Managing Stakeholder Expectations: How to &038; Example 2024 Kurse Suche Profil Cloudwards Videokurse Neu
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- Führen Sie eine Stakeholderanalyse durch.
- Erstellen Sie ein Stakeholder-Register mit wichtigen Stakeholder-Informationen.
- Erstellen Sie eine Engagement-Strategie und teilen Sie sie mit Ihrem Team.
- Identifizieren Sie Projektrisiken und seien Sie bereit, diese zu kommunizieren.
- Halten Sie regelmäßige Drop-Ins für Feedback ab.
- Führen Sie Berichte aus und stellen Sie Stakeholdern Daten zur Verfügung.
- Fördern Sie eine offene Kommunikation.
- Seien Sie selbstbewusst und heben Sie Ihre Erwartungen an das Projekt hervor.
Fakten und Expertenanalysen zum Stakeholder-Erwartungsmanagement
- Zusammenarbeit mit Stakeholdern: Stakeholder sind dafür verantwortlich, ein Projekt zum Leben zu erwecken. Denken Sie daran und arbeiten Sie mit ihnen und nicht gegen sie, auch wenn sie anspruchsvolle Erwartungen stellen.
- Stellen Sie Statusaktualisierungen bereit: Wenn Sie Projektdaten offenlegen und die Kommunikation offen halten, vertrauen die Stakeholder Ihnen stärker und üben weniger Druck auf Sie aus, den Projektverlauf zu ändern.
- Nutzen Sie Ihre Werkzeuge: Nutzen Sie die besten Projektmanagement-Tools, um eine reibungslose Kommunikation zu fördern. Lösungen wie monday.com, ClickUp und Zoho Projects verfügen alle über Messaging-Funktionen, mit denen die Beteiligten auf dem Laufenden bleiben können.
Projektmanager müssen während eines Projekts viele Dinge gleichzeitig erledigen. Am schwierigsten ist es wahrscheinlich, die Erwartungen der Stakeholder zu erfüllen. Sowohl interne als auch externe Stakeholder möchten bestimmte Ergebnisse sehen und es ist Ihre Aufgabe, sicherzustellen, dass ihre Anforderungen realistisch bleiben. Wir erklären Ihnen, wie das geht.
In diesem Artikel geben wir Ihnen einige Tipps, mit denen Projektmanager die Anforderungen wichtiger Stakeholder erfüllen können. Sie reichen von der Unterstützung bei der Kommunikation bis hin zur Erstellung eines Stakeholder-Engagement-Plans. Wir zeigen Ihnen auch, wie Sie die beste Projektmanagement-Software nutzen können, um die Erwartungen der Stakeholder zu erfüllen.
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Bedeutung erklärt: Was sind die Erwartungen der Stakeholder?
Die Erwartungen der Stakeholder sind eine Reihe von Kriterien, die die Stakeholder während eines Projekts erfüllen möchten. Sie können sich auf mehrere wichtige Leistungsindikatoren beziehen, wie z. B. Aufgabenerledigung, Produktqualität und Projektausgaben. Wenn Finanzen nicht Ihre Stärke sind, können Sie in unserem Finanzleitfaden für Projektmanagement mehr darüber erfahren.
Manchmal können sich die Erwartungen der Stakeholder ohne Vorwarnung ändern. Vielleicht möchten sie, dass Sie ein Projekt früher als erwartet abschließen oder die Ausgaben reduzieren. Um erfolgreich zu sein, muss ein Projektmanager die Erwartungen steuern, insbesondere wenn diese neuen Anforderungen außerhalb des Möglichen liegen. Sie möchten vermeiden, dass der Umfang schrumpft.
Die Bedeutung des Stakeholder-Erwartungsmanagements
Wenn es nicht gelingt, die Erwartungen der Projektbeteiligten zu erfüllen, kann dies zu Blockaden im Projekt und zu Konflikten im Team führen. Die Beteiligten neigen dazu, sich aus der Ferne einzubringen und erkennen die Feinheiten der Verwaltung täglicher Aufgaben und der Erledigung der Arbeit nicht. Wenn Sie Software zur Unterstützung bei Aufgaben benötigen, sehen Sie sich unsere Übersicht der besten Aufgabenverwaltungssoftware an.
Mangelndes Verständnis seitens der Stakeholder kann dazu führen, dass ihre Forderungen den Projektablauf beeinträchtigen. Ihre Aufgabe als Projektmanager ist es, dafür zu sorgen, dass die Aufgaben in die richtige Richtung gehen und Forderungen in Frage zu stellen, um den Projekterfolg sicherzustellen. Wenn Sie mehr über die Rolle eines Projektmanagers erfahren möchten, lesen Sie unseren Leitfaden „Produktbesitzer vs. Projektmanager“.
