Was ist Änderungskontrolle im Projektmanagement? Leitfaden 2024

Wichtige Erkenntnisse: Änderungskontrollprozess

Zu viele Änderungen an einem laufenden Projekt können die Ergebnisse des Projekts ruinieren. Wenn Sie Änderungen am Umfang eines Projekts zulassen, kann dies zu verpassten Terminen, überlasteten Mitarbeitern, gesprengten Budgets und schlechtem Ressourcenmanagement führen. Glücklicherweise ist es einfach, Änderungskontrolle im Projektmanagement einzuführen – sie kann mit einigen der besten Projektmanagement-Softwareprogramme effizient umgesetzt werden.

In diesem Leitfaden erklären wir, was Änderungskontrolle ist und wie Ihr Unternehmen davon profitieren kann. Wir listen die fünf Schritte der Änderungskontrolle auf, die jeder Projektmanager kennen muss, und erläutern auch, wie Sie Ihren Arbeitsplatz durch die Einführung dieses Prozesses verbessern können. Wir wissen, dass Sie lernbegierig sind, also legen wir los.

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Was ist Änderungskontrolle?

Änderungskontrolle ist eine Methode zur Bearbeitung von Änderungsanforderungen von Kunden und Stakeholdern, die den Umfang (Plan) eines Projekts ändern. Jeder Projektmanager hat seine eigene Art, mit Änderungsanforderungen umzugehen. Dennoch werden diese Anforderungen in der Regel über ein Formular übermittelt. Nachdem die Anforderung hinsichtlich ihrer Auswirkungen auf Zeitpläne, Ressourcen und Budgets bewertet wurde, wird sie genehmigt oder abgelehnt.

Die Idee hinter diesem Änderungsprozess besteht darin, zu verhindern, dass Aspekte des Projekts ohne triftigen Grund geändert werden. Dieser Überprüfungsprozess stellt sicher, dass alle Änderungen zum Wohle der Allgemeinheit vorgenommen werden. Er trägt auch dazu bei, das gesamte Projekt im Rahmen des Budgets und der Zeitvorgaben zu halten und so eine Ausweitung des Projektumfangs zu vermeiden.

Ist Änderungskontrolle dasselbe wie Änderungsmanagement?

Obwohl Änderungskontrolle und Änderungsmanagement gleich klingen, handelt es sich tatsächlich um unterschiedliche Prozesse, die nicht synonym verwendet werden sollten. Im Folgenden erklären wir kurz die Unterschiede.

• Änderungskontrolle:Änderungskontrolle ist eine strukturierter Prozess zur Genehmigung von Anfragen im Zusammenhang mit dem ursprünglichen Projektplan. Ohne Änderungskontrolle könnten Projekte außer Kontrolle geraten.
• Änderungsmanagement:Änderungsmanagement befasst sich mit Teams, die sich Veränderungen am Arbeitsplatz widersetzen. Change Manager erleichtern den Prozess der Implementierung neuer Technologien, Systeme oder Verfahren. Wenn Sie daran interessiert sind, Change Manager zu werden, sehen Sie sich unseren Leitfaden zu den besten Change-Management-Zertifizierungen an.

Die 5 Schritte zur Änderungskontrolle

Wie die meisten Prozesse besteht auch die Änderungskontrolle aus zahlreichen Schritten, die befolgt werden müssen, damit sie erfolgreich ist. Im Folgenden erklären wir das „Warum“ und „Wie“ der fünf Schlüsselelemente der Änderungskontrolle, damit Sie sie besser verstehen.

Die Änderungskontrolle besteht aus fünf Schritten, die alle befolgt werden müssen, um den Erfolg sicherzustellen.

1. Änderungsantrag

2. Bewertung der Änderungen

3. Vorbereitungsanalyse

4. Implementierung der Änderungen

5. Abschluss der Änderungsanforderung

Wann ist der Einsatz der Änderungskontrolle erforderlich?

