In diesem Artikel werden sechs Techniken für ein besseres E-Mail-Management beschrieben. Egal, ob Sie von zu Hause oder im Büro arbeiten, es ist wichtig, Ihren Posteingang zu verwalten, um die Produktivität zu steigern und Ihr Wohlbefinden zu verbessern.
Als im Jahr 1965 die erste E-Mail von einem MIT-Computer zum anderen wanderte, war das ein Moment für Jubel und High-Fives.
Spulen wir vor ins Jahr 2022 und die Benachrichtigung über eine weitere E-Mail in Ihrem Posteingang am Arbeitsplatz wird Sie wahrscheinlich stöhnen und zusammenzucken lassen. Das ist nicht überraschend, wenn man bedenkt, dass weltweit täglich 3,3 Milliarden E-Mails verschickt werden und der durchschnittliche Arbeitnehmer täglich 121 E-Mails erhält. Darüber hinaus verbringen die Menschen etwa fünf Stunden täglich E-Mails abrufen.
An den meisten Arbeitsplätzen wird von Ihnen erwartet, dass Sie acht Stunden am Tag arbeiten. Es ist verrückt, dass Sie mehr als die Hälfte dieses Tages mit E-Mails verbringen können. Jedes Ping Ihrer Benachrichtigungen oder diese Nummer in Ihrer Gmail-App auf Ihrem Telefon kann im besten Fall Angst auslösen und im schlimmsten Fall Panik auslösen.
E-Mail ist nichts Neues mehr, sie kann sogar ein Albtraum sein.
Man kann also mit Sicherheit sagen, dass unsere Flitterwochenphase mit E-Mail vorbei ist.
Ironischerweise kann ein Tool, das unser Leben durch schnelle und effiziente Kommunikation erleichtern soll, das Gegenteil bewirken: Es lenkt uns ab, macht uns unproduktiv und frustriert. Die Flut an E-Mails in unseren Posteingängen hat schwerwiegende Folgen für den Arbeitsplatz. Eine Studie ergab, dass 22 % der Remote-Mitarbeiter aufgrund der hohen E-Mail-Menge in ihren Posteingängen bereit sind, zu kündigen.
Egal, ob Sie remote, im Büro oder hybrid arbeiten, es ist wichtig, Ihren Posteingang zu verwalten, um die Produktivität zu steigern und Ihr Wohlbefinden zu verbessern. Die gute Nachricht ist, dass Sie mehrere Schritte unternehmen können, um Ihren Posteingang unter Kontrolle zu halten. Lassen Sie uns in sechs Techniken eintauchen, um besseres E-Mail-Management.
1. Seien Sie beim Lesen und Antworten selektiv
Sie müssen nicht jede E-Mail lesen, die Sie erhalten, und schon gar nicht auf alle antworten.
Priorisieren Sie Ihre Antworten.
Finden Sie heraus, welche E-Mails die größte Wirkung haben und auf welche Sie sofort antworten sollten, z. B. eine von einem wichtigen Kunden oder Ihrem Chef. Mithilfe einer Zeitmanagementmatrix können Sie E-Mails nach Dringlichkeit priorisieren: nicht wichtig vs. wichtig und nicht dringend vs. dringend.
Verzichten Sie auf einige E-Mails.
Widerstehen Sie dem Drang, jede E-Mail öffnen zu müssen. Manchmal müssen Sie einfach ganz auf die Beantwortung einer E-Mail verzichten und das Ausbleiben einer Antwort als Antwort gelten lassen. Andernfalls verbringen Sie möglicherweise den Großteil des Tages mit E-Mails, anstatt wichtigere Aufgaben mit einem besseren ROI in Angriff zu nehmen. Beispielsweise erhalten Sie möglicherweise Massen-E-Mails von Ihrem Unternehmen, die nichts mit Ihrer Arbeit zu tun haben. Ein kurzer Blick auf den Absender oder die Betreffzeile kann Ihnen genügend Informationen liefern, um auf „Löschen“ zu klicken.
2. Verwenden Sie zeitbasierte Taktiken
Durch die Einrichtung eines konsistenten Zeitplans für die Überprüfung von E-Mails können Sie gesunde Parameter für die E-Mail-Verwaltung festlegen.
Legen Sie bestimmte Tageszeiten fest, zu denen Sie Ihre E-Mails abrufen möchten.
