Der folgende Artikel hilft Ihnen dabei: Tipps zum Reiserisikomanagement, um Geschäftsreisenden den Einstieg zu erleichtern
Wenn Unternehmen wachsen, werden Reisen tendenziell immer wichtiger. Allerdings sind Geschäftsreisen mit Risiken verbunden, und ein bestmögliches Management der Reiserisiken ist unerlässlich. Viele Unternehmen haben im Zuge des Geschäftswachstums einen Reiserisikomanagementplan entwickelt. Wenn Sie die Sicherheit reisender Mitarbeiter gewährleisten und gleichzeitig Ihr Unternehmen schützen möchten, ist das Reiserisikomanagement von entscheidender Bedeutung.
Was ist Risikomanagement bei Geschäftsreisen?
Das Risikomanagement bei Geschäftsreisen kann viele verschiedene Elemente umfassen. Ziel des Risikomanagements ist es, die Auswirkungen unvorhergesehener Ereignisse so weit wie möglich zu minimieren und Geschäftsreisende durch einen gut konzipierten Kommunikationsplan unter Wahrung der Fürsorgepflicht zu schützen.
Für eine internationale Organisation, bei der Reisen ins Ausland erforderlich sind, stellen diese Maßnahmen sicher, dass potenzielle Reiserisiken geplant sind, und es gibt einen strukturierten Ansatz für die Sicherheit der Mitarbeiter und die Widerstandsfähigkeit der Organisation.
Beispiele für Gefahren auf Reisen könnten sein:
- Bürgerunruhen
- Politische Instabilität
- Unwetter
- Terroranschlag
- Krankheitsausbrüche
- Wichtige Vorfälle in Bezug auf die Sicherheit
- Plötzliche Reisewarnungen
- Gesundheitsvorfall der Mitarbeiter
- Kriminalitätsvorfälle
- Alle anderen potenziellen Bedrohungen und Risiken
Zusätzliche Faktoren, die bei Reiserisiken zu berücksichtigen sind
Wenn es um das Risikomanagement und die Durchführung von Risikobewertungen geht, ist die Identifizierung der Art des Risikos nur ein Aspekt der Geschäftskontinuität und der Mitarbeitersicherheit. Besteht ein häufig reisebedingtes Risiko, beispielsweise bei Geschäftsreisen in Hochrisikoländer, müssen Unternehmen interne Ressourcen für die Gewährleistung der Mitarbeitersicherheit bereitstellen.
Als Ausgangspunkt sollten Unternehmen zusätzliche Sicherheitsmaßnahmen wie medizinische Evakuierung, politische Risiken und Reiseversicherung in Betracht ziehen. Möglicherweise müssen Sie jedoch auch darüber nachdenken, Ihre Mitarbeiter im Umgang mit einem medizinischen Notfall zu schulen und eine Notfallreaktionsschulung durchzuführen. Darüber hinaus müssen Sie möglicherweise weitere Reisesicherheitsmaßnahmen einbeziehen, z. B. einen Notfallkommunikationsprozess und Notfallkontaktinformationen basierend auf dem Standort der Reisenden.
Was sollte ein Reiserisikomanagementprogramm enthalten?
Ein umfassendes Reiserisikomanagementprogramm hat zwei Ziele: Mitarbeiter nach Möglichkeit vor hohen Risiken zu schützen und die Geschäftskontinuität sicherzustellen. Es gibt viele Ressourcen, die bei der Gestaltung einer Reiserisikobewertung und eines Programms helfen. Wir werden uns einige der Kernfunktionen ansehen, die eine Risikobewertung von Geschäftsreisen umfassen sollte und die das Programm haben sollte:
- Erstellen Sie klare Geschäftsreiserichtlinien für Mitarbeiter: Der erste Schritt besteht darin, klare Richtlinien für internationale Reisen zu erstellen, an die sich die Mitarbeiter halten müssen. Dazu gehört die Darstellung potenzieller Risiken, wichtiger Sicherheitsinformationen und der Situation, wie man sich am Reiseziel am Reiseziel schützen kann.
- Echtzeit-Informationsquellen: Notfallsituationen sind nie eindeutig und Reisepläne können sich im Handumdrehen ändern. Stellen Sie sicher, dass Prozesse zur Reisekontrolle und Reisegenehmigung Bedrohungsinformationen und andere Echtzeit-Informationsquellen berücksichtigen, um aktuelle Reisehinweise zu erhalten.
- Klare Kommunikation: Wenn sich die Situation ändert, müssen die Mitarbeiter vor der Reise mit so vielen Informationen wie möglich ausgestattet sein, um sich selbst und das Unternehmen zu schützen. Erläutern Sie die Sorgfaltspflicht des Unternehmens, die geltenden Sicherheitsmaßnahmen und wie Sie andere Mitglieder der Organisation kontaktieren können, falls Reisende während der Reise in Notfälle geraten.