Bei der Verwaltung eines Projekts mit knappem Budget oder begrenzten Ressourcen oder wenn sich ein Team an neue Prozesse und Systeme gewöhnt, ist die Verwendung von Änderungskontrolle erforderlich. Wenden Sie Änderungskontrolle an, wenn eine der folgenden Bedingungen zutrifft:

• Sie haben ein kleines Budget: Wenn Sie mit begrenzten Mitteln arbeiten, ist das Letzte, was Sie wollen, mehr Arbeit hinzuzufügen, die Sie sich nicht leisten können. Wenn der Kunde oder die Stakeholder kein zusätzliches Geld berappen möchten, bestehen Sie auf Änderungskontrollen. Wenn Sie das nicht tun, werden Sie wahrscheinlich auf eine Ausweitung des Umfangs stoßen.
• Es gibt enge Fristen: Wenn die anfordernde Partei nicht bereit ist, die Fristen zu verlängern, um die zusätzliche Arbeit zu bewältigen, und Sie jede Anfrage akzeptieren, wird der Umfang wahrscheinlich schleichend erweitert. Sagen Sie allen, dass es nur noch um die Änderungskontrolle geht oder nicht.
• Sie sehen den Nutzen nicht: Wenn eine Änderungsanfrage eines Kunden, Stakeholders oder Teammitglieds keinen Sinn ergibt, können Sie den Änderungskontrollanalyseprozess nutzen, um ihnen den Grund dafür aufzuzeigen. Als Projektmanager dürfen Sie keine Angst haben, „Nein“ zu sagen.
• Sie arbeiten mit neuen Kunden: Wenn Sie mit neuen Kunden in Situationen arbeiten, in denen noch kein Vertrauen aufgebaut wurde, bestehen Sie auf Änderungskontrollmanagement. Dies schützt Ihr Unternehmen und auch die Personen, mit denen Sie zusammenarbeiten.

Elemente des Änderungskontrollprozesses

Um die Änderungskontrolle an Ihrem Arbeitsplatz effektiv umzusetzen, müssen Sie sich mit einigen Schlüsselelementen vertraut machen, die Ihnen dabei helfen. Im Folgenden geben wir Ihnen eine kurze Beschreibung jedes Elements.

Änderungskontrollgremium

Ein Change Control Board ist ein zentraler Knotenpunkt, mit dem alle Teammitglieder, Kunden und Stakeholder während des Change Control-Prozesses interagieren können. Ein Board listet die angeforderte Änderung, ihre möglichen Auswirkungen, die vorgeschlagenen Budgets und Zeitpläne sowie alle Planungsnotizen auf, falls die Anforderung genehmigt wird.

Änderungsantragsformulare

Ein Änderungsantragsformular – entweder in Papierform oder in digitaler Form – sollte jederzeit verfügbar sein, damit Anträge gestellt werden können. Das Formular muss nicht komplex sein. Es muss lediglich die vorgeschlagene Änderung auflisten, ihre Notwendigkeit und erwarteten Auswirkungen erklären und die möglichen Budget- und Zeitplanänderungen skizzieren.

Beschaffungsunterlagen

Wenn eine Änderungsanforderung genehmigt wird, werden Sie mit einer Flut von Beschaffungsdokumenten konfrontiert. Diese Dokumente können Verträge für Zeitarbeitskräfte, Ressourcenabrechnungen, Rechnungen für Waren und Dienstleistungen und mehr enthalten. Sie müssen darauf vorbereitet sein, den gesamten Papierkram zu bewältigen. Stellen Sie daher sicher, dass Ihre Projektmanagementsoftware über ein solides Dokumentenmanagementsystem (DMS) verfügt.

Vorteile der Änderungskontrolle im Projektmanagement

Zusätzliche Kontrollen und Ausgleiche im Projektmanagement können zwar zu mehr Arbeit führen, aber die Vorteile von Sorgfalt überwiegen bei weitem die Nachteile von Nachlässigkeit. Im Folgenden sind einige der Vorteile der Änderungskontrolle aufgeführt.

Verbesserte Kommunikation

Die Anwendung eines systematischen Ansatzes wie Änderungskontrolle und die Implementierung von Kommunikationskanälen können Diskussionen zwischen Projektmanagern, Projektteams, Stakeholdern und Kunden verbessern. Eine reibungslose Kommunikation erleichtert die Verwaltung von Änderungsanforderungen, die Ablehnung unnötiger Änderungen und die regelmäßige Überprüfung vorgeschlagener Änderungen.

