Daten sind ein großes Geschäft, sowohl für die Unternehmen, die sie generieren, als auch für Hacker, die auf sie zugreifen wollen, um Ransomware zu betreiben oder sie einfach an den Meistbietenden zu verkaufen. Tatsächlich wird das Problem des Hackens von Unternehmen immer schlimmer. Im Jahr 2022 waren 1.802 Unternehmen von Datenlecks betroffen, von denen allein in den USA über 422 Millionen Menschen betroffen waren.
Angesichts dieser Statistiken fragen Sie sich vielleicht, wie stark die Verschlüsselung des Google Drive-Kontos Ihres Unternehmens ist. Schließlich ist die Verschlüsselung der Schutzschild, der bösartige Versuche abwehrt, auf Ihre Daten zuzugreifen. Daher muss sie stark sein. In diesem Artikel wird erklärt, wie die Google Drive-Verschlüsselung funktioniert und was Sie tun können, um sie zu verbessern.
Standardverschlüsselung von Google Drive
Google verschlüsselt automatisch jede Datei, die Sie auf Google Drive hochladen. Außerdem verschlüsselt es alle Dateien, die Sie innerhalb der Google Drive-Suite erstellen, z. B. solche, die Sie mit Google Sheets, Docs oder Slides erstellen.
Das Unternehmen verwendet hierfür die AES256-Bit-Verschlüsselung, die Abkürzung steht für „Advanced Encryption Standard (AES) 256“. Dabei werden alle Informationen, die durch das System geleitet werden, in Blöcke aufgeteilt und diese mit einer Chiffre verschlüsselt, sodass der Text für jeden unlesbar ist, der nicht über den Schlüssel zu den Informationen verfügt, also für Personen, die keinen Zugriff auf Ihr Dokument haben.
Google implementiert diese Verschlüsselung „während der Übertragung“, d. h. sie wird sofort angewendet, wenn Sie eine Datei in Google Drive hochladen oder erstellen.
So wenden Sie clientseitige Verschlüsselung auf Google Drive an
Für viele reicht die Verwendung der AES256-Bit-Verschlüsselung aus. Dabei handelt es sich um einen Verschlüsselungsstandard auf Militärniveau, von dem einige behaupten, er sei undurchdringlich, zumindest für Hacker, die Brute-Force-Methoden verwenden. Das schließt jedoch nicht aus, dass jemand Zugriff auf den Schlüssel erhält, der zum Entschlüsseln Ihrer Google Drive-Dateien erforderlich ist, beispielsweise ein verärgerter Mitarbeiter, der das Passwort noch kennt. Das bedeutet, dass Sie möglicherweise eine weitere Verschlüsselungsebene benötigen.
Google Drive bietet dies mit clientseitiger Verschlüsselung.
Mit der clientseitigen Verschlüsselung verschlüsseln Sie Google Drive-Dateien auf lokaler Ebene und ergänzen so den Schutz der standardmäßigen AES256-Bit-Verschlüsselung des Dienstes. Indem Sie die clientseitige Verschlüsselung auf administrativer Ebene aktivieren, geben Sie Ihren Benutzern die Möglichkeit, zu entscheiden, ob ihre Dateien lokal verschlüsselt werden sollen.
Sie benötigen ein Google-Konto mit „Superadministrator“-Berechtigungen, um die clientseitige Verschlüsselung zu aktivieren. Wenn Sie über ein solches Konto verfügen, führen Sie die folgenden Schritte aus:
- Melden Sie sich bei Ihrem Google Admin Konsole.
- Suchen Sie das „Menü“ (angezeigt durch drei horizontale Linien) und wählen Sie „Sicherheit“.
- Klicken Sie auf „Zugriff und Datenkontrolle“ und anschließend auf „Clientseitige Verschlüsselung“.
- Scrollen Sie zu „Apps“ und aktivieren Sie die Verschlüsselung für die erforderlichen Google Drive-Apps.
Wenn Sie bereits eine clientseitige Verschlüsselung eingerichtet haben, insbesondere in Ihrer übergeordneten Organisationseinheit, werden Sie in Ihrer Google Admin-Konsole möglicherweise gefragt, ob Sie diese Einstellungen für die Gruppe, an der Sie arbeiten, überschreiben möchten. Wählen Sie dazu „Überschreiben“ aus und wählen Sie entweder „Übernehmen“, damit die Gruppe die Einstellungen Ihrer übergeordneten Gruppe übernimmt, oder „Speichern“, um die Einstellungen der übergeordneten Gruppe mit Ihren neuen Einstellungen zu überschreiben.
Hinweis – Es kann bis zu 24 Stunden dauern, bis Ihre Änderungen wirksam werden. Sobald die clientseitige Verschlüsselung aktiviert ist, können Ihre Benutzer verschlüsselte Dokumente über Google Drive erstellen, kopieren, hochladen und optimieren.
Erstellen verschlüsselter Dateien in Google Drive
Wenn die clientseitige Verschlüsselung auf Administratorebene aktiviert ist, können die Benutzer Ihrer Organisation Dateien beim Erstellen mit zwei Methoden verschlüsseln.
Auf Google Drive-Ebene verschlüsseln
Befolgen Sie diese Schritte, um Dateien über Google Drive zu verschlüsseln:
- Melden Sie sich bei Ihrem Google Drive Konto.
- Klicken Sie oben links auf dem Bildschirm auf „Neu +“.
- Bewegen Sie den Cursor über den Pfeil neben der Google Docs-, Slides- oder Sheets-Datei, die Sie verschlüsseln möchten.
- Wählen Sie „Leeres verschlüsseltes Dokument/Präsentation/Tabelle“.
- Erstellen Sie es in Ihrem Fenster „Neues verschlüsseltes Dokument“.
