Hinweis: Der folgende Artikel hilft Ihnen weiter: Über 10 Expertentipps zur Verbesserung der Projektmanagementeffizienz (+kostenloses Tool im Lieferumfang enthalten)
Als Projektmanager können Sie mit Ihren Fähigkeiten und Ihrer Effizienz noch weiter gehen. Es gibt keine Begrenzung. Daher ist es ein kluger Schritt, eine Reihe von Prozessen einzuführen, die die Effizienz Ihres Projektmanagements kontinuierlich steigern können. Wenn Sie sie befolgen, regelmäßig üben und sich weiterentwickeln, können Sie sich mit der Zeit sicherlich erheblich verbessern.
In modernen Unternehmen werden Projektmanager intelligenter und erweitern ihre Fähigkeiten durch Automatisierung. Es ist also auch ein integraler Bestandteil des Prozesses, über den wir sprechen. Durch die Einsparung von Geld, Zeit und Mühe haben Sie mehr Raum für Innovationenund die Automatisierung würde Ihnen das so einfach ermöglichen.
Im folgenden Blog gehen wir auf das Ganze ein und zeigen Ihnen, wie Sie mit smartem Aufgabenmanagement und einem strategischen Prozess Ihre Effizienz als Projektmanager steigern können. Weiter lesen.
Warum müssen Sie im Projektmanagement effizienter sein?
Effizienz im Projektmanagement ist eine Qualität, die Sie schrittweise erreichen können. Etwas, das Sie zu einem dynamischen Projektmanager macht, der die verfügbaren Ressourcen und Zeiten genau einschätzen, Probleme lösen und ein Projekt zum Erfolg führen kann.
Lassen Sie uns herausfinden, warum Sie die Effizienz Ihres Projektmanagements verbessern müssen:
- Zeit ist Geld: Zeit ist eine kostbare Ressource und in der Geschäftswelt wie Gold. Effizienz bedeutet, dass Sie in kürzerer Zeit mehr erledigen können. Stellen Sie sich vor, Aufgaben schneller zu erledigen und gleichzeitig die Qualität beizubehalten – so bleibt Ihnen mehr Zeit, sich mit anderen wichtigen Aspekten Ihres Projekts zu befassen oder sich sogar zu entspannen.
- Ressourcenoptimierung: Wenn Sie effizient sind, optimieren Sie Ihre Ressourcen – das sind Ihre Mitarbeiter, Ihr Geld und Ihre Werkzeuge. Indem Sie unnötige Verzögerungen und Engpässe vermeiden, stellen Sie sicher, dass alle und alles effektiv genutzt werden, und vermeiden Verschwendung.
- Gleichbleibende Qualität: Effizienz geht oft mit einem gut organisierten Prozess einher. Wenn Sie einen optimierten Ansatz verfolgen, ist es wahrscheinlicher, dass Sie während des gesamten Projekts ein gleichbleibendes Qualitätsniveau aufrechterhalten. Keine Hektik in letzter Minute oder ungeplante Aufgaben mehr!
- Zufriedene Stakeholder: Ob Ihre Kunden, Teammitglieder oder Vorgesetzten: Jeder liebt ein Projekt, das auf dem richtigen Weg ist und Ergebnisse liefert. Effizienz im Projektmanagement führt zu zufriedeneren Stakeholdern, weil Sie Fristen einhalten, halten, was Sie versprochen haben, und alle auf dem Laufenden halten.
- Raum für Innovation: Wenn Sie in Ineffizienzen stecken bleiben, gibt es wenig Raum für Innovation und Verbesserung. Effizienz eröffnet Raum für Brainstorming, das Testen neuer Ideen und die Umsetzung von Änderungen, die Ihr Projekt auf die nächste Stufe bringen können.
- Einsparmaßnahmen: Denken Sie darüber nach – weniger Zeitverschwendung bedeutet weniger Geldverschwendung. Effizientes Projektmanagement kann zu Kosteneinsparungen führen, indem es unnötige Ausgaben vermeidet, Nacharbeiten vermeidet und sicherstellt, dass Ressourcen sinnvoll genutzt werden.
Bei einem effizienten Projektmanagement geht es darum, Ihre Ressourcen zu optimieren, qualitativ hochwertige Ergebnisse zu liefern und jede Minute, die Sie für ein Projekt aufwenden, optimal zu nutzen. Sind Sie bereit, Ihr Projektmanagementspiel auf ein neues Niveau zu heben?
Exzellent! Lassen Sie uns nun in die Expertentipps eintauchen, um die Effizienz Ihres Projektmanagements zu verbessern!
