Alles, was Sie für den Einstieg in die Geschäftsautomatisierung benötigen, finden Sie in unserem umfassenden Einsteigerhandbuch zur Workflow-Automatisierung!
Die Workflow-Automatisierung ist ein leistungsstarkes Tool, mit dem Unternehmen effizienter arbeiten und Zeit sparen können. Durch die Automatisierung alltäglicher Aufgaben können Unternehmen ihre Mitarbeiter entlasten, damit diese sich auf wichtigere Aktivitäten und Projekte konzentrieren können. Die Implementierung der Workflow-Automatisierung ist jedoch nicht so einfach wie das Umlegen eines Schalters; sie erfordert eine sorgfältige Planung vor, während und nach der Implementierung.
In diesem Blogbeitrag werden die Grundlagen der Workflow-Automatisierung erkundet – vom Verständnis, was sie ist, über die ersten Schritte mit einem Implementierungsplan bis hin zu allem, was Sie wissen müssen, um Ihr Unternehmen erfolgreich aufzustellen.
Was ist Workflow-Automatisierung?
Es bezieht sich auf den Prozess der Automatisierung der Schritte des täglichen Betriebs. Durch die Automatisierung der Schritte in einem Workflow können Unternehmen Geschäftsprozesse und Effizienz verbessern, die Produktivität steigern und Fehler vermeiden, die beim manuellen Abschließen eines Prozesses auftreten können.
Die Workflow-Automatisierung bietet viele Vorteile, darunter die folgenden:
- Verbesserte Effizienz: Durch die Automatisierung der Schritte eines Arbeitsablaufs können Unternehmen Aufgaben schneller und effizienter erledigen.
- Weniger Fehler: Durch die Automatisierung eines Workflows können Fehler vermieden werden, die beim manuellen Abschließen eines Vorgangs auftreten können.
- Verbesserte Produktivität: Durch die Automatisierung eines Arbeitsablaufs können die Mitarbeiter mehr Zeit haben, sich auf andere Aufgaben zu konzentrieren, was zu einer verbesserten Produktivität führt.
- Verbesserter Kundenservice: Die Automatisierung eines Arbeitsablaufs kann zur Verbesserung des Kundenservice beitragen, indem sichergestellt wird, dass Aufgaben zeitnah und genau erledigt werden.
Es gibt viele verschiedene Arten von Workflow-Automatisierungssoftware. Die beste Lösung für ein Unternehmen beim Erstellen einer benutzerdefinierten Automatisierungs-Benutzeroberfläche hängt von den spezifischen Anforderungen des Unternehmens ab. Workflow-Automatisierungssoftware kann verschiedene Geschäftsprozesse automatisieren, z. B. Rechnungsstellung, Auftragsabwicklung, Kundendienst und Personalwesen.
Ein Beispiel: Das HR-Managementsystem kann die Effizienz von Personalaufgaben wie Dokumentation, Onboarding und Leistungsverwaltung verbessern. Diese Art der Automatisierung unterstützt direkt die umfassenderen Ziele der Workflow-Automatisierungssoftware, die Abläufe in verschiedenen Geschäftsfunktionen rationalisiert.
Im Kundenbeziehungsmanagement beispielsweise automatisieren Tools wie Salesforce die Kommunikation, verfolgen Kundeninteraktionen und verwalten Vertriebspipelines, was die Effizienz von HR-Systemen widerspiegelt. Diese Technologien stellen sicher, dass mitarbeiter- und kundenbezogene Prozesse effizient abgewickelt werden und passen sie an die allgemeine Automatisierungs- und Betriebsoptimierungsstrategie des Unternehmens an.
Vor der Implementierung
Bevor Sie die Vorteile eines optimierten Arbeitsablaufs nutzen können, müssen einige Dinge geschehen.