Verschlüsselung auf Google Docs-, Präsentations- oder Tabellenebene
Sie können Dokumente, Folien und Tabellen auch verschlüsseln, ohne sich direkt bei Ihrem Google Drive-Konto anzumelden:
- Öffnen Sie eine Google Docs-, Slides- oder Sheets-Datei.
- Wählen Sie oben auf dem Bildschirm „Datei“ aus.
- Markieren Sie „Neu“ und wählen Sie „Neues verschlüsseltes Dokument/Neue verschlüsselte Präsentation/Neue verschlüsselte Tabelle“.
Kopieren verschlüsselter Dateien in Google Drive
Sie können verschlüsselte Google Drive-Dateien kopieren, solange Sie bei einem Konto angemeldet sind, das Zugriff auf die clientseitige Verschlüsselung hat:
- Doppelklicken oder klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Datei, die Sie kopieren möchten.
- Wählen Sie „Kopie erstellen“.
Das Kopieren ist außerdem vielseitig, da Sie damit Google Drive-Dateien verschlüsseln können, die noch keine Verschlüsselung haben, oder die Verschlüsselung von Dateien entfernen können, die bereits verschlüsselt sind. Klicken Sie doppelt oder mit der rechten Maustaste auf Ihre Datei und wählen Sie „Entschlüsselte Kopie erstellen“, um die clientseitige Verschlüsselung aus der Datei zu entfernen, oder „Verschlüsselte Kopie erstellen“, um Dateien zu verschlüsseln, die noch keine Verschlüsselung haben.
Hochladen einer verschlüsselten Datei auf Google Drive
Durch die Aktivierung der clientseitigen Verschlüsselung können Benutzer zuvor unverschlüsselte Dateien von ihren lokalen Geräten hochladen und verschlüsseln:
- Melden Sie sich bei Ihrem Google Drive Konto.
- Wählen Sie „Neu +“ aus der Navigationsleiste.
- Markieren Sie „Datei-Upload“ und wählen Sie „Datei verschlüsseln und hochladen“.
- Wählen Sie die Datei aus dem Verzeichnis Ihres Geräts aus, die Sie hochladen möchten.
Hinzufügen einer Verschlüsselung zu einem vorhandenen Google Drive-Dokument
Möglicherweise verfügen Sie über vorhandene Google Doc-, Slide- oder Sheet-Dokumente, die Sie zusätzlich mit clientseitiger Verschlüsselung schützen möchten. Der Vorgang ist einfach, es gibt jedoch einige Einschränkungen. Befolgen Sie diese Schritte, um Ihr Dokument zu verschlüsseln:
- Öffnen Sie das Google-Dokument, die Folie oder die Tabelle.
- Wählen Sie in der Navigationsleiste „Datei“ und dann „Kopie erstellen“.
- Wählen Sie „Zusätzliche Verschlüsselung hinzufügen“.
Was die Einschränkungen betrifft: Es gibt einige Funktionen in Google-Dokumenten, die entweder entfernt werden müssen oder ihre dynamischen Eigenschaften verlieren, wenn Sie sie verschlüsseln.
Durch die Verschlüsselung werden unter anderem folgende Funktionen aus dem Dokument entfernt:
- Kommentare
- Vorschläge
- Felder für elektronische Signaturen
- Alle geschützten Bereiche
Was den Verlust an Dynamik betrifft, werden die folgenden Funktionen durch die Verschlüsselung statisch:
- Formulare verknüpfen
- Verbundene Blätter
- Checklisten
- Alle in die Datei eingebetteten Diagramme, Tabellen oder Bilder
- WordArt
- Die meisten externen Datenfunktionen
Dadurch verliert Ihr Dokument einen Teil seiner Nutzbarkeit. Daher sollten Sie die clientseitige Verschlüsselung auf ein vorhandenes Dokument nur anwenden, wenn Sie mit einem statischen Dokument zufrieden sind.
Verschlüsselte Google Drive-Dateien auf Android- und iOS-Geräten
Leider bietet Google Drive Android- und iOS-Gerätebenutzern nicht die Möglichkeit, clientseitig verschlüsselte Dateien zu erstellen, zu kopieren oder hochzuladen. Aber das ist nicht alles schlecht – Sie können verschlüsselte Dateien auf beiden Gerätetypen weiterhin herunterladen und in der Vorschau anzeigen.
Allerdings ist auch diese Funktion nicht perfekt. Android- und iOS-Benutzer können nicht auf verschlüsselte Google Docs-, Slides- oder Sheets-Dateien zugreifen, da diese noch nicht unterstützt werden. Sie können nur auf Dateitypen zugreifen, die von Google Drive unterstützt werden, aber nicht Teil der Google-Suite von Tools zur Dokumenterstellung sind, wie etwa Microsoft Word- und PDF-Dateien.
Verschlüsselung leicht gemacht mit Google Drive
Mit Google Drives müssen Sie keine komplizierten Workarounds von Drittanbietern verwenden (obwohl Verschlüsselung durch Drittanbieter möglich ist). Die App verschlüsselt automatisch alles, was Sie darin erstellen oder hochladen, mit AES256-Bit-Verschlüsselung. Außerdem können Sie die clientseitige Verschlüsselung für lokalen Schutz aktivieren. Durch die Kombination dieser beiden Verschlüsselungsformate sind Ihre Dokumente vor böswilligen Eindringlingen geschützt.
Jetzt sind wir bereit, von Ihnen zu hören. Glauben Sie, dass die von Google Drive bereitgestellten Verschlüsselungstools ausreichen, um Ihre Dokumente zu schützen? Hatten Sie Probleme mit Personen, die ohne Erlaubnis auf Drive-Dateien zugegriffen haben? Erzählen Sie uns davon im Kommentarbereich unten.