11 bewährte Schritte zur Verbesserung Ihrer Projektmanagementeffizienz
Die Liste der Effizienzmaßnahmen ist endlos. Sie können auf eine neue Art und Weise innovieren, vielleicht jede Woche. Aber entscheidend ist, welche die besten sind und der Experte das Gefühl hat, dass sie wirklich funktionieren.
Nachfolgend haben wir eine Handvoll bewährter Best Practices zusammengestellt, mit denen Sie Ihre Projektmanagementfähigkeiten dennoch verbessern können. Schau sie dir an –
- Konzentrieren Sie sich auf die Planung
- Erstellen Sie eine Wissensdatenbank
- Richten Sie einen simultanen Kommunikationsprozess ein
- Projektzeit verwalten und budgetieren
- Risikomanagementstrategie
- Machen Sie alle Projektdaten zugänglich
- Den Prozess verfolgen
- Belohnen Sie das leistungsstarke Teammitglied
- Richten Sie die richtigen Werkzeuge aus
- Offen für Feedback und Vorschläge
- Geben Sie sich niemals zufrieden und führen Sie kontinuierliche Verbesserungen durch
Lassen Sie uns dies im Detail untersuchen und herausfinden, wie diese Methoden Projektmanagern dabei helfen können, ihre Ziele zu steigern Effizienz des Projektmanagements–
1. Konzentrieren Sie sich auf die Planung
Die Planung ist die Säule aller Ihrer Projektmanagementaktivitäten. Wenn Sie einen guten Plan und einen Backup-Plan haben, können Sie das Spiel sicher spielen. Außerdem ist es der erste Schritt, um sicherzustellen, dass Sie einem ernsthaften Geschäft gewachsen sind.
Um es einfach auszudrücken: Sie müssen Folgendes tun, um einen umsetzbaren Plan zu erstellen:
- Definieren Sie den Umfang Ihrer Projekte
- Erstellen Sie eine Struktur für die Arbeitsaufteilung
- Definieren und ordnen Sie die Projektaktivitäten
- Schätzen Sie Budget, Dauer und andere Ressourcen sinnvoll ein
- Halten Sie einen Notfallplan bereit
Alle oben genannten Aufgaben würden Ihre Projekte nur rationalisieren. Wenn Ihr Skelett stark ist, muss der Körper eine schöne Form annehmen.
2. Erstellen Sie eine Wissensdatenbank
Der Aufbau einer Wissensdatenbank ist für Ihre Projekte unerlässlich. Wann immer Sie Informationen benötigen, kann Ihnen eine Wissensdatenbank weiterhelfen. Ein häufiges Szenario wäre daher folgendes: Angenommen, jemand muss die Verkaufszahlen des letzten Quartals kennen. Du sagst ihm Bescheid. Dann kommt eine andere Person und fragt nach den gleichen Informationen. Würde es Ihnen nichts ausmachen, noch einmal zu antworten?
Eine Wissensdatenbank ist für den gegenseitigen Austausch und den gleichzeitigen Datenfluss im gesamten Unternehmen erforderlich. Dies wird nicht nur der Person in Ihren Projekten helfen, sondern auch Außenstehenden und Kunden.
3. Richten Sie einen simultanen Kommunikationsprozess ein
Ohne eine stabile Kommunikation zwischen den Beteiligten ist Ihr Projekt gefährdet. Jeder, der an Ihrem Projekt beteiligt ist, muss sicherstellen, dass er auf dem gleichen Stand ist und für das gleiche Ziel arbeitet. Viele Projekte scheitern jedoch daran, dass dies nicht der Fall ist. Offensichtlich sind „Kommunikationsstörungen“ die Ursache 57 % von Projektfehlschlägen.
Wie kann man einen Kommunikationsprozess etablieren, der hängen bleibt? Der erste Schritt besteht darin, ein Format oder eine Tafel auszuwählen, in der alle Informationen aufbewahrt und regelmäßig aktualisiert werden sollen.
In der nächsten Phase wird ein Kommunikationsziel festgelegt. Das bedeutet, dass Sie einen weiteren Plan darüber erstellen müssen, was Sie durch Ihren Kommunikationsprozess mit den Stakeholdern des Projekts erreichen möchten. Nachdem Sie Ihr Kommunikationsformat und -ziel festgelegt haben, ist es an der Zeit, Ihre Stakeholder zu identifizieren und eine Methode auszuwählen, der Sie folgen möchten.