Probieren Sie zum Beispiel verschiedene Zeitpläne aus, anstatt Ihren Posteingang den ganzen Tag über offen zu lassen, sodass er Ihre Aufmerksamkeit ständig ablenkt. Sie können beispielsweise Ihre Arbeits-E-Mails um 8 Uhr, 12 Uhr und 16 Uhr abrufen. So wie Ihre Besprechungen mit Vorgesetzten eine Tagesordnung haben, sollten Sie auch für Ihre E-Mails eine Tagesordnung haben.
Verwenden Sie einen Timer, um Ihre E-Mail-Nutzung unter Kontrolle zu halten.
Steigern Sie die Effektivität des regelmäßigen Abrufens Ihrer E-Mails, indem Sie ein Zeitlimit festlegen. Dadurch werden Sie gezwungen, sich schnell zu konzentrieren und die wichtigsten E-Mails zu priorisieren. Wenn Sie diese Technik noch am Anfang anwenden, sollten Sie einen echten Timer einstellen und sich dann daran halten.
Nehmen Sie sich ein paar Tage Zeit, um zu antworten.
Was auch immer Sie während Ihrer geplanten E-Mail-Zeit nicht erledigen, kann bis später warten. Was ist mit diesem Anflug von Schuldgefühlen, die Sie verspüren, wenn sich in Ihrem Posteingang Nachrichten befinden? Das wird mit der Zeit verschwinden, wenn Ihr Zeitplan zur Gewohnheit wird. Erstellen Sie einen Ordner für diese E-Mails und arbeiten Sie sie ab, wenn Sie mehr Zeit haben. Sie werden vielleicht sofort Erleichterung verspüren, wenn Sie E-Mails außer Sichtweite in einen anderen Ordner verschieben.
3. Gehen Sie gegen unerwünschte E-Mails und Datenmüll vor
Ein Ziel der E-Mail-Verwaltung besteht darin, mehr Zeit für die wichtigen E-Mails und weniger (oder gar keine) Zeit für E-Mails aufzuwenden, die die Produktivität beeinträchtigen und Zeit verschwenden.
Klicken Sie unbedingt auf „Abmelden“.
Eine Studie zeigt, dass 32 % der Personen, die E-Mails abonnieren, finden es einfacher, die E-Mail zu löschen oder zu ignorieren, als sich abzumelden. Wenn Sie zu diesen 32 % gehören, ist es Zeit, etwas zu unternehmen.
Nehmen Sie sich ein paar Sekunden Zeit und klicken Sie auf den Link „Abbestellen“ am Ende der E-Mail. Möglicherweise müssen Sie nach dem winzigen Schriftzug am Ende suchen, aber die Belohnung ist die Genugtuung, in Zukunft weniger E-Mails zu erhalten.
Möglicherweise haben Sie sich freiwillig für verschiedene Newsletter angemeldet, stellen aber fest, dass Sie sie nie öffnen und lesen. Das ist auch ein Zeichen dafür, dass es Zeit ist, sich abzumelden. Die Anmeldung ist keine lebenslange Verpflichtung!
Nutzen Sie Filter und Organisationstools.
Sie können beispielsweise die Funktion „Spam melden“ in Gmail verwenden, um die Anzahl der durchkommenden E-Mails zu reduzieren. Sie können auch bestimmte Absender blockieren und ein Produktivitätstool verwenden, um sich schnell von ganzen Domains abzumelden. Geteilte Posteingänge helfen Ihnen, Ihren Posteingang in verschiedene Kategorien zu unterteilen.
Beispielsweise unterscheidet der geteilte Posteingang zwischen E-Mails, die von Menschen gesendet wurden, und automatisierten E-Mails. Sie können Ihren geteilten Posteingang in vier Kategorien anpassen. Diese Segmentierung ermöglicht es Ihnen, E-Mails nach Kategorien zu durchsuchen, was bedeutet, dass Sie schneller vorgehen und sich konzentrieren können.
4. Kommunizieren Sie Ihre Grenzen für die E-Mail-Kommunikation
Ein mutiger, mutiger Schritt, den Sie unternehmen können, besteht darin, einen Schritt weiter zu gehen und anderen Ihre E-Mail-Grenzen mitzuteilen. Anfangs könnte es sich anfühlen, als würden Sie Unruhe stiften, aber andere könnten einen Trend auslösen.
Indem Sie Ihre Grenzen festlegen und kommunizieren, verteidigen Sie Ihre Produktivität und Ihre Fähigkeit, sich auf Ihren Arbeitstag zu konzentrieren.
