanagement:Stärken Sie Ihre Social-Customer-Care-Bemühungen durch automatische Fallzuweisungen aus Teamwarteschlangen basierend auf Agentenverfügbarkeit und -kapazität. Sie können Fälle auch basierend auf Schlüsselwörtern und Stimmungsänderungen an Teammitglieder weiterleiten.
• Integrationen:Zoho Social bietet Integrationen für das Social-Media-Management mit führenden CRMs wie Salesforce. Nutzen Sie diese Verbindungen, um wichtigen Kunden und potenziellen Kunden individuelleren Support zu bieten.
• Soziales Zuhören:Jeden Tag finden zahllose potenzielle Gespräche über Ihre Marke und Branche statt. Nutzen Sie KI-gestützte Tools wie Zoho Social Listening, um die Markteinblicke im Auge zu behalten, die Ihr Unternehmen voranbringen können.

Melden Sie sich für eine Demo an

Wir empfehlen die Verwendung einer Social-Media-Management-Software wie Zoho Social, um die besten Social-Media-Workflows für Ihr Unternehmen einzurichten. Wenn Sie jedoch nicht bereit sind, in ein robustes Tool zu investieren, finden Sie hier einen kurzen Überblick über drei Projektmanagement-Tools, mit denen Sie Ihren Social-Media-Workflow vereinfachen können:

Google Tabellen

Google Sheets ist ein Tabellenkalkulationstool, das Teams in ihrem gesamten Social-Media-Management-Workflow verwenden können. Verwenden Sie Google Sheets beispielsweise, um Inhaltskalender zu erstellen, Leistungsmetriken zu verfolgen und in Echtzeit mit Teammitgliedern zusammenzuarbeiten. Wir haben sogar eine Vorlage für einen Social-Media-Kalender erstellt, die Sie verwenden können. Mit dieser Vorlage können Sie anpassbare Kategorien wie Event-Werbung und Produkteinführungen erstellen und gleichzeitig sicherstellen, dass alle Inhalte auf einen bestimmten Key Performance Indicator (KPI) ausgerichtet sind.

Smartsheet

Smartsheet ist ein weiteres Tabellenkalkulationstool, das Sie in Ihrem gesamten Social-Media-Workflow verwenden können. Die Plattform ermöglicht Ihnen die Automatisierung von Workflows und Benachrichtigungen, um Ihre Kommunikation zu optimieren und eine nahtlose Zusammenarbeit zu gewährleisten. Sie bietet eine Vielzahl von Vorlagen für das Social-Media-Management.

Montag.com

Monday.com ist eine Projektmanagement-Software und ein weiteres Organisationstool für Ihren Social-Media-Workflow. Marketingteams können Monday.com für Inhaltskalender, Asset-Management, Inhaltserstellung und Kampagnenmanagement verwenden. Sie können eine Vorlage verwenden oder Ihr Projekt von Grund auf neu starten.

Automatisieren Sie Ihren Workflow mit Zoho Social

Soziale Medien sind schnelllebig und immer online. Hier finden markenbildende Gespräche statt und Verbraucherstimmungen werden geprägt. Wenn Sie mithalten wollen, brauchen Sie das richtige Toolkit.

Die zentralisierte Social-Management-Plattform von Zoho Social bietet leistungsstarke Daten, flexible Tools und eine benutzerfreundliche Benutzererfahrung, mit der Sie Social-Media-Daten optimal nutzen können. Erfahren Sie, wie Sie Ihre Prozesse vereinfachen und das volle Potenzial der Nutzung von Social-Media-Workflows auf einer einheitlichen Plattform ausschöpfen können, indem Sie sich noch heute für eine Zoho Social-Demo anmelden.