- Offizieller Hinweis: Fügen Sie alle Ratschläge der Regierung hinzu, z. B. Reisewarnungen und Ressourcen, die Reisende konsultieren können. Sie können auch Ressourcen wie die Global Business Travel Association nutzen, um eine ganzheitliche Richtlinie zu entwickeln.
3 Tipps zum Reiserisikomanagement, die Risiken mindern
Beim Risikomanagement geht es um den Schutz des Unternehmens und des Mitarbeiters, und es kann schwierig sein, beides vollständig in Einklang zu bringen. Wir gehen einige wichtige Tipps durch, die Sie bei der Gestaltung eines Programms für eine Geschäftsreise berücksichtigen sollten.
1. Erstellen oder konfigurieren Sie Ihr Reisemanagementprogramm neu
Berücksichtigen Sie Ihre Organisationsstruktur und deren Zusammenhang mit dem Risikomanagement. Gestalten Sie es für die Mitarbeiter so einfach und unkompliziert wie möglich, wenn sie eine Geschäftsreise antreten. Ihr Reisemanagementprogramm muss Risiken von der Planung vor der Reise und dem Reiseziel bis zur Rückkehr der Unternehmensmitarbeiter in die Heimat berücksichtigen. Eine umfassende Richtlinie stellt sicher, dass das Unternehmen vor unvorhergesehenen Ereignissen geschützt ist, einschließlich Mitarbeitersicherheit, Datenaufbewahrung und Sicherheitsmaßnahmen.
Sie können ausgewiesene Reisemanager ernennen, die für die Sicherheit und das Wohlbefinden der Mitarbeiter sowie für den Umgang mit Reiserisiken verantwortlich sind, die während der Mitarbeiterreisen entstehen. Stellen Sie außerdem sicher, dass die Mitarbeiter während der Reise Zugriff auf eine umfassende Krankenversicherung und Ressourcen haben, die ihnen helfen, die sich ständig ändernden Situationen im Notfall zu überwachen. Sie können auch zusätzliche Informationen dazu bereitstellen, wie Sie mit Firmengeräten und -ausrüstung reisen und welche Datenbedenken berücksichtigt werden müssen.
2. Entwickeln Sie Ihre Strategie für das Reiserisikomanagement
Ihre Strategie wird weitgehend davon abhängen, welche Ziele die Mitarbeiter ansteuern und welche Änderungen in naher Zukunft eintreten. Zu den wichtigsten Punkten, die es zu berücksichtigen gilt, gehören jedoch Informationssicherheit, betriebliche Belastbarkeit und Mitarbeiterschutz. Darüber hinaus müssen der Schutz der Mitarbeiter und die Funktionsweise des Unternehmens bei erheblichen Bedrohungen und Risiken berücksichtigt werden.
Ein Risikobewertungsrahmen, bevor Reisende ihre Reise antreten, ermöglicht es Unternehmen, Richtlinien für das Reiserisikomanagement einfacher durchzusetzen. Erwägen Sie die Verwendung umfassenderer Branchenstandards für Geschäftsreisen wie z ISO 31030:2021 – Reiserisikomanagement – Leitfaden für Organisationen um Ihre Strategie zu entwerfen.
3. Nutzen Sie digitale Technologie, um Ihren Risikomanagementplan effektiver zu gestalten
Glücklicherweise stehen bei so viel Technologie mehr Ressourcen denn je zur Verfügung, wenn es um die Risikominderung geht. Innerhalb der Rolle des Reisemanagers sollten auf jeden Fall Prozesse vorhanden sein, in denen Mitarbeiter regelmäßig mit größeren Teams einchecken und GPS-Datenzugriff auf Arbeitsgeräten bereitstellen, um sicherzustellen, dass sie im Notfall leicht gefunden werden können. Abhängig von der Anzahl der reisenden Mitarbeiter können auch Maßnahmen zur Meldung von Vorfällen und Echtzeitaktualisierungen vorhanden sein.
Orte, an denen Mitarbeiter in Notfällen Hilfe erhalten können
Im Rahmen des Reiserisikomanagements sollten sich die Mitarbeiter der Notfallressourcen bewusst sein, an die sie sich im Rahmen der Sorgfaltspflichtstrategie des Unternehmens wenden und Reiserisiken verwalten können.
Wenn Mitarbeiter medizinische Versorgung benötigen oder es zu Naturkatastrophen kommt, sollten sie sich als ersten Schritt an die örtlichen Botschaften und/oder Behörden wenden, um Hilfe zu erhalten. Sie sollten auch auf lokale und nationale Organisationen aufmerksam gemacht werden, die ihnen helfen können, sowie auf alle Unternehmensressourcen, die das Unternehmen im Notfall möglicherweise bereitstellen kann.
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