Hier ist eine Checkliste mit Dingen, die Sie tun sollten, bevor Sie die Workflow-Automatisierung in Ihrem Unternehmen implementieren:
1. Definieren Sie Ihre Geschäftsziele
Die Automatisierung von Arbeitsabläufen kann für jedes Unternehmen von entscheidender Bedeutung sein, aber nur, wenn sie richtig umgesetzt wird. Definieren Sie daher Ihre Geschäftsziele, bevor Sie beginnen, indem Sie wichtige Fragen stellen, wie zum Beispiel die folgenden:
- Was hoffen Sie mit der Workflow-Automatisierung zu erreichen?
- Sie wollen die Effizienz steigern?
- Möchten Sie den Kundenservice verbessern?
- Streben Sie eine Kostensenkung an?
Sobald Sie Ihr Ziel identifiziert haben, können Sie mit der Suche nach der richtigen Automatisierungslösung beginnen.
2. Analysieren Sie Ihren aktuellen Workflow
Zunächst müssen Sie Ihren aktuellen Workflow analysieren, um Bereiche zu identifizieren, in denen Automatisierung von Vorteil sein könnte. Bei der Analyse Ihres Workflows sind mehrere Faktoren zu berücksichtigen, beispielsweise:
- Die Anzahl der im Workflow enthaltenen Schritte
- Die Komplexität des Workflows
- Die Anzahl der am Workflow beteiligten Personen
- Die Häufigkeit, mit der der Workflow ausgeführt wird
- Die zum Abschließen des Workflows erforderliche Zeit
Wenn Ihr Arbeitsablauf komplex ist und viele Schritte umfasst, kann die Automatisierung dazu beitragen, den Prozess zu rationalisieren und effizienter zu gestalten.
3. Die richtigen Aufgaben automatisieren
Viele Aufgaben können automatisiert werden, aber nicht alle davon sind für Ihren Workflow von Vorteil. Um das Beste aus Ihrer Automatisierungsimplementierung herauszuholen, müssen Sie die Aufgaben identifizieren, die Ihren Workflow am meisten beeinflussen.
Bei der Auswahl geeigneter Aufgaben zur Automatisierung sind folgende entscheidende Faktoren zu berücksichtigen:
Eine Möglichkeit, zu automatisierende Aufgaben zu identifizieren, besteht darin, Engpässe identifizieren. Diese Bereiche Ihres Workflows verursachen Verzögerungen und verhindern, dass Sie so produktiv wie möglich sind. Durch die Automatisierung dieser Aufgaben können Sie Verzögerungen reduzieren und die Produktivität steigern.
Eine weitere Möglichkeit, die zu automatisierenden Aufgaben zu identifizieren, besteht darin, sich die am häufigsten wiederkehrenden Aufgaben anzusehen. Dies sind die Aufgaben, die Sie immer wieder ausführen und die sehr zeitaufwändig sein können. Durch die Automatisierung dieser Aufgaben können Sie viel Zeit frei machen, die Sie für wichtigere Aufgaben verwenden können.
Schließlich sollten Sie sich auch die fehleranfälligsten Aufgaben ansehen. Dies sind die Aufgaben, bei denen häufig menschliche Arbeitsfehler auftreten, die sehr kostspielig sein können. Durch die Automatisierung dieser Aufgaben können Sie die Anzahl der Fehler reduzieren und viel Zeit sparen, die Sie sonst mit der Behebung dieser Fehler verbringen würden.
Indem Sie diese drei Faktoren berücksichtigen, können Sie die Aufgaben identifizieren, die Ihren Arbeitsablauf am meisten beeinflussen. Sobald Sie diese Aufgaben identifiziert haben, können Sie sie automatisieren und Ihren Arbeitsablauf wesentlich effizienter gestalten.