Legen Sie Ihre Grenzen fest.
Die Zugänglichkeit von E-Mails gibt uns das Gefühl, dass wir auch leicht erreichbar sein müssen. Sie wissen wahrscheinlich, wie es ist, nachts im Bett zu liegen und noch einmal Ihren Posteingang zu überprüfen.
Wenn Sie außerhalb der Arbeitszeit auf E-Mails antworten, signalisieren Sie Ihren Kollegen, dass Sie verfügbar sind. Wenn Sie geschäftliche E-Mails für die Arbeit behalten möchten, deaktivieren Sie die Benachrichtigungen am Ende des Arbeitstages.
Halten Sie sich an diese Routine, und Ihre Kollegen werden bald lernen, dass sie nur zu bestimmten Zeiten mit einer E-Mail-Antwort von Ihnen rechnen müssen.
Kommunizieren Sie Ihre Grenzen.
Andere über deine Grenzen zu informieren ist eine großartige Gelegenheit, mit gutem Beispiel vorangehen. Sie müssen nicht im Büro herumlaufen und Ankündigungen machen. Stattdessen können Sie Ihre E-Mail-Richtlinien, einschließlich der erwarteten Antwortzeit, zu Ihrer E-Mail-Signatur hinzufügen.
Um dem Ganzen eine positive Wendung zu geben, könnten Sie betonen, dass eine längere Reaktionszeit (länger als „sofort“) mit Ihrem Wunsch zusammenhängt, detaillierte und durchdachte Antworten zu geben.
5. Wenn Sie eine E-Mail öffnen, handeln Sie entsprechend.
Erwägen Sie die Implementierung der „Only Handle It Once“-Methode (OHIO) für Ihre E-Mails. Auf diese Weise bleiben E-Mails, die Sie überprüft haben, nicht in Ordnern liegen oder in Ihrem Posteingang herumliegen und darauf warten, bearbeitet zu werden.
Sobald Sie eine E-Mail öffnen – sie „berühren“ –, ergreifen Sie umgehend Maßnahmen zu dieser E-Mail, damit Sie nicht länger darauf warten, sie aufzuschieben. Dabei spielt es keine Rolle, ob es sich um eine schnelle Antwort handelt, die Sie senden können, oder um etwas, das zusätzliche Recherche und einen leichteren Umgang erfordert.
Diese Taktik ist schwieriger als die anderen, da wir von Natur aus dazu neigen, das Beantworten von E-Mails hinauszuzögern. Vor allem, weil es für die meisten von uns eine der unbeliebtesten Aktivitäten des Tages ist.
Und je mehr E-Mails täglich in Ihren Posteingang einlaufen, desto weniger können Sie es sich leisten, Dinge aufzuschieben. Es mag etwas Arbeit und Konsequenz erfordern, aber wenn Sie den OHIO-Prozess in Ihren täglichen Arbeitsablauf integrieren, ersparen Sie sich Kopfschmerzen und erreichen mit der Zeit mehr Effizienz.
Manchmal ist OHIO nicht so einfach, wie es scheint. Manche E-Mails erfordern eingehende Recherchen oder das Senden einer weiteren E-Mail oder eines unterstützenden Artikels zu einem späteren Zeitpunkt. Nutzen Sie Ihren Kalender, um alles organisiert zu halten, damit Sie liefern können, was Sie müssen und wann es erwartet wird.
Die meisten Kalender – wie Google Kalender oder Apples iOS-Kalender – bieten eine Möglichkeit, Kalendereinträge je nach Dringlichkeit oder erforderlicher Aktion farblich zu kennzeichnen. Sie können beispielsweise eine spezielle Farbe für dringende E-Mails und eine andere für solche festlegen, die zusätzliche Recherche erfordern. So behalten Sie immer den Überblick darüber, was erledigt werden muss, selbst wenn Ihr Posteingang den ganzen Tag über nicht geöffnet ist.
Finden Sie den optimalen Punkt für die E-Mail-Nutzung
E-Mails sind ein Segen für die Kommunikation am Arbeitsplatz und werden auch in naher Zukunft nicht verschwinden. Wenn Sie jedoch Wege finden, Ihren Posteingang zu verwalten, können Sie die Vor- und Nachteile optimal ausnutzen.
Vielleicht müssen Sie nicht zusammenzucken, wenn Sie das nächste Mal das Klingeln einer Benachrichtigung über den Eingang einer E-Mail in Ihrem Postfach hören.