Verbesserte Zusammenarbeit

Eine klare Kommunikation führt zu einer besseren Zusammenarbeit. Wenn alle Teammitglieder, Projektbeteiligten und Kunden auf dem gleichen Stand sind, wird es einfacher, alle in die gleiche Richtung zu bewegen.

ClickUp bietet Echtzeit-Chat sowie Whiteboard und
Mindmap-Tools, die die Zusammenarbeit erleichtern.

Wenn alle auf einer Linie sind, ist der Zeitplan des Projekts gewährleistet und die Projektergebnisse sollten pünktlich eintreffen. Die Arbeitsmoral wird wahrscheinlich steigen und Budgets werden eher eingehalten. Wenn Sie eine Projektmanagementsoftware benötigen, die die Zusammenarbeit in Echtzeit erleichtert, sehen Sie sich ClickUp an. Weitere Informationen dazu finden Sie in unserem ClickUp-Test.

Verbesserte Finanzkontrolle

Ein wichtiger geschäftlicher Vorteil der Änderungskontrolle ist eine verbesserte Finanzkontrolle. Die Verwendung eines Änderungsprotokolls zur Analyse von Anfragen, zur eingehenden Untersuchung potenzieller Änderungen, zur Ermittlung neuer Risiken und zur endgültigen Entscheidung kann sich erheblich auf Ihr Endergebnis auswirken. Wenn Sie methodisch vorgehen und fundierte Entscheidungen treffen, anstatt einfach jede Anfrage zu genehmigen, können Sie das Geld aller schützen.

Höhere Produktivität

Wenn jedes Teammitglied in die gleiche Richtung geht und weiß, was von ihm erwartet wird, steigt die Produktivität. Wenn Sie Software benötigen, mit der Sie die Produktivität Ihres Teams verfolgen können und die sich in andere Plattformen integrieren lässt, sollten Sie sich Zoho Projects genauer ansehen. Unser Zoho Projects-Testbericht enthält weitere Einzelheiten.

Beispiel für einen Änderungskontrollprozess

In diesem Abschnitt werfen wir einen kurzen Blick auf einen Änderungskontrollprozess. Jedes Unternehmen hat einen Prozess, der auf seine Bedürfnisse zugeschnitten ist, aber jeder Prozess sollte mindestens die hier aufgeführten Schritte umfassen:

1. Empfangen Sie die Änderungsanforderung: Erhalten Sie ein ausgefülltes Änderungsanforderungsformular, das ein Teammitglied, ein Interessenvertreter oder ein Kunde ausgefüllt hat.
2. Analysieren Sie die Anfrage: Tragen Sie die Anforderungsdetails in ein Änderungsboard ein und bewerten Sie die bereitgestellten Informationen. Wenn Sie nach der ersten Bewertung der Meinung sind, dass die Änderung gerechtfertigt ist, machen Sie sich bereit, eine Vorbereitungsanalyse durchzuführen.
3. Führen Sie eine Vorbereitungsanalyse durch: Während der Vorbereitungsanalyse ermittelt der Projektmanager oder das Änderungsanforderungsteam, ob die Änderung einen Mehrwert für das Ergebnis darstellt. Sie entscheiden auch, ob sie über die Ressourcen und Budgets verfügen, um die Änderung zu unterstützen, und ob das aktuelle Team die zusätzliche Arbeit bewältigen kann. Wenn die Analyse abgeschlossen ist, wird die Anforderung genehmigt oder abgelehnt.
4. Schließen Sie die Arbeit ab: Wenn die Anfrage genehmigt wird, lassen Sie Ihr Team die Arbeit an der angeforderten Änderung abschließen.
5. Schließen Sie die Anfrage: Wenn die Arbeit abgeschlossen ist und vom Kunden oder den Beteiligten genehmigt wurde, legen Sie alle Dokumente ab und schließen Sie die Anfrage.

Tipps für einen reibungslosen Änderungskontrollprozess

Wenn Sie sich entschieden haben, bei Ihrem nächsten Projekt die Änderungskontrolle einzusetzen, befolgen Sie unbedingt diese Tipps.