4. Wählen Sie die richtige Lösung zur Workflow-Automatisierung
Es gibt eine Vielzahl von Lösungen zur Workflow-Automatisierung auf dem Markt, und nicht alle sind gleich. Sie müssen also eine auswählen, die für Ihr Unternehmen geeignet ist. Folgendes sollten Sie bei der Auswahl einer Lösung zur Workflow-Automatisierung beachten:
- Die Bedürfnisse Ihres Unternehmens: Was sind die spezifischen Bedürfnisse Ihres Unternehmens? Welche Prozesse müssen Sie automatisieren? Stellen Sie sicher, dass die von Ihnen gewählte Lösung diese Anforderungen erfüllen kann.
- Benutzerfreundlichkeit: Ihre Lösung sollte einfach zu verwenden, benutzerfreundlich und intuitiv sein. Andernfalls ist es eine Zeit- und Geldverschwendung.
- Kosten: Wählen Sie keine Lösung, die zu teuer oder zu billig ist. Sie müssen ein Gleichgewicht zwischen Preis und Funktionen finden.
- Unterstützung: Stellen Sie sicher, dass der von Ihnen gewählte Anbieter guten Kundensupport bietet. Dies ist wichtig, falls Sie Probleme mit der Lösung haben.
- Glaubwürdigkeit: Lesen Sie Testberichte zu den verschiedenen Lösungen zur Workflow-Automatisierung, bevor Sie entscheiden, welche die besten sind und welche Sie meiden sollten.
Wenn Sie diese Faktoren berücksichtigt haben, sind Sie besser in der Lage, die richtige Lösung zur Workflow-Automatisierung für Ihr Unternehmen auszuwählen.
Während der Umsetzung
Um den Erfolg der Workflow-Automatisierung sicherzustellen, müssen bei der tatsächlichen Implementierung folgende Aspekte berücksichtigt werden:
1. Installieren und konfigurieren Sie die Software
Wenn Sie bereit sind, die Workflow-Automatisierung zu implementieren, besteht der erste Schritt darin, die Software zu installieren. Sobald die Software einsatzbereit ist, können Sie mit der Automatisierung Ihrer Geschäftsprozesse beginnen.
Bei der Installation einer Software zur Workflow-Automatisierung sind einige Dinge zu beachten:
- Stellen Sie sicher, dass Sie die neueste Version haben: Software zur Workflow-Automatisierung entwickelt sich ständig weiter, daher müssen Sie die aktuellste Version verwenden.
- Befolgen Sie die Installationsanweisungen sorgfältig: Jedes Softwarepaket zur Workflow-Automatisierung ist anders. Lesen und befolgen Sie die Anweisungen daher sorgfältig.
- Testen der Software: Nehmen Sie sich nach der Installation etwas Zeit, um die Software zu testen und sicherzustellen, dass alles richtig funktioniert, bevor Sie sie zur Automatisierung Ihrer Geschäftsprozesse verwenden.
- Holen Sie sich fachkundige Hilfe: Wenn während der Installation Probleme auftreten, wenden Sie sich bitte an den Kundendienst.
Wenn Sie diese Installationstipps befolgen, können Sie einen reibungslosen Ablauf gewährleisten und das volle Potenzial der Software ausschöpfen.
2. Schulen Sie Ihr Team im Umgang mit der Software
Für eine erfolgreiche Implementierung ist es wichtig, dass Ihre Mitglieder das nötige Wissen und die nötigen Fähigkeiten zur Nutzung der Software erhalten. Hier sind Schulungstipps für den Einstieg:
- Beginnen Sie mit den Grundlagen: Erklären Sie, was Workflow-Automatisierung ist und warum Ihr Unternehmen sie implementiert.
- Verwenden Sie kurze, prägnante Schulungsvideos: Halten Sie Ihre Videos kurz und prägnant. Veranschaulichen Sie anhand realer Beispiele, wie die Software am Arbeitsplatz eingesetzt werden kann.
- Stellen Sie sicher, dass die Mitarbeiter die Vorteile der Software verstehen: Wenn Mitarbeiter den Nutzen der Software nicht erkennen, ist es weniger wahrscheinlich, dass sie sie auch nutzen. Erklären Sie Ihren Mitarbeitern, wie sie mit der Software Zeit sparen und produktiver arbeiten können.