4. Projektzeit verwalten und budgetieren
Abgesehen von der Zeit und dem Geld, die Sie aufgewendet haben, kann eine Projektverzögerung Sie das Kostbarste kosten – Ihre Kunden. Daher ist die richtige Budgetierung und das Zeitmanagement ein großes Problem, das Sie lösen müssen. Wenn Sie also mit der Verwaltung eines Projekts beginnen, müssen Sie die folgende Checkliste markieren:
- Eine gute Einschätzung der von Ihnen investierten Ressourcen,
- Die Menschen, die Sie als Komplizen auswählen
- Teilen Sie das Projekt in kleine Teile auf und weisen Sie die richtigen Leute am richtigen Ort zu
- Legen Sie eine geschätzte Zeit für die Erledigung jeder Aufgabe fest
Die Budgetierung ist eine schwere Belastung. Was Sie also effizienter macht, ist die Auswahl der für Ihr Unternehmen am besten geeigneten Methode.
5. Risikomanagementstrategie
Als Projektmanager sind Risiken offensichtlich. Letztendlich sollten Sie ein guter Risikomanager werden, um Ihr Projekt erfolgreich zu machen. Eine Risikomanagementstrategie ist ein ziemlich kluges Arsenal, um jede drohende Situation zu bekämpfen. Moderne Vermarkter denken immer über positive und negative Risikomanagementstrategien nach, wenn sie in Schwierigkeiten geraten.
Es gibt drei Arten von Strategien, mit denen Experten Risikomanagementprobleme lösen können. Dabei handelt es sich um positive, negative und kontingente Risikoreaktionen.
Wenn Sie sich beispielsweise für eine positive Bewertung entscheiden, gibt es beim Risikomanagement vier Schritte. Ausnutzen, teilen, verbessern und akzeptieren. Ausbeutung bedeutet absichtliche Risiken, um Möglichkeiten zu eröffnen. Manchmal suchen kluge Projektmanager Partner und teilen das Risiko, um eine Chance zu verwirklichen.
Bei besonderen Anlässen erfolgt die kontingentierte Reaktion. Manchmal liefert Ihre Schätzung möglicherweise nicht die genauen Ergebnisse und bringt Sie an den Rand des Scheiterns. Dann hilft Ihnen eine Notfall-Risikomanagementreaktion, aus der Not herauszukommen.
6. Machen Sie alle Projektdaten zugänglich
Wir haben bereits die Bedeutung einer Wissensdatenbank erwähnt. Ein erfolgreich laufendes Projekt erfordert jedoch ein Höchstmaß an Zugänglichkeit bei den Projektbeteiligten.
Ein laufendes Projekt erzeugt viele Datensätze und Dokumente. Wann immer jemand etwas braucht, muss er/sie die Möglichkeit haben, es problemlos und problemlos zu besorgen. Es ist auch ein integraler Bestandteil des Gesamtbildes des Kommunikationsprozesses. Darüber hinaus sollte dokumentiert werden, was Sie tun. In einer zugänglichen Datenbank müssen alle Ihre Projektdaten gespeichert und nachvollziehbar sein.
7. Den Prozess verfolgen
Durch das Tracking erhalten Sie ein Gesamtbild des Projekts. Einige der wichtigsten sind:
- Wie viel Sie eine Aufgabe erledigt haben,
- Was ist die Verbesserung,
- Wie viele Ligen müssen Sie besuchen?
- Welche Maßnahmen können Ihren Prozess weiter verbessern?
Als intelligenter Projektmanager besteht Ihre Aufgabe darin, den besten Weg zu finden, Ihre Projektmanagementaufgaben effizient zu verfolgen. In diesem Fall bringt eine Projektmanagement-Software oder ein automatisierter Task-Manager große Vorteile mit sich.
8. Belohnen Sie das leistungsstarke Teammitglied
Nicht, dass alle Ihre Teammitglieder gleich sind. Sie haben unterschiedliche Rollen, Domänen, Verantwortungsbewusstsein und Fähigkeiten. Abgesehen von diesen vorgegebenen Eigenschaften reagieren Menschen bei der Arbeit an einem Projekt unterschiedlich.
Man kann nicht erwarten, dass alle die gleiche Leistung erbringen. Daher müssen Sie sie zusammenstellen, um Ihre Erfolgsquote zu erhöhen. Was könnte in solchen Fällen der beste Weg sein, ihre innere Kraft zu stärken, enger und effektiver zusammenzuarbeiten?
Die Anerkennung der Mitarbeiter ist von entscheidender Bedeutung 37 % der Angestellten. Teams, die zu den besten 20 % des Engagements zählen, verzeichnen 59 % weniger Ballverluste. Ungefähr 34 % der US-amerikanischen Arbeitnehmer fühlen sich engagiert.