So managen Sie die Erwartungen der Stakeholder: 8 Tipps
Nachfolgend geben wir Ihnen einige Tipps zum Umgang mit den Erwartungen der Stakeholder. Sie können diese Tipps auch an jedes Mitglied Ihres Projektteams weitergeben, falls es mit Stakeholdern kommunizieren muss.
1. Stakeholder identifizieren
Im Laufe des Projektzyklus treten verschiedene Stakeholder auf. Als Projektmanager ist es wichtig zu wissen, wer Teil der Stakeholdergruppe ist. Stellen Sie sich auf den Erfolg ein, indem Sie eine starke Projektcharta erstellen, in der die Namen und Kontaktdaten aller relevanten Stakeholder aufgeführt sind. Sie können auch RACI-Diagramme verwenden, um Stakeholder aufzulisten und zu verwalten.
RACI-Diagramme können verwendet werden, um wichtige Stakeholder zu identifizieren,
Kunden und andere wichtige Teammitglieder.
2. Erwartungen der Stakeholder verstehen
Wenn Sie sich die Zeit nehmen, die Bedürfnisse Ihrer Stakeholder zu verstehen, legen Sie damit den Grundstein für das Projekt. Während der Stakeholder-Analyse ist es sinnvoll, Fragen zu ihrer Vision des Endziels und zu möglichen Problemen zu stellen. Dies ist eine gute Gelegenheit, um festzustellen, ob sie unrealistische Erwartungen haben, und diese gegebenenfalls vor Projektbeginn zu hinterfragen.
3. Stakeholder definieren und gruppieren
Nachdem Sie die Stakeholder identifiziert und ihre Bedürfnisse kennengelernt haben, können Sie ihre Rollen definieren und sie in Gruppen einteilen. Bei der Durchführung Ihrer Analyse können Sie feststellen, wie einflussreich jeder Stakeholder ist und an welcher Stelle im Projektlebenszyklus seine Rolle zum Tragen kommt.
Stakeholder-Register können Ihnen helfen, Stakeholder zu verfolgen
und ihr Einfluss oder ihre Macht über ein Projekt.
4. Erstellen Sie eine Engagement-Strategie
Die Erstellung eines Engagementplans ist ein wesentlicher Bestandteil für die Gewährleistung eines erfolgreichen Projekts. Sie können darin festhalten, wie Sie mit verschiedenen Interessengruppen interagieren. Sie können beispielsweise ermitteln, wer die wichtigsten Entscheidungsträger sein werden, und die besten Zeitpunkte während des Projekts für die Kontaktaufnahme mit ihnen notieren. Dienste wie monday.com bieten Vorlagen zur Unterstützung bei der Entwicklung von Strategien. Erfahren Sie mehr in unserem monday.com-Test.
5. Setzen Sie realistische Erwartungen
Ein Projekt gehört Ihnen ebenso wie den Stakeholdern. Daher ist es wichtig, selbstbewusst aufzutreten und deutlich zu machen, was Sie und die Mitglieder des Projektteams leisten können. Heben Sie außerdem hervor, welche Erwartungen Sie während des gesamten Projekts haben und welche Art von Unterstützung Sie benötigen, um Ihrem Kunden die bestmögliche Arbeit zu liefern.
6. Fördern Sie eine offene Kommunikation
Legen Sie zu Beginn Ihres Projekts den Kommunikationsstandard fest. Seien Sie offen und verfügbar für alle Beteiligten und helfen Sie dabei, ihr Vertrauen in Sie aufzubauen. Wenn Sie dieses Maß an Vertrauen aufbauen, werden schwierige Gespräche einfacher. Sie werden sie auch eher erfolgreich beeinflussen können, falls Sie das Gefühl haben, dass ihre Projekterwartungen schwer zu erfüllen sein werden.
Sie können Echtzeit-Chat-Tools in Software wie verwenden
ClickUp, um die Kommunikation zu fördern.
7. Hosten Sie Drop-Ins
Um die Beziehungen zu verbessern, empfehlen wir, regelmäßig Drop-in-Sitzungen mit Ihren Stakeholdern abzuhalten. Nutzen Sie diese als Gelegenheit, um hervorzuheben, was gut funktioniert und mit welchen Problemen Sie konfrontiert sind. Es ist auch eine Chance, sich die Bedenken der Stakeholder anzuhören und Pläne zu entwickeln, um diese zu lösen und gleichzeitig die Erwartungen zu steuern.
