Was ist ein Projektqualitätsplan und wie erstellt man ihn im Jahr 2024?

Wichtige Erkenntnisse: Was ist ein Qualitätsplan im Projektmanagement?

Qualitätssicherung ist ein entscheidender Teil eines effektiven Projektmanagements. Sie erreichen dies, indem Sie einen robusten Projektqualitätsplan entwickeln, bevor Sie mit dem Kern des Projekts beginnen. Die beste Projektmanagementsoftware bietet Tools, die Ihnen bei der effektiven Planung helfen. Aber was ist ein Projektqualitätsplan und wie erstellt man einen guten? Werfen wir einen Blick darauf.

In diesem Leitfaden erklären wir, was ein Qualitätsplan ist, geben einige Beispiele, zeigen Ihnen, wie Sie einen robusten Qualitätsplan erstellen, und teilen unsere bevorzugten Projektmanagement-Softwarelösungen, die Ihnen dabei helfen, Projekte von Anfang bis Ende zu planen und zu verfolgen.

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Was ist ein Qualitätsplan im Projektmanagement?

Beim Erstellen eines Qualitätsplans vereinbaren Sie die beste Vorgehensweise zur Fertigstellung Ihres Projekts. Er umfasst eine Reihe von Prozessqualitätsstandards für die Aufgabenerledigung, das Verwalten von Fristen, das Verwalten von Kundenerwartungen, die Ermittlung der besten Ressourcennutzung und vieles mehr.

Der Plan sollte außerdem mehrere KPIs (Key Performance Indicators) und definierte Abnahmekriterien enthalten, damit der Projektmanager den Erfolg der Qualitätsstandards während des gesamten Projekts überwachen kann.

Beispiele für Projektqualitätspläne

Hier erfahren Sie, was Sie von einem Projektqualitätsplan erwarten können. Es gibt keinen richtigen oder falschen Ansatz. Wie Sie Ihren Plan gestalten, hängt von Ihren Projektzielen, dem Kunden, mit dem Sie zusammenarbeiten, und Ihrem Unternehmensethos ab.

Checklisten

Eine einfache Checkliste macht es jedem leicht, die Qualitätsziele zu verstehen.

Sie können Ihre Qualitätssicherungsaktivitäten in Checklisten aufteilen. Dies ist die einfachste Methode, die Details Ihres Qualitätsmanagements zu sortieren, und Sie können sie im Verlauf des Projekts abhaken. Mit den besten Projektmanagement-Tools können Sie ganz einfach Listen erstellen, die mit anderen Teammitgliedern geteilt werden können.

Ein guter Task-Manager

monday.com ist unsere bevorzugte Projektmanagement-Software für die tägliche Aufgabenverwaltung.

Ein Teil Ihres Planungsprozesses besteht darin, Aufgaben für Ihr Projekt zu definieren. Dazu benötigen Sie ein gutes Aufgabenverwaltungstool zum Erstellen und Zuweisen von Aufgaben. Sie können ein Kanban-Board, ein Gantt-Diagramm oder sogar einen einfachen Kalender verwenden, um Ihre Aufgaben und Fristen zu visualisieren.

Ihr Qualitätsplan sollte Ihren Ansatz und die von Ihnen verwendete Software umfassen. Wenn Sie ein knappes Budget haben, empfehlen wir Ihnen, sich unsere Auswahl der besten günstigen Projektmanagement-Software anzusehen.

Risikobewertung

Eine frühzeitige Risikoerkennung trägt zur Qualitätskontrolle während der gesamten Projektdauer bei.

Ein Projekt läuft selten perfekt ab, und es besteht immer die Möglichkeit, dass Hindernisse auftauchen. Ein guter Projektmanager definiert und dokumentiert mögliche Risiken und skizziert dann, wie das Team reagieren sollte. Die Risikobewertung sollte ein kontinuierlicher Bestandteil des Qualitätsmanagementplans jedes Teams sein.

Ressourcenmanagement

In der Planungsphase müssen die Rollen und Verantwortlichkeiten der einzelnen Mitglieder festgelegt werden.

Um sicherzustellen, dass Sie Ihre Projektziele erreichen, muss ein Projektqualitätsplan ein effektives Ressourcenmanagement beinhalten. Das bedeutet, dass Sie planen müssen, welche Teammitglieder für bestimmte Aufgaben am besten geeignet sind, dass Sie sicherstellen müssen, dass niemandes Arbeitspensum zu groß oder zu klein ist, und dass Sie während des gesamten Prozesses anpassungsfähig bleiben. Sie können RACI-Diagramme verwenden, um zu planen, wer was tun wird.

Wenn Ihre Teammitglieder gleichzeitig an verschiedenen Projekten arbeiten, empfehlen wir Ihnen, einen Blick auf unsere Auswahl der besten Projektmanagementsoftware für mehrere Projekte zu werfen, um die Arbeitsbelastung effektiv zu bewältigen.