Einer der bewährten Tipps lautet: Belohnen Sie Menschen, die bessere Leistungen erbringen. Es ist eine jahrhundertealte Tradition, andere dazu zu inspirieren, im gleichen Tempo aufzutreten oder ihnen zu helfen, dies auf natürliche Weise und nicht mit Gewalt zu tun.
9. Richten Sie die richtigen Werkzeuge aus
Nun, das ist der schwierige Teil. Automatisierung ist etwas, woran die meisten modernen Projektmanager glauben wollen. Aber wie viele von ihnen tun das wirklich? Laut Mckinsey verfügen 31 % der Unternehmen über mindestens eine vollautomatische Funktion.
Laut Farc Research „brauchen Fachleute durchschnittlich 18 Minuten, um ein Dokument manuell zu finden – 20 bis 40 % ihrer Zeit – und verbringen 50 % ihrer Zeit mit der Suche nach Informationen.“
Das bedeutet, dass Sie durch die Einführung der Automatisierung Aufwand und Zeit sparen können und Ihnen mehr Zeit geben, sich auf andere Dinge zu konzentrieren, um die Effizienz Ihres Projektmanagements zu steigern.
Daher ist der Bedarf an einem Automatisierungstool für die Erweiterung Ihres Geschäftsprozesses unumgänglich. Aber welches sollten Sie wählen und wie kann das richtige Werkzeug Ihr Spiel verbessern? Das zeigen wir Ihnen.
10. Offen für Feedback und Vorschläge
Ein guter Projektmanager ist immer offen für die Meinung seiner Schüler. Zumindest ist es nichts Schlimmes, Gleichgesinnten zuzuhören und Gedanken und Vorschläge auszutauschen, oder?
Wie schlimm ist die häufige Geschichte eines Projektmanagers, der nicht offen für neue Ideen ist und seinen Leuten sagt: „Ich weiß mehr als Sie, deshalb bin ich Ihr Manager.“
Angenommen, sein Name ist Mr. Brooks. Er hat nie daran gedacht, dass die Teammitglieder dem Projekt einen Mehrwert verleihen würden oder dass irgendwelche drohenden Probleme auftauchen würden. Wenn also ein Problem auftritt, haben sie nicht wirklich viel in der Hand, um das Problem zu lösen. Und obwohl sein Plan scheiterte, war der Mann so hartnäckig, alle neuen Vorschläge zu akzeptieren, aber den Teammitgliedern die Schuld zu geben.
Das Projekt führte nirgendwo hin. Und die Dinge begannen auseinanderzufallen. Obwohl Herr Brook ein fähiger Mensch mit guten Fachkenntnissen war, gelang es ihm nicht, sein Ziel zu erreichen.
Eine Lektion ist hier klar: Als Projektmanager müssen Sie jedes Ihrer Teammitglieder wertschätzen. Bleiben Sie offen für neue Ideen und Diskussionen. Weil jeder etwas in ein Projekt einbauen kann, während er daran arbeitet.
Vielleicht möchten Sie auch Folgendes lesen: Ein umfassender Leitfaden zur Wasserfallmethodik im Projektmanagement!
11. Geben Sie sich niemals zufrieden und führen Sie kontinuierliche Verbesserungen durch
Das Leben als Projektmanager ist eine Reise, die jeden Tag Innovationen vorantreibt.
Wenn Sie also Erfolg haben, indem Sie eine Reihe von Best Practices und Regeln befolgen, denken Sie nicht, dass das nächste Mal oder das nächste Projekt ebenfalls diesem Beispiel folgen würde. Es ist eine Welt, die sich ständig verändert, und das sollten Sie auch tun. Ihr Spiel ist anpassungsfähig und Ihre Dynamik kann Sie zu Führungspositionen führen.
Nutzen Sie ein automatisiertes Task-Manager-Tool, um Ihre Projektmanagementfähigkeiten zu verbessern
Automatisierung bringt Innovation und Geschwindigkeit in Ihre Belegschaft. Daher können alle Effizienzmaßnahmen, die wir im gesamten Blog besprochen haben, problemlos umgesetzt werden, wenn Sie einen automatisierten Task-Manager im Ärmel haben.
Von der Planung über die Verfolgung Ihres Prozesses, die Aufgabenverteilung bis hin zur Zeitbudgetierung oder Nachverfolgung erhalten Sie mit solchen Tools alles. Wenn Sie beispielsweise über einen automatisierten Aufgabenmanager wie WP Project Manager verfügen, können Sie einfach alle Ihre Projektaufgaben rationalisieren und die Effizienz des Projektmanagements steigern.