8. Daten bereitstellen
Durch die Erstellung von Statusberichten können sich die Beteiligten ein Bild vom Zustand des Projekts machen. Sie können Daten zu Arbeitsbelastung, Zeit, Finanzen oder anderen Kennzahlen verwenden, um Änderungen anzufechten, von denen Sie glauben, dass sie dem Projekt schaden. ClickUp ist ein branchenführendes Tool zum Erstellen ansprechender Berichte, und Sie können externe Benutzer einladen, diese anzuzeigen. Erfahren Sie mehr in unserem ClickUp-Test.
Detaillierte Berichte erleichtern Ihren Stakeholdern den Überblick über den Projektfortschritt.
Verwalten der Stakeholder-Erwartungen: Beispielszenario
Nachfolgend sehen wir uns ein Beispiel aus der Praxis an, wann und wie Sie die Tipps verwenden können, die wir im vorherigen Abschnitt hervorgehoben haben.
Szenario: Start einer neuen Website
| Privatkunde | Erhalten Sie eine voll funktionsfähige Website ohne Überarbeitungen. | Kommunizieren Sie den Entwurfs- und Bauprozess und erklären Sie deutlich, dass einige Überarbeitungen erforderlich sein werden, um den bestmöglichen Zustand zu erreichen. |
| Finanzvorstand | Versuchen Sie, Ihr Budget einzuhalten. | Heben Sie alle Kosten anhand von Rohdaten hervor. Erklären Sie, wo die Kosten möglicherweise überschritten werden, und kommunizieren Sie die Vorteile der Ausgaben, z. B. die Einstellung eines erfahreneren Grafikdesigners oder ein Upgrade auf besseres Hosting und Cybersicherheit. |
| Aktionäre | Eine neue Website wird zu mehr Umsatz führen. | Versichern Sie den Aktionären, dass Ihr Ziel darin besteht, eine Website bereitzustellen, die zur Umsatzsteigerung beitragen kann. Machen Sie jedoch deutlich, dass die Website nicht der einzige treibende Faktor zur Umsatzsteigerung ist. |
Abschließende Gedanken
Wir hoffen, dass unser Leitfaden zum Verwalten von Stakeholder-Erwartungen hilfreich war. Sie können diesen Leitfaden verwenden, um Ihren eigenen Stakeholder-Managementplan zu erstellen, der Stakeholder-Register und RACI-Diagramme enthält. Sie sollten diesen Artikel mit einem Lesezeichen versehen und ihn zu Rate ziehen, wenn Sie während der Analyse auf einen herausfordernden Stakeholder stoßen oder Ihr Wissen auffrischen möchten.
Eine weitere gute Idee ist es, mit Ihrem Team zu kommunizieren, damit auch Ihr Team bei Fragen mit den Stakeholdern kommunizieren kann. Wenn Sie Zeit mit Ihrem Team verbringen, wird das ihr Selbstvertrauen stärken und ihnen klarmachen, dass Sie das Projekt nicht außer Kontrolle geraten lassen. So können sie sich auf die anstehende Aufgabe konzentrieren.
Fanden Sie diesen Leitfaden hilfreich? Was sind Ihre größten Herausforderungen beim Stakeholder-Management? Gibt es einen anderen Leitfadentyp, den wir für Sie erstellen sollen? Lassen Sie es uns in den Kommentaren wissen. Danke fürs Lesen.
FAQ: Projekt-Stakeholder-Management für Erwartungen
- Was sind die 4 Schritte zum Stakeholder-Management?
Die vier Kernschritte bestehen darin, Ihre Stakeholder zu identifizieren, Schlüsselpersonen im Entscheidungsprozess hervorzuheben, potenzielle Risiken zu identifizieren und einen Stakeholder-Engagementplan zu erstellen und zu verwenden.
- Was bedeutet das Management von Stakeholder-Erwartungen in Agile?
Das Management der Erwartungen eines Kunden in Agile unterscheidet sich nicht von anderen Formen des Projektmanagements. Sie müssen weiterhin offen, ehrlich und bestimmt kommunizieren, um sicherzustellen, dass Sie Erwartungen setzen, um Ihre Projekte bestmöglich abzuschließen.
- Wie bringen Sie die Erwartungen der Stakeholder in Einklang?
Erwartungen aufeinander abzustimmen ist schwierig. Um die besten Chancen zu haben, sollten Sie regelmäßige Drop-Ins abhalten, bei denen die Beteiligten ihre Erwartungen teilen und Sie einen realistischen Plan zur Erfüllung oder Herausforderung dieser Erwartungen entwickeln können.
Sagen Sie uns Bescheid, ob Ihnen der Beitrag gefallen hat. Nur so können wir uns verbessern.
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