Wenn man als Geschäftsfrau beschäftigter und erfolgreicher wird, kann man schnell den Überblick verlieren – und damit steigt auch der Druck.
Aus diesem Grund ist die Festlegung von Prioritäten von entscheidender Bedeutung. Eine einfache Aufgabenliste kann dabei eines der besten Tools in Ihrem beruflichen Repertoire sein.
Es gibt Ihnen die Möglichkeit, Ihre Aufgaben und Projekte zu priorisieren und die wirklich wichtigen von denen zu trennen, denen Sie keine zu hohe Priorität einräumen sollten.
Wenn es um die Priorisierung geht, sind To-Do-Listen Ihre besten Freunde. Einfache Listen sind auch eine gute Idee. Sie geben Ihnen die Möglichkeit, immer dann darauf zurückzukommen, wenn Sie etwas vergessen haben. Und eines der schönsten Gefühle ist es, zu sehen, wie die Aufgaben, die Sie abgehakt haben, langsam die Aufgaben überflügeln, die Sie noch zu erledigen haben.
Aber auch beim Erstellen einer To-Do-Liste sollten Sie einige Schritte befolgen. Dazu gehört die Einschätzung der Wichtigkeit jeder einzelnen Aufgabe und die Erstellung eines Plans für die Zukunft jeder einzelnen Aufgabe.
Erstellen Sie einen Entwurf Ihrer To-Do-Liste
Auch wenn Sie meinen, Sie hätten im Kopf einen guten Überblick über alle anstehenden Aufgaben, die Sie geplant haben, werden Sie beim handschriftlichen Entwurf Ihrer Aufgabenliste feststellen, dass Sie immer etwas vergessen.
Wir vergessen schnell Dinge. Deshalb ist es wichtig, jede Aufgabe aufzuschreiben, denn das regt zum Nachdenken an. Außerdem ist es viel einfacher, eine gedruckte To-Do-Liste für den Tag und die Woche zu Rate zu ziehen.
Bewerten Sie die Wichtigkeit jeder Aufgabe
Obwohl jede Ihrer beruflichen Aufgaben wichtig ist, sind manche natürlich wichtiger als andere.
Um eine erfolgreiche Geschäftsfrau zu sein, ist es entscheidend, die Wichtigkeit jeder einzelnen Aufgabe zu erkennen und zu wissen, dass manche Aufgaben einfach Vorrang vor anderen haben und zuerst erledigt werden müssen.
Bewerten Sie die Dringlichkeit jeder Aufgabe
Während einige Aufgaben wichtiger sein können als andere, kann es sein, dass für manche eine Frist gilt und sie daher dringlicher sind.
An diesem Punkt müssen Sie erkennen, dass jede Aufgabe mit einer Frist Vorrang vor Aufgaben ohne Frist verdient. Sie müssen jedoch immer noch Dringlichkeit und Wichtigkeit abwägen.
Kategorisieren Sie sie
Das Kategorisieren Ihrer To-Do-Liste kann hilfreicher sein, als Sie zunächst erwarten.
Auf diese Weise wird Ihnen bewusst, dass sich manche Ihrer Aufgaben möglicherweise gar nicht so sehr unterscheiden und tatsächlich gemeinsam erledigt werden können.
Es hilft Ihnen auch, die wirklich dringenden und schwierigeren Aufgaben von den anderen zu trennen und zeigt Ihnen so, welche zuerst in Angriff genommen werden sollten.
Überprüfen Sie die Liste und erstellen Sie eine endgültige Kopie
Sobald Sie einen Entwurf Ihrer Liste erstellt haben, überprüfen Sie ihn.
Überlegen Sie sich jede Aufgabe genau und entscheiden Sie, welche im Laufe der Woche erledigt werden können und nicht dringend sind, und welche mehr Zeit benötigen und wichtiger sind.
Wenn Sie Ihre Liste einmal eingegrenzt haben, werden Sie feststellen, dass Sie deutlich weniger gestresst sind und erkennen, dass manche Aufgaben doch nicht so wichtig waren, wie Sie vielleicht gedacht haben.
