Steigern Sie Ihr Geschäftswachstum durch intelligente Dokumentenverarbeitung

Da viele Unternehmen wichtige Geschäftsdaten in verschiedenen Dokumentenquellen speichern, suchen sie nach einer Lösung, um diese strategischen Erkenntnisse zu erschließen. Intelligent Document Processing (IDP) ist die Antwort auf diese Forderung.

Ihre Fähigkeit, eingehende Dokumente und E-Mails schnell zu verarbeiten, kann die strategische Ausrichtung Ihres Unternehmens erheblich beeinflussen. Wie? Wenn Sie nicht schnell genug auf Ihre Daten zugreifen können, kann dies bedeuten, dass Sie bahnbrechende Chancen verpassen oder sich nicht rechtzeitig an neue Umstände anpassen können. Stellen Sie sich vor, dies wäre der Hauptgrund, warum Sie hinterherhinken.

Aus diesem Grund wenden sich viele datengesteuerte Unternehmen an Intelligente Dokumentenverarbeitung (IDP). IDP kann relevante Daten sofort aus einer Vielzahl von Dokumentformaten extrahieren und sie für verschiedene Zwecke in Entscheidungs- oder Berichtssysteme integrieren, von Marketingerkenntnissen bis hin zu Buchhaltungsberichten.

Es könnte DIE Lösung sein, die Ihr Unternehmen auf ein neues Niveau bringt. Klingt das nach einem Wettbewerbsvorteil, den Sie sich nicht entgehen lassen dürfen? In diesem Artikel erfahren Sie, wie IDP Ihr Unternehmenswachstum durch die Automatisierung aller Dokumenten-Workflows vorantreiben kann.

Was ist Intelligent Document Processing (IDP)?

Intelligente Dokumentenverarbeitung (IDP) nutzt Technologien wie künstliche Intelligenz (KI), maschinelles Lernen und robotergestützte Prozessautomatisierung (RPA), um Daten aus Dokumenten unterschiedlicher Formate und Quellen zu erfassen, zu extrahieren und zu verarbeiten.

Dieser innovative Ansatz übertrifft herkömmliche Methoden der Dokumentenverarbeitung durch die strategische Integration mehrerer Technologien in verschiedenen Phasen des Prozesses:

Eine solche Kombination macht IDP zu einer der fortschrittlichsten Dokumentenlösungen für moderne Unternehmen. Aber was genau bietet IDP? Lassen Sie uns genauer untersuchen, was IDP bei Geschäftsinhabern so beliebt macht.

Was macht IDP für Unternehmen so attraktiv?

Es gibt viele Gründe, warum IDP für viele die erste Wahl ist. In diesem Abschnitt gehen wir auf einige der wichtigsten Vorteile ein, die sich auf Unternehmen auf fast jeder Ebene auswirken können.

Unübertroffene Kosteneffizienz

Durch die Automatisierung von Dokumentenaufgaben gewinnen Unternehmen Zeit und Ressourcen, um sich auf wichtigere strategische Initiativen zu konzentrieren. Stellen Sie sich ein typisches Szenario vor, in dem ein Sachbearbeiter einen ganzen Tag damit verbringt, 30 eingehende Rechnungen zu sortieren und Daten einzugeben, während er gleichzeitig versucht, andere Aufgaben zu erledigen. Und das gelingt ihm kaum, denn diese Menge an Rechnungen kann jeden erschöpfen.

Mit IDP können diese Rechnungen nahezu in Echtzeit zu Kosten von oft weniger als 0,50 € pro Dokument verarbeitet werden. Dies entspricht Gesamtkosten von nur 15 € im Vergleich zu einem Tageslohn. Stellen Sie sich vor, Sie könnten die eingesparte Zeit und das eingesparte Geld in Bereiche wie Marktforschung, Kundendienst oder Entwicklung neuer Produkte umverteilen.

Hohe Verarbeitungsgenauigkeit und -geschwindigkeit

IDP-Systeme sind darauf ausgelegt, Dokumente mit hoher Genauigkeit und Geschwindigkeit zu verarbeiten. Und wir sprechen hier nicht nur von Papierdokumenten, IDP kann verschiedene Formate wie PDF, TXT und mithilfe der E-Mail-Analyse sogar E-Mail-Korrespondenz verarbeiten.

Stellen Sie sich vor, Sie könnten die Bearbeitungszeit für jedes Dokument von 5 Minuten auf nur 1 bis 2 Sekunden reduzieren. Bedenken Sie die Auswirkungen bei 100 Dokumenten pro Woche: Was früher über 8 Stunden dauerte, kann jetzt in weniger als 35 Minuten abgeschlossen werden. Und das alles, während Sie Daten erhalten, auf die Sie sich jederzeit verlassen können.

Unbegrenzte Skalierbarkeit

Mit dem Wachstum eines Unternehmens wächst auch die Menge der zu verarbeitenden Dokumente und Daten. IDP-Systeme lassen sich problemlos skalieren, um steigende Mengen zu bewältigen, ohne dass die Personalressourcen entsprechend aufgestockt werden müssen. Dadurch wird sichergestellt, dass Ihre Dokumentenverarbeitungsfunktionen zukunftssicher sind, was IDP zu einer intelligenten Wahl für zukunftsorientierte Führungskräfte macht.