Verwenden Sie Projektmanagement-Software

Software wie monday.com, ClickUp, Zoho Projects und andere können Ihnen dabei helfen, Änderungsanforderungsformulare zu erhalten, detaillierte Änderungsprotokolle zu führen, Finanzen und Ressourcen zu überwachen, eine Aufgabenliste zu führen und vieles mehr. Wenn Sie ein kleines Unternehmen führen und Änderungskontrollen implementieren möchten, lesen Sie unsere Übersicht der besten Projektmanagementsoftware für kleine Teams und Unternehmen.

Fördern Sie offene Kommunikation

Ein todsicherer Weg, um in allem voranzukommen, ist die Förderung der Kommunikation. Wenn Sie ein Remote-Team sind, nutzen Sie Tools wie Slack, Zoom und Google Meet oder stellen Sie sicher, dass Ihre Projektmanagementsoftware über solide Chat- und Kommentarsysteme verfügt. Ermutigen Sie die Teammitglieder, sich zu äußern, und lassen Sie Stakeholder und Kunden wissen, dass sie mit Fragen und Bedenken zu Ihnen kommen können.

Risiken identifizieren

Nehmen Sie sich während der Vorbereitungsanalysephase die Zeit, die potenziellen Risiken und Probleme aufzulisten, die durch die Übernahme zusätzlicher Arbeit entstehen können. Mithilfe von Risikobewertungsvorlagen können Sie Risiken notieren und Pläne zur Bewältigung auftretender Probleme erstellen. Weitere Informationen zu Risiken finden Sie in unserem Leitfaden „Risiken vs. Probleme“.

Abschließende Gedanken

Projektleiter sollten darauf bestehen, Richtlinien zur Änderungskontrolle zu implementieren, um sicherzustellen, dass Projekte im Budget und im Zeitplan bleiben, sodass Sie das bestmögliche Produkt liefern können. Der Änderungskontrollprozess kann bestimmen, ob eine Änderung den Wert eines Produkts steigert, ob sie finanziell machbar ist und ob die Projektfrist verlängert werden muss.

Wenn ein solcher Prozess nicht vorhanden ist, kann dies schwerwiegende Folgen haben. Wenn jede Anfrage ohne Zögern genehmigt wird, führt dies zu überlasteten Mitarbeitern, verpassten Fristen, gesprengten Budgets und Produkten von geringerer Qualität. Wie Sie sehen, sollten Sie wirklich auf der Verwendung von Änderungskontrollrichtlinien bestehen.

Haben Sie an Ihrem Arbeitsplatz einen Änderungskontrollprozess implementiert? Welche Projektmanagementsoftware verwenden Sie zur Verwaltung von Änderungsanforderungen? Haben Sie Tipps zum Änderungskontrollprozess, die Sie gerne mit uns teilen möchten? Lassen Sie es uns in den Kommentaren wissen. Danke fürs Lesen.

FAQ: Änderungskontrollsystem

• Was sind Beispiele für Änderungskontrolle?

  Mithilfe von Änderungskontrollen können Änderungsanforderungen für in der Entwicklung befindliche Produkte, Softwareinstallationen, Anforderungen für weitere Softwarefunktionen, aktualisierte Termine und Budgets usw. analysiert werden.

• Was sind die wichtigsten Phasen eines Projektänderungskontrollprozesses?

  Die wichtigsten Phasen im Änderungskontrollprozess eines Projekts sind der Empfang einer Änderungsanforderung, die Analyse der Anforderung, die Durchführung einer Vorbereitungsanalyse, der Abschluss der Arbeit und das Schließen der Anforderung.

• Was ist Änderungsmanagementkontrolle?

  Change Management ist der Prozess, der Teams dabei hilft, Veränderungen am Arbeitsplatz zu akzeptieren. Change Manager helfen Einzelpersonen, sich auf neue Software, Richtlinien, Verfahren und mehr vorzubereiten.

• Was sind die 5 Projektkontrollen?

  Zu den fünf Projektkontrollen, die Managern dabei helfen, den Umfang eines Projekts zu bestimmen, gehören Zeitplanung, Ressourcen, Risikomanagement, Änderungen und Leistung.