- Ermutigen Sie Ihre Mitarbeiter, Fragen zu stellen: Wenn Mitarbeiter über etwas verwirrt sind, ist es wahrscheinlicher, dass sie aufgeben und die Software nicht verwenden. Ermutigen Sie die Mitarbeiter, Unklarheiten zu beseitigen und stellen Sie sicher, dass sie verstehen, wie die Software zu verwenden ist.
Die Implementierung einer Workflow-Automatisierung kann ein großes Unterfangen sein, aber es lohnt sich. Wenn Sie diese Tipps befolgen, können Sie sicherstellen, dass Ihre Mitarbeiter werden geschult und bereit, die Software in ihrer täglichen Arbeit zu verwenden.
3. Gehen Sie mit der Automatisierung live
Der Schlüssel liegt darin, so schnell und reibungslos wie möglich live zu gehen. So gestalten Sie Ihre Go-Live-Erfahrung so positiv wie möglich:
- Kommunizieren: Stellen Sie sicher, dass alle am Prozess Beteiligten wissen, was wann passiert. Richten Sie regelmäßige Check-Ins und Aktualisierungsmeetings ein, um sicherzustellen, dass alle auf dem gleichen Stand sind.
- Haben Sie einen Plan B: Es läuft selten alles perfekt, deshalb ist ein Backup-Plan notwendig. Wenn etwas schief geht, sind Sie flexibel und können sich spontan anpassen.
Nach der Umsetzung
Nachdem Sie Ihre Lösung zur Workflow-Automatisierung entworfen, erstellt und bereitgestellt haben, nehmen Sie sich etwas Zeit, um ihre Leistung zu beurteilen. Wie bei jedem neuen Tool oder jeder neuen Technologie ist mit der Implementierung eine Lernkurve verbunden.
Hier sind einige Dinge, die Sie tun können, um sicherzustellen, dass die Implementierung der Workflow-Automatisierung erfolgreich ist:
1. Bewerten Sie Ihre Prozessmetriken
Verbessern sich Ihre Prozessmetriken? Wenn nicht, warum nicht? Verfolgen Sie die Leistung Ihres Prozesses vor und nach der Workflow-Automatisierung, um sicherzustellen, dass Sie die erwarteten Verbesserungen sehen.
2. Sprechen Sie mit Ihrem Team
Wie kommt Ihr Team mit der neuen Lösung zur Workflow-Automatisierung zurecht? Finden sie sie hilfreich? Gibt es Bereiche, die für Frustration sorgen? Holen Sie sich Feedback von Ihrem Team, um sicherzustellen, dass es die Lösung zur Workflow-Automatisierung effektiv nutzt.
3. Nehmen Sie bei Bedarf Anpassungen vor
Wenn Sie nicht die gewünschten Ergebnisse sehen, scheuen Sie sich nicht, Anpassungen vorzunehmen. Bewerten und verbessern Sie Ihren Prozess ständig, um sicherzustellen, dass er so effizient und effektiv wie möglich ist.
Durch die Bewertung der Implementierung Ihrer Workflow-Automatisierung können Sie sicherstellen, dass sie erfolgreich ist und Sie den größtmöglichen Nutzen daraus ziehen.
Abschließende Gedanken
Durch die Implementierung einer Workflow-Automatisierung können Sie die Effizienz und Produktivität in jedem Unternehmen deutlich steigern und viele der Ineffizienzen beseitigen, die manuelle Workflows beeinträchtigen.
Wenn Sie die Implementierung einer Workflow-Automatisierungslösung in Ihrem Unternehmen in Erwägung ziehen, sollten Sie sich am besten die Zeit nehmen, den Prozess von Anfang bis Ende zu verstehen. Auf diese Weise stellen Sie sicher, dass die Lösung für Ihr Unternehmen von großem Nutzen ist.