Wenn Sie in andere Märkte expandieren möchten und plötzlich Dokumente in verschiedenen Sprachen verarbeiten müssen, müssten Sie mindestens eine weitere Person für eine andere Sprache einstellen. Mit IDP müssen Sie sich darüber keine Gedanken machen. IDP kann Dokumente in mehreren Sprachen und Formaten bearbeiten, wenn diese von Land zu Land unterschiedlich sind. Eine Lösung für alle Ihre Dokumente.

Verbesserte Einhaltung von Vorschriften

IDP schützt vor Compliance-Risiken. Durch die präzise Datenverarbeitung reduziert IDP nicht nur die Wahrscheinlichkeit kostspieliger Fehler und Bußgelder, sondern stärkt auch den Ruf Ihres Unternehmens durch die Einhaltung hoher Compliance-Standards.

Selbst bei den gewissenhaftesten Mitarbeitern sind Fehler unvermeidlich – wichtige Details können übersehen oder Dokumente verlegt werden. Mit IDP eliminieren Sie das Risiko menschlicher Fehler und stellen sicher, dass alle Ihre Dokumentdaten genau aufgezeichnet werden und zugänglich bleiben.

Verbessertes Kundenerlebnis

Im Wettbewerb um die Herzen der Kunden zählt jede Sekunde. IDP beschleunigt die Dokumentenverarbeitung und damit die Servicebereitstellung. Stellen Sie sich die Wirkung vor, wenn Ihr Kundenserviceteam nahezu sofort mit den richtigen Daten reagieren könnte oder Ihre Kunden ihre Treueprämien Sekunden nach dem Einreichen einer Quittung erhalten könnten.

Wie IDP das Geschäftswachstum in verschiedenen Branchen fördert

Wir denken, dass es immer deutlicher wird, dass die Anwendungen von IDP nicht auf eine bestimmte Branche beschränkt sind. Unabhängig vom Unternehmen gibt es immer Finanzdokumente, Formulare, Anträge, E-Mails, PDFs … das ist alles Teil des Geschäfts. Kein Wunder, warum Der IDP-Markt wächst schneller als je zuvor.

Sehen wir uns einige Beispiele aus der Praxis an, die zeigen, wie Ihr Unternehmen mit „nur“ der Dokumentenautomatisierung in die Höhe schnellen kann:

1. Bank- und Finanzwesen: IDP kann die Bearbeitung von Kreditanträgen, Kontoeröffnungen und Kundenanfragen automatisieren und so die Bearbeitungszeit erheblich verkürzen. Keine manuellen Backoffice-Aufgaben und langen Wartezeiten mehr für Ihre Kunden.
2. Gesundheitspflege: Durch die Automatisierung der Verarbeitung von Patientenakten, Rezepten und Versicherungsansprüchen kann IDP die Archivierung und Datenführung automatisieren und gleichzeitig die Patientenversorgung durch die Möglichkeit verbessern, Patientendaten in Sekundenschnelle einzugeben oder darauf zuzugreifen.
3. Versicherung: Mit IDP können Ansprüche und Versicherungsanträge schneller bearbeitet werden. Darüber hinaus trägt es durch eine bessere Datenanalyse zur Reduzierung betrügerischer Ansprüche bei, was auf lange Sicht viel Geld spart und Ihnen einen Wettbewerbsvorteil verschafft, da Sie zu der Versicherungsgesellschaft mit den schnellsten Auszahlungszeiten werden.
4. Herstellung: In der Fertigung hilft IDP bei der Automatisierung der Lieferkettendokumentation, der Bestellungen und der Rechnungen, was die Effizienz der Lieferkettenabläufe verbessert und Engpässe reduziert.
5. Einzelhandel: Für Einzelhandelsunternehmen kann IDP die Bestandsverwaltung verbessern, die Auftragsabwicklung rationalisieren und das Einkaufserlebnis der Kunden durch die Automatisierung datenintensiver Aufgaben verbessern.
6. Marketing: Treueprogramme können erheblich von der automatisierten Verarbeitung von Rechnungen und Quittungen profitieren. Diese hilft dabei, den richtigen Artikel auf dem Dokument in Sekundenschnelle zu erkennen. So können Treuepunkte vergeben werden, sobald der Kunde seinen Kaufbeleg hochlädt.

Was all diese Anwendungsfälle vereint, ist, dass IDP all diese sich wiederholenden Dokumentenaufgaben übernimmt, die täglich Stunden in Anspruch nehmen können, und Ihnen so mehr Zeit gibt, um strategische Entscheidungen zu treffen, den Kundenservice zu verbessern oder Ihren Mitarbeitern interessantere Karrierewege zu ermöglichen. Wenn die routinemäßige Dokumentenverarbeitung aus dem Weg geräumt ist, kann jeder sinnvollere Arbeit verrichten.