Zu den Kernfunktionen, auf die Sie sich verlassen können, gehören:
- Ressourcen- und Planungsunterstützung
- Intelligente Verfolgung Ihrer mehreren Projekte
- Sie können Fristen und ein Erinnerungs-/Benachrichtigungssystem festlegen, um diese einzuhalten
- Effiziente Zeiterfassungsoption
- Teamzusammenarbeit durch Kanban, Aufgabenlisten, Gantt-Diagramm und zugängliche Dateispeicheroption
- Bericht und Analyse
WP Project Manager ist ein vollwertiges Open-Source-Management-Tool, mit dem Sie Ihre Teams und Projekte vollständig automatisieren können.
Die häufigsten FAQs zur Effizienz des Projektmanagements
Wie misst man die Effizienz des Projektmanagements?
Die Effizienz des Projektmanagements kann anhand von Key Performance Indicators (KPIs) wie der Einhaltung von Zeitplänen, Budgetmanagement, Ressourcennutzung und Umfangskontrolle gemessen werden. Durch den Vergleich des geplanten mit dem tatsächlichen Fortschritt, die Verfolgung der Abschlussquoten von Aufgaben und die Bewertung der Ressourcenzuteilung können Projektmanager die Effizienz des Projektmanagements messen.
Was ist Effizienz im Projektmanagement?
Effizienz im Projektmanagement bezieht sich auf die Fähigkeit, mit dem geringsten Aufwand an Ressourcen, Zeit und Aufwand maximale Ergebnisse zu erzielen. Dabei geht es darum, Prozesse zu optimieren, Arbeitsabläufe zu rationalisieren und unnötige Schritte zu eliminieren, um sicherzustellen, dass die Projektziele zeitnah und kosteneffektiv erreicht werden.
Was sind die 5 Erfolgsfaktoren im Projektmanagement?
Die fünf zentralen Erfolgsfaktoren im Projektmanagement sind:
1. Klare Ziele: Klar definierte Projektziele und -ergebnisse.
2. Effektive Kommunikation: Offene und konsistente Kommunikation zwischen Teammitgliedern und Stakeholdern.
3. Richtige Planung: Gründliche Projektplanung, einschließlich Umfang, Zeitrahmen und Ressourcenzuweisung.
4. Kompetentes Team: Kompetente und motivierte Teammitglieder mit der richtigen Expertise.
5. Anpassungsfähigkeit: Die Fähigkeit, sich an Veränderungen und unvorhergesehene Herausforderungen anzupassen und gleichzeitig die Projektziele beizubehalten.
Wie kann Technologie die Effizienz des Projektmanagements steigern?
Technologie steigert die Effizienz des Projektmanagements, indem sie Tools für eine optimierte Kommunikation, einen zentralen Informationsaustausch und eine Fortschrittsverfolgung in Echtzeit bereitstellt. Diese Tools minimieren Fehler, ermöglichen eine fundierte Entscheidungsfindung und verbessern die Gesamttransparenz des Projekts.
Wie kann Projektmanagement die Unternehmensleistung verbessern?
Projektmanagement verbessert die Geschäftsleistung, indem es Projekte an strategischen Zielen ausrichtet, Ressourcen optimiert, Risiken mindert, fundierte Entscheidungen erleichtert, die Kommunikation fördert und einen strukturierten Ansatz zur Leistungsmessung bereitstellt.
Effizienz des Projektmanagements – wichtige Erkenntnisse für Sie
Die Leitung von Projekten ist eine strategische Aufgabe. Es bedarf keiner Eile, sondern es sind Schritt-für-Schritt-Maßnahmen erforderlich, um das Ziel zu erreichen. Wenn Sie klug sein wollen, sollten Ihre Effizienz als Führungskraft und Ihre Anpassungsfähigkeit an die Technologie Ihre wichtigsten Waffen sein.
Wir haben 11 Expertentipps und ein kostenloses Tool für Sie zusammengestellt, damit Sie ein professioneller Projektmanager werden können. Beginnen Sie also mit der Umsetzung dieser Tipps, um das beste Ergebnis für Ihr Projekt zu erzielen.
Darüber hinaus können Sie mit den oben genannten Schritten jederzeit Änderungen ergänzen und die neuesten Effizienzmaßnahmen innovieren. Welcher Teil Ihres aktuellen Projektmanagements muss erneuert werden? Teilen Sie es uns im Kommentarbereich mit.