Bewahren Sie Kopien der Liste an auffälligen Orten auf.
Gehen Sie niemals davon aus, dass es ausreicht, eine Kopie Ihrer Aufgabenliste zur Hand zu haben. Tatsächlich sollten Sie damit beginnen, mehrere Kopien Ihrer Liste an gut sichtbaren Stellen aufzubewahren.
Bewahren Sie eines in Ihrem Tagebuch und in Ihrem Telefon auf, legen Sie es auf Ihren Schreibtisch bei der Arbeit, sogar an Ihren Kühlschrank und an jeden anderen Ort, auf den Sie regelmäßig schauen.
Dies hilft Ihnen dabei, Ihre Prioritäten im Auge zu behalten und unterstützt Sie sowohl bei der täglichen als auch bei der langfristigen Planung.
Machen Sie für jeden Tag einen Plan
Nachdem Sie die Wichtigkeit und Dringlichkeit der Punkte auf Ihrer Liste beurteilt haben, markieren Sie, welche Sie an diesem Tag entweder abschließen oder zum nächsten Schritt übergehen möchten.
Machen Sie kein Multitasking, konzentrieren Sie sich auf eine Aufgabe
Versuchen Sie nicht, zwei Aufgaben gleichzeitig zu erledigen, denn das kann und wird nach hinten losgehen.
Wenn Sie dies tun, laufen Sie Gefahr, bei einer der beiden Aufgaben einen Fehler zu begehen, und es entsteht nur der Eindruck, dass Sie Ihre Arbeit nicht richtig erledigen können.
Konzentrieren Sie sich stattdessen, wenn möglich, auf die eine Aufgabe und gehen Sie erst zur nächsten über, wenn Sie fertig sind oder einen Schritt der vorherigen abgeschlossen haben.
Delegieren
Wenn Sie eine Führungsposition innehaben, ist es auch eine gute Idee, Ihre To-Do-Liste zu delegieren.
Delegieren Sie einige Ihrer Aufgaben an Personen, von denen Sie glauben, dass sie diese erledigen können, und überlassen Sie die Aufgaben, die Sie für die wichtigsten halten, sich selbst.
Dadurch wird Ihnen ein Teil des Stresses abgenommen, der mit einer langen Aufgabenliste einhergeht, Sie haben aber dennoch genügend Kontrolle und können sicher sein, dass jede Aufgabe korrekt erledigt wird.
Die zusätzlichen Vorteile bestehen darin, dass Sie Ihre Aufgaben dazu nutzen können, die Fähigkeiten Ihres Teams zu erweitern und auszubauen. Zudem zeigen Sie Ihrem Team durch das Delegieren, dass Sie Vertrauen in es haben.
Kompromiss
Beim Erstellen einer To-Do-Liste müssen Sie außerdem bedenken, dass möglicherweise nicht alle Aufgaben wie gewünscht erledigt werden. Dies kann daran liegen, dass Sie andere Prioritäten haben oder dass Sie delegiert haben und Ihrem Team die Möglichkeit geben müssen, die Dinge mit eigener Initiative anzugehen.
Manchmal müssen Sie mit Ihren Geschäftspartnern oder Kunden Kompromisse eingehen, um einen glücklichen Mittelweg zu finden.
Starten Sie den Vorgang erneut
So triumphal es sich auch anfühlt, die letzte Aufgabe von der To-Do-Liste zu streichen, eine echte Geschäftsfrau weiß, dass ihre Arbeit nie getan ist.
Wenn Sie alle Aufgaben abgehakt haben, beginnen Sie eine neue To-Do-Liste, denn mit Sicherheit sind in der Zeit, die Sie für die Erledigung der letzten Aufgaben benötigt haben, bereits 10 weitere Aufgaben aufgetaucht.
Wenn Sie sich also das nächste Mal Sorgen machen, dass nicht alles in Ordnung ist, atmen Sie tief durch, nehmen Sie sich ein paar Minuten Zeit, setzen Sie sich hin und befolgen Sie die oben beschriebenen Schritte. Dann sehen Sie, was für einen großen Unterschied sie tatsächlich machen.