Budgetverwaltung

Der Plan sollte klarstellen, wie die Teammitglieder damit umgehen werden
das Budget und den Grad der Flexibilität.

Die Stärke Ihres Budgets spielt eine große Rolle für die Qualität Ihrer Ausführung. Es bestimmt, wie erfahren Sie Mitarbeiter für Ihr Projekt einstellen können, welche Softwaretools Sie verwenden können und oft auch, wie viel Zeit Sie für die Fertigstellung des Projekts aufwenden können. Ein solider Plan stellt sicher, dass Sie Ihr Budget optimal nutzen und über die besten Ressourcen und Tools verfügen, die das Budget zulässt.

Berichterstattung

Es ist sinnvoll, Berichte in Ihren Plan einzubinden, denn sie sind
der beste Weg, detaillierte Daten zur Qualitätsverfolgung anzuzeigen.

Berichtstools sind nützlich, wenn Sie die Qualität messen möchten. Sie helfen Ihnen, den Überblick über Ihre Qualitätsleistungen zu behalten und zu beurteilen, ob Änderungen an Ihrem Qualitätsplan vorgenommen werden müssen. Fast jede Projektmanagementsoftware bietet Berichtsfunktionen, von einfach bis fortgeschritten. Sie sind eine großartige Möglichkeit, Ihrem Team Feedback zu geben und Qualitätsprobleme hervorzuheben.

Standortbewertung

Auch im digitalen Zeitalter führen wir Projekte noch in realen Umgebungen mit realen Werkzeugen durch. Eine vollständige Standortbewertung ist erforderlich, um Ihnen bei der Planung Ihrer Qualitätsprozesse zu helfen. Dazu gehört eine Gesundheits- und Sicherheitsbewertung sowie die Planung, welche Aufgaben wann und wo vor Ort erledigt werden.

So erstellen Sie einen Qualitätsmanagementplan für Projekte

Nachdem Sie nun wissen, was zur Qualitätsplanung eines Projekts gehört, führen wir Sie durch einige Schritte zur Gestaltung Ihres eigenen Qualitätsmanagementprozesses. Diese Schritte sollen als Leitfaden dienen – Sie können frei auswählen, welche Schritte am besten zu Ihrem Projektziel und Ihren internen Qualitätsstandards passen.

1. Definieren Sie die Qualitätsstandards des Projekts

Vor dem Beginn jeglicher Qualitätssicherungsaktivität sollte der Projektmanager Folgendes feststellen:

• Welche Qualitätsstandards gelten im Unternehmen? Sie beziehen sich auf die Erfahrung des Projektteams sowie darauf, wie Ziele definiert, Termine eingehalten und die höchste Arbeitsqualität erzielt wird.
• Was sind die Qualitätsstandards der Stakeholder? Die Stakeholder haben ihre eigenen Qualitätserwartungen. Es ist wichtig, diese in Ihren Qualitätsmanagementplan aufzunehmen.

2. Bestimmen Sie die Qualitätserwartungen und -ziele für Ihr Team

Der nächste Schritt besteht darin, sicherzustellen, dass das Projektteam völlige Klarheit über die Erwartungen in Bezug auf die Qualitätssicherung hat. Dies erreichen Sie durch:

• Die Rolle jedes Teammitglieds ist klar umrissen.
• Definieren Sie, in welcher Phase des Projekts jedes Teammitglied seine Arbeit abschließen muss.
• Definieren aller potenziellen Risiken, die den Fortgang der Arbeiten behindern könnten.
• Planen Sie, wie Sie diese Risiken vermeiden oder darauf reagieren möchten.
• Erstellen eines Plans für den Fall, dass ein Teammitglied seinen Aufgaben nicht nachkommen kann, z. B. Bereitstellung einer anderen Person aus dem Team in Bereitschaft, um die Rolle des abwesenden Teammitglieds zu übernehmen.

3. Definieren Sie den Qualitätskontrollplan für Projektergebnisse

Qualitätssicherung findet nicht nur zu Beginn oder Ende eines Projekts statt; es ist ein fortlaufender Prozess. Es ist wichtig zu definieren, wie Sie Qualitätsziele während des gesamten Projekts verwalten. Sie können dies folgendermaßen tun:

• Hervorheben, wer für die Überwachung des Projektstatus verantwortlich ist (häufig der Projektmanager).
• Erstellen Sie einen Satz von Qualitätsmetriken und Key Performance Indicators (KPIs), die Sie während des gesamten Projekts überwachen können.
• Stellen Sie sicher, dass Sie über einen definierten Inhalt für die Stakeholder verfügen, damit Sie Qualitätsziele besprechen und den Grad der Kundenzufriedenheit bestimmen können.