Worauf Sie bei der Auswahl Ihrer IDP-Lösung achten sollten

Bei der Auswahl Ihrer IDP-Lösung müssen Sie einige Dinge berücksichtigen. Obwohl alle IDP-Systeme auf die Automatisierung der Dokumentenverarbeitung abzielen, können ihre Fähigkeiten erheblich variieren. Um die beste Lösung für Ihr Unternehmen zu finden, sollten Sie im Folgenden einige Schlüsselfaktoren sorgfältig prüfen.

Dokument- und Sprachenunterstützung

Bedenken Sie die Vielfalt der Dokumenttypen, mit denen Ihr Unternehmen regelmäßig zu tun hat. Eine ideale IDP-Lösung sollte in der Lage sein, alle Ihre Dokumente effektiv zu verarbeiten, von Ausweisdokumenten bis hin zu normalen Rechnungen.

Wenn Ihr Unternehmen weltweit tätig ist, muss die Lösung darüber hinaus mehrere Sprachen unterstützen, um alle von Ihnen bedienten geografischen Märkte abzudecken.

Genauigkeit und Leistung

Der Kern einer guten IDP-Lösung liegt in ihrer Genauigkeit und Leistung. Die Software sollte nicht nur Daten korrekt erfassen, sondern auch Dokumente schnell verarbeiten, um mit Ihren Geschäftsanforderungen Schritt zu halten. Bewerten Sie potenzielle Lösungen anhand ihrer Fehlerraten und Verarbeitungsgeschwindigkeiten, da diese Faktoren die Betriebseffizienz direkt beeinflussen.

Verarbeitungsfunktionen

Während grundlegende IDP-Funktionen wie Datenextraktion für manche Unternehmen ausreichen, sind Ihre Anforderungen möglicherweise komplexer. Wenn Sie erweiterte Funktionen wie Dokumentenkonvertierung, Betrugserkennung, Klassifizierung und Datenanonymisierung benötigen, suchen Sie nach Lösungen, die diese Funktionen bieten.

Unterstützte Integrationen

Ihr IDP-System sollte sich nahtlos in Ihre vorhandene IT-Infrastruktur integrieren lassen. Dazu gehört die Kompatibilität mit ERP-Systemen, CRM-Software und anderen wichtigen Tools zur Unternehmensverwaltung. Eine effektive Integrationsfähigkeit stellt sicher, dass die Daten reibungslos über alle Systeme hinweg fließen.

Grad der Flexibilität

Bei manchen Lösungen müssen Sie vor der Integration der Software alle Einstellungen vorkonfigurieren, sodass Sie nicht zwischen verschiedenen Dokumentenprozessen wechseln können. Auf der anderen Seite gibt es auch intelligente Dokumentenverarbeitungsplattformen die es Ihnen ermöglichen, mehrere Dokument-Workflows gleichzeitig innerhalb einer intuitiven Benutzeroberfläche zu automatisieren.

Überlegen Sie, ob Sie eine unternehmensweite Lösung oder eine Lösung für einen bestimmten Dokumentenprozess benötigen. Keine von beiden ist besser oder schlechter, solange sie Ihren Geschäftszielen entspricht!

Datenschutz und Sicherheit

Sicherheit ist beim Umgang mit Geschäftsdokumenten von größter Bedeutung. Stellen Sie sicher, dass jede von Ihnen in Betracht gezogene IDP-Lösung über robuste Sicherheitsprotokolle verfügt, einschließlich Datenverschlüsselung und sicheren Zugriffsmechanismen, um vor Datenlecks und unbefugtem Zugriff zu schützen. Regelmäßige Sicherheitsüberprüfungen und die Einhaltung branchenüblicher Datensicherheitspraktiken sollten selbstverständlich sein.

Einhaltung gesetzlicher Vorschriften

Prüfen Sie, ob Ihre mögliche Lösung internationalen Datenschutzstandards wie der DSGVO, HIPAA oder anderen für Ihre Branche und Ihren Standort relevanten Vorschriften entspricht. Die Einhaltung dieser Vorschriften schützt Ihr Unternehmen nicht nur vor rechtlichen Konsequenzen, sondern trägt auch dazu bei, das Vertrauen der Kunden zu erhalten, indem ihre persönlichen Daten geschützt werden.

Mit dem richtigen System sind Sie auf dem besten Weg, Ihre Dokumentenprozesse umzugestalten und in kürzester Zeit alle Daten zu erhalten, die Sie für Ihre Entscheidungsfindung benötigen. Wägen Sie alle Vor- und Nachteile ab und wählen Sie das Beste für Ihr Unternehmen!

Wichtigste Erkenntnis

Intelligente Dokumentenverarbeitung ist nicht nur ein technologisches Upgrade; es ist eine Lösung, die die Arbeitsweise Ihres Unternehmens neu definieren und das Wachstum vorantreiben kann. Unabhängig von Ihrer Branche können Sie durch die Automatisierung dokumentenzentrierter Prozesse eine höhere Produktivität, verbesserte Genauigkeit und verbesserte Compliance erreichen. Wenn Sie bei der digitalen Transformation zu den Top-Playern gehören möchten, ist die Einführung von IDP unverzichtbar!