4. Schreiben Sie Ihren Projektqualitätsplan und überwachen Sie den Projekterfolg

Jetzt, da das Projekt läuft, ist es wichtig, den Qualitätsmanagementplan während des gesamten Projekts zu überwachen. Sie sollten:

• Erstellen Sie ein Dokument und schreiben Sie den vollständigen Projektqualitätsplan.
• Stellen Sie sicher, dass alle Teammitglieder und Beteiligten auf den Qualitätsmanagementplan zugreifen können.
• Benachrichtigen Sie alle Benutzer über alle Aktualisierungen, die während des Projekts am Qualitätsmanagementplan vorgenommen werden (Automatisierungen eignen sich hierfür hervorragend).
• Verwenden Sie Software zum Projektqualitätsmanagement, um Aufgaben, Projektfortschritt und Produktqualität zu verfolgen.
• Nutzen Sie die besten Arbeitsmanagement-Tools, um Ressourcen in Echtzeit zu verfolgen und sich bei Bedarf an die Arbeitsbelastung der Teammitglieder anzupassen.

Die beste Projektmanagement-Software für Qualitätsplanung und -kontrolle sind monday.com, ClickUp, Zoho Projects, Jira und Notion.

1. monday.com — Diese Softwarelösung enthält zahlreiche Tools zur Aufgabenverwaltung und einen Bereich zum Hochladen Ihres Projektqualitätsplandokuments. Weitere Informationen finden Sie in unserem Testbericht zu monday.com.
2. ClickUp – Diese Software bietet zahlreiche Vorlagen zur Unterstützung der Qualitäts-, Ressourcen-, Aufgaben- und Budgetplanung. Lesen Sie unseren ClickUp-Testbericht.
3. Zoho Projekte — Neben dem nativen Dokumenttool zum Erstellen Ihres Plans eignet sich Zoho Projects auch hervorragend für die Kommunikation, sodass Sie Qualitätsstandards kontinuierlich besprechen können. Lesen Sie unseren Zoho Projects-Testbericht für weitere Einzelheiten.
4. Jira — Dies ist ein hervorragendes Tool für Softwareentwickler und ideal für die Risikobewertung. Sie können es mit Confluence kombinieren, um Ihren Plan zu erstellen und zu speichern. Unser Jira-Testbericht enthält weitere Einzelheiten.
5. Notion – Notions schnörkelloses Design und die große Auswahl an Dokumentationstools machen es zum idealen Ort für die Erstellung Ihres Qualitätsplans. Weitere Informationen finden Sie in unserem Notion-Testbericht.

Abschließende Gedanken

So entmutigend die Erstellung eines Qualitätsmanagementplans auch erscheinen mag, so kompliziert ist es gar nicht. Das meiste davon erfordert gesunden Menschenverstand und ein gutes Verständnis der Projektziele. Die Einstellung eines erfahrenen Projektmanagers mit einer guten Erfolgsbilanz wird sicherlich hilfreich sein, ebenso wie die Einstellung eines zuverlässigen Produktbesitzers, wenn Sie in der Softwareentwicklung arbeiten.

Verwenden Sie die obige Anleitung, um Ihren Qualitätsplan zu gestalten, und stellen Sie sicher, dass Sie eines der empfohlenen Projektmanagement-Tools verwenden. monday.com und ClickUp sind unsere Top-Empfehlungen. Wenn Sie nicht wissen, welches Sie wählen sollen, sehen Sie sich unseren Vergleichsleitfaden monday.com vs. ClickUp an. Wenn Sie sich für ClickUp entscheiden, finden Sie möglicherweise auch unseren ClickUp-Preisleitfaden hilfreich.

Fanden Sie diesen Leitfaden hilfreich? Welche Tools verwenden Sie zum Erstellen eines Projektmanagementplans? Gibt es eine Projektmanagementsoftware, die wir Ihrer Meinung nach hinzufügen sollten? Lassen Sie es uns in den Kommentaren wissen. Danke fürs Lesen.

FAQ: Qualitätsmanagementplanung

• Was beinhaltet ein Projektqualitätsplan?

  Ein Projektqualitätsplan enthält eine Reihe von Kriterien, an die sich das Projektteam hält, um Produkte mit den höchstmöglichen Standards zu liefern. Der Plan sollte Fristen, definierte Rollen, potenzielle Risiken und Reaktionen sowie die Erwartungen der Stakeholder enthalten.

• Was sind die vier Hauptphasen des Projektqualitätsmanagements?

  Die vier Phasen umfassen das Definieren der Qualitätsstandards, das Bestimmen der Erwartungen und Ziele, das Planen der Qualitätskontrolle und das Schreiben und Überwachen des Plans.

• Was sind die 4 Arten von Qualitätsmanagementplänen?

  Die vier Typen sind Total Quality Management (TQM), Six Sigma, Qualitätsmanagementsystem (QMS) und Quality Function Deployment (QFD).

• Was sind die 7 Qualitätsplanungstechniken?

  Laut dem Project Management Institute (PMI) sind die sieben Qualitätsplanungstechniken Ursache-Wirkungs-Diagramme, Flussdiagramme, Prüfblätter, Pareto-Diagramme, Histogramme, Kontrollkarten und Streudiagramme.